A adesão ao modelo de trabalho remoto ou híbrido exige que as empresas invistam em soluções específicas para lidar com os desafios desse formato de trabalho. Essas soluções são conhecidas como ferramentas para home office.
O uso dessas ferramentas ajuda gestores e funcionários a manter o trabalho produtivo, evitar a procrastinação e melhorar seu desempenho mesmo a distância. Por isso, a prática é considerada essencial para viabilizar modelos de trabalho mais flexíveis.
No entanto, o acesso às vantagens associadas ao uso desses recursos também depende da escolha dessas ferramentas e das estratégias utilizadas no negócio.
Este artigo explicará quais são as melhores estratégias e soluções do mercado para obter esses benefícios. Para isso, serão abordados os seguintes tópicos:
- Sobre o trabalho home office
- Como promover a produtividade no home office?
- A importância do uso de boas ferramentas no home office
- Quais são as melhores ferramentas para o home office?
Boa leitura!
Sobre o trabalho home office
O home office é uma modalidade de trabalho que permite aos profissionais executarem suas funções em casa. Embora esse modelo tenha se popularizado no Brasil durante a pandemia de COVID-19, ele já era utilizado por diversos profissionais e empresas antes desse período.
Segundo dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), apenas cerca de 5,2% dos trabalhadores brasileiros atuavam em regime home office em 2018. Porém, esse número cresceu de forma expressiva durante a pandemia.
Conforme o levantamento Home Office Brasil 2020, cerca de 98% das empresas brasileiras adotaram o trabalho remoto de forma esporádica ou estruturada para atender as restrições sanitárias em vigor durante esse período.
Por conta dessa forte adesão, a expectativa era que o modelo de trabalho home office continuaria sendo adotado pela maioria das empresas no pós-pandemia. No entanto, isso não aconteceu.
Dados da pesquisa da FGV IBRE revelaram que cerca de 39,7% das empresas do setor de serviços e 13,5% do comércio adotaram o home office ou o trabalho híbrido em 2023.
Além disso, a pesquisa confirma algo que quem acompanha o mercado de trabalho já deve ter percebido. Houve uma queda significativa no número de empresas que adotaram esse modelo de trabalho em 2023 em comparação com 2021.
Apesar dessa queda, o número de profissionais que preferem o modelo de trabalho mais flexível não diminuiu. Na verdade, a tendência é que o trabalho híbrido continue crescendo, como indicam os dados da pesquisa da Pontotel.
Dados da pesquisa realizada pela Pontotel
A pesquisa “Cenário de RH/DP 2024”, realizada pela Pontotel, indica que, embora exista um movimento de retorno das empresas ao modelo de trabalho 100% presencial, essa não é a única tendência do mercado.
Segundo a pesquisa, apesar da volta ao trabalho presencial ser predominante, o modelo de trabalho híbrido continua em ascensão.
Isso porque a flexibilidade oferecida pelo trabalho remoto ainda é crucial para atrair e reter talentos, especialmente aqueles que atuam em setores específicos, como a tecnologia. Segundo a pesquisa, 66,7% dos entrevistados que estão em home office são empresas de tecnologia/software.
Além disso, a possibilidade de uso de ferramentas para o home office ainda impulsiona o trabalho remoto em tempo integral. Por isso, ele continua sendo uma opção viável para algumas empresas, promovendo vantagens como aumento da produtividade e satisfação dos colaboradores.
O que é necessário para o home office?
O trabalho home office pode oferecer várias vantagens tanto para a empresa quanto para o funcionário. No entanto, o acesso a esses benefícios depende da existência de uma boa estrutura na casa ou escritório do colaborador.
Essa estrutura inclui uma conexão de internet estável e rápida e equipamentos eletrônicos adequados, como computador e fone de ouvido.
Como a montagem dessa estrutura envolve alguns gastos, as empresas que adotam um modelo de trabalho flexível são obrigadas a fornecer uma ajuda de custo home office aos seus funcionários.
Como promover a produtividade no home office?
A estrutura disponível para o funcionário que atua em home office não é o único fator que influencia sua produtividade.
O sucesso dessa modalidade de trabalho também depende de disciplina, organização e capacidade de gestão do tempo do colaborador. Essas características podem ser estimuladas e desenvolvidas com algumas dicas simples.
Confira a seguir quais são essas dicas para aumentar a produtividade no home office.
Tenha um local de trabalho adequado
Definir um local adequado para trabalhar em casa é essencial para separar a vida pessoal e profissional e manter o foco nas atividades que precisam ser realizadas.
O ideal é que esse local seja tranquilo, livre de distrações, com boa iluminação e uma cadeira confortável. Esse ambiente pode ser criado em um cômodo que não está sendo utilizado na casa, por exemplo.
Estabeleça metas
Outra dica importante para ser produtivo em home office é definir metas claras e mensuráveis que devem ser alcançadas a cada dia, semana e mês. Essas metas podem ser anotadas em uma agenda ou planner.
Além de ajudar a visualizar as demandas, essa estratégia ajuda o profissional a manter o foco e gerenciar melhor seu tempo para cumprir prazos.
