Certidões Trabalhistas: quais uma empresa precisa? [GUIA COMPLETO]

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Você sabia que, em 2019, o Brasil registrou uma queda de 32% no número de processos trabalhistas? De acordo com Tribunal Superior do Trabalho (TST), foram recuados 1,5 milhão de processos abertos.

Essa mudança no número de ações aconteceu, principalmente, devido a Reforma Trabalhista (2017). 

A reforma incentivou às empresas a evitar esses processos, já que passaram a causar um prejuízo econômico maior para as organizações.

No entanto, mesmo com essa diminuição, o Tribunal Regional do Trabalho (TRT) ainda recebe uma grande quantidade de processos diariamente. 

Para que as empresas e pessoas físicas possam acompanhar o andamento de suas ações, existem as certidões trabalhistas. É sobre isso que vamos falar neste texto.

Neste artigo, vamos te ajudar a saber como acompanhar o andamento de seus processos! 

Antes de começarmos, confira abaixo os tópicos que iremos abordar:

Vamos lá?

controle de jornada digital e gestao de pessoas

O que são as certidões trabalhistas?

Uma certidão trabalhista é um documento que permite que as empresas e pessoas físicas saibam se possuem ou não uma ação em andamento.

Mas, cuidado! A certidão trabalhista não informa qual é a fase atual da ação.

Ela aponta somente a quantidade de ações e o número do processo que está relacionado ao Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) ou ao Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ).

Agora, sabia que você pode ser obrigado a mostrar a sua certidão trabalhista? 

Pois é! Isso acontece em algumas situações, como forma de comprovar que, por exemplo, a sua empresa não está sendo alvo de nenhum processo.

Para facilitar, preparamos um exemplo abaixo. 

Imagine que o presidente de sua empresa queira vender o imóvel da organização. Nesse caso, o comprador tem o direito de exigir que você mostre sua certidão trabalhista.  

Isso, visto que o juiz que será responsável por esse processo, pode bloquear seus bens e impedir que o imóvel seja vendido para outra pessoa.

A seguir, vamos explicar o que são os processos trabalhistas, para facilitar o seu entendimento. 

O que são os processos trabalhistas? 

Um processo trabalhista pode ser entendido como uma forma de solução de conflitos, quando o colaborador se sente prejudicado em sua relação de trabalho.

Ele é um direito de todo trabalhador de acesso à Justiça, e apresenta algumas etapas durante o processo de julgamento. Confira:

  1. Audiência;
  2. Sentença;
  3. Recurso;
  4. Liquidação da sentença;
  5. Execução.

Quando um processo é aberto, ele é encaminhado para a Vara do Trabalho mais próxima de sua região, que é onde a ação será julgada em primeira instância. 

Caso uma das partes entre com um recurso contra a decisão tomada pelo juiz, o processo será levado para o TRT, que representa a segunda instância da Justiça do Trabalho.

Agora, como todo esse processo pode passar por várias instâncias e levar algum tempo para ser finalizado, às vezes fica difícil de saber o andamento de uma ação. 

Segundo o TST, até maio de 2019, o tempo médio da fase de conhecimento na primeira instância era de 266 dias. Já o tempo médio da fase de execução do caso, era de 1,438 dias.

É muito tempo, não é mesmo? Mas, é por isso que existem as certidões trabalhistas.

Além disso, ter uma ação trabalhista vinculada à empresa, com certeza pode prejudicar a imagem da organização no mercado de trabalho, assim como sua credibilidade.

Quais os órgãos que podem emitir certidões trabalhistas?

As certidões trabalhistas podem ser acessadas de forma online, devido a criação do Processo Judicial Eletrônico (PJe), em 2011.

Esse sistema foi desenvolvido pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), em parceria com os tribunais e com a Ordem dos Advogados do Brasil (OAB). 

Seu principal objetivo era criar um sistema eletrônico de processo judicial que fosse capaz de permitir a prática de atos processuais, assim como o acompanhamento dessas ações.

