Guia completo de outsourcing: estratégias, vantagens e cuidados

Outsourcing se baseia no ato de contratar outra empresa ou pessoa para desempenhar alguma função específica. O termo ganhou popularidade nos Estados Unidos no início do século XXI e significa algo como ‘procurar fora’.

Segundo dados da Grand View Research, atualmente, só o mercado de outsourcing de processos de negócios deve aumentar em valor em cerca de 8.5% entre 2021 e 2028.

Empresas utilizam o outsourcing para delegar a terceiros tarefas que não fazem parte de seu ramo principal e que especialistas em áreas específicas podem realizar.

Se você quer saber mais sobre outsourcing e como ele pode ser útil para sua empresa, você está no artigo certo. Veja os principais assuntos:

• O que é outsourcing?
• Outsourcing x Insourcing: quais as diferenças?
• Quais os tipos de Outsourcing que existem?
• As 6 principais vantagens do outsourcing
• Há diferença entre outsourcing e terceirização?
• Como implementar o outsourcing em sua empresa?

Boa leitura!

O que é outsourcing?

A definição de outsourcing começa pela tradução do termo, de origem inglesa, que em livre tradução, “out” significa “fora”; source significa “fonte”. Então, outsourcing significa “fonte de fora”. Logo, podemos definir o outsourcing como uma estratégia em que se recorre a fontes externas para realização de determinados trabalhos.

No outsourcing, contrata-se uma empresa especializada em uma área do negócio para que ela se responsabilize pelas tarefas e funções que envolvem um processo específico.

Quais são os objetivos do outsourcing?

O objetivo do outsourcing é colaborar para oferecer um produto ou serviço competitivo, que deixe o cliente satisfeito.

Esse objetivo pode ser alcançado, basicamente, de duas maneiras:

• Colaborando para tornar a empresa mais enxuta, de modo que possa se concentrar melhor em suas atividades principais;
• Agregando valor e impactando positivamente nessas atividades mais importantes e estratégicas.

Outsourcing x Insourcing: quais as diferenças?

Considerado o oposto de outsourcing, que consiste na terceirização de tarefas dentro da empresa para diminuir gastos ou melhorar algum serviço, o insourcing se refere à ação de trazer de volta para dentro da empresa esses serviços que já foram terceirizados em algum momento.

Ele funciona como uma ‘terceirização interna’, onde a empresa reintegra setores ou projetos terceirizados, criando uma área dedicada a um serviço ou trabalho específico

Para tornar o entendimento mais fácil, elencamos as principais características de cada um desses processos:

Insourcing

• Transferência interna de projetos ou atividades para uma área específica da empresa;
• Criação de uma área específica para lidar com as atividades trazidas de volta para a empresa;
• Departamento autossuficiente e independente;
• Foco apenas em um determinado tipo de serviço ou atividade.

Outsourcing

• Transferência externa de projetos ou atividades para uma determinada empresa contratada;
• Deixar algum projeto ou atividade importante no controle de outra organização;
• Redução de custos e despesas operacionais;
• Melhora a qualidade de um serviço interno executado de forma ineficaz.

Quais os tipos de Outsourcing que existem?

Tático

Em termos gerais, é uma simples subcontratação para executar uma tarefa específica e não tão essencial para uma empresa. Seu principal motivo é a redução de custos.

Estratégico

Aqui já falamos em promover um relacionamento muito próximo e estável com terceiros.

São alianças estratégicas que tomam forma conforme a dependência existente entre a tarefa e as outras funções da organização. Sendo assim, as empresas buscam essas soluções para aprimorar sua qualidade ou capacidade operacional.

Co-sourcing

Nesse cenário, ambas as organizações compartilham responsabilidades e riscos que existem na prestação do serviço. Ou seja, existe um relacionamento de parceria entre organizações.

In house

No in-house, o processo de outsourcing ocorre apenas dentro das instalações da empresa apenas em casos específicos.

Offshoring

O offshoring ocorre quando uma empresa contrata outra estrangeira para lidar com tarefas ou fabricar produtos.

Nesse caso, a empresa estrangeira pode oferecer menores custos de produção do que as nacionais, como, por exemplo, a China.

Off site

No tipo off-site, os serviços são executados e distribuídos diretamente ao consumidor nas instalações das empresas que prestam o serviço.

As 6 principais vantagens do outsourcing

Melhor resultado

Empresas especializadas entregam com mais agilidade e eficácia, sem sobrecarregar sua equipe ou recursos internos. O trabalho é feito por quem entende do assunto e isso faz toda a diferença no resultado.

Aumento da produtividade

Com o outsourcing, sua empresa foca no que realmente importa: o core do negócio. Tarefas secundárias são assumidas por especialistas, que agilizam processos e aumentam a eficiência sem consumir tempo da equipe interna.

