Se você está no mercado de trabalho, seja como colaborador ou profissional de recursos humanos, provavelmente sabe que é obrigação das empresas com mais de 20 funcionários fazer controle de ponto. O fato é que esta tarefa pode não ser tão simples assim para as empresas de BPO e outsourcing.

Como essas são empresas que terceirizam quase todos os seus colaboradores para outras companhias, surge a dúvida como fazer o controle da jornada de trabalho desses profissionais, e de quem é a responsabilidade? Pode parecer complicado, mas algumas soluções do mercado podem facilitar essa demanda.

Para esclarecer as principais dúvidas sobre o tema, este artigo vai falar sobre:

• O que é BPO e Outsourcing?
• Controle de ponto para BPO e Outsourcing: como funciona?
• Qual a melhor opção de controle de ponto para empresas de BPO e Outsourcing?
• Quais as facilidades que um controle de ponto pode trazer para essas empresas?
• Qual o melhor aliado no controle de ponto para BPO e Outsourcing?

Boa leitura!

O que é BPO e Outsourcing?

Antes de abordar o controle de ponto, é necessário entender o que é BPO e Outsourcing, ambos são um modelo de prestação de serviço bastante comum em alguns setores. A sigla BPO vem do inglês Business Process Outsourcing, que significa Terceirização de Processos de Negócios. 

Essas empresas são as responsáveis por intermediar a relação entre prestador e tomador de serviços. O que ocorre nesses casos é que as empresas de BPO e Outsourcing possuem funcionários que não atuam nas dependências da companhia e não exercem funções diretamente ligadas ao negócio. 

À primeira vista, pode parecer que é uma empresa de terceirização, mas, apesar do conceito ser o mesmo, existe uma diferença essencial entre elas: as empresas de BPO e Outsourcing são responsáveis por assumir todo um setor, enquanto as de terceirização cedem profissionais para cumprir determinadas funções pontuais.

Para explicar melhor, vamos a um exemplo prático. 

A empresa A é uma BPO e Outsourcing e faz um contrato de prestação de serviço para todo o setor financeiro com a empresa B. Após isso, a companhia A é a responsável pela contratação da equipe que trabalhará para a B. Entretanto, apesar de atuar na tomadora de serviços, os profissionais do time são funcionários da empresa A. 

Sendo assim, é responsabilidade da BPO e Outsourcing fazer o pagamento de salário e os demais direitos trabalhistas desses colaboradores. Uma vantagem de terceirizar algumas funções é contar com uma empresa especializada naquela atividade, melhorando a qualidade dos serviços e/ou produtos oferecidos.

Quais os serviços que essas empresas prestam?

O primeiro ponto a destacar é que as empresas BPO e Outsourcing são diferentes de terceirizadoras que prestam serviços. A principal diferença entre elas é que a BPO ficará responsável por todo o gerenciamento de uma área dentro da contratante. Já nas terceirizadas comuns, profissionais são cedidos para fazer demandas pontuais. 

Logo, os serviços oferecidos pelas BPO e Outsourcing são distintos das terceirizadoras comuns. Eles costumam estar relacionados a demandas mais estratégicas da companhia, pois exige um conhecimento específico sobre cada setor. Os serviços mais comuns oferecidos por essas empresas são:

• Financeiro;
• RH;
• TI;
• Jurídico;
• Contabilidade;
• Administrativo;
• Comercial.

São áreas extremamente técnicas e que exigem um nível de conhecimento alto para que não ocorra nenhuma falha ou erro grave durante a execução do trabalho. Também por isso, a contratação desses profissionais diretamente pelas empresas tomadoras de serviço pode estar fora do orçamento, o que justifica a existência das companhias de BPO e Outsourcing.

Normalmente, são empresas que oferecem serviços especializados em controle de folha de pagamento, gestão fiscal, recrutamento e seleção, entre outras demandas.

Controle de ponto para BPO e Outsourcing: como funciona?

Segundo a Consolidação das Leis de Trabalho (CLT), é obrigatório que todas as empresas com mais de 20 funcionários efetivos façam o controle de ponto, segundo o artigo 74, que determina: 

“O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.

§ 2º  Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”

Desta forma, a regra se aplica também para as empresas BPO e Outsourcing, que ultrapassarem esse número de colaboradores. Não importa para a justiça trabalhista o fato de que esses funcionários não ficam alocados na sede da companhia, especialmente, neste momento em que o home office se tornou comum no país. 

Vale lembrar que esses profissionais também possuem todos os demais direitos trabalhistas dos outros colaboradores e, por isso, devem seguir as regras da empresa, assim como zelar pelo seu nome durante a jornada de trabalho.

De quem é a responsabilidade de controlar a jornada nesses casos?

Como citado anteriormente, apesar de o funcionário não atuar dentro da BPO, a responsável por fazer o controle de ponto é a empresa que possui vínculo empregatício com o profissional. Logo, é necessário que a intermediadora faça a gestão e acompanhamento do ponto. 

