Entenda para que serve e veja como utilizar a análise de causa raiz, ferramentas utilizadas e quando utilizar!

imagem de um grupo de pessoas ao redor de uma mesa olhando para folhas espalhadas em cima

A análise de causa raiz é uma estratégia que pode ser aplicada nos mais variados locais e situações, para a identificação eficiente de problemas e também de causas para esses problemas.

Essa estratégia pode ser aplicada no dia a dia de pessoas físicas e jurídicas e, com o auxílio de várias ferramentas, ajuda a entender a causa raiz de problemas, que podem surgir das mais variadas situações.

Se você atua no RH de uma empresa, ou tem um pequeno negócio que frequentemente enfrenta problemas, e está buscando maneiras de evitá-los, talvez conhecer um pouco mais sobre como funciona a análise de causa raiz seja para você.

Aqui você aprenderá:

Aproveite o aprendizado!

banner como funciona o software de ponto mais completo

O que é análise de causa raiz?

imagem de árvores em uma floresta

Análise de causa raiz, também conhecida em inglês como root cause analysis, ou por seu acrônimo RCA, é um termo que descreve diversos métodos de solução de problemas, utilizados para identificar a causa raiz de uma não conformidade.

Essa análise tem origem no gerenciamento da qualidade total (TQM), uma metodologia de gestão que visa a satisfação de cliente e processos, visando sempre melhorias contínuas e estimulando a cultura de qualidade.

Para simplificar esse entendimento, podemos dizer que uma causa raiz é uma provável solução para uma questão. Veja exemplos simples:

  • um diagnóstico médico é uma análise de causa raiz para uma doença;
  • levar um veículo no mecânico é uma RCA para quando o carro apresenta um problema mecânico desconhecido;
  • a definição de uma demissão por justa causa é uma análise de causa raiz de alguma situação não coerente de um profissional no ambiente de trabalho, e assim sucessivamente.

Toda tomada de decisão parte de uma análise que observa a causa raiz, para então definir uma possível solução de um problema ou situação. Isso acontece no dia a dia, tanto em casa como no trabalho e diariamente, em que realizamos inúmeras análises de causa raiz para determinarmos soluções.

Portanto, para que não restem dúvidas sobre o que é RCA, definiremos da seguinte forma: análise de causa raiz é a causa real de um problema específico ou de um conjunto de problemas.

Por que usar uma análise de causa raiz?

A análise de causa raiz é uma prática comum e frequentemente adotada para ajudar pessoas a identificar o motivo de problemas. 

Na prática, a análise de causa raiz pode ser aplicada para o benefício de diversas ações, como:

  • Definição de problemas;
  • Levantamento de possíveis causas de problemas;
  • Classificação das possíveis causas em causas reais de problemas;
  • Identificação de possíveis soluções para os problemas;
  • Escolha e implementação de soluções para problemas;
  • Análise de resultados.

O primórdio da análise de causa raiz é mostrar que ao rastrear as ações que dão origem a um problema, torna-se muito mais fácil tomar atitudes para que o mesmo não se repita.

Essa prática é muito utilizada, principalmente por empresas, que veem o RCA como uma maneira de identificar suas falhas, e até uma estratégia para entender melhor o que estimula ou desestimula profissionais.

Descubra como desenvolver um ambiente colaborativo na sua empresa e quais as vantagens.

Quando você deve realizar uma análise de causa raiz?

É indicado que a análise de causa raiz seja feita sempre que uma situação não correr como o esperado. Ou seja, toda vez que um problema acontecer, seja ele grave ou não, é importante conseguir determinar seus motivos e possíveis soluções para o mesmo. 

Essa análise pode ser necessária considerando cinco fatores importantes nos negócios, sendo eles:

  1. Saúde e segurança: a fim de analisar e determinar problemas ligados a saúde e segurança dos trabalhadores.
  2. Qualidade e operação: a fim de controlar questões relacionadas à qualidade de um serviço oferecido, assim como as operações envolvidas nisso.
  3. Processo: de modo a identificar gargalos nos processos de um negócio, sejam eles relacionados ao ambiente ou não.
  4. Manutenção: a fim de analisar e corrigir falhas em equipamentos de trabalho.
  5. Sistemas: para identificar falhas de sistema ou desatualizações.

