A crescente oferta de sistemas de controle de ponto eletrônico no mercado pode deixar gestores em dúvida: como identificar a solução que realmente atende às necessidades do negócio?
Muitas plataformas prometem ser “a melhor opção”, mas falham em explicar como otimizam a gestão de jornada ou resolvem desafios específicos.
A escolha do sistema ideal começa com uma análise clara da rotina atual da empresa: quais são os gargalos no registro de ponto?
Mais do que funcionalidades genéricas, é essencial priorizar soluções que resolvam problemas reais, como o monitoramento em tempo real, a integração com sistemas de RH e a segurança dos dados.
Neste guia, você descobrirá:
- Por que sua empresa precisa de um controle de ponto eletrônico?
- Como funciona o sistema de ponto eletrônico para funcionários
- Registro de Ponto CLT – O que diz a Portaria 671?
- Dúvidas comuns sobre controle de ponto
- Por que o controle de ponto eletrônico é ideal para todos os tipos de empresas?
- O que o sistema de ponto online faz que os outros tipos não fazem?
Vamos começar com a pergunta principal.
Por que sua empresa precisa de um controle de ponto eletrônico?Segundo a CNN, Entre janeiro e junho de 2021, a Justiça do Trabalho registrou um aumento de 30% nos processos trabalhistas relacionados ao controle de frequência em comparação ao ano anterior. As principais reclamações envolviam problemas com horas extras, resultando em cerca de 2 milhões de processos e um montante de R$ 225 bilhões.
Grande parte dessas ações poderia ter sido evitada com um sistema de ponto eletrônico adequado. A ausência de um controle eficiente ou sua má administração geram inconsistências na marcação de horários, impactando diretamente a gestão de afastamentos, atrasos, faltas e horas extras.
A modernização no controle de ponto não é apenas uma tendência, mas uma necessidade para garantir conformidade legal, reduzir passivos trabalhistas e otimizar processos internos. Empresas que não adotam essa transformação perdem tempo e recursos.
Como funciona o sistema de ponto eletrônico para funcionários?
O controle de ponto eletrônico registra automaticamente os horários da jornada de trabalho dos colaboradores. Eles podem marcar o ponto por meio de relógios de ponto, celulares, tablets, computadores ou outros dispositivos compatíveis.
Esses registros incluem horários de entrada, saída e pausas, garantindo precisão no controle da jornada.
Após a marcação, o sistema envia automaticamente todas as informações para a folha de ponto, permitindo o acompanhamento em tempo real pelo aplicativo ou sistema web, facilitando a gestão e evitando inconsistências.
Registro de Ponto CLT – O que diz a Portaria 671?
O Brasil possui uma das legislações trabalhistas mais abrangentes do mundo, incluindo normas específicas para sistemas de controle de ponto. A Portaria 671, publicada em 2021 pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), unificou as regras das extintas portarias 1510/2009 e 373/2011, estabelecendo diretrizes atualizadas para o registro de jornada.
Elaunificou as normas previstas nas outras duas portarias, trazendo maior clareza e objetividade para a adoção dos sistemas de controle de ponto pelas empresas.
Uma de suas principais mudanças foi unificar todos os modelos de registro de ponto eletrônico no chamado REP (Registrador Eletrônico de Ponto). Nele, existem três categorias de classificações de sistemas:
- REP- C – Registro de ponto convencional;
- REP-A – Registro de ponto alternativo composto pelo conjunto de equipamentos e softwares destinado ao registro da jornada de trabalho;
- REP-P – Sistema de registro eletrônico de ponto via programa, incluindo os coletores de marcações, armazenamento de registro de ponto e o programa de tratamento de ponto.
Em todos eles, a portaria é clara sobre a proibição de qualquer restrição sobre a marcação do ponto. Ainda, nos casos do REP-C e REP-P, os sistemas devem emitir um comprovante de ponto para cada horário registrado, sendo em formato impresso ou digital.
A presença do espelho de ponto também é uma das regras mais importantes da portaria 671. Ela define a obrigatoriedade deste relatório com todos os dados dos funcionários, sendo gerados pelo programa de tratamento de registro de ponto.
Este documento deve conter algumas especificações para trazer a maior segurança possível à empresa e aos colaboradores. São elas:
- Identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
- Identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
- Data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;
- Horário e jornada contratual do empregado;
- Marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
- Duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).
Atualmente, é imposta a obrigatoriedade do controle de ponto para empresas com mais de 20 colaboradores.
Dúvidas comuns sobre controle de ponto eletrônico
O funcionário precisa mesmo bater ponto?