O que acontece neste cenário é a dificuldade de fazer este controle visto que os colaboradores trabalham alocados na tomadora de serviço e não vão diariamente à sede da empresa. Além disso, a contratante também não é obrigada a fornecer materiais ou sistemas para auxiliar no controle de ponto dos funcionários terceirizados. 

Por esse motivo, torna-se essencial que a equipe de recursos humanos da intermediadora possua um bom processo de gestão e formatos bem definidos para acompanhar a jornada de seus funcionários. 

Qual a melhor opção de controle de ponto para empresas de BPO e Outsourcing?

Como o maior problema para o controle de ponto de funcionários terceirizados é a distância, o ideal é buscar soluções que possam ser acessadas de qualquer lugar. Neste panorama, a melhor opção para as empresas BPO e Outsourcing é o controle de ponto online, que funciona em dispositivos móveis, como smartphones e computadores, e podem ser integrados a relógios de ponto.

Essas ferramentas online, como a da PontoTel, que além de serem as opções mais modernas atualmente, permitem uma gestão completa do controle de ponto e uma mobilidade maior dos colaboradores. Desta forma, mesmo um funcionário que visite várias sedes da tomadora de serviços, consegue registrar sua entrada, pausas e saída no aplicativo. 

Todas essas informações são armazenadas na nuvem, sendo assim, os gestores podem acessá-las de qualquer local, bem como os colaboradores. Segundo a legislação, a modalidade é permitida desde que não admitam as seguintes ações:

“I – restrições à marcação do ponto;

II – marcação automática do ponto;

III – exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e

IV – a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.

§ 1º – Para fins de fiscalização, os sistemas alternativos eletrônicos deverão:

I – estar disponíveis no local de trabalho;

II – permitir a identificação de empregador e empregado; e

III – possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.”

Essas regras deixam a relação entre empregadores e empregados mais transparente, facilitando, inclusive, uma eventual conferência dos dados se for necessário. Além disso, o ponto digital também traz outros benefícios aos usuários, como:

• Redução de erros na folha de pagamento;
• Acompanhamento em tempo real;
• Redução de processos trabalhistas;
• Maior transparência entre gestor e empregado;
• Automatização dos processos do RH.

Redução de erros na folha de pagamento: ter um controle de ponto para BPO e Outsourcing auxilia também o trabalho dos funcionários responsáveis pela folha de pagamento, pois diminuirá a possibilidade de erros na contabilidade das horas da equipe. Além disso, não há desculpas para que o ponto não seja registrado por cada colaborador. 

Acompanhamento em tempo real: com os pontos manuais ou mecânicos, é necessário que haja uma conferência presencial. Já com os pontos digitais, o gestor tem acesso em tempo real dos pontos de todos os colaboradores, sendo possível identificar quem já iniciou a jornada, quem está atrasado e ainda contabilizar as horas extras. 

Redução de processos trabalhistas: a justiça trabalhista é uma das mais movimentadas no país. Com o controle digital, a margem de erro para controle de pagamento cai. Sendo assim, diminui-se a possibilidade de processos trabalhistas por parte dos funcionários. Outro ponto positivo é que esses registros podem ser utilizados como defesa da empresa que precisar ir à justiça.

Maior transparência entre gestor e empregado: o controle de ponto online permite que o colaborador também acesse seus dados, a qualquer momento, sem a necessidade de imprimir sua folha de ponto. Isso garante uma relação de mais confiança e transparência, melhorando ainda o clima organizacional e mantendo o profissional motivado para exercer suas funções.

Automatização dos processos de RH: esses softwares digitais facilitam a rotina da equipe de RH, aposentando aquelas planilhas de controle de pontos tradicionais para compilar as informações de funcionários. Desta forma, há uma economia de um tempo precioso, que os profissionais podem utilizar para a definição de atividades mais estratégicas.
Tudo isso se une ao fato de que é bem provável que o modelo híbrido seja o mais utilizado pelas empresas pós-pandemia do novo coronavírus. Então, contar com um controle de ponto online passa a ser a opção mais viável, assim, quando o colaborador não estiver no escritório da empresa, pode registrar seus horários pelo aplicativo.

Quais as facilidades que um controle de ponto pode trazer para essas empresas?

Contar com um controle de ponto é obrigação da maioria das empresas, porém, os gestores de RH precisam enxergar esta atividade como uma facilitadora de outras demandas do setor. Por isso, o primeiro passo é que os gestores estejam cientes da importância de fazer com que essa atividade seja prioridade para os profissionais de RH.

Quando falamos de um sistema específico de controle, os benefícios vão desde uma melhor gestão das jornadas de trabalho até a possibilidade de parcerias com as empresas de ponto. 

