Com a retomada dos trabalhos presenciais e híbridos após a pandemia, empresas perceberam a urgência de modernizar a gestão dos benefícios de deslocamento. O vale-transporte digital surgiu como uma alternativa para esse novo cenário.
Segundo pesquisa da UITP, o uso de ônibus no Brasil caiu de aproximadamente 45% em 2017 para 31% em 2024. Por outro lado, as alternativas digitais e flexíveis, como aplicativos de transporte, saltaram de 1% para 11% dos deslocamentos, conforme pesquisa da CNT.
Se a empresa ainda opera com processos manuais, agora é o momento de repensar essa rotina. Neste artigo, confira um guia completo para entender como funciona o vale-transporte digital e como as equipes de RH podem adotar essa solução:
- O que é o vale-transporte digital?
- Vale-transporte digital é legal? O que diz a legislação?
- Como funciona o vale-transporte digital?
- Quais as vantagens do vale-transporte digital para empresas e colaboradores?
- Como implementar o vale-transporte digital?
Comece a transformação da política de benefícios!
O que é o vale-transporte digital?
O vale-transporte digital (também chamado de VT digital) é a versão eletrônica do benefício previsto pela legislação trabalhista (Lei nº 7.418/85 e Decreto nº 95.247/87). Em vez de utilizar bilhetes físicos ou cartões plásticos, essa versão funciona via uma plataforma acessada por aplicativo ou sistema online.
O colaborador da empresa recebe os créditos de transporte de forma virtual, podendo utilizá-los nos validadores de ônibus, metrôs ou trens, por meio de QR Codes, cartões digitais ou aproximação via NFC.
A versão moderna preserva as mesmas finalidades e obrigações do modelo convencional, como o custeio das despesas de deslocamento entre a residência e o local de trabalho, mas com maior eficiência operacional e controle em tempo real para empresas e colaboradores.
Diferenças entre o vale-transporte digital e o tradicional
Embora ambos os modelos cumpram a mesma função legal, há diferenças. O modelo digital substitui esse processo por uma operação inteiramente online, desde o carregamento de créditos até o uso do transporte coletivo.
Entenda mais sobre as diferenças na tabela abaixo.
| Aspecto | VT tradicional | VT digital |
| Forma de fornecimento | Bilhetes de papel ou cartão físico | QR Code ou cartão virtual no app |
| Distribuição | Manual, físico via RH ou terceiros | Automática via plataforma online |
| Controle de uso | Limitado, sem rastreamento detalhado | Logs de uso, horário, local, transações |
| Recarga | Precisa comprar bilhetes ou créditos físicos | Recarga instantânea via app/plataforma |
| Consulta de saldo | Consulta no terminal ou ponto de atendimento | Disponível em tempo real no app |
| Fiscalização | Movimento manual, sujeito a fraude | Monitoramento digital, QR dedicado |
Vale-transporte digital é legal? O que diz a legislação?
O vale-transporte digital é legal e compatível com a legislação vigente. A Lei nº 7.418/1985, que instituiu o vale-transporte como benefício obrigatório aos trabalhadores, não impõe qualquer restrição ao uso de meios eletrônicos para sua concessão.
Desde que respeitados os princípios legais, como o desconto máximo de 6% do salário do trabalhador, a finalidade exclusiva de custear deslocamentos entre residência e local de trabalho, e a antecipação do benefício, a digitalização do vale-transporte é válida.
A abertura legal tem possibilitado a expansão de soluções digitais em várias cidades brasileiras, que já operam com bilhetagem eletrônica ou plataformas integradas de mobilidade.
Inclusive, está em tramitação no Senado o Projeto de Lei nº 3049/2022, que propõe a formalização do uso da bilhetagem digital como método padrão para a utilização do vale-transporte. A proposta visa ampliar o controle, a transparência e a rastreabilidade do benefício, beneficiando tanto os empregadores quanto os sistemas públicos de transporte.
Quem pode oferecer vale-transporte digital?
Todas as empresas que contratam colaboradores sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) podem oferecer vale-transporte digital. Isso inclui organizações privadas de todos os portes, desde microempresas até grandes corporações, e também órgãos públicos com servidores regidos por esse regime.
Em relação aos modelos de trabalho, o vale-transporte digital pode ser adotado tanto por empresas com modelo de trabalho 100% presencial quanto por aquelas que operam em regimes híbridos.
Como funciona o vale-transporte digital?
A versão eletrônica do vale-transporte traz mais agilidade ao setor de Recursos Humanos e facilita o acompanhamento dos saldos. A seguir, confira uma explicação sobre o processo:
Fluxo, créditos e gestão
O processo do vale-transporte digital começa com o cadastro dos colaboradores em uma plataforma especializada:
- São informadas as rotas, os dias de trabalho presencial e os valores das tarifas utilizadas;
- Com base nos dados cadastrados, o sistema calcula a quantidade necessária de créditos mensais;
- A empresa realiza o pagamento por meio da plataforma, e os créditos são disponibilizados para uso.
Todo o fluxo é monitorado em tempo real, com relatórios automáticos para acompanhar o uso do benefício e fazer os ajustes necessários.
Emissão, controle e recarga de créditos
Após a aquisição dos créditos, eles são emitidos de forma digital, vinculados ao CPF do colaborador ou a um cartão virtual. O controle é eletrônico: o sistema registra cada utilização, validando o uso do crédito nos meios de transporte autorizados.
Caso haja necessidade de recarga adicional, o RH pode fazer novas recargas com apenas alguns cliques. Não há processos manuais ou riscos de erro. O trabalhador tem a garantia de acesso contínuo ao transporte sem interrupções.
