Certidões Trabalhistas: quais a empresa precisa? Guia 2019

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Você sabia que, segundo o Tribunal Superior do Trabalho (TST), o Brasil registrou em 2018 uma queda de 34% no número de ações trabalhistas em relação ao ano anterior? 

É isso mesmo, foram quase 1 milhão a menos de processos abertos principalmente devido à Reforma Trabalhista, que estabeleceu uma série de mudanças que fizeram com que, por exemplo, esses processos trouxessem maiores prejuízos econômicos para as empresas.

Mas mesmo com essa diminuição, o Tribunal Regional do Trabalho (TRT) ainda recebe uma grande quantidade de processos diariamente por diversos motivos, sendo que o mais comum é a falta ou mau gerenciamento do controle de ponto.

Isso faz com que às vezes seja difícil de saber se a sua ação está em andamento, e é por isso que existem as certidões trabalhistas, que ajudam tanto as empresas quanto pessoas físicas a saberem se possuem algum processo em andamento. E é sobre isso que vamos falar neste texto.

Eu sei que ninguém quer ter a dor de cabeça de enfrentar um processo trabalhista, mas não se preocupe, pois neste artigo eu vou te ajudar a saber como acompanhar o andamento de sua ação.

Antes de começarmos, confira abaixo os tópicos que irei abordar:

Vamos lá?

O que são as certidões trabalhistas?

Para entender o que é uma certidão trabalhista, precisamos falar antes sobre o processo trabalhista. Ele pode ser entendido como uma forma de solução de conflitos quando o colaborador se sente prejudicado em sua relação de trabalho.

Ele é um direito de todo trabalhador de acesso à Justiça, e possui diversas etapas durante o processo de julgamento: a audiência, sentença, recurso, e liquidação da sentença e execução.

Logo quando um processo é aberto, ele é encaminhado para a Vara do Trabalho mais próxima de sua região, que é onde a ação será julgada em primeira instância. Caso uma das partes entre com um recurso contra a decisão tomada pelo juiz, o caso será levado para o TRT, que representa a segunda instância da Justiça do Trabalho.

Se você quiser entender melhor tudo que envolve o funcionamento e julgamento de um processo trabalhista, clique no link a seguir e acesse nosso artigo completo sobre esse assunto: Guia Processo Trabalhista: Como Funciona e o que muda em 2019.

Agora, como todo esse processo pode passar por várias instâncias e levar algum tempo para ser finalizado, às vezes fica difícil de saber o andamento de uma ação. 

Segundo o TST, até maio de 2019, por exemplo, o tempo médio da fase de conhecimento na primeira instância foi de 266 dias, enquanto o tempo médio da fase de execução do caso foi de 1,438 dias.

 É muito tempo, não é mesmo? Mas é por isso que existem as certidões trabalhistas.

Ela nada mais é do que um documento que permite que tanto empresas quanto pessoas físicas saibam se possuem ou não uma ação em andamento. Ela aponta a quantidade de ações e o número do processo que está relacionado àquele CPF ou CNPJ.

Mas cuidado, essas certidões não informam a fase atual da ação. Agora, e se eu te dissesse que você pode ser obrigado a mostrar sua certidão trabalhista em algumas situações como forma de comprovar que, por exemplo, sua empresa não está sendo alvo de nenhum processo?

Imagine que o presidente de sua empresa queira vender o imóvel da organização. Nesse caso, o comprador tem direito de exigir que você mostre sua certidão trabalhista, uma vez que o juiz que será responsável por esse processo pode bloquear seus bens e impedir que o imóvel seja vendido para outra pessoa.

Além disso, ter uma ação trabalhista vinculada à empresa com certeza pode prejudicar a imagem da organização no mercado de trabalho, assim como sua credibilidade.

Quais os órgãos que podem emitir?

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Atualmente, todas as certidões podem ser acessadas de forma online graças à criação do Processo Judicial Eletrônico (PJe) em 2011.

Esse sistema foi desenvolvido pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) em parceria com os tribunais e com a Ordem dos Advogados do Brasil (OAB). Seu principal objetivo era criar um sistema eletrônico de processo judicial que fosse capaz de permitir a prática de atos processuais, assim como o acompanhamento dessas ações.