Adequamento a lei sobre controle de jornada

Já falamos que o controle da jornada de trabalho de empresas com mais de 20 colaboradores é obrigatório, mas essa não é a única exigência da lei. O funcionário precisa ter um comprovante de todas as suas movimentações, a fim de poder verificar se os seus dados batem com o controle de ponto da empresa. 

Outro ponto importante é a contabilidade de horas extras e a carga horária máxima semanal. No caso das companhias de BPO e Outsourcing, esse item é ainda mais importante, pois os gestores não estão no mesmo local que o colaborador para conferir seu horário de trabalho. 

No caso das soluções online, é essencial que a plataforma garanta a adequação a essas regras legislativas. Desta maneira, a empresa se blinda de qualquer problema futuro com a justiça trabalhista.

Gestão de jornada para as contratantes

Os benefícios do controle de ponto não se destinam apenas aos colaboradores e intermediadoras. No caso de empresas BPO e Outsourcing, as contratantes também têm vantagens quando a gestão de jornada é realizada corretamente. 

Por não ser a responsável por fazer este controle, é possível que as tomadoras de serviço se percam quanto à organização das escalas e horários de seus prestadores, muitas vezes, arcando com horas extras em excesso. Desta forma, quando há uma integração entre contratante e intermediadora, fica mais fácil para os dois lados fazerem a gestão dos horários destes profissionais. 

Inclusive, os relatórios das soluções digitais podem ser compartilhados com a contratante, a fim de aumentar a transparência e melhorar o relacionamento entre as empresas e os prestadores de serviços. 

Prestação de serviço completa

As empresas de BPO e Outsourcing que contratam serviço especializado de controle de ponto, especialmente o online, tendem a sair na frente no mercado por oferecer uma prestação de serviço completa e moderna. Como falado no item anterior, é de interesse também da contratante que a jornada do prestador seja acompanhada de perto. 

Sendo assim, ao oferecer a mão de obra para as empresas tomadoras de serviço, é possível entregar uma gestão mais profissional do controle de ponto, mostrando também a seriedade da empresa. Todas as ações somadas passam uma credibilidade maior da intermediadora, que pode conquistar mais contratos com as tomadoras de serviço.

Realização de parcerias

Uma das vantagens do controle de ponto online da PontoTel é a possibilidade de customização para atender a demanda de cada empresa. Desta maneira, a parceria entre as empresas de BPO e Outsourcing e a tomadora de serviços pode ser estendida também para as particularidades de cada setor. 

Essa personalização da ferramenta de controle de ponto auxilia na construção de relacionamento e na otimização do trabalho de todos os envolvidos, além de resultar em uma maior satisfação do colaborador.

Qual o melhor aliado no controle de ponto para BPO e Outsourcing?

Uma das soluções mais completas do mercado é a da PontoTel, um sistema robusto de controle de ponto. Trata-se de uma ferramenta de controle em nuvem que, além de total adequação à lei, oferece uma série de funcionalidades que corroboram com as necessidades das empresas de BPO e Outsourcing. 

Com a plataforma da Pontotel, os gestores de RH possuem maior segurança jurídica quanto às atividades do setor e têm acesso a uma série de facilidades para o dia a dia, como:

• Acesso por meio de dispositivos móveis, como smartphones e tablets;
• Economia de até 80% do tempo no fechamento da folha; 
• Agilidade no processo de cálculos trabalhistas;
• Acesso há mais de 30 tipos de relatório em tempo real, entre eles, faltas, horas extras e atrasos.

O controle de ponto pode ser realizado também via reconhecimento facial e comando de voz. Tudo isso ainda com diminuição de fraudes no registro de ponto e uma gestão inteligente do controle de frequência, tornando o RH muito mais estratégico.

Para conhecer mais sobre o sistema PontoTel, agende um contato sem compromisso com nossa equipe de consultores.

Conclusão

Para finalizar, vamos relembrar que as empresas de BPO e Outsourcing são aquelas que fornecem mão de obra especializada para outros negócios, chamados de tomadores de serviço. São mais comuns em funções voltadas às áreas de recursos humanos, financeiro e administrativo.

O controle de ponto para BPO e Outsourcing segue todas as regras das demais companhias, sendo assim, obrigatório para as empresas com mais de 20 funcionários efetivos, registrados na folha de pagamento. Além disso, a responsabilidade será sempre da intermediadora. 

O modelo mais indicado para essas empresas é o controle de ponto digital, permitido pela legislação, e que oferece uma maior opções de cadastro da jornada para os colaboradores, pois pode ser acessado remotamente. Outra vantagem é a possibilidade de personalização de acordo com as necessidades das companhias. 

Para o colaborador, os benefícios são muitos como a facilidade de acesso para cadastrar seus dados, além de poder verificar, a qualquer momento, a sua folha de ponto. Tudo isso é feito com a transparência esperada das relações de trabalho e com a garantia de estar dentro das especificações regidas pelas leis trabalhistas.