Auditoria: o que é esse processo, quais tipos e quando deve ser feita? Veja!

A auditoria empresarial é uma ferramenta estratégica que garante transparência, segurança e eficiência na gestão de qualquer organização. Por meio dela, é possível identificar falhas, assegurar conformidade com normas legais e aprimorar processos internos.

Existem diferentes tipos de auditoria, cada um com finalidades específicas, que ajudam empresas de todos os portes a melhorar sua governança e fortalecer sua credibilidade no mercado. Neste artigo, você vai entender:

• O que é uma auditoria?
• Quando deve ocorrer uma auditoria empresarial?
• Qual a importância de uma auditoria?
• Tipos de auditoria
• Modelos de auditoria
• Dicas de como preparar a empresa para a auditoria

Vamos lá!

O que é uma auditoria?

A auditoria é um procedimento sistemático que analisa registros, relatórios e processos da empresa para verificar se estão em conformidade com normas legais, contábeis e de gestão. Seu objetivo é garantir a confiabilidade das informações e apontar melhorias para a tomada de decisão.

De forma prática, os contadores:

• Verificam documentos financeiros e contábeis;
• Cruzam informações para identificar inconsistências;
• Avaliam processos internos e controles administrativos;
• Recomendam ajustes que aumentem a eficiência e transparência.

Quando deve ocorrer uma auditoria empresarial?

Muitos gestores acreditam que a auditoria só deve ser feita em momentos de crise. No entanto, o ideal é realizá-la de forma preventiva, mesmo quando os negócios vão bem, para evitar riscos futuros.

Você deve considerar uma auditoria quando:

• Processos internos apresentam falhas ou baixa eficiência.
• Existem dúvidas sobre a transparência de informações;
• A empresa busca investidores, crédito ou certificações;
• Há exigência legal, especialmente em grandes organizações;

Obrigação legal x Prevenção

De acordo com a Lei nº 11.638/2007, art. 3º, empresas de grande porte (ativo superior a R$ 240 milhões ou receita bruta anual acima de R$ 300 milhões) são obrigadas a realizar auditoria independente, conduzida por profissional registrado na CVM.

Contudo, em 2023, o STJ decidiu que sociedades limitadas de grande porte não precisam publicar suas demonstrações financeiras, o que reforça a importância de manter o conteúdo atualizado sobre obrigações legais.

Quais são os objetivos de uma auditoria?

A auditoria empresarial visa melhorar e atestar a confiabilidade das informações e procedimentos gerados dentro da empresa. Além de demonstrar a conformidade com os registros e processos contábeis, e garantir a credibilidade dos valores implementados pela empresa.

Também podem ser verificados os defeitos e a efetividade de todos os processos executados na organização. Embora essa abordagem não seja adotada na maioria das empresas, é extremamente importante adotá-la.

Qual a importância de uma auditoria?

A importância da auditoria vai muito além da contabilidade. Ela é um recurso de gestão estratégica, que ajuda os líderes a tomar decisões embasadas em dados confiáveis e a manter a sustentabilidade do negócio.

Entre os principais benefícios da auditoria, destacam-se:

• Redução de riscos jurídicos, financeiros e operacionais;
• Melhoria na governança corporativa;
• Prevenção de fraudes e irregularidades;
• Maior confiança de investidores, clientes e parceiros;
• Otimização dos processos internos e aumento da produtividade.

Tipos de auditoria

Existem muitos tipos de auditoria. Veja cada uma para entender qual deve ser solicitada quando necessário. Confira!

Auditoria financeira e contábil

Avalia documentos contábeis e demonstrações financeiras para verificar se refletem corretamente a situação patrimonial da empresa.

• Contábil: foca nos registros e obrigações fiscais. Responsável ​​por identificar erros de gestão, ajustar os processos contábeis de acordo com os padrões internacionais e auxiliar no cumprimento da legislação tributária. 
• Financeira: analisa fluxo de caixa, aplicações e movimentações monetárias, e supervisiona o controle interno do setor financeiro, reduzindo o risco de desvio de contas a receber.

Auditoria de compliance

Compliance é a conformidade com diretrizes e padrões, incluindo legislação, padrões regulatórios, decisões de supervisão, melhores práticas e outros paradigmas estabelecidos.

As auditorias de compliance são projetadas para estabelecer procedimentos e atividades diárias, ações e treinamento. Para que a equipe entenda a maneira correta de realizar todas as tarefas exclusivas de cada função.

Auditoria de sistemas (TI)

Esse tipo de avaliação é utilizado para monitorar o controle, desenvolvimento de sistemas, procedimentos de TI, infraestrutura, operações, desempenho e segurança no processamento de dados para tomada de decisão.

Não só o hardware ou procedimentos especiais são auditados, como também entradas, processos, controles, documentos, segurança e software. 

Auditoria operacional

O principal objetivo da auditoria operacional é promover a melhoria do desempenho da gestão, que atua principalmente na parte de planejamento de negócios.

De forma geral, sua função é permitir que todos os gerentes e diretores recebam subsídios para melhorar o desempenho da empresa e buscar eficiência, preservando recursos e desenvolvendo capacidade organizacional.

