A qualquer momento, uma empresa pode ficar suscetível a acontecimentos inesperados: pandemias, problemas na energia elétrica, panes no sistema, invasão de hackers etc. Por isso, para lidar com essas situações, existe o plano de continuidade de negócios.
Ele é um documento que guia a empresa em momentos de crise e adversidades, para ajudar a minimizar os efeitos negativos que possam vir a ocorrer. Todos os dias, novas empresas adotam o plano de continuidade de negócios (PCN), para garantir o bom funcionamento da corporação.
Neste texto, você vai entender o que é o PCN, por que é importante elaborar esse documento e quais são as vantagens que ele pode trazer para a sua empresa. Confira abaixo os tópicos que serão abordados ao longo do texto:
- O que é plano de continuidade de negócios?
- Por que o plano de continuidade de negócios é tão importante?
- Quais são as vantagens de adotar um plano de continuidade de negócios?
- Como fazer um plano de continuidade de negócios?
- Estrutura do plano de continuidade de negócios
- As três condições essenciais para elaboração do plano de continuidade de negócios
Aproveite este conteúdo e tenha uma boa leitura!
O que é plano de continuidade de negócios?
O plano de continuidade de negócios (PCN) ou plano de continuidade operacional é um documento que serve para orientar e instruir uma empresa acerca das medidas que devem ser tomadas para que ela siga funcionando plenamente em casos de adversidades internas ou externas.
Em uma empresa, a possibilidade de sofrer invasões no sistema, falhas nas máquinas, com a falta de energia ou insumos para realizar o trabalho não pode ser descartada. Por isso, é necessário que ela tenha o PCN, que foi feito para amenizar as consequências dessas situações.
Sendo assim, o documento é um plano de ação de emergência feito para orientar a gestão da empresa sobre como continuar funcionando de forma plena quando surgirem imprevistos, que podem ser dos mais simples aos mais complexos.
Ele é um documento que atende as necessidades da empresa baseando-se, em primeiro lugar, em eventos anteriores — aqueles problemas que já aconteceram ou acontecem na corporação com uma certa frequência —, e, em segundo lugar, em fatores externos mais inesperados, como uma pandemia ou outros desastres.
Por que o plano de continuidade de negócios é tão importante?
O acontecimento de eventos inesperados é inevitável: em algum momento, sua empresa precisará lidar com alguma situação que vai atrapalhar o pleno funcionamento dela. Por isso, a criação de um plano de continuidade é tão importante.
Se você não quer ter prejuízos financeiros para o seu próprio negócio, é essencial pensar na elaboração do PCN. Isso porque, ao que a empresa para de funcionar, por qualquer motivo que seja, há uma diminuição da produção, afetando diretamente os ganhos e os resultados desta.
Além disso, sem um plano de continuidade de negócios, sua empresa fica suscetível a aumentos descontrolados de custos operacionais, perda da produtividade, diminuição da receita, crises de reputação perante o mercado etc.
Dessa maneira, o PCN garantirá que a empresa continue produzindo, de forma igual ou menor do que antes, com o intuito de reduzir possíveis prejuízos. Porém, é importante lembrar que, em algumas situações, as perdas para a empresa são inevitáveis, e, nestes casos, o plano de continuidade serve para diminuir os danos.
Logo, se você se preocupa com a saúde financeira e a reputação da sua empresa, é extremamente importante elaborar um plano de continuidade detalhado, completo e que atenda as necessidades que ela possui.
Quais são as vantagens de adotar um plano de continuidade de negócios?
Adotar um plano de continuidade de negócios sempre é benéfico para uma empresa, pois deixará ela mais preparada para situações incomuns.
Entre as vantagens, ele vai ajudar a preservar a imagem corporativa, aumentar a competitividade dela no mercado, minimizar impactos negativos resultantes de problemas e ainda possibilitar a realização de um treinamento com os funcionários. Entenda a seguir cada um desses benefícios de modo detalhado.
Preservar a reputação e a imagem da organização
Uma empresa que demonstra preparo para lidar com adversidades consegue manter uma boa reputação perante o mercado e os clientes.
