Já se pegou na situação de criar mil ideias de projetos durante seu horário de trabalho e, ao final do dia, notou que horas se passaram e não produziu nada do que esperava? Com isso em mente, para auxiliar na organização das ideias de trabalho, foi criada a estratégia chamada GTD.

Sendo assim, para garantir organização e disciplina em relação às suas ideias e realizações, a estratégia do método GTD se torna uma grande aliada. Assim, você poderá criar planejamentos a longo prazo e melhorar a produtividade da sua equipe.

Com isso em mente, criamos um conteúdo para auxiliar seus colaboradores a organizar melhor sua grande demanda de atividades e otimizar a produção. Dessa forma, confira abaixo os temas que serão abordados e tenha uma boa leitura!

• O que significa GTD?
• Quais os cinco passos do GTD?
• Tipos de atividades
• Quais benefícios o GTD traz para a rotina?
• Quais ferramentas podem ajudar no método GTD?

O que significa GTD?

A sigla GTD significa “Getting Things Done”, termo que, traduzido, se refere a “Concluir as coisas”. Sendo assim, no sentido literal, a estratégia ajuda na realização de tarefas de maneira otimizada, auxiliando na economia de tempo da sua equipe de maneira flexível.

A metodologia GTD foi criada pelo americano David Allen, focando no equilíbrio entre a vida profissional e pessoal dos colaboradores. Com isso, a estratégia se destaca por focar no equilíbrio do colaborador para torná-lo mais disposto e produtivo para a realização de tarefas.

Dessa forma, a saúde mental da equipe se torna sempre valorizada, evitando a sobrecarga emocional com a realização do trabalho do dia a dia. Porém, conforme os anos se passaram, tal exaustão, por conta do estresse, se tornou mais comum, se intensificando durante o ano de 2020 com o isolamento social por conta do novo Coronavírus. 

Dessa forma, para quem trabalha no modelo home office, a organização se tornou um grande desafio. Portanto, a procrastinação pode acabar se tornando presente no dia a dia do colaborador, gerando mais frustrações e insatisfação com o serviço prestado. E é por isso que o GTD pode auxiliar com seus métodos de organização pessoal.

Como surgiu esse método?

O consultor e instrutor de produtividade, David Allen, auxiliou muitos trabalhadores ao citar em seu livro o GTD. O método foi apresentado na obra “A Arte de Fazer Acontecer” (2001), onde, de acordo com o autor, a produtividade depende da liberação da mente em relação às tarefas pendentes. Assim, o colaborador deve focar apenas em realizá-las.

Quais os cinco passos do GTD?

Para auxiliar os trabalhadores a manterem-se focados na realização de tarefas e diminuir o estresse do dia a dia ao não cumprirem suas demandas, o método GTD pode organizar sua rotina em cinco passos. Veja a seguir quais são eles:

Capturar

A prática denominada “capturar” pelo método refere-se a retirar todas as ideias que deverão ser cumpridas da cabeça, passando-as para outro local, como uma agenda, bloco de notas, planilha, etc.

Esclarecer

Essa etapa se resume em uma seleção de tarefas prioritárias. Portanto, é preciso ter muita atenção e foco na hora de decidir o que necessita de ação imediata ou não dentre as atividades capturadas.

Organizar

Como o próprio nome diz, é preciso organizar em qual ordem as tarefas prioritárias serão realizadas. Sendo assim, você pode criar uma lista para então visualizar as principais demandas.

Refletir

Durante a etapa de “refletir”, é importante analisar todo o processo até então. Desse modo, você não deixará passar nenhuma ação necessária, não se esquecerá de nenhuma tarefa e terá uma excelente organização das demandas prioritárias.

Engajar

Chegou a hora de executar o plano estipulado até aqui. Porém, é importante averiguar se a tarefa realizada é a mais importante, se tornando a prioridade correta dentre as demandas analisadas.

Tipos de atividades

De acordo com o sistema GTD, cada pessoa possui três tipos de atividades diferentes para realizar diariamente. Sendo assim, confira abaixo uma breve descrição de cada uma delas:

Atividades não planejadas

São as tarefas inesperadas, imprevistos e diferentes tipos de urgência que podem ocorrer no dia a dia. Além disso, a vontade espontânea de parar todos os projetos e dedicar-se totalmente a uma atividade em especial também se encaixa nesse perfil.

Atividades pré-definidas

Conhecida, também, como atividades pré-definidas as tarefas já presentes em sua agenda. Sendo assim, quanto mais informações estiverem presentes no sistema da sua lista de afazeres, mais fácil se torna a negociação de prioridades com seu chefe.

