GTD: O que é, quais os passos e quais benefícios esse método traz para a rotina!

imagem de um homem olhando para um painel de vidro com postitts grudados

Já se pegou na situação de criar mil ideias de projetos durante seu horário de trabalho e, ao final do dia, notou que horas se passaram e não produziu nada do que esperava? Com isso em mente, para auxiliar na organização das ideias de trabalho, foi criada a estratégia chamada GTD.

Sendo assim, para garantir organização e disciplina em relação às suas ideias e realizações, a estratégia do método GTD se torna uma grande aliada. Assim, você poderá criar planejamentos a longo prazo e melhorar a produtividade da sua equipe.

Com isso em mente, criamos um conteúdo para auxiliar seus colaboradores a organizar melhor sua grande demanda de atividades e otimizar a produção. Dessa forma, confira abaixo os temas que serão abordados e tenha uma boa leitura!

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O que significa GTD?

imagem de uma ilustração sobre o método gtd

A sigla GTD significa “Getting Things Done”, termo que, traduzido, se refere a “Concluir as coisas”. Sendo assim, no sentido literal, a estratégia ajuda na realização de tarefas de maneira otimizada, auxiliando na economia de tempo da sua equipe de maneira flexível.

A metodologia GTD foi criada pelo americano David Allen, focando no equilíbrio entre a vida profissional e pessoal dos colaboradores. Com isso, a estratégia se destaca por focar no equilíbrio do colaborador para torná-lo mais disposto e produtivo para a realização de tarefas.

Dessa forma, a saúde mental da equipe se torna sempre valorizada, evitando a sobrecarga emocional com a realização do trabalho do dia a dia. Porém, conforme os anos se passaram, tal exaustão, por conta do estresse, se tornou mais comum, se intensificando durante o ano de 2020 com o isolamento social por conta do novo Coronavírus. 

Dessa forma, para quem trabalha no modelo home office, a organização se tornou um grande desafio. Portanto, a procrastinação pode acabar se tornando presente no dia a dia do colaborador, gerando mais frustrações e insatisfação com o serviço prestado. E é por isso que o GTD pode auxiliar com seus métodos de organização pessoal.

Como surgiu esse método?

O consultor e instrutor de produtividade, David Allen, auxiliou muitos trabalhadores ao citar em seu livro o GTD. O método foi apresentado na obra “A Arte de Fazer Acontecer” (2001), onde, de acordo com o autor, a produtividade depende da liberação da mente em relação às tarefas pendentes. Assim, o colaborador deve focar apenas em realizá-las.

Quais os cinco passos do GTD?

Para auxiliar os trabalhadores a manterem-se focados na realização de tarefas e diminuir o estresse do dia a dia ao não cumprirem suas demandas, o método GTD pode organizar sua rotina em cinco passos. Veja a seguir quais são eles:

Capturar

A prática denominada “capturar” pelo método refere-se a retirar todas as ideias que deverão ser cumpridas da cabeça, passando-as para outro local, como uma agenda, bloco de notas, planilha e etc.

Esclarecer

Essa etapa se resume em uma seleção de tarefas prioritárias. Portanto, é preciso ter muita atenção e foco na hora de decidir o que necessita de ação imediata ou não dentre as atividades capturadas.

Organizar

Como o próprio nome diz, é preciso organizar em qual ordem as tarefas prioritárias serão realizadas. Sendo assim, você pode criar uma lista para então visualizar as principais demandas.

Refletir

Durante a etapa de “refletir”, é importante analisar todo o processo até então. Desse modo, você não deixará passar nenhuma ação necessária, não se esquecerá de nenhuma tarefa e terá uma excelente organização das demandas prioritárias.

Engajar

Chegou a hora de executar o plano estipulado até aqui. Porém, é importante averiguar se a tarefa realizada é a mais importante, se tornando a prioridade correta dentre as demandas analisadas.

Tipos de atividades

De acordo com o sistema GTD, cada pessoa possui três tipos de atividades diferentes para realizar diariamente. Sendo assim, confira abaixo uma breve descrição de cada uma delas:

Atividades não planejadas

São as tarefas inesperadas, imprevistos e diferentes tipos de urgência que podem ocorrer no dia a dia. Além disso, a vontade espontânea de parar todos os projetos e dedicar-se totalmente a uma atividade em especial também se encaixa nesse perfil.

Atividades pré-definidas

Conhecida, também, como atividades pré-definidas as tarefas já presentes em sua agenda. Sendo assim, quanto mais informações estiverem presentes no sistema da sua lista de afazeres, mais fácil se torna a negociação de prioridades com seu chefe.