Dessa forma, ele permite que todos consigam acompanhar o andamento do processo de forma online e independente de onde ele esteja tramitando, seja na Justiça Federal, na Justiça dos Estados, na Justiça Militar dos Estados ou na Justiça do Trabalho.

Com ele, todos conseguem obter essa certidão em tempo real no site do TRT de sua região, basta somente informar o seu CPF/CNPJ.

Além dela, existem outros tipos de certidões que também são importantes para as empresas, e que são emitidas por outros órgãos, mas eu vou falar sobre isso daqui a pouco. Antes, quero te contar outras formas que consultar suas ações

Como saber se uma empresa tem ações trabalhistas?

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Mais para cima, eu disse que é possível consultar o andamento de seu processo trabalhista diretamente do site do TRT, assim como a quantidade de ações que uma empresa ou pessoa tem, mas ainda existe uma outra forma de verificar essa informação.

Um processo trabalhista pode tramitar de duas formas: online, como é o caso acima; e de forma física, quando ele ainda está em papel e em sua fase inicial. Agora, mesmo que seu processo ainda não tenha sido digitalizado, é possível consultar seu andamento de forma online.

Esse processo também pode ser feito pelo site do TRT, e para isso, a primeira coisa que você precisa saber é se o processo está em primeira ou segunda instância, já que a plataforma irá disponibilizar dois tipos de opções de consultas:

A primeira é a consulta processual de 1º grau, quando somente um juiz é responsável pelo caso. A segunda, por sua vez, é a consulta processual de 2º grau, que é quando uma das partes decide abrir um recurso contra a decisão tomada em primeira instância.

Em seguida, basta entrar no site do Tribunal de sua região, clicar em “PJE- Processo Judicial Eletrônico”, e depois em “Consulta Processual”. A única diferença quando comparado com a consulta das ações que já estavam digitalizadas é que, nesse caso, você não terá acesso a todas as informações sobre o seu processo.

Quais as principais certidões trabalhistas?

Se você leu até aqui, espero que tenha entendido como funciona uma certidão trabalhista. Mas ainda existe  uma característica desse documento que eu ainda não expliquei. Quando você acessar o site do TRT para saber informações sobre seu processo, existem três tipos de resultados que podem aparecer:

O primeiro deles é a certidão negativa, que é quando a pessoa não possui nenhum débito trabalhista. O segundo é a certidão positiva, quando a empresa ou pessoa física possui débitos que não foram cumpridos nos prazos estipulados. E o último é a certidão positiva com efeito de negativa, que é quando o status do devedor ainda está em processo, ou seja, ainda não houve uma posição judicial sobre o caso em questão.

Cada um desses casos recebe um nome diferente e, consequentemente, possui características diferentes. Por isso, que tal entender como cada uma delas funciona?

Certidão Negativa

A primeira delas é a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT), que mostra se a empresa possui alguma pendência na Justiça do Trabalho, ou seja, se existe algum débito que ainda não foi pago.

Essa informação é cadastrada em um banco de dados do governo que é constantemente atualizado, e que é chamado de Banco Nacional de Devedores Trabalhistas (BNDT).

Ele foi criado pela ex-presidente Dilma Rousseff em 2012 pela Lei nº 12.440/2011 que alterou o artigo 29 da Lei nº 8.666/1993 (Lei das Licitações), e que obrigou as empresas que participam de licitações públicas e pleiteiam acesso a programas de incentivos fiscais a comprovar que não têm dívidas trabalhistas.

Essa certidão pode ser emitida pelo site do TST, e basta informar o número do seu CPF ou CNPJ. É extremamente importante que sua empresa não tenha nenhuma ação nessa lista, pois isso com certeza irá afetar sua credibilidade e impedir sua participação em licitações.

Eu vou falar melhor sobre o BNDT no próximo tópico. Mas antes, confira o segundo tipo de certidão.

Certidão de Feitos

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A certidão de feitos, por sua vez, possui o objetivo de elencar todos os processos físicos ou que já estão digitalizados que estão no nome de uma empresa ou pessoa física em um determinado período de tempo.

