Para ter bons resultados, as empresas precisam aproveitar, ao máximo, os recursos disponíveis e ter organização para manter um alto nível de produtividade. Neste cenário, contar com metodologias e ferramentas para otimizar o trabalho faz parte da rotina das companhias.
A metodologia 5S, criada no Japão, busca manter a empresa e seus processos organizados. Assim, otimiza o dia a dia dos colaboradores e facilita a finalização das demandas.
Embora tenha sido criada para organizar o trabalho nas fábricas japonesas, a ferramenta se adapta a diversos modelos empresariais e departamentos. Por isso, se tornou tão popular ao redor do mundo.
Se você não conhece o método, está no lugar certo. Neste artigo, vamos explicar como funciona, quais os benefícios da implementação da metodologia 5S e como utilizá-la na sua empresa. Você vai saber mais sobre:
- O que é a metodologia 5S?
- O que significa 5S?
- Por que implementar essa metodologia?
- Como aplicar a metodologia 5S na empresa?
Boa leitura!
O que é a metodologia 5S?
A metodologia 5S é uma ferramenta de gestão de empresas criada no Japão, após a segunda guerra mundial, quando o país precisava se reerguer do momento delicado que culminou em uma grande crise econômica.
Com o objetivo de se reestruturar rapidamente, os japoneses desenvolveram uma metodologia que ajudaria a voltar ao cenário global e melhorar os índices econômicos. Trata-se de uma ferramenta de gestão baseada nos cinco sensos do Japão.
No ambiente do trabalho, o foco principal é otimizar a disciplina dos processos, promovendo mais qualidade do serviço realizado e produtividade dos colaboradores.
O que significa 5S?
O nome 5S vem dos cinco sensos japoneses que inspiraram a metodologia:
- Seiri (senso de utilização);
- Seiton (senso de organização);
- Seiso (senso de limpeza);
- Seiketsu (senso de normalização);
- Shitsuke (senso de disciplina).
Cada um deles tem sua importância na aplicação do método de gestão e cada S dos 5s tem um significado essencial para o sucesso da ferramenta.
Seiri
O primeiro S é o Seire, que significa senso de utilização. Aqui, a intenção é manter no ambiente de trabalho apenas o que é realmente necessário para a realização do trabalho. Verificar com frequência quais são os equipamentos e itens que continuam sendo utilizados pela equipe.
Caso algo não seja mais de utilização, é a hora de descartar ou destinar para outro setor que fará proveito do material. Também é o momento de analisar quais equipamentos e produtos estão faltando para a conclusão das demandas da área e comprar o que for preciso.
A vantagem é manter o local de trabalho apenas com o que é realmente importante e necessário.
Seiton
O segundo S é de Seiton, senso de organização. Até esse momento, você já terá definido o que é útil para o seu trabalho. A partir daí, é a hora de manter o ambiente organizado. Todos os colaboradores precisam saber exatamente onde encontrar os materiais e documentos que precisam.
Para organizar melhor, coloque itens de uso diário em locais de fácil acesso e guarde os menos utilizados em espaços mais reservados.
Se o local de trabalho for um escritório, por exemplo, as mesas devem estar organizadas, sem muitos objetos em cima, especialmente, aqueles que não estão relacionados às funções. O senso de organização tem o objetivo de economizar o tempo do colaborador, para ele focar as energias na conclusão das demandas.
Seiso
O terceiro S significa Seiso, ou seja, senso de limpeza. Aqui, a metodologia ensina que a limpeza é responsabilidade de todos os colaboradores e não apenas da equipe de limpeza.
Logo, os funcionários devem zelar pela limpeza de seu ambiente de trabalho e também das dependências comuns da empresa, como refeitórios e banheiro.
Outro ponto relacionado ao Seio é a aparência pessoal. Isso não quer dizer que o colaborador precisa seguir os padrões de beleza, mas sim que deve se apresentar de maneira adequada, sempre limpa e com vestimentas conforme a função que exerce.
Seiketsu
O quarto S é de Seiketsu, que significa senso de normalização ou padronização. Aqui, a ideia é automatizar a realização dos três sensos anteriores, fazendo com que façam parte do cotidiano da empresa. É necessário que eles se tornem hábitos dos colaboradores e de todos os setores.
Crie processos padronizados para cada senso e conscientize o público interno sobre os benefícios dessa nova mentalidade. Para normalizar, elabore instruções de trabalho, listas de verificação e liste os processos que os colaboradores devem seguir.
A padronização fará com que fique mais clara a função de cada um no objetivo maior da empresa de melhorar a produtividade e organização.
Shitsuke
O quinto e último S é o Shitsuke ou senso de disciplina. Para desenvolver um novo hábito e mantê-lo a longo prazo, a disciplina é extremamente importante. Por isso, desenvolva nos colaboradores um senso de autodisciplina e incentive a absorção dos novos processos e valores.
Ofereça treinamentos e realize avaliações para verificar se todos os 5S estão sendo aplicados e identificar o que precisa ser melhorado. Dar feedback aos funcionários sobre seu comportamento e criar métricas para analisar o sucesso da aplicação da metodologia também são outras estratégias interessantes.
Lembre-se de que novos hábitos levam tempo para se desenvolver. Por isso, os gestores devem ter paciência ao implementar a metodologia 5S.
Por que implementar essa metodologia?
Um dos principais motivos que levam aos baixos resultados nas empresas mundo afora é o tempo desperdiçado corrigindo erros e refazendo processos. O que a metodologia do programa 5s oferece é uma oportunidade de diminuir esse desperdício de recursos humanos e também materiais.
Sendo assim, a metodologia 5S é uma estratégia para organizações que passam por problemas de produtividade. Com o tempo, os processos desenvolvidos pelas etapas do 5S tendem a gerar resultados visíveis nos números da empresa, tornando-a mais organizada e automatizada.