Consulta de saldo pelo colaborador
O colaborador tem acesso às informações do benefício por meio de um aplicativo. Por lá, é possível consultar o saldo, o histórico de uso e as datas das recargas. Em muitos sistemas, o aplicativo envia notificações automáticas quando o saldo está próximo de acabar para que o trabalhador se organize com antecedência e o RH seja avisado com agilidade.
Quais as vantagens do vale-transporte digital para empresas e colaboradores?
O VT digital virou sinônimo de praticidade e modernização. Confira as vantagens para empregados e empregadores:
Integração com a folha de pagamento e os sistemas do RH
O valor do benefício é calculado e lançado automaticamente na folha, sem planilhas manuais ou erros de digitação. A equipe de RH ganha tempo e evita retrabalho.
Fortalecimento da marca empregadora
Oferecer benefícios digitais mostra que a empresa valoriza inovação e bem-estar. É uma forma de atrair talentos e reforçar a imagem de um ambiente moderno, como explica Lara Avelino, psicóloga organizacional:
“Às vezes, a alta gestão tem um entendimento macro, mas não micro, do que aquilo pode significar no dia a dia das pessoas e a longo prazo para a empresa. Falamos sobre benefícios como employer branding mais forte, maior produtividade, atração e retenção de talentos.”
Menos burocracia, mais agilidade
A equipe de Recursos Humanos não precisa se preocupar em comprar bilhetes, carregar cartões e controlar recibos. Com alguns cliques, o crédito é enviado e registrado, e o RH acompanha tudo em tempo real.
Controle total do uso
A empresa sabe quando, onde e como o vale-transporte digital é usado. A versão eletrônica do benefício evita fraudes, reduz desperdícios e permite ajustes mais precisos conforme a rotina de cada colaborador.
Mais praticidade para o colaborador
Com o VT digital, o saldo está sempre à mão, direto no celular. Sem filas, sem espera. A recarga é automática e o uso é simples, com QR Code ou aproximação.
Como implementar o vale-transporte digital?
É possível sair do modelo tradicional e adotar uma solução que dá controle ao RH e conforto ao colaborador. Basta seguir o passo a passo para digitalização do vale-transporte:
1. Escolha a plataforma ideal para sua empresa
O primeiro passo é encontrar uma plataforma confiável que ofereça o vale-transporte digital com estrutura completa de gestão. No Brasil, algumas das mais conhecidas são Flash, Pluxee (antiga Sodexo), Alelo (Ticket Transporte), ValeCard e VT Soluções.
2. Faça o mapeamento dos colaboradores que usam o benefício
Antes de começar, o RH precisa ter clareza sobre quem realmente precisa do vale-transporte. Levante dados para saber quem trabalha presencialmente, em regime híbrido ou em escalas. Verifique também os trajetos, os dias da semana e os tipos de transporte utilizados por esses colaboradores.
3. Cadastre os colaboradores
Com os dados em mãos, é hora de cadastrar os colaboradores no sistema. As plataformas geralmente pedem informações básicas, como nome, CPF, linha de transporte e valor médio gasto por mês.
4. Configure a integração com os sistemas do RH
As plataformas de vale-transporte digital geralmente permitem integração com softwares de folha, controle de ponto e ERP. Fazer essa integração desde o início garante que o desconto legal de até 6% seja feito automaticamente, evita falhas humanas e deixa tudo mais fluido.
5. Programe as recargas
É possível configurar as recargas para acontecerem todo mês de forma automática, com base nos dados cadastrados, ou ajustar manualmente de acordo com mudanças na rotina dos colaboradores. A grande vantagem é poder acompanhar tudo em tempo real, corrigir desvios rapidamente e ter controle total sobre os valores enviados.
6. Oriente e prepare os colaboradores para a mudança
Uma boa prática é comunicar com antecedência a transição para o modelo digital. Explique como funciona o novo sistema, como baixar o aplicativo, como consultar saldo e o que muda na rotina de transporte.
7. Acompanhe os primeiros meses
Nos primeiros ciclos de uso, monitore se os créditos estão sendo utilizados corretamente e se há colaboradores com sobra ou falta de saldo. Tal acompanhamento ajuda a fazer ajustes finos e garantir que tudo funcione como planejado.
8. Use os relatórios para otimizar a gestão de benefícios
Com o vale-transporte digital, é possível ter acesso a relatórios completos de uso, recarga, saldo e frequência. Aproveite esses dados para melhorar o planejamento orçamentário, identificar padrões de deslocamento e até revisar políticas internas.
Conclusão
Apesar de não ser obrigatório por lei, o vale-transporte digital é uma alternativa para empresas que querem modernizar sua política de benefícios. Mas, como toda mudança, a adoção do vale-transporte digital exige um processo estruturado.
O processo de digitalização do benefício envolve escolher uma plataforma confiável, mapear colaboradores elegíveis, configurar parâmetros de uso, integrar com a folha de pagamento e preparar a equipe para a nova rotina.
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O Time Pontotel é composto por especialistas em administração, recursos humanos, direito e tecnologia, com experiência em controle de ponto digital e legislação trabalhista. Nossos recursos vêm de fontes oficiais, como o site do Governo Federal e a CLT. Além disso, passam por uma revisão conjunta do departamento jurídico e de Recursos Humanos. Esse processo assegura dados precisos e atualizados, convertendo alterações legislativas em diretrizes claras para empresas que desejam eficiência e conformidade.