Atividades a serem definidas

O tempo gasto na organização de tarefas e informações também deve ser contado. Portanto, para garantir a produtividade na realização das atividades, é importante gastar um certo tempinho no planejamento e conhecimento dos deveres.

Quais benefícios o GTD traz para a rotina?

Agora que você já conhece as funcionalidades do GTD e o que é o método de organização de tarefas, é importante conhecer quais são as vantagens que ele traz para o dia a dia. Portanto, confira a seguir as principais delas:

Equilíbrio de tempo

O GTD auxilia na administração de tempo gasto em tarefas pessoais e profissionais. Com intuito de, respeitar o horário expediente, garantindo um bom aproveitamento do tempo de descanso, assim como às 8 horas de sono necessárias. Desse modo, ao repor suas energias, o trabalhador terá uma boa produtividade no dia seguinte.

Portanto, com o método GTD, é possível notar uma melhora em relação à disposição de tempo gasto em suas atividades. Devido a isso, a mente do trabalhador que utiliza esse sistema de organização poderá focar cada minuto em suas tarefas.

Maior foco

Querer finalizar suas tarefas o mais rápido o possível vai contra os princípios do método GTD. Afinal, sua situação atual irá resultar no planejamento de atividades. Por isso, é importante focar no presente, finalizando as atividades que podem ser realizadas de fato naquele momento.

Liberdade nas decisões

O diferencial do modelo GTD é a liberdade que ele proporciona em relação a escolher quais tarefas fazer e quando fazer. Sendo assim, você se torna livre para gerenciar suas atividades, considerando-as prioritárias ou não.

Criatividade

De acordo com o criador do GTD, David Allen, o método prioriza o uso da mente em relação a criação e inovação dentro da realização de tarefas. Isso porque, ao organizar suas atividades prioritárias, o trabalhador terá uma notável otimização de tempo e economia de energia, possibilitando dedicar-se na demanda a realizar.

Quais ferramentas podem ajudar no método GTD?

O método GTD pode ser aplicado com o auxílio de ferramentas voltadas para a gestão de atividades. Sendo assim, separamos algumas das mais famosas aplicações de gerenciamento de atividades para que você descubra com qual delas irá se identificar. Confira abaixo!

Trello

O Trello possui um modelo de organização de tarefas prático e muito conhecido, principalmente pela possibilidade de personalização do quadro. Sendo assim, é possível adicionar imagens de fundo, alterar cores e mais. Além disso, o site possui um template especial baseado no método GTD.

Evernote

O Evernote traz um modelo mais sério em relação à organização das atividades. Um exemplo disso é a possibilidade de criar sua agenda dentro da plataforma. Entretanto, ele também se torna uma solução customizável, onde você mesmo poderá criar a estrutura do sistema GTD da forma que melhor funcionar.

Todoist

O Todoist se tornou um dos queridinhos em relação a aplicação do método GTD. Isso por conta da estrutura da aplicação. Essa solução possui as divisões perfeitas para a organização das atividades.

Notion

O Notion é uma ótima opção para a organização de tarefas de acordo com o GTD e para quem procura uma excelente ferramenta para organização de projetos. Com sua visualização em tabela, é possível dividir suas atividades por data, status de trabalho (a fazer, em aprovação, concluído, por exemplo) e mais!

Conclusão

O método GTD traz ao trabalhador e suas empresas empregadoras uma maior produtividade em relação às tarefas corporativas. Entretanto, por ser um sistema de organização de atividades, ele também poderá ser aplicado no dia a dia pessoal do colaborador, auxiliando na organização do tempo de toda a sua rotina.

Os resultados da adoção dessa metodologia são diversos e muito positivos. Afinal, a saúde mental do colaborador vem em primeiro lugar, trazendo maior produtividade durante a realização de suas tarefas, criatividade para inovar suas ideias e otimização do tempo, permitindo total foco no que está sendo feito.

A aplicação do método pode ser feita de diversas formas, e o próprio colaborador poderá escolher como realizá-la. Dessa forma, o gestor poderá transmitir maior sensação de liberdade para sua equipe, onde os trabalhadores poderão planejar como e quando realizarão as tarefas prioritárias.

Para conhecer outros modelos de organização de atividades, saber mais sobre o GTD e conferir mais conteúdos interessantes sobre o dia a dia corporativo, confira agora mesmo outros conteúdos no blog da Pontotel!