Dessa forma, ele permite que todos consigam acompanhar o andamento do processo de forma online e independente de onde ele esteja tramitando, seja na Justiça Federal, na Justiça dos Estados, na Justiça Militar dos Estados ou na Justiça do Trabalho.

Com ele, todos conseguem obter essa certidão em tempo real no site do TRT de sua região, basta informar o seu CPF ou CNPJ.

Além dela, existem outros tipos de certidões que também são importantes para as empresas, e que são emitidas por outros órgãos.

Vamos falar sobre isso ainda nesse texto. Antes, vamos te mostrar outras formas que consultar as suas ações.

Como saber se uma empresa tem ações trabalhistas?

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Mais para cima, dissemos que é possível consultar o andamento de seu processo trabalhista diretamente do site do TRT, assim como a quantidade de ações que uma empresa ou pessoa tem.

No entanto, também existe uma outra forma de verificar essa informação.

Um processo trabalhista pode tramitar de duas formas: online, como é o caso acima; e de forma física, quando ele ainda está em papel e em sua fase inicial. 

Agora, mesmo que seu processo ainda não tenha sido digitalizado, é possível consultar seu andamento de forma online.

Esse processo também pode ser feito pelo site do TRT. 

Para isso, a primeira coisa que você precisa saber é se o processo está em primeira ou segunda instância, já que a plataforma irá disponibilizar dois tipos de opções de consultas:

  • A consulta processual de 1º grau, quando somente um juiz é responsável pelo caso;
  • A consulta processual de 2º grau, que é quando uma das partes decide abrir um recurso contra a decisão tomada em primeira instância.

Em seguida, basta entrar no site do Tribunal de sua região, clicar em “PJE- Processo Judicial Eletrônico”, e depois em “Consulta Processual”. 

A única diferença, quando comparado com a consulta das ações que já estavam digitalizadas, é que, nesse caso, você não terá acesso a todas as informações sobre o seu processo. Simples de entender, não é mesmo?

Quais as principais certidões trabalhistas?

Se chegou até essa parte do texto, certamente já entendeu como funciona e o que é uma certidão trabalhista. 

Todavia, ainda existe uma característica desse documento que ainda não explicamos. Quando você acessar o site do TRT para saber informações sobre seu processo, existem três tipos de resultados que podem aparecer:

  1. Certidão negativa: que é quando a pessoa não possui nenhum débito trabalhista;
  2. Certidão positiva: quando a empresa ou pessoa física possui débitos que não foram cumpridos nos prazos estipulados;
  3. Certidão positiva com efeito de negativa: quando o status do devedor ainda está em processo. Ou seja, ainda não houve uma posição judicial sobre o caso em questão.

Cada um desses casos recebe um nome diferente e, consequentemente, possuem características diferentes. Por isso, que tal entender como cada uma delas funciona?

Certidão Negativa

A primeira delas é a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT), que mostra se a empresa possui alguma pendência na Justiça do Trabalho. Ou seja, se existe algum débito que ainda não foi pago.

Essa informação é cadastrada em um banco de dados do governo que é constantemente atualizado, chamado de Banco Nacional de Devedores Trabalhistas (BNDT).

Ele foi criado pela ex-presidente Dilma Rousseff em 2012, pela Lei nº 12.440/2011, que alterou o artigo 29 da Lei nº 8.666/1993 (Lei das Licitações). 

Dessa forma, obrigou as empresas que participam de licitações públicas e pleiteiam acesso a programas de incentivos fiscais, a comprovar que não têm dívidas trabalhistas.

Essa certidão pode ser emitida pelo site do TST, e basta informar o número do seu CPF ou CNPJ. 

É importante que a sua empresa não tenha nenhuma ação nessa lista, pois isso, com certeza, irá afetar a sua credibilidade e impedir sua participação em licitações.

Certidão de Feitos

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A certidão de feitos, tem o objetivo de elencar todos os processos físicos ou digitalizados que estão no nome de uma empresa ou pessoa física em um determinado período de tempo.

