Otimizar a gestão da força de trabalho e melhorar a produtividade da empresa é uma vontade de todo gestor de negócios, mas essas tarefas costumam não ser tão simples assim. Por isso, o uso de uma plataforma de WFM se tornou uma solução prática para melhorar a gestão de pessoas em uma empresa.
Uma plataforma WFM dispõe de recursos para realizar alocação de recursos humanos, gestão de horários, análise de demanda de trabalho e diversas outras funcionalidades de extrema utilidade e importância para a gestão de pessoas.
Este artigo apresentará em detalhes o que é uma plataforma WFM, como ela funciona e qual a importância de implantá-la em uma empresa, além de ensinar como fazer uma boa escolha entre as tantas opções disponíveis no mercado. Para isso, confira quais serão os tópicos abordados neste texto:
- O que é WFM?
- Para que serve uma plataforma de WFM?
- Como funciona uma plataforma de WFM?
- Quais áreas ou departamentos podem se beneficiar de um sistema de WFM?
- Qual a importância de se ter uma plataforma de WFM?
- Como saber qual a melhor plataforma de WFM?
Aproveite o conteúdo e tenha uma boa leitura!
O que é WFM?
WFM (Workforce Management ou Gerenciamento de Força de Trabalho, em Português) é um conjunto de práticas e tecnologias utilizadas pelas empresas para otimizar a gestão de sua força de trabalho, com o objetivo de maximizar a produtividade e a eficiência.
O WFM envolve a análise da demanda de trabalho, a alocação de recursos humanos, a definição de escalas de trabalho, a gestão de horários, a previsão de volume de chamadas e a programação de atividades, entre outros aspectos relacionados à gestão de pessoas.
Uma das principais vantagens do WFM é a melhoria na qualidade do atendimento ao cliente, já que a alocação adequada de recursos humanos permite que a empresa esteja preparada para atender às demandas dos clientes de forma eficiente.
Além disso, o WFM pode ajudar a reduzir custos operacionais, ao garantir que a empresa tenha a quantidade certa de funcionários trabalhando em cada turno e evitando gastos desnecessários com horas extras.
O WFM também pode ser usado para gerenciar a equipe de forma mais eficaz, permitindo que os gerentes monitorem o desempenho dos funcionários, forneçam feedback, identifiquem áreas de melhoria e ofereçam treinamento personalizado para cada indivíduo.
Com essas informações, os gerentes podem tomar decisões mais informadas e estratégicas, ajudando a empresa a alcançar seus objetivos de negócios em longo prazo.
Para que serve uma plataforma de WFM?
A principal utilidade de uma plataforma de WFM é ajudar uma empresa a gerenciar melhor o tempo de trabalho dos colaboradores, trazendo maior eficiência e produtividade por meio da otimização das tarefas realizadas no dia a dia.
Os recursos presentes em uma plataforma de WFM permitem que as empresas realizem análises da demanda de trabalho, aloquem recursos humanos, definam escalas de trabalho e façam o gerenciamento de horários de forma automatizada e digital.
Também pode-se considerar o acompanhamento do desempenho dos funcionários como mais uma serventia da plataforma de WFM, pois esta permite que os gestores acompanhem o desempenho dos colaboradores, forneçam feedback, identifiquem áreas de melhoria e ofereçam treinamento personalizado para cada trabalhador.
Além disso, esses sistemas também contribuem para a melhora do atendimento ao cliente, por ajudar no controle da quantidade correta de funcionários para estarem trabalhando em cada horário do dia, de acordo com a demanda, garantindo o sucesso da experiência do cliente.
Como funciona uma plataforma de WFM?
As plataformas de WFM (Workforce Management) foram idealizadas para oferecer a gestores e líderes uma visão completa da força de trabalho, permitindo que eles gerenciem as operações diárias de forma eficiente e centralizada, isto é, em uma única plataforma.
Para fazer com que isso aconteça, a plataforma de WFM conta com uma variedade de recursos, como ferramentas de gestão de escalas de trabalho, monitoramento de desempenho, previsão de demanda de trabalho e administração de horários.