Esse tipo de análise auxilia negócios a determinarem os motivos de situações atípicas, como furtos no ambiente de trabalho, ou discussões entre equipes, ou até mesmo o que estimula faltas, atrasos e desmotivação entre seus colaboradores e muito mais.

Ferramentas mais utilizadas para análise de causa raiz

Saber analisar problemas, assim como conseguir determinar a causa raiz de uma não conformidade, é uma estratégia tanto pessoal, quanto profissional, que estimula acertos e auxilia pessoas e negócios a sempre aperfeiçoarem suas decisões.

No âmbito da alta gestão, saber realizar análise de causa raiz é um modo de sempre entender quais métodos são bem sucedidos, não só no gerenciamento de pessoas, mas também nas estratégias de mercado como um todo.

Sendo assim, a existência de várias ferramentas para a realização da análise de causa raiz é bastante óbvia, afinal, quanto mais métodos puderem ser utilizados para auxiliar na análise de resultados de pessoas e estratégias, melhor para os gestores, que identificarão e aplicarão soluções para problemas com mais eficiência.

Confira a seguir alguns desses métodos utilizados na aplicação da análise de causa raiz.

Diagrama de Ishikawa

O Diagrama de Ishikawa, também chamado de “Diagrama de Causa e Efeito” ou “Diagrama Espinha de Peixe”, é um gráfico utilizado para mapear as causas raiz de um problema.

Esse tipo de gráfico permite agrupar e visualizar diversas causas consideradas a origem de um problema ou de uma oportunidade de melhoria para um processo, além de seus efeitos e resultados.

A construção de um Diagrama de Ishikawa segue a seguinte estrutura:

  1. Determinação do problema que será analisado;
  2. Levantamento de informações sobre o problema;
  3. Realização de um brainstorming sobre o problema com a equipe, para definir possíveis causas para o mesmo;
  4. Agrupamento das principais causas do problema, considerando as 6M’s;
  5. Proposição de soluções para as causas levantadas para o problema.

Para conhecimento: 6M’s são seis categorias definidas para determinar e analisar o Diagrama de Ishikawa, sendo elas: método, máquina, medida, meio ambiente, material e mão de obra.

Diagrama de Pareto

O Diagrama de Pareto, também chamado de “gráfico de Pareto”, é composto por um conceito que permite aos gestores identificarem e selecionarem itens responsáveis por melhorar os resultados de processos, considerando o princípio 80/20.

80% dos resultados são causados por 20% dos fatores, em outras palavras, podemos dizer que 80% dos problemas podem ser resolvidos tratando 20% das causas.

O Diagrama de Pareto costuma ser composto por um gráfico de barras, onde ficam organizadas as ocorrências de problemas em ordem decrescente. A visualização desses problemas permite que o gestor determine quais perdas futuras podem ser eliminadas, já que muitos problemas podem ter a mesma motivação.

Aplicação dos 5 Porquês

Além das ferramentas apresentadas acima, uma das técnicas mais utilizadas na análise de causa raiz é a abordagem chamada cinco porquês, também conhecida como “abordagem da criança chata”.

Essa técnica impõem que a cada pergunta iniciada com o termo “por que”, uma nova pergunta, ainda mais aprofundada sobre o assunto seja feita. Esse método deve se repetir por no mínimo cinco vezes, até chegar no máximo de soluções, para que assim a análise de causa raiz se torne mais detalhada.

Veja um exemplo de como a aplicação dos 5 porquês pode ser realizada:

  1. Por que o funcionário faltou? — Por algum problema de saúde, ou por outro motivo.
  2. Por que ele não avisou? — Por não ver necessidade de avisar.
  3. Por que ele não viu necessidade de avisar? — Por outros funcionários já terem feito o mesmo.
  4. Por que outros funcionários já faltaram sem avisar? — Por não respeitarem as regras.
  5. Por que não respeitaram as regras da empresa? — Pois o líder nunca impôs essa obrigação de avisar.

