Com a crescente adoção de processos automáticos, surge uma dúvida frequente: qual é a diferença entre automação e automatização? A compreensão desses conceitos ajuda a entender como uma empresa está aproveitando as vantagens das novas tecnologias.

Segundo pesquisa global realizada pelo Salesforce, 91% das empresas percebem que a demanda por automação por parte das equipes de negócios aumentou nos últimos anos e, por isso, buscam automatizar seus processos. O estudo contou com 600 CIOs e tomadores de decisões de TI de empresas de vários lugares do mundo.

Sabendo a diferença entre automação e automatização, fica mais fácil entender em que estágio de desenvolvimento uma empresa está na adoção de processos automáticos. Confira, logo abaixo, um resumo do que será explicado sobre o assunto:

• O que é a automação?
• O que é uma automatização?
• Qual a diferença entre automação e automatização?
• Quando optar por processos automatizados?
• Quando utilizar uma automação?
• Quais as vantagens de uma automação e automatização?
• Como utilizar a automação e automatização no RH?

Saiba como levar a automação e automatização para sua empresa!

O que é a automação?

Automação é a capacidade de as tecnologias realizarem tarefas com mínima ou nenhuma intervenção humana. Softwares e máquinas com essa capacidade estão presentes em diversas atividades humanas e setores empresariais.

À medida que as empresas crescem, aumenta a dificuldade de manter ambientes estáveis, seguros e produtivos. Por isso, é muito comum recorrer a ferramentas de automação para agilizar operações internas e atender às demandas dos clientes.

Como funciona a automação?

Os sistemas de automação são programados para executar ações específicas, seguindo instruções previamente configuradas. Sensores capturam dados, controladores processam essas informações e atuadores executam as ações necessárias.

A automação pode ser aprimorada com a inteligência artificial (IA). A IA permite que os sistemas analisem dados em tempo real, aprendam com padrões e tomem decisões. Essa capacidade de autoaprendizado e adaptação torna a automação ainda mais eficiente e capaz de lidar com cenários complexos.

O que é uma automatização?

A automatização é um processo com etapas para a transformação de atividades manuais em procedimentos automáticos. O propósito é reduzir a dependência humana em tarefas repetitivas que, antes, eram realizadas de forma totalmente manual.

No entanto, apesar da automação proporcionar um funcionamento mais autônomo, é importante notar que, mesmo após a automatização de um procedimento, a intervenção humana permanece. A necessidade de monitoramento constante e a possibilidade de realizar ajustes ou atualizações são necessidades inerentes a esse processo.

Como funciona a automatização?

O ato de “automatizar” uma atividade é algo comum e pode ser feito mesmo sem a necessidade de tecnologias extremamente avançadas. Por exemplo, considere um timer em um forno elétrico. Ao programar o timer para desligar automaticamente após um determinado tempo, a atividade de cozinhar está sendo automatizada.

Considere ainda a automatização do envio de e-mails de confirmação de reuniões em um escritório. Ao configurar um sistema para enviar automaticamente esses e-mails quando uma reunião é agendada, esta atividade rotineira também é automatizada.

Qual a diferença entre automação e automatização?

Automação e automatização são conceitos conectados, pois a automatização pode ser um passo em direção à automação. Considerando que a automação representa a capacidade completa de um sistema ou processo operar autonomamente, a automatização é implementada como uma etapa preliminar para alcançar a automação total.

O registro de ponto é um exemplo de como a automatização pode evoluir para a automação em ambientes de trabalho. Inicialmente, o registro de ponto era um processo manual, em que os funcionários registravam sua entrada e saída por meio de métodos físicos, como folhas de papel ou relógios de ponto mecânicos.

Com o avanço tecnológico, esse processo passou por uma fase de automatização ao migrar para sistemas eletrônicos. Atualmente, é possível presenciar a transição para a automação total com ferramentas de ponto digital. 

Essas ferramentas não apenas automatizam a coleta de dados, mas também incorporam inteligência artificial e machine learning para interpretar informações complexas. Elas podem analisar padrões nos registros de ponto, identificar tendências de presença e ausência, e gerar relatórios detalhados sobre a gestão de horas de trabalho.

Em resumo, enquanto a automatização é um processo que visa transformar uma atividade manual em um sistema autônomo, a automação é a característica dos sistemas autônomos que diz respeito à sua capacidade de agir sem interferência humana.

Quando optar por processos automatizados?

Quando uma empresa realiza tarefas repetitivas em grande escala, como a entrada de dados em planilhas, a automatização pode ser implementada para economizar tempo e aumentar a produtividade. Por exemplo, um sistema automatizado pode ser usado para coletar e registrar automaticamente dados de vendas diários.

Quando utilizar uma automação?

É praticamente impossível conceber a gestão de uma empresa sem a presença da automação. No entanto, quando o foco recai sobre operações estratégicas da empresa, o investimento em automação demandará sempre uma análise mais ponderada das consequências e vantagens inerentes a essa transformação. 

Quais as vantagens de uma automação e automatização?