A gestão da empresa insere na plataforma quais são as demandas de trabalho, e esta, por meio do uso de algoritmos, faz uma análise e consegue prever a quantidade de trabalho necessária para a empresa, baseando-se em informações do mercado e no histórico da organização.
Depois dessa etapa, a plataforma WFM ajuda a gestão a realizar a alocação dos recursos humanos de forma eficiente, apresentando uma previsão de trabalho e possibilitando a escolha dos melhores profissionais para cada atividade, ou seja, aqueles que possuem as competências certas para realizar cada trabalho necessário.
Por último, a plataforma auxilia a gestão a seguir acompanhando o trabalho que está sendo feito e a fazer novos ajustes de acordo com as necessidades da empresa.
Principais funcionalidades
Uma plataforma de WFM possui as principais funcionalidades necessárias para ajudar uma empresa a gerenciar sua força de trabalho de forma eficiente. Entre elas, estão:
Análise da demanda de trabalho
A ferramenta é capaz de prever a quantidade de trabalho que a equipe ou toda a empresa precisará realizar em um determinado período.
Alocação dos recursos humanos
Baseada nas informações da demanda de trabalho, a gestão consegue fazer a alocação dos recursos eficientemente, com profissionais qualificados para cada atividade.
Organização das escalas de trabalho
A plataforma ajuda a gestão a fazer a organização da escala de trabalho conforme a necessidade da empresa, garantindo que haja funcionários em todos os horários que for preciso, evitando problemas relacionados à falta de mão de obra em determinado momento do dia.
Acompanhamento de desempenho
A plataforma também permite que os gestores façam o monitoramento do desempenho dos funcionários, percebam quais são as áreas para melhoria e ofereçam feedback e treinamento personalizado a partir das percepções obtidas.
Produção de relatórios e análise de dados
O sistema consegue produzir relatórios automáticos e fazer análises personalizadas para ajudar os gestores a tomar melhores decisões, permitindo que a empresa melhore sua eficiência operacional e produtividade.
Quais áreas ou departamentos podem se beneficiar de um sistema de WFM?
O sistema WFM pode beneficiar qualquer departamento que dependa de uma força de trabalho, servindo para otimizar a produtividade e a eficiência dos empregados. Para deixar claro, confira a seguir como a plataforma pode funcionar em diferentes áreas:
Recursos humanos
No setor de recursos humanos, uma plataforma de WFM pode ajudar a gerenciar licenças de férias, escala de trabalho e controle de ponto.
Tecnologia da informação
Já na área de TI, a plataforma WFM ajuda a monitorar o desempenho do sistema e garante que haja recursos suficientes para suportar as demandas da equipe.
Setor de Atendimento ao Cliente (SAC)
Um sistema de WFM pode ser usado para programar as escalas de trabalho dos profissionais de atendimento ao cliente, garantindo que haja a quantidade necessária de funcionários disponíveis para atender as solicitações recebidas.
Marketing
A partir das previsões de demanda oferecidas pela plataforma de WFM, o setor de marketing consegue realizar campanhas em momentos estratégicos, pois fica mais fácil entender questões como períodos em que a empresa vende menos e vende mais e, assim, realizar ações mais estratégicas.
Qual a importância de se ter uma plataforma de WFM?
Uma plataforma de WFM (Workforce Management) é uma ferramenta essencial para a gestão da força de trabalho de qualquer empresa. Os negócios que utilizam um sistema de WFM conseguem otimizar a programação e a gestão de recursos humanos, maximizando a produtividade e a eficiência da equipe.
A plataforma de WFM pode trazer inúmeros benefícios para a empresa, tais como:
- Melhora da produtividade;
- Tomada de decisões mais assertiva;
- Redução de custos;
- Qualidade no atendimento ao cliente;
- Melhor alocação da força de trabalho.