Momentos de crise podem trazer problemas e insatisfação para os clientes. Por exemplo, se acontece algum problema sistêmico na empresa e os clientes ficam sem acesso ao serviço que ela oferece, a forma que a empresa irá lidar com essa situação vai representar para os seus clientes a capacidade que ela tem em lidar com problemas.
Imagine, por exemplo, que você tem uma empresa de serviços de internet, e acontece uma pane na rede elétrica, impedindo o funcionamento da conexão dos seus clientes. Nesse caso, com um PNC, o adequado seria comunicar os clientes imediatamente, em vez de esperar a central de atendimento ficar sobrecarregada com ligações.
Maior vantagem competitiva
Se você usa redes sociais ou plataformas de mensagens instantâneas, deve ter vivenciado alguma das vezes em que uma delas saiu do ar e parou de funcionar no país. Por exemplo, em outubro de 2021, o Whatsapp ficou fora do ar e, durante esse período houve um expressivo aumento de downloads dos seus concorrentes, Telegram e Figma.
Esse é um claro exemplo de como não ter um bom plano de continuidade de negócios pode afetar sua empresa e fortalecer a concorrência. É preciso estar preparado para lidar com possíveis formas de amenizar problemas como esse.
Mesmo que, por exemplo, você não consiga restabelecer o pleno funcionamento da empresa, é recomendado tranquilizar os clientes, para que eles não busquem a solução na concorrência.
Identificar processos mais críticos
Outra vantagem do plano de continuidade de negócios é conseguir identificar de forma clara quais são os processos mais críticos da empresa, ou seja, aqueles que não podem parar de funcionar de forma alguma.
Um bom PNC costuma ter maior riqueza de detalhes ao instruir sobre como manter o funcionamento dos processos mais críticos de uma empresa, para minimizar perdas mais drásticas.
Minimizar impactos negativos
Eventos inesperados, sejam quais forem, sempre trazem prejuízos para empresa, de forma interna e externa. O plano de continuidade de negócios existe justamente para minimizar os impactos negativos desses eventos.
Se a empresa seguir as orientações do documento e os profissionais estiverem treinados o suficiente, diminuirá a chance de a empresa ser fortemente impactada com as possíveis adversidades.
Aumentar as chances de sobrevivência da empresa
Algumas crises podem ser tão grandes ao ponto de comprometer a existência de uma empresa. Um exemplo foi que, durante o ano de 2021, em que ainda se vivia uma crise sanitária devido à pandemia de Covid-19, foram fechadas mais de 1,4 milhão de empresas no Brasil, segundo dados do Ministério da Economia.
Quando há um PCN bem elaborado, a empresa tem preparo para lidar com situações como essa, evitando falência e grandes prejuízos financeiros.
Treinar a equipe
Uma mudança e também uma vantagem que o plano de continuidade de negócios traz para a empresa é o treinamento das equipes, que pode ser realizado de diferentes formas e com diferentes setores.
Por exemplo, a empresa pode promover cursos sobre segurança e proteção de dados na internet, para orientar os colaboradores sobre o que fazer em casos de invasões de hackers ou vazamento de dados.
Para cada solução que o PCN apresentar para a empresa, é necessário que haja um treinamento dos profissionais, pois de nada adianta ter no papel o que precisa ser feito se os colaboradores não estão preparados para resolver o problema caso ele aconteça.
Como fazer um plano de continuidade de negócios?
O primeiro passo é entender que o plano de continuidade de negócios deve atender às especificidades da sua empresa, então podem haver diferenças desde o processo de criação até o resultado final, a depender do modelo de negócio.
Apesar disso, há alguns passos essenciais que devem ser seguidos ao fazer um plano de continuidade de negócios, que são:
Determinar o objetivo
Determinar eventos, funções e ações que deverão ser prioridade em um período de contingência.
Identificar os riscos
Analisar quais as principais operações e atividades que podem ser postas em risco em casos de eventualidades.
Elaborar estratégias
Criar quais serão as atitudes tomadas para recuperar danos, lidar com o problema ou restabelecer a normalidade.
Determinar responsabilidades
Escolher quem serão os responsáveis por treinar os colaboradores e aplicar as estratégias determinadas pelo PCN.