Para visualizar esse documento, basta acessar o site da Guia de Recolhimento da União (GRU), e seguir o passo a passo a seguir:

  • Informe o período que deseja pesquisar;
  • Insira seu CPF ou CNPJ;
  • Explique o motivo da solicitação (Venda de imóvel, Concurso Público, Licitações);
  • Selecione a opção em que se encontram os processos:  “em andamento” ou “em andamento e arquivados”;
  • Selecione o grau em que se encontram (1º grau, 2º grau ou ambas).

Após inserir essas informações, é só baixar o documento. Mas, lembre-se: a folha tem um valor, que deve ser pago na Caixa Econômica Federal ou no Banco do Brasil.

O que é BNDT na Justiça do Trabalho?

O Banco Nacional de Devedores Trabalhistas, como dissemos, foi criado em 2012. Surgiu com o objetivo de criar um cadastro específico onde as empresas e pessoas físicas pudessem consultar se possuem dívidas trabalhistas.

Ele reúne informações de todos os Tribunais Regionais do país e, desde que foi criado, obrigou que as empresas apresentassem esse documento, caso fossem participar de alguma licitação pública.

Essa licitação, nada mais é do que um conjunto de procedimentos administrativos para a compra de serviços pelo governo Federal, Estadual ou Municipal.

Todas as informações relacionadas ao BNDT e às certidões negativas estão disponíveis no site do TST, que atualiza os dados cadastrados a cada 2 horas.

Agora, você lembra que na introdução desse texto falamos que o número de ações diminuiu 32% em 2019, no Brasil? Mesmo assim, o Tribunal ainda registra uma alta quantidade de certidões negativas.

Com certeza você não quer estar nessa lista, mas você sabe qual o melhor jeito de evitar isso?

Vamos te falar já já! Antes, ainda precisamos tirar algumas dúvidas sobre as certidões.

Como emitir uma certidão trabalhista negativa do INSS?

certificado trabalhista inss

Você sabia que a certidão negativa do INSS pode fazer a diferença no futuro do seu negócio? 

Imagino que você tenha ficado confuso com o título deste tópico. Afinal, existe uma certidão trabalhista relacionada ao INSS? 

A resposta é sim, e ela é muito comum de ser vista!

O Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) é um órgão federal responsável por garantir que os funcionários colaboradores recebam sua aposentadoria, além de outros benefícios.

Como na maioria dos casos, o valor de contribuição é descontado diretamente da folha de pagamento dos colaboradores, é possível que ocorram alguns erros relacionados à esse cálculo de contribuição. 

Por exemplo, se te cobrarem um valor a mais do estabelecido inicialmente, você pode entrar com um pedido judicial para corrigir o erro.

E é aqui que entra essa certidão, que também pode ser chamada de Certidão Negativa de Débito. 

Emitida pela Receita Federal, ela representa o seu atestado de regularidade junto ao INSS. Dessa forma, mostra que o requerente não tem pendências com a Previdência Social nem com débitos previdenciários.

Mas, cuidado, essa certidão sofreu uma mudança drástica há 5 anos, e que ainda gera muitas dúvidas.

Até 2014, toda vez que alguém era obrigado a emitir a certidão negativa, essa pessoa tinha que encaminhar dois processos.

Um relativo aos débitos previdenciários (INSS), e outro que comprovasse a ausência de débitos e outras pendências fiscais. Ou seja, reunia informações da Secretaria da Receita Federal e da Procuradoria Geral da Fazenda Nacional (PGFN).

O problema é que esse processo era extremamente burocrático e desnecessário. Isso fez com que o governo extinguisse a certidão do INSS, e unificasse todos os documentos relativos a todos os débitos previdenciários e fiscais em uma só certidão.

Em vista disso, caso você seja solicitado a emitir a certidão de INSS, será, na verdade, a Certidão Negativa de Débitos Federais. 

