Como melhorar a produtividade das equipes com o Home office

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Produzir… Produzir… Produzir. Ao ver o título deste artigo você deve ter pensado: “lá vem mais um texto sobre como ser produtivo no home office”. 

Esse é um sentimento real, diariamente somos bombardeados por esses conteúdos, e apesar de serem ótimos e muito bem escritos, a quantidade com que eles aparecerem no nosso dia a dia, acaba nos causando sentimentos de ansiedade, cobrança e estresse, não sendo nada bom para a nossa saúde mental

Mas calma, esse é mais um texto sobre como ser produtivo no home office, entretanto, nele nós falaremos sobre a produtividade em coletivo. Afinal, se todo um conjunto está trabalhando firme e buscando a produtividade no home office, fica bem mais fácil nós alcançarmos a nossa produtividade individual. 

Por isso, neste artigo vamos falar sobre o home office, a produtividade e como essas duas coisas se completam. Além de claro, entender como funciona o modelo de home office, quais tipos de atividades se encaixam melhor nele, os benefícios e por fim, como melhorar a produtividade da sua equipe

Veja abaixo os assuntos que iremos abordar.  

Vamos começar entendendo o principal deste texto. 

O que é a produtividade

Nós sempre estamos em busca de como melhorar a nossa produtividade no trabalho, entretanto, antes de tentar alcançá-la precisamos entender de fato o que ela é. 

Antigamente a produtividade estava necessariamente relacionada à produção de alguma coisa. O termo tinha relação com a produção dentro das fábricas, o quanto se produzia por dia, o quanto se gastava de material nessa produção e quanto tempo levava o processo completo de produção. 

Hoje em dia a produtividade ainda continua sendo relacionada à produção fabril, mas não somente a isso, ela também invadiu outros meios e está sendo buscada diariamente por diversos profissionais. 

No contexto atual a produtividade significa o desempenho relacionado às nossas atividades no dia a dia. Por isso, ela não está ligada a quantidade de coisas que concluímos no dia, mas sim como desempenhamos essas tarefas. 

No final das contas, todas as empresas querem que os processos andem conforme o combinado, e que os colaboradores continuem produzindo de qualquer lugar seja dentro do escritório ou em home office. 

Agora que entendemos mais sobre a produtividade, vamos entender como ela se relaciona com o home office. 

Produtividade no home office:uma busca constante

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A Pandemia causada pelo novo coronavírus fez com que muitas empresas tornassem suas operações totalmente remotas. Com isso, o home office que antes fazia parte da rotina de poucas empresas brasileiras, passou a fazer parte do dia a dia de muitas organizações. 

Ele nada mais é do que o trabalho feito remotamente, é um modelo de trabalho em que os funcionários não precisam se deslocar até algum lugar e podem trabalhar de suas casas ou de qualquer outro espaço que tenha acesso aos materiais de trabalho. 

O problema é que para a maioria das pessoas que agora tiveram que enfrentar o trabalho remoto, ele pode causar diversos problemas de gerenciamento à distância e claro, os problemas com a baixa produtividade. 

Mas, ainda mais nesse momento em que estamos enfrentando um isolamento coletivo, devemos ter em mente que a mudança brusca de rotina pode nos causar diversos problemas de produtividade.

Basta pensar que antes o nosso lar servia como espaço de descanso, a nossa cabeça entendia que ao chegar em casa era a hora de descansar após um longo dia de trabalho. 

E o escritório era visto como um lugar para se trabalhar. A nossa mente associava aquele lugar com um lugar para produzir. 

Agora, como virar a chave de um dia para o outro? Vai me dizer que você não sente falta da sua cadeira ergonômica do trabalho ou até mesmo do cafézinho e uma conversa com os colegas após o almoço?

É completamente normal sentirmos falta e a rotina nos atrapalhar um pouco. Toda essa mudança pode mexer bastante com a nossa cabeça e consequentemente com a nossa produtividade. 

Para sermos produtivos devemos estar engajados e motivados. Logo quando mudamos de forma brusca demora um tempo para se adaptar. 