Comunique-se com sua equipe
A comunicação eficiente é um dos elementos essenciais para o sucesso de qualquer empresa. Quando uma organização adota o modelo de trabalho home office ou híbrido, a comunicação eficiente é ainda mais importante.
Afinal, mesmo distantes fisicamente, é preciso alinhar o trabalho e as atividades dos trabalhadores para manter a equipe produtiva e unida. Isso pode ser feito com o auxílio de ferramentas de trabalho para o home office, especificamente, tecnologias que facilitam a comunicação entre gestores e funcionários.
Além disso, é importante definir estratégias que facilitem o acompanhamento e o alinhamento do trabalho da equipe. Por exemplo, estabelecer horários fixos para reuniões virtuais para trocar feedbacks, tirar dúvidas e definir metas.
A importância do uso de boas ferramentas no home office
As ferramentas para trabalhar no home office são aliadas para tornar esse modelo de trabalho viável e eficiente.
Essas ferramentas incluem tecnologias, principalmente softwares e plataformas digitais, que permitem aos gestores e funcionários vencerem os desafios do trabalho remoto. Por exemplo, garantir a comunicação clara e eficiente, manter a produtividade elevada, melhorar o fluxo de trabalho e otimizar a gestão de tarefas de forma remota.
Com o auxílio de boas ferramentas para o home office, a empresa não apenas consegue superar esses desafios, como também economiza recursos, evita a sobrecarga dos trabalhadores e contribui para a melhora do clima organizacional.
Quais são as melhores ferramentas para o home office?
Existem várias ferramentas digitais que podem ser utilizadas para otimizar o trabalho remoto. Para evitar problemas e aumentar o sucesso desse modelo de trabalho, o ideal é que a empresa invista nas melhores opções do mercado.
Confira a seguir quais são essas opções.
Plataformas de comunicação
O Slack, o Microsoft Teams e o Zoom são as plataformas de comunicação mais utilizadas pelas empresas que adotam o modelo de trabalho remoto ou híbrido.
O Slack funciona de forma parecida com o WhatsApp, já que ele atua como um chat em tempo real, permitindo a troca de mensagens instantâneas entre as equipes.
A diferença é que ele pode ser integrado a ferramentas como Google Drive e Trello, além de apresentar outros recursos que facilitam a comunicação e organização do fluxo de trabalho na empresa.
Já o Microsoft Teams e o Zoom são utilizados para reuniões virtuais, treinamentos, webinars, entre outros eventos coletivos.
Sistemas de armazenamento de arquivos
O Google Drive e o Microsoft OneDrive são os sistemas de armazenamento de arquivos mais utilizados pelas empresas.
Ambos permitem o armazenamento em nuvem, facilitando a organização e o acesso remoto de documentos e materiais digitais. Além disso, eles facilitam o compartilhamento de arquivos e ainda aumentam a segurança dos dados armazenados.
A diferença entre as duas opções é que o Google Drive pode ser integrado a outros serviços do Google, enquanto o OneDrive pode ser integrado a outros serviços da Microsoft.
Programas de gestão de projetos
Bons programas ou ferramentas de gestão de projetos devem facilitar e melhorar o planejamento de atividades, a comunicação, o controle de tarefas e a autonomia dos funcionários.
Entre as opções de programas disponíveis no mercado, o Trello e a Asana são os mais recomendados. O Trello é ideal para gerenciar projetos usando o método Kanban, com quadros visuais, listas de tarefas e atribuições de responsabilidades.
Já a Asana oferece recursos avançados de gestão de projetos, permitindo criar tarefas, atribuir prazos, acompanhar o progresso e colaborar em equipe.
Soluções de gerenciamento de tempo
As ferramentas que facilitam a gestão do tempo são importantes porque facilitam a organização da rotina do trabalho home office e favorecem o aumento da produtividade.
A Toggl é uma das soluções mais completas do mercado para essa finalidade. Além de medir quanto tempo o funcionário gasta para executar uma atividade, a ferramenta também oferece recursos avançados de planejamento e análise de produtividade.
Softwares de controle de ponto
O apoio de um sistema de controle de ponto eletrônico do tipo REP-P é fundamental para viabilizar a adoção do modelo de trabalho home office na empresa.
Entre as opções de sistemas disponíveis no mercado, a Pontotel é uma das mais utilizadas pelas empresas. Sua plataforma oferece recursos avançados que facilitam o registro, a gestão e o tratamento de ponto. Esses recursos podem ser acessados via aplicativo e plataforma web, facilitando o uso da ferramenta.
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Conclusão
O uso de ferramentas para home office permite que as empresas que adotam esse modelo de trabalho organizem seu fluxo de trabalho e mantenham uma produtividade elevada.
Para obter bons resultados e acessar as vantagens associadas a esses recursos, a recomendação é que as empresas invistam em soluções de qualidade.
Conforme explicado, essas soluções incluem ferramentas de gestão de projetos, controle de ponto, armazenamento de arquivos, entre outros.
Assim, a empresa obtém um suporte estratégico para que a adoção de trabalho híbrido ou home office gere bons resultados.
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