Tanto a automação quanto a automatização oferecem vantagens para empresas em termos de eficiência operacional, redução de erros e produtividade. Continue para entender como cada um desses conceitos impacta os resultados de uma empresa.

Vantagens da automação

A automação oferece benefícios específicos, indo além da simples execução de tarefas. Algumas vantagens incluem:

• Análise de dados em tempo real para tomadas de decisões mais rápidas;
• Possibilidade de tomar decisões autônomas com base em dados e parâmetros predefinidos;
• Integração fácil a outros sistemas da empresa para garantir a comunicação entre diferentes partes do negócio.

Com cada vez mais empresas adotando sistemas de automação, as vantagens listadas acima estão se tornando cada vez mais comuns.

Vantagens da automatização

A automatização simplifica tarefas e torna a operação mais eficiente. Algumas vantagens incluem:

• Tarefas repetitivas são realizadas de forma rápida, aumentando a eficiência geral da empresa;
• Substituindo o trabalho manual, a automatização ajuda a evitar erros humanos, contribuindo para a qualidade e precisão das atividades;
• Com a automatização de tarefas rotineiras, os colaboradores podem se concentrar em atividades que exigem mais capacidade analítica e interpretação de dados.

Abraçando a automatização, as empresas investem no aprimoramento contínuo de suas operações, potencializando o caminho para o sucesso e a sustentabilidade a longo prazo.

Como utilizar a automação e automatização no RH?

O departamento de Recursos Humanos é um dos setores que mais se beneficiam da automação. Com sistemas automatizados, o RH pode simplificar diversas tarefas, melhorar a precisão e liberar tempo para focar em outras atividades. Entenda, a seguir, quais as atividades do RH mais impactadas pela automação e automatização.

Recrutamento e seleção

Plataformas de recrutamento podem empregar algoritmos para analisar currículos, identificar palavras-chave relevantes e classificar candidatos com base em critérios preestabelecidos. A automação vai além, integrando análise de comportamento e até mesmo testes automatizados para avaliar habilidades específicas.

Gestão de documentos

Sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) usam a automação para garantir o armazenamento, a organização e a recuperação de arquivos das empresas. Além disso, a automação integra fluxos de trabalho para a aprovação eletrônica de documentos e a atualização automática de registros.

Avaliações, feedbacks e FAQ

Sistemas automatizados podem ser usados para a criação e distribuição de pesquisas e avaliações de desempenho. Com a incorporação de inteligência artificial, as ferramentas de automatização analisam dados, identificam padrões e geram insights acionáveis sobre o desempenho dos colaboradores. 

Para facilitar a gestão da FAQ (Frequently Asked Questions ou Perguntas Frequentes), chatbots e assistentes virtuais podem automatizar a resposta a perguntas comuns dos colaboradores. 

Controle de ponto

No controle de ponto, a automatização pode substituir métodos manuais por sistemas eletrônicos e permitir que os funcionários registrem seus horários de forma rápida. Sistemas automatizados de controle de ponto também podem gerar relatórios com métricas sobre a rotina dos colaboradores para facilitar a tomada de decisões.

Como utilizar a Pontotel na automação e automatização no RH?

A Pontotel é uma ferramenta de controle de ponto para ajudar empresas a controlar as horas de trabalho de seus funcionários. Com um sistema automatizado, oferecemos facilidades que eliminam preocupações com erros e tarefas repetitivas. Algumas funcionalidades importantes da Pontotel incluem:

• Os colaboradores podem marcar o ponto utilizando um aplicativo disponível para Android e iOS;
• A plataforma pode ser acessada pela internet em diferentes dispositivos, como computadores e notebooks;
• A Pontotel permite a leitura de folhas de ponto manuais por meio de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres);
• Mesmo em situações sem conexão com a internet, o registro de ponto pode ser acessado;
• A marcação de ponto é autenticada por várias medidas de segurança;
• A autenticação também pode ser realizada por reconhecimento facial dos colaboradores.

Com o sistema da Pontotel, sua empresa estará dando um passo importante para automatizar as atividades no setor de Recursos Humanos.

Conclusão

Embora automação e automatização não tenham o mesmo significado, também não são conceitos opostos. Ambas são essenciais para empresas que buscam melhorar suas operações. Um exemplo disso acontece no setor de Recursos Humanos, que se beneficia das ferramentas de automação para melhorar a gestão de pessoas.

Enquanto a automatização ocorre quando as atividades passam a ser feitas automaticamente, a automação é a capacidade de sistemas autônomos para análises e decisões automáticas. As duas ajudam a tornar as empresas mais ágil e a evitar erros.

Um jeito prático de ver esses conceitos funcionando é por meio da Pontotel. Com a nossa plataforma, sua empresa pode automatizar tarefas do controle de ponto e obter relatórios para tomar decisões que tragam mudanças à rotina dos colaboradores.

Para mais dicas e informações sobre tecnologias na rotina das empresas, aproveite para conferir as últimas novidades do blog Pontotel.