Um dos trabalhos que ocupam boa parte do tempo do setor de Recursos Humanos é a gestão de escalas. Para tal organização, variados métodos e ferramentas são empregados, sendo a planilha de escalas um dos mais populares. Este formato oferece flexibilidade, aproveitando uma ferramenta já familiar no ambiente corporativo.

A organização de escalas de trabalho é uma atividade importante para garantir a cobertura de pessoal, permitindo o funcionamento pleno da empresa sem comprometer a produtividade ou a qualidade dos serviços.

Com tantas opções disponíveis para fazer esse trabalho, é comum que as empresas tenham variadas ferramentas em sua rotina, como softwares de RH, quadros de horários físicos, listas impressas e mais. 

Neste artigo, serão apresentados detalhes sobre a planilha de escalas, um método simples e eficiente para gerenciar os horários de cada trabalhador, além de outras opções mais modernas e uma planilha gratuita para download. Confira os tópicos que serão apresentados:

• O que é a planilha de escalas? 
• Quais são os principais recursos e funcionalidades de uma planilha de escalas?
• Qual a importância de organizar as escalas de trabalho? 
• Baixe a melhor planilha de escalas do mercado 
• Qual a melhor opção para substituir uma planilha de escalas de trabalho? 

Tenha uma boa leitura e aprendizado!

O que é a planilha de escalas?

A planilha de escalas de trabalho é uma ferramenta criada para gerenciar e alocar o horário de trabalho dos colaboradores de uma empresa. Trata-se de um documento criado em softwares, como Google Sheets ou Microsoft Excel, em que é possível designar turnos de trabalho, registrar horários de entrada e saída, controlar folgas, feriados e mais. 

A visualização das planilhas de escala é feita por meio de tabelas editáveis, permitindo alterações a qualquer momento. Essas informações podem ser armazenadas na nuvem ou em dispositivos locais, garantindo acesso conveniente e seguro.

Esse formato é amplamente adotado pelas empresas devido à familiaridade das planilhas, simplificando a gestão. Contudo, há opções mais modernas que oferecem recursos avançados, como integração com sistemas de RH e automatização de processos, melhorando ainda mais a eficiência e a precisão na gestão de escalas.

Quais são os principais recursos e funcionalidades de uma planilha de escalas?

Os recursos e as funcionalidades de uma planilha de escalas de trabalho conseguem atender as necessidades básicas e principais da gestão dos horários dos funcionários, que vão desde o registro e a organização dos horários até a visualização e o monitoramento. Veja, a seguir, quais são as possibilidades desta ferramenta!

Registro e organização de horários de trabalho

As planilhas de escala fazem o registro e a organização dos horários de trabalho de todos os funcionários. Esse processo acontece por meio da criação de tabelas editáveis, em que a gestão pode inserir os horários de entrada, saída e intervalo de cada colaborador, além de ter uma visão geral da jornada de trabalho de toda a empresa.

Esse trabalho é feito manualmente pelos gestores de RH, porém pode ser facilitado com fórmulas e funcionalidades automatizadas nas planilhas, como cálculos de horas trabalhadas, alerta para conflitos de horários e formatação condicional para destacar informações importantes. 

Gerenciamento de turnos e folgas

O gerenciamento de turnos e folgas é uma funcionalidade na planilha de escalas que envolve atribuir e distribuir os horários de trabalho dos funcionários, assegurando uma cobertura correta em todos os turnos e ajustando as folgas conforme as necessidades da empresa e as preferências dos colaboradores. 

No software, recursos como formatação condicional, fórmulas de cálculo e listas suspensas são usados para facilitar o gerenciamento. Além disso, a integração com sistemas externos pode ser utilizada para garantir eficiência na alocação de horários e folgas dos funcionários.

Monitoramento de faltas e ausências

Em planilhas de escalas, é possível monitorar faltas e ausências dos colaboradores. Esse processo inclui o acompanhamento de faltas justificadas, não justificadas, licenças médicas e folgas. É um recurso importante porque permite identificar padrões, calcular taxas de absenteísmo e implementar ações para manter a operação eficiente da empresa.