Sim, o registro de ponto é obrigatório e fundamental para comprovar a jornada de trabalho, evitar passivos judiciais e garantir o pagamento correto de horas extras. Segundo a lei, empresas com mais de 20 funcionários devem ter o controle de ponto.
E, como dito anteriormente, a ausência desse controle é uma das principais causas dos processos trabalhistas relacionados a divergências na remuneração.
Como convencer os colaboradores a bater ponto?
Os sistemas de controle de ponto trazem benefícios tanto para empresas quanto para colaboradores, mas a resistência de alguns funcionários ainda é comum. Cabe, então aos gestores promover uma conscientização clara, destacando vantagens como transparência na remuneração, segurança jurídica e conformidade com a Portaria 671.
Para isso, é essencial iniciar com uma comunicação interna eficiente após a implementação do sistema. Explique de forma prática como o registro de ponto protege direitos trabalhistas, evita erros no pagamento e garante que horas extras sejam devidamente compensadas.
Além disso, treinamentos, demonstrações do sistema e feedback contínuo também são estratégias chave para engajar a equipe e fortalecer a adesão às novas rotinas.
Quanto tempo devo guardar os espelhos assinados pelos colaboradores?
A Portaria 671 determina que os espelhos de ponto assinados (REP-C e REP-P) devem ser armazenados por, no mínimo, cinco anos — período que também se aplica aos colaboradores.
Para documentos impressos, é essencial armazená-los em locais secos e protegidos da luz, evitando deterioração. No entanto, a legislação permite a emissão digital dos comprovantes, alternativa mais segura e eficiente, já que elimina riscos de perda ou dano físico.
Segundo a Deloitte, 56% das empresas já adotaram ferramentas digitais para gestão de informações trabalhistas. O armazenamento em nuvem permite acesso remoto às informações, transformando o “arquivo morto” em um repositório online seguro e prático.
Com essas soluções, é possível guardar registros por mais de cinco anos, garantindo conformidade legal, transparência e facilidade em auditorias de ponto ou processos trabalhistas.
Por que o controle de ponto online é ideal para todos os tipos de empresas?
O controle de ponto online é a solução mais eficiente para gestão de jornada, independentemente do porte da empresa. Sua principal vantagem está na agilidade e segurança para acessar informações em tempo real, como horários de entrada, saída ou horas extras, sem depender de processos manuais ou físicos.
A diferença central está na informação em tempo real. Enquanto os modelos tradicionais exigem processos manuais, o ponto online permite monitorar atrasos, faltas e horas extras instantaneamente, além de integrar dados automaticamente à folha de pagamento.
Além da praticidade, essas ferramentas oferecem funcionalidades estratégicas, como gestão de equipes remotas e suporte à tomada de decisões. Sistemas online também eliminam a necessidade de infraestrutura física para armazenamento, já que os dados são salvos em nuvem com acesso remoto e seguro.
Contrariando a ideia de que são voltados apenas para grandes empresas, os sistemas de ponto online são acessíveis e adaptáveis a pequenos e microempreendedores. Combinam custo-benefício, escalabilidade e modernização, garantindo conformidade legal e eficiência operacional para negócios de qualquer segmento
Conclusão
O aumento de processos trabalhistas relacionados ao controle de frequência, como demonstrado pelos dados da Justiça do Trabalho, evidencia o quanto uma má gestão de ponto pode gerar custos significativos para as empresas. A imprecisão e o gerenciamento inadequado de horas extras estão entre as principais causas de ações judiciais que, além de prejudicar financeiramente, impactam a credibilidade da empresa.
Implementar um sistema de ponto eletrônico eficiente não apenas ajuda a evitar esses problemas legais, mas também melhora a gestão de jornada e proporciona uma visão clara da produtividade dos colaboradores.
O sistema da Pontotel, por exemplo, permite o acompanhamento em tempo real, integra-se facilmente a outros softwares de RH, e assegura que sua empresa esteja sempre conforme a legislação trabalhista vigente.
Em um mercado competitivo, modernizar o controle de ponto é mais do que uma escolha inteligente, é uma necessidade.
Conheça nossas soluções e transforme sua maneira de gerir o tempo e a produtividade de sua equipe.
O Time Pontotel é composto por especialistas em administração, recursos humanos, direito e tecnologia, com experiência em controle de ponto digital e legislação trabalhista. Nossos recursos vêm de fontes oficiais, como o site do Governo Federal e a CLT. Além disso, passam por uma revisão conjunta do departamento jurídico e de Recursos Humanos. Esse processo assegura dados precisos e atualizados, convertendo alterações legislativas em diretrizes claras para empresas que desejam eficiência e conformidade.