Ela pode ser emitida de forma online, a partir do número do CPF ou CNPJ, ou pessoalmente, em uma agência da Receita Federal (nesse caso, será necessário uma autorização por escrito do titular do documento).

Essa certidão é extremamente importante para dar a entrada da documentação da aposentadoria do funcionário, para a revalidação de registro de imóveis, e para a requisição de indenização do INSS.

Quais certidões trabalhistas são federais e quais estaduais?

certificado trabalhista certidoes federais

A certidão negativa ainda pode ser dividida em duas categorias: as estaduais e as federais, e é importante saber a diferença entre elas.

A primeira, apesar de receber um nome diferente em cada Estado, possui a mesma função independente da região. 

Isso porque cada estado é responsável por recolher os mesmos impostos: o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias), o IPVA (Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores) e o ITCMD (Imposto sobre a Transmissão Causa Mortis e Doação).

Além disso, ela comprova que o contribuinte está em regularidade fiscal com os créditos tributários estaduais  administrados por esse órgão.

Essa certidão é emitida pela Secretaria da Fazenda, e pode ser obtida de forma online pelo site da Secretaria, a partir de seu CPF ou CNPJ.

Já a certidão federal, por sua vez, diz respeito à dívida de uma empresa ou pessoa com a União. Ela pode ser exigida na solicitação de financiamento, na compra e venda de imóveis, na saída definitiva do país, auditorias e participação em concorrências públicas e licitações por exemplo.

Além de declarar que o contribuinte não possui dívidas com impostos do Governo Federal, essa certidão também atesta que a pessoa não possui pendências cadastrais.

Ações, certidões, Justiça do Trabalho: Como manter minha empresa longe?

Por mais que seja fácil e existam diversas formas de consultar, ninguém quer passar por essa situação. 

Mas, como é possível evitar ser alvo de uma ação?

Existem diversas ações que a sua empresa pode ter para evitar que seja alvo de um processo, e as principais estão relacionadas a um bom controle de ponto

Isso porque, segundo o site do TRT, a principal causa que gera um processo trabalhista é em relação à divergência sobre o cálculo das horas extras.

Por isso, a principal dica é: tenha um bom sistema de controle de jornada de trabalho

Esse sistema é responsável por registrar os horários de entrada, pausa para o almoço e saída dos colaboradores, além de gerenciar e otimizar os processos do RH.

Já imaginou o trabalho que o RH tem para controlar esses horários, especialmente em empresas de grande porte? 

Com o PontoTel, com certeza a sua empresa pode ter uma boa organização e evitar erros envolvendo horas extras, incluindo a computação de atrasos, faltas injustificadas e banco de horas.

Uma das funções do PontoTel, que ajuda o RH a ter um maior controle sobre a jornada de trabalho, é o dashboard. Ele é um painel customizável mostra as métricas e indicadores importantes para alcançar objetivos e metas traçadas ou para realizar planejamentos estratégicos. 

Ele também permite que os gestores tenham um melhor planejamento financeiro, além de garantir um melhor acompanhamento de faltas injustificadas, atrasos e quantidade de horas extras realizadas, por exemplo.

Com um sistema como o PontoTel, com certeza sua empresa terá mais chances de evitar erros envolvendo o controle de jornada e, consequentemente, ser alvo de processos trabalhistas! 

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Conclusão

Neste texto, vimos o que são as certidões trabalhista e a sua importância, além de conhecer quais os principais tipos de certidão, como a negativa e a de feitos. 

Ninguém quer ter uma ação trabalhista vinculada ao seu nome, né? Mas, caso você se encontre nessa situação, esperamos que este texto tenha te ajudado a entender como ela funciona e como emiti-la!

Para tanto, é importante que você também saiba como evitar problemas desse tipo. 

E, por isso, é essencial ter um bom sistema de controle de ponto como o da PontoTel. 

Com ele, com certeza sua empresa terá uma melhor gestão do registro de ponto e poderá evitar erros no controle de jornada dos funcionários.

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Artigo atualizado: Redator PontoTel.

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