Na prática, isso é feito por meio da busca de violações no ciclo operacional, identificando as causas da ineficácia e do desperdício de recursos, verificando a eficácia do controle de gestão e analisando a conformidade das atividades administrativas com as operações de acordo com a política e diretrizes da organização.

Auditoria fiscal e tributária

A fiscalização tributária tem a função de determinar os tipos de impostos como ISS, IPI, ICMS, etc. Mas caso ocorra uma auditoria fiscal, além de apurar os impostos destes, também observa o cumprimento da ordem de pagamento.

As atribuições da auditoria fiscal incluem: verificar a transmissão de dados no Sped Fiscal, verificar os dados cadastrais do fornecedor junto ao órgão de fiscalização, emitir e analisar notas fiscais e documentos fiscais, etc. 

Modelos de auditoria

A diferença entre esses dois modelos de auditoria é a equipe responsável pelo processo de execução. Explicamos em detalhes abaixo.

Auditoria interna

A auditoria interna é realizada por profissionais da própria empresa, tem caráter preventivo. Serve para acompanhar rotinas internas e sugerir melhorias contínuas.

Auditoria externa

Executada por auditores independentes, garante imparcialidade e credibilidade aos relatórios. É muito utilizada em processos de captação de recursos e em empresas obrigadas por lei a auditar suas demonstrações financeiras.

Ambos os modelos são complementares e devem ser escolhidos de acordo com os objetivos estratégicos da organização.

Qual das opções é a melhor para a empresa?

É necessário destacar que, a adoção de uma auditoria não anula a necessidade de outra, mas sim se complementam. Você precisa primeiro determinar suas necessidades e, em seguida, escolher aquela que se encaixe e entregue o que você precisa. 

Como exemplo, se você estiver focado nas operações e melhoria de processos ou geração de informações para a alta administração, uma auditoria interna é recomendada. Se o foco está na contabilidade e deseja obter empréstimos, investidores ou aumentar o valor de mercado, opte por uma auditoria externa.

Como vimos, as auditorias internas e externas são vitais para as empresas, podem construir confiança e credibilidade no mercado, melhorar processos e aumentar a produtividade e os lucros. Portanto, não existe um modelo ideal, pois pode depender de requisitos legais, do tempo da empresa e do tipo de negócio.

Dicas de como preparar a empresa para a auditoria

Se sua empresa planeja realizar uma auditoria ou deseja iniciar a implementação dessa prática no negócio, é importante estar preparado para mudanças. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a implementar auditorias na empresa.

Plano de ações

O plano de ações é um documento que contém todas as etapas necessárias para alinhar o trabalho diário da empresa com o trabalho estabelecido pela auditoria. 

Inclui um plano que integra todos os departamentos relevantes, que contém informações sobre o que precisa ser feito, prazos de conclusão, funcionários envolvidos e todos os demais assuntos relacionados à auditoria.

Colaboradores avisados

Seus funcionários devem compreender os padrões e políticas da empresa. Eles precisam se comprometer com a implementação dessas regras e com o desenvolvimento organizacional. Esse tipo de participação deve fazer parte da cultura da sua empresa e não deve ser incentivada apenas durante as auditorias. 

Setores selecionados

Não são todos os departamentos de uma empresa que são auditados, na maioria das vezes, apenas departamentos específicos passam por esse processo. Você precisa saber quais departamentos do seu negócio precisam ser auditados, identificar potenciais defeitos e investir na melhoria e melhoria do desempenho desse departamento.

Processos internos padronizados 

Outra importante medida de gestão que auxilia a auditoria é a padronização dos processos internos e mapeamento. Esta padronização deve ser feita ao escrever um manual que descreve as metas, etapas e cronograma envolvidos em cada processo. 

No entanto, não se esqueça de que este manual deve estar de acordo com as condições comerciais reais antes que possa ser usado nas operações do dia-a-dia da empresa.

Além disso, é necessário supervisionar o responsável por cada departamento. O gerente é responsável pela assistência prática, principalmente tratando de questões relacionadas aos procedimentos de trabalho e questões estratégicas.

Cronograma de ação

Para configurar este cronograma, você precisa obter as seguintes informações precisas: 

• Data da auditoria;
• Processo e tarefas que o auditor irá analisar;
• A equipe responsável por cada departamento auditado e o pessoal que pode fornecer documentos e informações;
• Prazo de execução de cada atividade.

Sabendo quais ações precisam ser tomadas, o tempo pode ser melhor gerenciado e o desenvolvimento das atividades de auditoria pode ser monitorado. Além disso, o gestor terá mais confiança de que tudo está pronto para o recebimento do auditor, e o funcionário poderá fornecer os documentos e informações que serão auditados.

Conclusão

A transparência das informações, o cumprimento do planejamento estratégico, melhor organização, redução de riscos, melhor controle financeiro e otimização de processos são apenas alguns dos motivos pelos quais você deve auditar sua empresa.

Ao longo do artigo, você pode ver que isso pode ser alcançado em muitas áreas de negócios, não apenas em finanças.

Seja interno ou externo, é muito importante trazer resultados comerciais positivos e informações valiosas para o seu negócio.

Além de permitir que ações corretivas sejam tomadas para minimizar erros, prevenir falhas e alcançar um processo mais eficiente e transparente.

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