Entretanto, essa constante cobrança que depositamos em nós mesmos muitas vezes pode acabar nos dando o efeito contrário e baixando nosso índice de produtividade e motivação. 

Por isso é importante nos darmos um tempo e esperar a poeira baixar, nos acostumarmos que a nossa casa também será o lugar para se trabalhar, pelo menos por enquanto.

Mas afinal, quem pode aderir ao home office? Vamos entender um pouco sobre isso.

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Em quais tipos de negócio o home office funciona melhor?

home office e produtividade em quais tipos de negocio funciona melhor

Se antes de sermos surpreendidos por essa pandemia perguntássemos para a maioria das empresas brasileiras se elas adotariam o home office, a resposta com certeza seria não. Algumas nem sequer cogitariam esse modelo.

Mas, o que a maioria delas não sabe é que esse modelo pode funcionar muito bem e hoje em dia existem até mesmo vagas de emprego para o trabalho remoto.

Eu aposto que você se lembra de que anos atrás existiam diversos anúncios chamativos que diziam: “trabalhe sem sair de casa”. Esses anúncios atraiam grandes entusiastas do home office antes mesmo dele ser popular. 

Mas finalmente esse momento chegou, e hoje em dia diversas profissões podem trabalhar nesse modelo. 

Dentre as opções, algumas áreas como marketing e criação se destacam, por ser um trabalho que depende bastante do computador e não é necessariamente presencial o número de vagas home office para essas profissões aumentou consideravelmente. 

Entretanto, se esse não for o seu caso, isso não quer dizer que sua empresa não possa aderir a esse modelo também. Ele está no mercado para ser utilizado e hoje em dia existem diversos meios na internet para tornar isso possível. 

Se você tem um escritório de contabilidade por exemplo, isso não te impede de aderir ao home office, afinal no escritório você também precisa de um computador para trabalhar e em casa você também pode utilizá-lo. Agora se você tem uma loja, não se preocupe também é possível adaptar o seu negócio e apostar em outras modalidades de venda como a venda online

O que estamos querendo dizer aqui, é que apenas as atividades que necessariamente são presenciais como a construção civil, a produção fabril e os hospitais por exemplo,  não podem adotar o trabalho remoto, contudo, as demais podem algum dia se aventurar nessa modalidade de trabalho.

A verdade é que o home office  ainda não faz parte da nossa cultura e muita gente acaba tendo receio. Isso acontece pois, só olhamos para o lado ruim do modelo, a distância e as dificuldades. Mas nos esquecermos de olhar para o quanto essa mudança pode ser interessante para as empresas e até mesmo para os colaboradores. 

Agora, nós vamos ver alguns benefícios do home office e como eles podem ajudar a melhorar a nossa produtividade. Confira no próximo tópico.

Benefícios do Home office para as empresas

Economia 

Manter um escritório funcionando todos os dias das 7h da manhã até as 19h, demanda bastante estrutura de internet, energia, abastecimento de água, insumos e muitas outras coisas fora o aluguel mensal do espaço. 

Agora imagine o quanto de economia sua empresa teria se trabalhasse com uma parte da equipe remotamente? 

Essa é uma das propostas do home office, trazer mais economia para as empresas uma vez que ela não irá arcar com 100% dos custos que falamos acima. Basta pensarmos que quando viajamos é normal as contas de casa baixarem o valor isso porque não estamos lá para utilizar. 

A mesma coisa em um escritório com 50 pessoas. Se iniciarem um rodízio em que em uma semana comparecem a metade e em outra, a segunda metade. Os gastos com insumos e principalmente energia e água irão diminuir.

Por isso, o trabalho remoto tem sido uma grande aposta para as empresas. 

Diminuição do turnover

Um dos maiores problemas que uma empresa pode enfrentar é ter uma alta taxa de turnover. O turnover é o movimento de entrada e saída de funcionários dentro de uma organização. 

Em alguns casos ele costuma ser muito alto e isso faz com que a empresa tenha um grande custo com demissões e contratações de novos profissionais. 