Estrutura do plano de continuidade de negócios
O plano de continuidade de negócios precisa analisar os possíveis riscos, o impacto que estes podem causar e quais atitudes são necessárias para diminuir o impacto negativo.
Para que isso aconteça, existem quatro subcategorias que abrangem diferentes tipos de interrupções:
Plano de contingência
Esse plano é utilizado apenas nos últimos casos, depois que todas as outras tentativas de prevenção falharam. O objetivo desta subcategoria é conseguir manter o mínimo operacional em funcionamento para diminuir o prejuízo.
Sendo assim, ele determina quais são as ações que devem ser tomadas de forma imediata.
Plano de administração ou gerenciamento de crises
Determina quais são as responsabilidades e as funções dos colaboradores envolvidos no processo das ações contingenciais, antes, durante e depois do ocorrido.
Ele determina o que cada funcionário deve fazer em casos de problemas, e quais são os recursos e serviços necessários para a implementação do PCN.
Plano de recuperação de desastres
Esse documento determina quais os procedimentos e as informações necessárias para a empresa retomar os níveis normais de operação após o acontecimento de um desastre.
Plano de continuidade operacional
O plano de continuidade operacional é a junção dos dois últimos planos mencionados de forma coesa; o objetivo é restabelecer o funcionamento total da empresa, diminuindo os impactos que foram causados pelo incidente.
As três condições essenciais para elaboração do plano de continuidade de negócios
Apesar de haver diferenças na criação do plano de continuidade de negócios para cada segmento de empresa, existem três condições que são consideradas essenciais na hora de fazer a elaboração.
Seguindo esses três tópicos, você conseguirá obter um PCN com qualidade suficiente para diminuir os riscos ocasionados por eventualidades.
Análise de risco
A análise de risco é basicamente compreender quais são as ameaças possíveis, e o que de ruim pode acontecer com a empresa. Por exemplo, o surgimento ou desaparecimento de uma tecnologia pode ser um risco para determinadas empresas.
Empresas que fazem Análise SWOT, por exemplo, já têm definidas as possíveis ameaças e riscos que ela pode vir a ter.
Análise de impacto
Esse formato de análise é uma ferramenta de gestão que possibilita a identificação de problemas e ameaças capazes de provocar interrupções das atividades da empresa. Assim, é feito um planejamento de ações, com respostas para permitir que o negócio siga operando normalmente.
É uma maneira de prever os impactos de uma possível interrupção, com a intenção de criar estratégias para serem aplicadas em casos de emergência.
Planejamento estratégico
O planejamento estratégico define, de fato, quais são as ações que serão tomadas para a retomada das operações caso surja alguma ameaça. Ele levanta, baseado em estudos e argumentos, o que precisa ser feito para que a normalidade seja restabelecida ou adequada à nova realidade.
De forma mais direta, o planejamento estratégico é a hora de pôr a mão na massa e aplicar todas as ações necessárias que foram sugeridas a partir de profundas análises sobre o negócio.
Conclusão
Por fim, é evidente que toda empresa está suscetível a acontecimentos inesperados, que podem dificultar e até impedir que ela funcione. Desastres naturais, pandemias, crises financeiras e até quedas de energia são o suficiente para atrapalhar o andamento do negócio.
Sabendo disso, é muito importante se preocupar com a realização de um plano de continuidade de negócios completo, que entenda as especificidades do seu negócio e que seja criado com base em estudos e experiências anteriores.
Neste artigo, foi apresentado como o PCN traz diversos benefícios para uma empresa, e como pode ajudar a mantê-la estável financeiramente nas mais diversas situações que possam vir a ocorrer.
Portanto, lembre-se de realizar um plano de continuidade bem elaborado, e construa ele junto aos demais gestores, coletando os relatos dos colaboradores e seguindo as dicas que foram apresentadas aqui, assim, certamente ele será útil e de qualidade.
Enfim, se tiver mais dúvidas sobre outros assuntos relacionados a Gestão Empresarial, continue navegando no blog Pontotel. Assim você terá acesso a outros conteúdos e poderá conhecer o sistema de controle ponto online da empresa.