Com isso, a produtividade cresce nos setores, uma vez que seus gestores e colaboradores terão mais tempo para se concentrar em suas atividades, o que gera resultados positivos na qualidade do produto ou serviço oferecido e, naturalmente, impactam o que é ofertado ao cliente.

Aumento da competitividade

Quando cada área opera com alto desempenho, seja internamente ou via outsourcing, o negócio como um todo ganha força. Enquanto seus talentos internos se dedicam ao que fazem de melhor, áreas antes sobrecarregadas ou pouco estratégicas passam a performar melhor, impulsionando a competitividade da empresa.

Redução de riscos

Contar com especialistas reduz drasticamente as chances de erro. Em vez de formar um novo time ou abrir um departamento do zero, o outsourcing traz agilidade e segurança. As empresas terceirizadas já têm o conhecimento técnico necessário, o que minimiza falhas e garante mais estabilidade à operação.

Redução de despesas

Terceirizar é também uma escolha financeira inteligente. Você evita despesas com contratações, treinamentos e encargos, e direciona os recursos para áreas mais estratégicas. Segundo a Deloitte, redução de custos segue sendo o principal motivador do outsourcing e não é à toa: além de poupar, essa decisão amplia a margem de lucro.

Foco no cliente

Sem se dividir entre demandas operacionais, sua atenção se volta ao que realmente importa: o cliente. Com os bastidores bem resolvidos, sobra mais tempo e energia para oferecer um atendimento excelente, garantir qualidade e fortalecer o relacionamento pós-venda.

Há diferença entre outsourcing e terceirização?

De modo geral, tanto o outsourcing como a terceirização são práticas que se referem à utilização de recursos externos à empresa. Ou seja, é quando a organização utiliza a mão de obra e conhecimento de pessoas que originalmente não fazem parte do seu quadro de funcionários efetivo.

Mas, afinal, qual a diferença entre outsourcing e terceirização?

O outsourcing trata-se da contratação de uma empresa que oferece um time de profissionais altamente qualificados e que darão suporte estratégico para a organização contratante em uma área específica. 

O objetivo dessa prática é atuar de maneira mais estrutural por meio da aplicação de conhecimentos aprofundados sobre determinada área específica (TI, RH, Financeiro, Logística, entre outros).

Já a terceirização também tem a ver com a utilização de uma empresa que vai fornecer profissionais para executar determinadas atividades. No entanto, essas atividades não requerem conhecimento especializado e não exercem interferência ao nível estratégico na empresa contratante.

Como implementar o outsourcing em sua empresa?

Trabalhar com outsourcing exige cuidado. Antes de terceirizar qualquer serviço, é essencial definir o que será delegado e quem será o fornecedor. Afinal, nem toda empresa que se diz especialista realmente entrega qualidade.

Além disso, a decisão precisa ter o apoio da equipe. Se não houver confiança no fornecedor ou clareza sobre os ganhos, a terceirização pode gerar mais conflitos do que soluções.

Para te ajudar, aqui vão quatro passos:

Defina seus pontos fortes e fracos

Avalie quais áreas a sua equipe domina e quais geram mais problemas. As que têm baixa performance ou exigem conhecimento técnico que vocês não dominam são ótimas candidatas à terceirização.

Escolha as áreas que serão terceirizadas

Entre os setores com mais potencial, priorize os que demandam alto nível técnico, como TI, RH ou financeiro. Nessas áreas, o outsourcing tende a ser mais vantajoso, trazendo suporte especializado com menor custo.

Planeje a transição

Se a terceirização substituir equipes internas, faça isso com empatia e clareza. Explique os motivos, os ganhos esperados e, se possível, evite desligamentos. O cenário ideal é usar o outsourcing como reforço e não como substituição imediata.

Acompanhe de perto o trabalho da empresa de outsourcing

Mesmo com um bom contrato, não terceirize o controle. Monitore se os prazos e metas estão sendo cumpridos e, se houver um SLA (Acordo de Nível de Serviço), use-o como referência para cobrar qualidade e entrega.

Conclusão

O outsourcing pode ser uma estratégia poderosa para otimizar processos, reduzir custos e aumentar a competitividade da sua empresa, desde que seja implementado com planejamento, clareza e acompanhamento constante.

Mais do que apenas delegar tarefas, trata-se de uma decisão estratégica: você foca no que faz de melhor e conta com especialistas para o que exige alto nível técnico. O segredo está em escolher bem os parceiros, alinhar expectativas e manter o controle sobre os resultados.

Com os passos certos, o outsourcing deixa de ser uma aposta incerta e se torna um verdadeiro acelerador de crescimento para o seu negócio.

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