Atividades a serem definidas

O tempo gasto na organização de tarefas e informações também deve ser contado. Portanto, para garantir a produtividade na realização das atividades, é importante gastar um certo tempinho no planejamento e conhecimento dos deveres.

Quais benefícios o GTD traz para a rotina?

imagem de dois homens conversando, sorrindo e na frente de um computador

Agora que você já conhece as funcionalidades do GTD e o que é o método de organização de tarefas, é importante conhecer quais são as vantagens que ele traz para o dia a dia. Portanto, confira a seguir as principais delas:

Equilíbrio de tempo

O GTD auxilia na administração de tempo gasto em tarefas pessoais e profissionais. Com intuito de , respeitar o horário expediente, garantindo um bom aproveitamento do tempo de descanso, assim como às 8 horas de sono necessárias. Desse modo, ao repor suas energias, o trabalhador terá uma boa produtividade no dia seguinte.

Portanto, com o método GTD, é possível notar uma melhora em relação a disposição de tempo gasto em suas atividades. Devido a isso, a mente do trabalhador que utiliza esse sistema de organização poderá focar cada minuto em suas tarefas.

Maior foco

Querer finalizar suas tarefas o mais rápido o possível vai contra os princípios do método GTD. Afinal, sua situação atual irá resultar no planejamento de atividades. Por isso, é importante focar no presente, finalizando as atividades que podem ser realizadas de fato naquele momento.

Liberdade nas decisões

O diferencial do modelo GTD é a liberdade que ele proporciona em relação a escolher quais tarefas fazer e quando fazer. Sendo assim, você se torna livre para gerenciar suas atividades, considerando-as prioritárias ou não.

Criatividade

De acordo com o criador do GTD, David Allen, o método prioriza o uso da mente em relação a criação e inovação dentro da realização de tarefas. Isso porque, ao organizar suas atividades prioritárias, o trabalhador terá uma notável otimização de tempo e economia de energia, possibilitando dedicar-se na demanda a realizar.

Quais ferramentas podem ajudar no método GTD?

O método GTD pode ser aplicado com o auxílio de ferramentas voltadas para a gestão de atividades. Sendo assim, separamos algumas das mais famosas aplicações de gerenciamento de atividades para que você descubra com qual delas irá se identificar. Confira abaixo!

Trello

O Trello possui um modelo de organização de tarefas prático e muito conhecido, principalmente pela possibilidade de personalização do quadro. Sendo assim, é possível adicionar imagens de fundo, alterar cores e mais. Além disso, o site possui um template especial baseado no método GTD.

Evernote

O Evernote traz um modelo mais sério em relação à organização das atividades. Um exemplo disso é a possibilidade de criar sua agenda dentro da plataforma. Entretanto, ele também se torna uma solução customizável, onde você mesmo poderá criar a estrutura do sistema GTD da forma que melhor funcionar.

Todoist

O Todoist se tornou um dos queridinhos em relação a aplicação do método GTD. Isso por conta da estrutura da aplicação. Essa solução possui as divisões perfeitas para a organização das atividades.

Notion

O Notion é uma ótima opção para a organização de tarefas de acordo com o GTD e para quem procura uma excelente ferramenta para organização de projetos. Com sua visualização em tabela, é possível dividir suas atividades por data, status de trabalho (a fazer, em aprovação, concluído, por exemplo) e mais!

Conclusão

imagem de uma mulher escrevendo em um quadro na frente de um grupo de pessoas

O método GTD traz ao trabalhador e suas empresas empregadoras uma maior produtividade em relação às tarefas corporativas. Entretanto, por ser um sistema de organização de atividades, ele também poderá ser aplicado no dia a dia pessoal do colaborador, auxiliando na organização do tempo de toda a sua rotina.

Os resultados da adoção dessa metodologia são diversos e muito positivos. Afinal, a saúde mental do colaborador vem em primeiro lugar, trazendo maior produtividade durante a realização de suas tarefas, criatividade para inovar suas ideias e otimização do tempo, permitindo total foco no que está sendo feito.

A aplicação do método pode ser feita de diversas formas, e o próprio colaborador poderá escolher como realizá-la. Dessa forma, o gestor poderá transmitir maior sensação de liberdade para sua equipe, onde os trabalhadores poderão planejar como e quando realizarão as tarefas prioritárias.

Para conhecer outros modelos de organização de atividades, saber mais sobre o GTD e conferir mais conteúdos interessantes sobre o dia a dia corporativo, confira agora mesmo outros conteúdos no blog da PontoTel!

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