Para acessar esse documento, basta acessar o site da Guia de Recolhimento da União (GRU), e seguir o passo a passo a seguir:

  • Informe o período que deseja pesquisar;

  • Insira seu CPF ou CNPJ;

  • Explique o motivo da solicitação (Venda de imóvel, Concurso Público, Licitações);

  • Selecione a opção em que se encontram os processos:  “em andamento” ou “em andamento e arquivados”;

  • Selecione o grau em que se encontram (1º grau, 2º grau ou ambas).

Após inserir essas informações, basta baixar o documento. Mas lembre-se: cada folha tem um custo de R$ 5,53 que deve ser pago na Caixa Econômica Federal ou no Banco do Brasil.

O que é a BNDT na Justiça do Trabalho?

O Banco Nacional de Devedores Trabalhistas, como eu disse, foi criado em 2012 com o objetivo de criar um cadastro específico onde as empresas e pessoas físicas pudessem consultar se possuem dívidas trabalhistas.

Ele reúne informações de todos os Tribunais Regionais do país, e desde que foi criado, ele obrigou que as empresas apresentassem esse documento caso fossem participar de licitações públicas.

Essa licitação nada mais é do que um conjunto de procedimentos administrativos para a compra de serviços pelo governo Federal, Estadual ou Municipal.

Todas as informações relacionadas ao BNDT e às certidões negativas estão disponíveis no site do TST, que atualiza os dados cadastrados a cada 2 horas. Agora, você lembra que na introdução desse texto eu disse que o número de ações diminuiu 34% este ano no Brasil? Mesmo assim, o Tribunal ainda registra uma alta quantidade de certidões negativas.

Como exemplo, no começo deste ano, o TST registrou um total de 26.566 certidões negativas, e em julho, esse número aumentou para 280.509. Assustador, não é mesmo? O mesmo ocorre com empresas que são devedoras.

Desde janeiro, o pico de empresas ou pessoas físicas que eram devedoras registrou um número de 22.659. Com certeza você não quer estar nessa lista, mas você sabe qual o melhor jeito de evitar isso?

Eu vou te falar já já! Mas antes, eu ainda preciso tirar algumas dúvidas sobre essas certidões.

Como emitir uma certidão negativa do INSS?

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E se eu te dissesse que a certidão negativa do INSS pode fazer a diferença no futuro do seu negócio? 

Imagino que você tenha ficado confuso com o título deste tópico. Afinal, existe uma certidão trabalhista relacionada ao INSS? Preciso te dizer que sim, e ele é muito comum de ser visto.

O Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) é um órgão federal responsável por garantir que os funcionários colaboradores recebam sua aposentadoria além de outros benefícios.

Como na maioria dos casos, o valor de contribuição é descontado diretamente da folha de pagamento dos colaboradores, é possível que ocorram alguns erros relacionados à esse cálculo de contribuição. Quando isso acontece, e é cobrado um valor a mais do estabelecido, é possível entrar com um pedido judicial para corrigir o erro.

E é aqui que entra essa certidão, que também pode ser chamada de Certidão Negativa de Débito e é emitida pela Receita Federal. Ela representa o seu atestado de regularidade junto ao INSS, ou seja, mostra que o requerente não tem pendências com a Previdência Social nem com débitos previdenciários.

Mas cuidado, essa certidão sofreu uma mudança drástica há 5 anos, e que ainda gera muitas dúvidas.

Até 2014, toda vez que alguém era obrigado a emitir a certidão negativa, ela tinha que encaminhar dois processos: um relativo aos débitos previdenciários (INSS), e outro que comprovasse a ausência de débitos e outras pendências fiscais, ou seja, que reunia informações da Secretaria da Receita Federal e da Procuradoria Geral da Fazenda Nacional (PGFN).

O problema é que esse processo era extremamente burocrático e desnecessário, o que fez com que o governo extinguisse a certidão do INSS e unificasse todos os documentos relativos a todos os débitos previdenciários e fiscais em uma só certidão.