Visualização de escalas 

Após a construção da planilha, a adição de configurações e as atualizações necessárias, é possível fazer a visualização de escalas. A gestão pode criar diferentes planilhas para serem visualizadas, desde as mais abrangentes, para toda a empresa ou o setor, até aquelas feitas para cada profissional, compartilhadas com as partes interessadas.

Na escolha de como compartilhar as escalas, a empresa pode optar por colocar uma planilha em nuvem, pois a distribuição é facilitada e diminuem os riscos de perda e desatualização de arquivos. Além disso, também pode ser feita a impressão da planilha, porém é mais arriscado em casos de danificação ou desatualização.

Qual a importância de organizar as escalas de trabalho? 

A organização das escalas de trabalho é essencial para manter a produtividade, garantir a presença adequada de pessoal em cada turno e construir um ambiente em que há valorização da transparência e respeito às normas trabalhistas e legais. A seguir, entenda porque é tão importante organizar as escalas de jornada de trabalho. 

Cumprimento das normas trabalhistas e legais

A organização de escalas de trabalho tem um papel importante no cumprimento das normas trabalhistas brasileiras, especialmente no que se refere ao limite máximo de jornada, aos intervalos obrigatórios e ao pagamento de horas extras ou adicionais noturnos.

As escalas de trabalho são fundamentais para gerenciar o tempo dos colaboradores, assegurando que as horas trabalhadas estejam dentro dos limites estabelecidos pela legislação trabalhista. Essa atividade ajuda a evitar sobrecargas e possíveis processos trabalhistas decorrentes do desrespeito às questões intrínsecas à jornada de trabalho.

Melhoria da produtividade e eficiência operacional

Com uma boa organização e gestão de escalas de trabalho, é possível ter mais produtividade e eficiência operacional, uma vez que as atividades e os horários passam a ser distribuídos adequadamente. 

Quando uma empresa não faz uma distribuição eficiente dos horários de trabalho, os profissionais podem ficar ociosos ou trabalharem além do tempo estipulado para cumprir suas demandas. 

Estudos do Slack apontam que profissionais que se desconectam do trabalho depois do expediente são 20% mais produtivos do que aqueles que continuam trabalhando além do horário. Por isso, é importante uma organização de escalas eficiente para que isso não aconteça. 

Aprimoramento da gestão de tempo e de RH

A gestão eficiente do tempo e do trabalho do setor de RH depende muito da gestão de escalas de trabalho. Por meio do planejamento correto de jornadas, evita-se a ocorrência de horas não planejadas, promovendo, assim, um equilíbrio melhor entre trabalho e vida pessoal, e o RH passa a ter menos preocupações com o assunto.

Isso aumenta a satisfação dos funcionários, resultando na diminuição do absenteísmo e no aumento da produtividade.

Além disso, uma alocação equitativa de funcionários permite que a equipe aproveite ao máximo o tempo que passa junta, otimizando a eficiência operacional.

Baixe a melhor planilha de escalas do mercado 

A Pontotel tem disponível para download a melhor planilha de escalas do mercado. Ela é bem detalhada e contém colunas específicas que auxiliam o RH a gerenciar as jornadas de trabalho dos funcionários eficientemente. A planilha lista informações como ID e nome do funcionário, facilitando a identificação pessoal.

Além disso, o cargo de cada colaborador é especificado, ajudando a entender suas funções e responsabilidades na empresa. Há também detalhes como sexo e idade, o que pode servir para cumprir políticas de diversidade ou regulamentos legais.

Outro destaque é a coluna de “Turno de Exceção”, em que são marcados os turnos especiais, permitindo uma gestão flexível e adaptativa das escalas.

Todas essas funções presentes na planilha permitem ao RH organizar melhor os recursos humanos da empresa, assegurando que todos os turnos sejam cobertos e as necessidades operacionais sejam eficientemente atendidas por meio de uma planilha simples.

Para baixar, basta gratuitamente acessar este link e preencher o formulário com os seus dados.

Como usar a planilha de escalas de trabalho da Pontotel

Para usar a planilha de escalas de trabalho, primeiro acesse o site da página da planilha na Pontotel e faça o download. Após baixar, abra o arquivo, que irá conter várias abas representando diferentes semanas ou meses.