Mas, de acordo com os dados da pesquisa State Of Remote Work Report, realizada em 2019 pela OWL Labs com trabalhadores remotos do mundo todo. 

Os trabalhadores entrevistados afirmam que pretendem permanecer na mesma empresa pelos próximo 5 anos, uma porcentagem de 13% a mais do que os colaboradores que vão todos os dias para o escritório. 

E ainda 74% dos participantes afirmam que permitindo o trabalho remoto eles ficariam menos propensos a deixar a empresa. 

Esse é um importante dado que nos leva ao próximo tópico. 

Diminuição de absenteísmo

O absenteísmo é um outro problema recorrente nas organizações, esse é o nome dado para as ausências não programadas dos funcionários nas empresas. São as faltas, os atrasos recorrentes e até mesmo saídas antecipadas. 

Quando o colaborador está em home office ele não precisa enfrentar o estresse diário do trânsito e do transporte público, isso já diminui bastante os seus atrasos. 

Em uma cidade como São Paulo por exemplo em que diariamente os cidadãos encontram engarrafamento nas principais vias, é impossível uma vez ou outra não atrasarmos. 

Estando em casa o colaborador não precisa enfrentar todo esse estresse. Esse já é mais um ponto positivo para o home office. 

Atração de talentos

Quando sua empresa permite o trabalho remoto isso acaba funcionando como um bom fator de atração para muitos profissionais. A pesquisa aponta que 51% das pessoas que trabalham de forma presencial gostariam de trabalhar remotamente. 

Além disso 81% dos entrevistados afirmam que a possibilidade de trabalhar de forma remota aumentaria a chance deles recomendarem a empresa. E nada melhor do que a propaganda feita pelos próprios funcionários para atrair novos talentos para sua empresa não é?

E não para por aí, os entrevistados ainda afirmam que a possibilidade do trabalho remoto fariam com que ele priorizasse a empresa em um processo seletivo

Queda de barreiras geográficas

O trabalho remoto proporciona que as empresas sejam multiculturais, tenha colaboradores de diversas localidades, com isso ela acaba tendo uma boa troca entre os funcionários.

A PontoTel por exemplo possui funcionários alocados em três estados brasileiros e todos eles trabalham remotamente. 

Cria-se uma cultura de mais liberdade

home office e produtividade cria se uma cultura de mais liberdade

Além de diminuir as taxas de rotatividade e de absenteísmo, o home office ainda tem mais uma vantagem: ele fortalece a cultura organizacional.

Isso porque no trabalho remoto os colaboradores sentem que têm mais liberdade e confiança. Na pesquisa que citamos acima, 80% das pessoas entrevistadas afirmam que a possibilidade de trabalho remoto mostra que os empregadores se importam com os colaboradores. 

Motivação e produtividade 

Você sabia que a nossa motivação e a produtividade está diretamente ligada a o quanto estamos felizes no nosso emprego? 

Ainda de acordo com a pesquisa global da OWL Labs, os trabalhadores remotos são 22% mais felizes do que os trabalhadores que ficam alocados em escritório e 71% deles afirmam que estão felizes em seu trabalho.

Consequentemente eles têm mais motivação para executar suas tarefas e se tornam mais produtivos. Viu só, quantas vantagens esse modelo possui, elas não são apenas econômicas e trazem um retorno bastante positivo para a organização.

Além disso não só para a empresa, o home office também traz benefícios para os colaboradores. Eu separei os quatro principais para você. 

Benefícios do Home office para os colaboradores

Flexibilidade 

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A flexibilidade que o home office traz é um dos importantes benefícios dessa modalidade para os colaboradores.  

No home office você consegue até mesmo ter tempo para praticar exercícios, tirar um cochilo ou até passear com o seu pet no horário de almoço

Algumas empresas permitem que os colaboradores façam um horário que combine com a sua rotina. Tudo isso conta como mais flexibilidade para os colaboradores.