Ou seja, caso você seja solicitado a emitir a certidão de INSS, ela na verdade será a Certidão Negativa de Débitos Federais. Ela pode ser emitida de forma online, a partir do número do CPF ou CNPJ, ou pessoalmente em uma agência da Receita Federal (nesse caso, será necessário uma autorização por escrito do titular do documento).

Essa certidão é extremamente importante para que seja dada a entrada da documentação da aposentadoria do funcionário, para a revalidação de registro de imóveis, e para a requisição de indenização do INSS.

Quais certidões são federais e quais estaduais?

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A certidão negativa ainda pode ser dividida em duas categorias: as estaduais e as federais, e é importante saber a diferença entre elas.

A primeira, apesar de receber um nome diferente em cada Estado, possui a mesma função independente da região. Isso porque cada Estado é responsável por recolher os mesmos impostos: o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias), o IPVA (Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores) e o ITCMD (Imposto sobre a Transmissão Causa Mortis e Doação).

Além disso, ela comprova que o contribuinte está em regularidade fiscal com os créditos tributários estaduais  administrados por esse órgão.

Essa certidão é emitida pela Secretaria da Fazenda, e pode ser obtida de forma online pelo site da Secretaria a partir de seu CPF ou CNPJ.

Já a certidão federal, por sua vez, diz respeito à dívida de uma empresa ou pessoa com a União. Ela pode ser exigida na solicitação de financiamento, na compra e venda de imóveis, na saída definitiva do país, auditorias e participação em concorrências públicas e licitações por exemplo.

Além de declarar que o contribuinte não possui dívidas com impostos do Governo Federal, essa certidão também atesta que a pessoa não possui pendências cadastrais. Ele também pode ser obtido online, basta clicar neste link e informar o número de seu CPF.

Ações, certidões, Justiça do Trabalho. Como manter minha empresa longe disso.

Por mais que seja fácil e existam diversas formas de consultar se você possui algum processo trabalhista, eu tenho certeza que ninguém quer passar por essa situação. Mas como é possível evitar ser alvo de uma ação?

Existem diversas ações que sua empresa pode ter para evitar que seja alvo de um processo, e as principais estão relacionadas a um bom controle de ponto. Isso porque, segundo o site do TRT, a principal causa que gera um processo trabalhista é em relação à divergência sobre o cálculo das horas extras.

Por isso, a principal dica que te dou é: tenha um bom sistema de controle de jornada de trabalho. Esse sistema é responsável por registrar os horários de entrada, pausa para o almoço e saída dos colaboradores. 

Já pensou o trabalho que o RH tem para controlar esses horários especialmente em empresas de grande porte? Como é possível ter uma boa organização e evitar erros envolvendo horas extras, ou a computação de atrasos, faltas injustificadas e banco de horas?

Com a PontoTel, com certeza sua empresa pode evitar essas situações!

Nosso sistema de controle de ponto online permite que os próprios funcionários registrem seus horários de entrada, pausa e saída, e une esse registro com o tratamento e gestão de ponto em um único lugar.

Uma de suas funções que ajuda o RH a ter um maior controle sobre a jornada de trabalho é o dashboard. Esse painel customizável mostra métricas e indicadores importantes para alcançar objetivos e metas traçadas, ou para realizar planejamentos estratégicos. 

Ele também permite que os gestores tenham um melhor planejamento financeiro, além é claro para um melhor acompanhamento de faltas, atrasos e quantidade de horas extras realizadas por exemplo.

Com um sistema como o da PontoTel, com certeza sua empresa terá mais chances de evitar erros envolvendo o controle de jornada e, consequentemente, ser alvo de processos trabalhistas! Não deixa de marcar uma demonstração para conhecer mais sobre nosso sistema!

Conclusão

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Ninguém quer ter uma ação trabalhista vinculada ao seu nome, mas caso você se encontre nessa situação, eu espero que este texto tenha te ajudado a entender como ela funciona e como emiti-la.

Mas além disso, é importante que você também saiba como evitar problemas desse tipo. E por isso novamente reforço a importância de ter um bom sistema de controle de ponto como o da PontoTel. Com ele, com certeza sua empresa terá uma melhor gestão do registro de ponto e poderá evitar erros no controle de jornada dos funcionários.

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