Assim, ter uma melhor gestão da força de trabalho traz todos os benefícios listados de forma interligada: com os profissionais corretos realizando as atividades de forma bem alocada, a empresa consegue reduzir custos, por meio da identificação de oportunidades.
Além disso, é de suma importância que toda empresa se baseie em dados para tomar decisões mais assertivas, afinal, com dados e insights em tempo real sobre a produtividade e a eficiência da equipe, a empresa pode tomar decisões mais informadas sobre a programação de trabalho.
A experiência do cliente também melhora porque, com uma equipe mais produtiva e eficiente, a empresa consegue oferecer melhor atendimento a ele. Para se ter uma ideia, segundo a pesquisa divulgada pelo portal Mercado & Consumo, em 2021, um bom atendimento ao cliente era fundamental para 94% do público brasileiro entrevistado.
Dessa forma, fica evidente como ter uma plataforma de WFM é crucial para uma empresa que quer evitar custos desnecessários e se tornar mais produtiva e organizada, benefícios essenciais para se manter competitiva no mercado.
Como saber qual a melhor plataforma de WFM?
Há muitas opções de plataforma WFM no mercado e, por isso, escolher a melhor pode ser um processo difícil. Para fazer a melhor escolha, é importante seguir alguns passos para garantir que a plataforma seja a mais adequada às necessidades da empresa.
O primeiro passo e um dos mais importantes é avaliar as necessidades da organização. Isso inclui entender o tipo do trabalho realizado pela equipe, quais são as demandas do cliente, os requisitos regulatórios e quaisquer outros fatores relevantes para a força de trabalho.
Depois, é preciso pesquisar e comparar as opções disponíveis no mercado. A pesquisa deve incluir a análise de recursos, preços, compatibilidade e integração com outras ferramentas, como as de folha de pagamento, e avaliações de usuários, além de ser importante conferir o histórico e o suporte fornecido pela empresa.
Também é interessante testar a plataforma de WFM. Isso pode ser feito por meio de uma demonstração, pois muitas empresas oferecem um teste gratuito ou uma avaliação com um grupo de funcionários, sendo uma maneira de descobrir se a empresa se adapta bem à ferramenta.
Por fim, é necessário avaliar o suporte ao cliente. O suporte ao cliente é um fator crítico na escolha de uma plataforma de WFM. Nesse caso, a empresa deve avaliar a disponibilidade do suporte, a qualidade deste e o seu tempo de resposta em caso de problemas ou dúvidas.
Sendo assim, escolher a melhor plataforma de WFM requer um processo cuidadoso de avaliação de necessidades, pesquisa de opções, testes, consideração de integrações e avaliação de suporte ao cliente. Seguindo os passos apresentados, a empresa pode escolher a plataforma de WFM mais adequada para suas necessidades específicas.
Conclusão
Em suma, ficou perceptível como uma plataforma de WFM pode ajudar as empresas a maximizar a eficiência da equipe e otimizar as operações. Ao permitir a automação de processos de gestão de força de trabalho, a plataforma de WFM possibilita que as empresas economizem tempo, reduzam custos e melhorem seu desempenho.
A automatização de processos que são dispostos pela plataforma de WFM, como o planejamento de escalas de trabalho, o gerenciamento de folgas e o monitoramento da produtividade, ajuda a minimizar erros e a aumentar a produtividade.
Tendo em vista tudo isso, deu para perceber ao longo do texto porque uma plataforma de WFM é tão útil e necessária para uma empresa. Porém, como mencionado, é preciso ter cautela ao escolher o software ideal.
Seguindo as dicas mencionadas anteriormente, com certeza será possível escolher uma plataforma segura e que melhor atenda às necessidades específicas da sua empresa, e isso é o que fará a diferença no bom funcionamento diário da ferramenta.
Por fim, é importante reiterar que o suporte ao cliente é um fator crítico na escolha de uma plataforma de WFM, e o negócio deve avaliar cuidadosamente a qualidade do suporte oferecido por cada plataforma antes de escolher alguma delas. Depois disso, é só aproveitar todas as vantagens de usar a plataforma WFM.
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