Conforto e qualidade de vida

home office e produtividade mais conforto e qualidade de vida


Sem o estresse diário do deslocamento até o escritório, os colaboradores começam a trabalhar muito mais relaxados e menos estressados. 

Sem contar que em casa os colaboradores passam a se alimentar de forma mais saudável, pois, possuem mais tempo para preparar suas refeições. 

Um ambiente com menos ruído e interferências também faz com que os colaboradores se concentrem melhor em suas tarefas. Todas essas coisas, parecem ser simples mas elas promovem uma melhora da qualidade de vida

Economia

No tópico acima eu te disse que almoçar em casa de forma mais saudável é uma das vantagens do home office, isso também acaba trazendo economia para eles. 

E longe das vitrines das lojas é mais fácil também resistir às tentações de compra, fazendo sobrar um dinheirinho no final do mês. 

Mais tempo com a família

De acordo com a pesquisa da OWL Labs, 91% dos entrevistados que fazem home office, decidiram adotar a modalidade para ter um melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal

Como vimos, é bem comum passarmos metade do nosso tempo no trabalho e acabamos tendo pouco tempo para nossa vida pessoal, além disso muitos trabalhadores moram distantes de seu trabalho, com isso demoram para chegar e para voltar do trabalho.

 Isso faz com que eles tenham pouco tempo com sua família e principalmente com seus filhos. 

No home office isso muda, sem o deslocamento os colaboradores ganham mais horas do dia e ainda possuem o tempo do almoço para dar atenção a sua família.  

Agora que vimos os benefícios, vamos falar sobre alguns cuidados que sua empresa precisa ter ao adotar o home office. 

Cuidados com o Home Office

Isolamento

Não é porque a sua equipe está em casa que ela precisa ser incomunicável, o isolamento total não faz bem a nossa saúde. Por isso, é importante promover conversas entre os colaboradores, pequenas distrações para que haja interação. 

É preciso também alertar os colaboradores que eles não deixem de tomar um pouco de ar fresca e sol seja na janela, varanda ou no quintal de casa. Essa exposição a luz do sol é super importante para que a gente mantenha um bom nível de vitamina D, ela é um importante fator para aumentar a nossa imunidade. 

Mas lembre-se, nada de sair de casa, nesse momento é importante que todos respeitem a quarentena, por isso um sol na janela, varanda ou quintal já basta. 

Compartilhamento de informações

Muitas pessoas não se dão conta mas muita coisa do que fazemos no trabalho são informações confidenciais. 

Por isso, é importante criar meios de compartilhamento de informações com total segurança, assim como temos cuidado com os nossos documentos, não podemos expor documentos da empresa para todo mundo. 

Alerte os colaboradores para que eles suspeitem de qualquer movimento estranho em suas máquinas e prestem bastante atenção na hora de compartilhar informações com outras pessoas. 

Equipamentos emprestados

Quando começou a pandemia muitos colaboradores foram pegos de surpresa e sem o equipamento necessário para trabalhar em casa, precisaram fazer o empréstimo com sua empresa. 

Lembre-se de orientá-los a possuir cuidado com os equipamentos, não expor ele a riscos de furto ou até mesmo alguns danos como queda, deixar líquido cair.

Legislação

A legislação também é uma das coisas que sua empresa precisa estar atenta. Mesmo no home office algumas regras ainda precisam ser seguidas para garantir os direitos dos seus colaboradores. 

Nós temos um texto que mostra tudo o que mudou nas regras do home office em relação ao coronavírus, aproveite sua visita no nosso blog e leia “Home Office: Como gerenciar equipes a distância”!

Agora que já falamos bastante sobre os benefícios e os cuidados que sua empresa tem que ter com o trabalho remoto chegou a hora de falarmos sobre o tópico principal deste texto. 

Como melhorar a produtividade da sua equipe no home office

Depois de tudo que a gente viu nesse texto, acho que você já conseguiu eliminar alguns preconceitos sobre o home office e percebeu que ele pode ser um grande aliado para gerar mais produtividade na sua empresa. 