Dessa forma, as qualidades e habilidades de cada colaborador serão aproveitadas ao máximo. Abaixo, elencamos os principais benefícios:
Benefícios da metodologia 5S
Dependendo do setor de atuação, os benefícios podem diferir, mas, de maneira geral, é possível indicar algumas vantagens padrão para todas as companhias.
- Otimização do tempo: com um ambiente de trabalho mais organizado, a tendência é que os colaboradores tenham mais tempo para se dedicar às funções estratégicas ou de produção;
- Padronização dos processos e produção: a metodologia permite estabelecer e implementar processos para demandas cotidianas, facilitando a rotina dos colaboradores e a avaliação dos gestores até possibilitando a utilização de métricas.
- Redução de desperdícios: ao analisar os materiais realmente necessários, a empresa economiza comprando apenas o que será usado. Além disso, com todos os procedimentos organizados, os colaboradores despenderão menos tempo para realização de atividades rotineiras.
- Facilidade na identificação de erros e gestão de riscos: se os processos são bem definidos, qualquer erro ficará mais fácil de ser visualizado e rapidamente corrigido. Ademais, os riscos diminuem bastante quando todos os colaboradores sabem exatamente o que devem fazer para concluir suas tarefas.
- Maior organização do espaço físico: uma empresa organizada também é sinônimo de um ambiente limpo. Aquele tipo de ambiente que brilha aos olhos, por transparecer organização por todos os lados e melhora até o clima organizacional.
- Melhora da qualidade do serviço: todos esses benefícios somados resultam, certamente, na melhor qualidade na entrega final, seja ela um planejamento, um serviço, um produto ou até um relatório de resultados.
Como aplicar a metodologia 5S na empresa?
Apesar de ser bem simples de entender como funciona a metodologia 5s, é necessário que o gestor se prepare para implementar na empresa. Todos os profissionais envolvidos precisarão ser bem treinados para as ações saírem como o planejado.
Para facilitar, apresentaremos um guia com o passo a passo de como incluir o método 5s na rotina da sua companhia:
- Escolha guardiões da metodologia;
- Faça uma avaliação da empresa;
- Desenvolva o planejamento;
- Implemente os 5S;
- Acompanhe os resultados;
- Dê feedbacks.
Agora, vamos aos detalhes!
- Escolha guardiões da metodologia
O passo inicial é escolher um grupo de colaboradores que será o responsável por divulgar os 5S na empresa. Serão esses funcionários que ensinarão aos demais como funciona o método.
Por isso, eles precisam ser os primeiros a entender a importância da nova metodologia e serem treinados para aplicar os conceitos, pois eles precisam dominar todos os sensos e entender a mudança da cultura empresarial.
Para que toda a empresa seja igualmente impactada pelos novos valores, é importante que esse grupo seja multidisciplinar, com funcionários de vários departamentos e cargos distintos, inclusive, mesclando líderes e liderados.
- Faça uma avaliação da empresa
É provável que, para decidir pela implementação da metodologia 5S, o gestor tenha identificado falhas nos processos da empresa. Entretanto, para ter sucesso, a equipe de guardiões deve avaliar todos os setores da empresa para elencar todos os problemas da companhia e o que pode ser otimizado.
A avaliação dos pontos críticos deve ser minuciosa a fim de mapear e prever todas as melhorias necessárias.
- Desenvolva o planejamento
Antes de agir, é a hora de planejar. A equipe responsável deve reunir todas as informações da análise e discutir o que é preciso fazer para otimizar as demandas e minimizar as falhas. Indica-se também a criação de um cronograma e a divisão de tarefas. Etapas bem definidas tendem a tornar o processo de implementação mais simples.
- Implemente os 5S
Com o cronograma e as tarefas em mãos, é o momento de colocar a mão na massa e iniciar a implementação dos 5S na empresa: Seire, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.
Nessa fase, os guardiões devem divulgar a nova metodologia, as atividades que cada um deve fazer e, principalmente, explicar a importância e os benefícios. Todos os colaboradores precisam ser impactados pela divulgação e serem treinados para iniciar a aplicação do método.
- Acompanhe os resultados
Para que a metodologia dê resultado, é importante entender se as ações estão dando resultados. Periodicamente, faça avaliações. Um exemplo é observar se houve menos desperdício de recursos, como folhas de papel e canetas.
Outro ponto essencial é entender se os funcionários estão sendo mais produtivos e se o ambiente de trabalho está mais organizado. Vale também entender se um setor está realizando melhor que outros as atividades planejadas e avaliar como incentivar os demais.
- Dê feedbacks
Depois de todo esse processo, os colaboradores precisam saber os resultados dos seus novos hábitos. Por isso, o grupo de guardiões deve dar feedbacks sobre as conquistas com as boas práticas e também sobre o que ainda precisa melhorar. É nesse momento, também, que é possível reforçar a importância da metodologia 5s.
Conclusão
Como vimos nos itens anteriores, a metodologia 5S tem o potencial para tornar sua empresa muito mais organizada e produtiva e seus colaboradores mais disciplinados. Apesar de ter origem em fábricas, pode-se perceber que os exemplos de 5s podem ser adaptados para negócios de todos os setores da economia.
Os resultados aparecem tanto no ambiente interno, com mais limpeza e organização, quanto nos negócios, com menos falhas nos processos e redução de desperdícios. O sucesso da implementação do método depende, principalmente, da condução feita pelos guardiões.
Além disso, é essencial que todos os colaboradores entendam a importância da limpeza, organização e disciplina que a metodologia prega. Assim, eles compreenderão que os benefícios não são apenas para a empresa, mas também para a rotina e produtividade de cada um, se dedicando mais para cada etapa do método.
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