Qual é a diferença entre nota fiscal e fatura? Descubra!

imagem de uma mulher com expressão de dúvida

Jogo rápido: você saberia dizer qual é a diferença entre nota fiscal e fatura? Será que é preciso sempre emitir as duas, ou será que uma substitui a outra? 

Ambas são a mesma coisa, no fundo?

Se você não faz ideia sobre a resposta para essas perguntas, pode ficar tranquilo que você não está sozinho.

Na verdade, essa é uma dúvida muito comum entre empreendedores e gestores empresariais que acreditam que tanto a nota fiscal como a fatura tratam-se de um mesmo documento, o que não é verdade.

Ambos apresentam características e funções diferentes e é isso que vamos esclarecer neste artigo.

Assim, convidamos você a continuar a leitura para entender de uma vez por todas qual é a diferença entre nota fiscal e fatura e também o papel de cada um desses documentos.

Antes de pontuarmos qual é a diferença entre nota fiscal e fatura, é importante revisitarmos o que significa cada um desses documentos, acompanhe!

O que é nota fiscal?

Começando pela nota fiscal, trata-se de um documento que serve para comprovar a efetivação de uma transação comercial e o correto recolhimento de tributos relacionados à compra e venda de um produto ou de um serviço.

A emissão de nota fiscal é uma obrigatoriedade de qualquer empresa, independente de seu porte. 

A única exceção são os Microempreendedores Individuais (MEIs), que não precisam emitir notas fiscais em transações realizadas com pessoas físicas (no caso de venda para empresas o MEI deve emitir as notas fiscais).

O não cumprimento dessa obrigação pode ser entendido como sonegação de impostos, que é um crime grave e que prevê sérias penalidades para quem o pratica.

Durante muitos anos, a nota fiscal era emitida em papel. Mas, a partir do ano de 2008, passou a entrar em vigor o formato eletrônico desse documento. Tanto a emissão como o envio e o armazenamento das notas fiscais eletrônicas ocorre em ambiente digital.

Basicamente, há quatro tipos de notas fiscais e documentos fiscais acessórios. 

São eles:

  • NF-e: Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias;
  • NFC-e: Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica;
  • NFS-e: Nota Fiscal de Serviços Eletrônica;
  • CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico;

Veja mais informações sobre o que é nota fiscal e alguns detalhes de sua emissão neste infográfico:

infográfico emissão nota fiscal

O que é fatura?

A fatura, por sua vez, pode ser definida como um documento que busca detalhar o produto vendido ou o serviço prestado, os valores cobrados, e que não tem vínculo nenhum com o recolhimento de tributos e de impostos.

Ao emitir uma fatura, é feito o detalhamento de uma transação comercial, especificando as características do produto ou serviço e o valor referente à compra.

Esse documento não tem relação nenhuma com a cobrança de impostos que envolvem o compromisso comercial que foi firmado entre as partes.

Geralmente, a fatura é emitida em compras feitas a prazo e em operações nas quais ainda não houve a efetivação do pagamento.

Todo final de mês, por exemplo, é gerada uma fatura do seu cartão de crédito, da distribuidora de energia elétrica, da operadora de internet e telefone etc.

Nesse documento estará a descrição do produto ou serviço adquirido e o valor a ser pago. No entanto, não há validade fiscal nas faturas.

Assim, esses documentos não têm validade fiscal, são meramente um instrumento financeiro, uma forma de se verificar se os valores estão corretos e também pagar as contas no banco ou na internet.

Qual é a diferença entre nota fiscal e fatura?

Bom, se você chegou até aqui, já deve ter começado a perceber qual é a diferença entre nota fiscal e fatura, não é mesmo?

Mas mesmo assim falaremos sobre alguns pontos que separam esses dois importantes documentos, assim, você não terá mais dúvida alguma.

Em primeiro lugar, a nota fiscal é utilizada para comprovar a efetivação de uma compra e proporcionar o recolhimento dos tributos inerentes à tal transação comercial, como ISS, ICMS, IPI, PIS, COFINS, CSLL etc.

A fatura se difere da NF justamente por não ter essa validade fiscal e tributária. Em vista disso, ela serve apenas para descrever os detalhes da transação e cobrar o valor final referente à mesma.

Na nota fiscal, o pagamento do produto ou serviço vendido já foi efetuado, bem como o recolhimento dos tributos. Na fatura, esse pagamento ainda está para ser feito.

Quanto à obrigatoriedade, a empresa não é obrigada por lei a fazer a emissão de faturas para seus clientes, ao contrário das notas fiscais. A fatura é apenas um facilitador da transação comercial.

Por outro lado, conforme mencionamos em parágrafos anteriores, toda pessoa jurídica é obrigada a emitir notas fiscais para os clientes.

A exceção vale apenas para MEIs, que são obrigados a emitir NFs apenas quando a venda é feita para outra empresa ou quando o cliente for uma pessoa física e exigir esse documento.

E aí? Ficou claro para você qual é a diferença entre nota fiscal e fatura? Suas dúvidas foram esclarecidas?

Agora que você já sabe diferenciar esses dois documentos, fica fácil manter a sua empresa sempre em conformidade com as normas legais.

Emita suas notas fiscais corretamente para seus clientes e exija a emissão de seus fornecedores. E, fique de olho nas informações de suas faturas para verificar se você está pagando os valores corretos.

Este post foi escrito pela equipe da Nfe.io, um sistema de emissão e controle de notas fiscais que automatiza tarefas chatas e faz sua empresa ganhar tempo, performance e diminuir custos.

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