Mas ainda assim, ainda tem coisas que sua empresa pode fazer para que os colaboradores fiquem ainda mais produtivos. 

Estabeleça horários compartilhados 

No começo algumas equipes podem ter um certo problema com os horários de seus colaboradores. 

Se esse for um problema recorrente é importante que a empresa alinhe a equipe para que todos possam estar onlines juntos a maior parte do tempo. 

Isso evita com que um colaborador comece a trabalhar muito mais tarde do que outro e faz com que eles mantenham uma comunicação, fazendo com que todos os processos continuem funcionando normalmente. 

Crie uma rotina de comunicação 

A comunicação interna é o que vai tornar a sua empresa eficiente em qualquer canto do mundo. Os colaboradores precisam se comunicar para que não haja mal entendidos que podem gerar desmotivação e baixa produtividade. 

Por isso criar rotinas de comunicação ajuda bastante nessa rotina. Reuniões semanais para que seja apresentado o que foi feito ao longo da semana, comunicação diária pelo chat para listar as tarefas importantes de cada um são só alguns exemplos do que sua empresa pode adotar. 

Estimule a confiança e autonomia 

No home office os líderes e gestores não podem ficar o tempo inteiro de olho no que os colaboradores estão fazendo, e nesse caso só existe um caminho, o da liberdade e autonomia. Sua empresa precisa confiar que eles estejam cumprindo com as tarefas conforme o combinado. 

Quando eles possuem a capacidade de administrar suas tarefas sozinhos conseguem ter uma melhor gestão de seu tempo e consequentemente ser mais produtivo. 

Tenha uma melhor compreensão 

No começo a mudança para o home office pode ser bastante confusa e difícil para os colaboradores, até eles se adaptarem com os horários e mudarem a mentalidade para o trabalho em casa, pode ser que sua empresa tenha que enfrentar uma queda na produtividade. 

Nesses casos o pior caminho a se tomar é o da pressão psicológica, isso não vai motivar nem mesmo fazer com que eles sejam mais produtivos.

Por isso ser compreensivo com o momento é um bom caminho, conversar estar de portas abertas farão com que os colaboradores sintam mais vontade de contribuir com a empresa logo eles estarão mais engajados.  

Organize melhor os processos

No home office o dito pelo não dito precisa sumir da sua empresa, os colaboradores não vão conseguir ser produtivos se os processos não estiverem concretos e bem discriminados. 

Apesar de terem autonomia os prazos e as responsabilidades precisam estar bem definidas  para evitar retrabalho e confusão nas informações. 

Algumas ferramentas online podem ajudar sua empresa nessa tarefa, é o caso do Asana e do Trello. São duas ferramentas ótimas que organizam o que deve ser feito e pode ser compartilhado o status com toda a equipe. 

Faça feedbacks e esteja aberto a sugestões

Você já cobrou uma postura ou uma tarefa de alguém sem falar diretamente com a pessoa? Essa é uma das coisas que mais acontecem dentro de organizações, por isso é importante que os líderes promovam feedbacks para os colaboradores. Explique quais pontos devem ser melhorados para o bem da organização. 

Assim como o outro lado também precisa estar aberto a ouvir sugestões e até mesmo críticas. Essa transparência na relação entre empresa e colaboradores é positiva para que os colaboradores estejam mais motivados a buscar o melhor para a organização.

Depois dessas dicas você já tem um caminho para manter os seus colaboradores mais motivados. Agora tenho mais algumas para você passar para os seus funcionários que farão toda a diferença em sua produtividade individual. 

Dicas para passar aos funcionários que fazem home office

home office e produtividade dicas para passar aos funcionarios que fazem

Faça exercícios

Durante a quarentena ficamos impossibilitados de frequentar academias ou espaços de práticas esportivas. Isso pode fazer com que descuidamos de nosso corpo. 

Sem contar que como não estamos nos locomovendo muito, podemos desenvolver diversos problemas de postura e até mesmo dores ao redor do corpo. E tudo isso pode isso pode atrapalhar bastante a nossa produtividade, pois, para conseguirmos dar o nosso melhor o corpo e mente precisam estar em sintonia. 