Com essas cinco perguntas, pode-se observar que, apesar de existir a regra sobre o aviso de faltas com antecedência, os funcionários não costumam o fazer, já que o líder não impunha sua liderança, apontando um possível motivo para o problema das faltas frequentes e sem aviso na empresa.

Quais são os benefícios de utilizar RCA?

imagem de um grupo de pessoas sentado ao redor de uma mesa olhando para um homem em pé na frente deles apontando para uma lousa

Existem muitos benefícios em utilizar uma técnica que auxilia na identificação de problemas e suas causas, principalmente para os negócios, por isso, podemos afirmar que ao utilizar RCA, é possível notar benefícios como:

  • Identificação de problemas na corporação;
  • Identificação de necessidades atuais e futuras;
  • Utilização de dados, para a implementação de soluções para problemas;
  • Aplicação de estratégias analíticas no ambiente de trabalho;
  • Alinhamento de todas as estratégias e discussões da empresa;
  • Padronização de rotinas para que metas sejam realmente alcançadas, evitando mais problemas;
  • Avaliação constante de processos internos e externos do negócio;
  • Economia de recursos dispensados a problemas, que, ao serem analisados podem ser evitados; dentre outros benefícios.

Principais desafios de uma análise de causa raiz

Apesar de ser aparentemente simples, a análise de causa raiz pode ser desafiadora, principalmente se tratando da identificação de problemas, que podem causar prejuízos não só para os negócios. 

Sendo assim, é fundamental observar a necessidade de um treinamento sobre RCA, e também alguns desafios que podem surgir quando o assunto está ligado à solução de problemas. Veja alguns desses abaixo.

Equipes mal montadas

Muitas vezes um problema pode ser causado por um erro de organização de equipe e não pela aplicação errada de processos, e isso também pode ser notado por meio de uma análise de causa raiz.

Se a RCA aponta muitas divergências entre profissionais de uma mesma equipe, muito provavelmente o problema não envolva apenas métodos, mas a união da equipe, fator que precisa ser observado com cuidado.

Envolver muitos participantes

Nem sempre uma análise de causa raiz precisa ser realizada com toda a empresa, principalmente quando é notado que existe um problema localizado, em uma equipe ou setor específico.

Não faz sentido mobilizar uma grande análise RCA, se uma pesquisa menor pode resolver o problema, e isso é uma observação que deve ser feita pelo líder de equipe, ou por uma análise de resultados por setores.

Não possuir uma visão clara de todas as causas que geraram o problema

Como pudemos observar, existem diversas ferramentas que auxiliam o RH e os líderes de equipes a definirem um problema, ou vários. E, nem sempre, um problema fica claro com a aplicação de uma única ferramenta.

Por isso, quando necessário, é importante que se verifique a necessidade de aplicação de mais de uma ferramenta de RCA, para que a solução do problema seja sempre clara. 

Falta de uma cultura de apoio a resolução de problemas

De nada adianta realizar uma análise de causa raiz e não aplicar as mudanças necessárias na estrutura do negócio. 

Essa prática visa a melhoria de processos de maneira geral, e isso pode afetar recursos, equipes, produtos e até clientes. Portanto, não basta apenas realizar a análise RCA, é imprescindível que os resultados obtidos gerem soluções reais.

Conclusão

imagem de duas pessoas na frente de uma mesa olhando para papéis espalhados em cima

Neste conteúdo foi possível entender como a análise de causa raiz pode auxiliar pessoas e negócios a identificarem seus problemas e soluções eficientes para eles, de modo a evitar desperdícios de recursos, e também tornar processos internos e externos mais eficazes.

Além disso, com a aplicação do RCA, torna-se muito mais fácil criar estratégias de negócio assertivas que prezem pela segurança, saúde, qualidade das operações, processos, manutenção e sistemas das estruturas, e também dos seus profissionais.

Viu só como uma simples análise pode ajudar muito na tomada de decisões? Para continuar aprendendo sobre análises como a RCA, assine a newsletter do blog do PontoTel e receba nossos conteúdos.  

controle de jornada digital e gestao de pessoas
Compartilhe em suas redes!
Rolar para cima