Cada aba contém os dias e turnos correspondentes. Preencha os campos com os nomes dos funcionários conforme os horários em que eles devem trabalhar. As células já estão formatadas para facilitar a organização visual dos turnos.

Lembre-se de salvar as alterações conforme a escala é atualizada. Caso esteja usando uma planilha online, ela deve salvar automaticamente.

Nossa planilha ajuda a manter uma visão clara e estruturada das atribuições de turnos, facilitando a gestão da equipe.

Qual a melhor opção para substituir uma planilha de escalas de trabalho? 

Apesar de ainda úteis, as planilhas de escalas de trabalho não representam a opção mais moderna para gerenciar escalas. Atualmente, sistemas criados para esse propósito oferecem uma opção mais robusta, integrada e eficaz. Veja qual a melhor escolha para substituir a planilha de escala de trabalho!

Softwares de gestão de ponto 

Os softwares de gestão de ponto representam o que há de mais moderno em tecnologia para o setor de Recursos Humanos atualmente. São plataformas completas para gerenciamento de jornada, abrangendo desde o acompanhamento das horas de trabalho até as análises profundas de dados que enriquecem a inteligência do RH.

Além disso, esses sistemas são altamente seguros, utilizando tecnologia em nuvem para garantir acesso fácil a todos os envolvidos, ao mesmo tempo que protegem os arquivos. Ao contrário das planilhas, os dados não correm o risco de serem perdidos devido a danos no dispositivo onde estão armazenados.

Esses softwares automatizam processos, como cálculo de horas trabalhadas e geração de relatórios, poupando tempo e reduzindo erros. Permitem também personalização conforme as necessidades da empresa e integração com outros sistemas.

Conheça a Pontotel! 

A Pontotel é uma plataforma digital de controle e registro de ponto com diversas funcionalidades para gestão. Vai além de um simples sistema de marcação de ponto, proporcionando uma tecnologia completa para gerenciamento de jornada, com dados em tempo real, integração com outros softwares e controle de escalas eficiente.

Oferecemos um dos sistemas de gestão de escalas mais eficazes do mercado. Com a Pontotel, a integração do controle de ponto simplifica ainda mais a gestão de escalas. É possível configurar o horário de trabalho e vinculá-lo aos colaboradores, automatizando os dias de trabalho e folga.

Nosso sistema é bem intuitivo, permitindo visualizar um resumo mensal das escalas dos empregados em uma única interface. Também é possível acompanhar as ausências e modificar as jornadas de trabalho de maneira prática e fácil.

Além disso, a Pontotel hospeda todos os dados em nuvem; ou seja, ao contrário das planilhas, nossa plataforma oferece segurança e acessibilidade a qualquer momento e de qualquer lugar. Isso significa que os registros estão protegidos contra perda de dados devido a danos nos dispositivos, proporcionando tranquilidade aos gestores de RH.

Gostou de conhecer a Pontotel e quer saber mais sobre como a nossa plataforma pode revolucionar a gestão de jornada e de escalas da sua empresa? Se sim, preencha o formulário abaixo e aguarde o contato de um de nossos especialistas para sanar todas as suas dúvidas. 

Conclusão 

Portanto, ficou evidente como a gestão de escalas é importante para uma empresa, e a planilha de escalas é um dos formatos mais escolhidos para essa atividade. Apesar de não ser a opção mais completa e moderna, ainda é uma boa escolha para empresas pequenas. 

Se sua empresa ainda não usa nenhuma tecnologia, as planilhas podem ser um bom primeiro passo. Agora, se o objetivo do negócio é se modernizar, otimizar o tempo do RH e facilitar a rotina de todos os trabalhadores, optar pelo software de gestão de ponto da Pontotel é a melhor opção para organizar escalas e gestão de jornada. 

A modernização de uma empresa é essencial para manter sua relevância e competitividade em um ambiente de negócios em constante evolução. Com as informações deste artigo, será possível implementar uma organização de escalas melhor e que atenda as necessidades de negócios de todos os tipos e tamanhos.

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