Por isso, praticar exercícios é essencial nesse período, seja exercícios de alto impacto ou até mesmo mais leves como alongamento e yoga. 

Lembre-se de realizar pausas

No escritório costumamos sair para o almoço, ir até o espaço do café, levantar para beber água entre outras pequenas ações que fazem com que tiramos uns segundos do nosso trabalho. 

Já em casa podemos nos esquecer de sair da frente do computador e ficar muito tempo grudado nele, isso é prejudicial para a nossa saúde e ainda por cima atrapalha o nosso desenvolvimento de tarefas. 

Para evitar que isso aconteça é importante realizar pequenas pausas, ao longo do dia, assim suas tarefas vão ser desempenhadas com maior eficácia.

Tenha uma rotina de organização

Saber separar o tempo de lazer e o tempo de trabalhar salvará o seu home office. É importante que você se organize e combine com seus familiares para que não interrompam o seu trabalho. 

Uma pausa para estender uma roupa ou lavar uma louça pode se tornar um péssimo hábito, por isso é importante que você faça as tarefas de sua casa fora do horário de trabalho. E tenha uma rotina, tenha horários para almoço, para iniciar e finalizar o seu trabalho. 

Cuidado com as distrações

Se no escritório as redes sociais eram um grande problema de distração, em casa contamos com elas e mais alguns fatores como a televisão, netflix e até mesmo conversas paralelas.

Muitas vezes a maior distração pode vir dos nosso familiares, por isso é importante que tenha um acordo com a nossa família para que eles respeitem o horário de trabalho.

Cuidado com horários estendidos

Para quem pensa que no home office os funcionários trabalham menos, essa é uma informação equivocada. 

É comum trabalhadores remotos esquecerem de encerrar o trabalho, isso porque não existe aquela sensação de “hora de ir embora”.  

Diferente do escritório que possui um horário para fechar, a nossa casa está sempre disponível por isso devemos ter cuidado em dobro com nossos horários, para não ultrapassar os limites da legislação e não gerarmos horas extras sem necessidade

O descanso é um fator crucial para nos manter produtivos, desligar a mente, dormir comer tudo isso é essencial. 

Para ajudar as empresas a administrarem esses horários, tenho boas dicas no próximo tópico. 

Saiba como o controle de ponto pode te ajudar com o home office

Ao adotar o home office muitas empresas ficaram preocupadas com o que fazer com seus relógios de ponto. Essa é uma das desvantagens de possuir um relógio físico. Agora como sua empresa pode fazer o controle da frequência dos colaboradores?

Por meio de um controle de ponto alternativo. Essa é uma das melhores soluções do mercado de controle de ponto. Ele é móvel e o seu colaborador pode registrar o horário do celular ou computador sem precisar se deslocar. 

Assim fica mais fácil para sua empresa cuidar da jornada de trabalho dos colaboradores mesmo em home office, cuidar das horas extras dos atrasos, saber se eles estão cumprindo com os horários estipulados e muito mais. 

A PontoTel é líder do mercado de controle de ponto, com um sistema robusto é possível ter o registro de ponto com total segurança e acessar as informações de jornada de qualquer lugar. Isso porque o sistema é totalmente online, e o seu RH pode ficar despreocupado e cuidar dos colaboradores a distância. 

Quer saber mais sobre como o sistema PontoTel pode ser útil para sua empresa? Não perca tempo e agende uma demonstração com nossos consultores

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Conclusão

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Chegamos ao final deste texto, eu espero que você tenha anotado as nossas dicas para garantir a produtividade da sua equipe mesmo remotamente. 

Neste artigo nós vimos, como o home office e a produtividade se relacionam, quais os benefícios do trabalho remoto e como garantir que seus funcionários sejam produtivos nesse período. 

Não se esqueça, você pode contar com a solução PontoTel para cuidar dos horários dos seus colaboradores remotamente. 

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