Você sabe o que significa assinatura eletrônica e qual é o impacto da sua utilização nas empresas?

É comum que a resposta seja incerta para muitas pessoas. Afinal de contas, com a transformação digital, a sociedade tem que estar sempre de olho nas mudanças ocorridas e no quanto elas influenciam — de forma positiva ou negativa— o dia a dia das pessoas.

E a assinatura eletrônica é uma dessas revoluções que chegou para ficar. Para tanto, vale a pena entender de que maneiras você pode se beneficiar desse recurso digital.

Para ajudar, fizemos este post completo sobre o assunto, aqui vamos abordar algumas questões fundamentais sobre a assinatura eletrônica, como:

• O que é uma assinatura eletrônica?
• Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?
• A assinatura eletrônica é permitida pela lei?
• Como fazer uma assinatura eletrônica?
• Quais as vantagens da assinatura eletrônica?

Entre outros assuntos que vamos explorar através desses principais tópicos. Vamos aprender tudo sobre essa assinatura, então? Acompanhe-nos nesta leitura!

O que é uma assinatura eletrônica?

Uma vez que compartilhamos muitos documentos on-line — e tantos outros com validade jurídica necessária — atualmente, precisamos de algo que dê esse respaldo legal a essa documentação.

Daí, o surgimento e a importância da assinatura eletrônica, que nada mais é do que um meio prático, simples e eficiente de autenticar um documento digital ou validar um acesso. Entre os exemplos de assinatura de forma eletrônica, podemos citar os seguintes:

• Reconhecimento de IP;
• Assinatura Digital;
• Tolken;
• Biometria;
• Login e senha — assim como os meios que usamos para acessar o internet banking, por exemplo.

É uma maneira diversificada, portanto, de atestar a autoria para algo no mundo virtual. Bom exemplo disso é a edição que você pode fazer em um documento de sua empresa, que está armazenado no sistema do qual todos os funcionários têm acesso.

Assim, você loga nesse sistema com os seus dados de acesso, modifica o documento conforme precisa e todas as informações ficam registradas, apontando você como autor dessas modificações realizadas no conteúdo.

Para que ela serve?

Deve ter dado para perceber a amplitude de possibilidades para usar uma assinatura de forma eletrônica, certo? Mas, no geral, vale ter em mente que ela serve para atestar a sua autoria e dar validade jurídica a essas informações registradas digitalmente.

Sem falar na sua importância em agregar simplicidade e eficácia a todo tipo de transação on-line que necessite de respaldo legal. A assinatura de contratos, por exemplo, conta com modelos de assinatura digital e eletrônica simultaneamente — mas trataremos, adiante, das diferenças entre esses modelos.

Também falaremos, mais adiante, sobre as vantagens da assinatura eletrônica, embora muitas delas já tenham sido apontadas até aqui.

Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

Isso confunde muita gente porque, em tese, toda assinatura digital é uma assinatura eletrônica, mas nem toda assinatura que é eletrônica é uma assinatura digital.

Principalmente, porque ambos os conceitos podem surgir diante da necessidade de assinar eletronicamente algum documento. Mas vale lembrar o que é uma assinatura realizada de forma eletrônica antes de diferenciá-la da assinatura digital.

A base da assinatura eletrônica consiste em servir de qualquer forma de autenticação de autoria nos meios computacionais. Enquanto a assinatura digital é um tipo, apenas e exclusivo, de assinatura para agregar valor jurídico e legal para a assinatura de um documento, como um contrato, e fazê-lo à distância sem a necessidade de reuniões presenciais.

Veja também: Como a assinatura digital melhora os processos da empresa e como aplicar no RH

Quais são os tipos de assinaturas eletrônicas?

Portanto, se a assinatura eletrônica é a parte mais ampla das autenticações digitais, vale a pena entender que existem diferentes tipos e que são mais apropriados conforme as necessidades dos usuários. 

Confira abaixo quais são os tipos de assinatura possíveis de fazer de forma eletrônica disponíveis atualmente no mercado:

• Assinatura eletrônica simples, muito usada em transações de baixo risco, e que tem a ver com verificações e validações por meio de informações mais básicas, como o número de CPF ou mesmo o nome do usuário;
• Assinatura eletrônica avançada, que necessita do uso de um certificado digital para ser validada, mas que não precisa ter sido emitido pela ICP-Brasil (que é a sigla para a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Isso confere um grau a mais de segurança para esse tipo de assinatura;
• Assinatura eletrônica qualificada, por fim, que acaba sendo usado para atividades que exigem mais segurança e confidencialidade entre as informações e documentos compartilhados. Para isso, é necessário um certificado digital que seja validado pela ICP-Brasil.

Bom saber, ainda, o quanto esses tipos de assinaturas estão respaldados pela lei. Falaremos da sua validade jurídica no tópico a seguir!

A assinatura eletrônica é permitida pela lei?

Sim, esse tipo de assinatura tem valida jurídica, bem como as suas vertentes — como é o caso da já mencionada assinatura digital.

O primeiro passo legal, nesse sentido, foi dado com a Medida Provisória 2.200/2001-2, que aponta a integridade, valor e autenticidade de documentos em forma eletrônica, além de suas transações efetuadas.

Mas existe uma lei que aborda o assunto com mais amplitude, não deixando dúvidas ou incertezas quanto ao uso e a validade legal da assinatura feita de forma eletrônica. Você sabe dizer qual é? Confira a seguir!

Lei Nº 14.063

Por meio da Lei 14.063 — que tem origem na MP mencionada anteriormente e em suas respectivas atualizações ao longo dos últimos 20 anos —, mais tipos de assinatura que são eletrônicas passam a ser aceitos com validade jurídica.

Assim, órgãos públicos e instituições da área da saúde, por exemplo, que apenas aceitavam o uso de assinatura digital, passam a contar com o auxílio de soluções mais simples.

Afinal de contas, a assinatura realizada de forma eletrônica avançada e qualificada necessita de um certificado digital, o que também torna o processo mais lento e burocratizado. Agora, amplia-se as possibilidades sem interferir na segurança durante a troca de informações, e as pessoas podem se relacionar com outras instituições por meio de ações mais facilitadas com a assinatura eletrônica.

Como fazer uma assinatura eletrônica?

Como posso criar uma assinatura eletrônica? Pois é, você pode estar se perguntando isso, agora que mencionamos as facilidades propostas por esse meio de validação e autenticação on-line.

Para isso, vamos explicar o meio mais prático de fazer uma assinatura sendo eletrônica. Plataformas digitais de serviços especializados nesse sentido, como a DocuSign, entre outras, permitem o uso de uma assinatura feita eletrônica rápida e eficientemente. Sem burocracias e com toda a agilidade permitida na transformação digital.

Para tanto, basta criar uma conta nesses sites, selecionar seus dados de acesso (login e senha) e fazer o upload do documento que necessita de validação.

Todo o processo acontece digitalmente, nessas plataformas, e o usuário não enfrenta burocracias durante o processo. Vale a pena conhecer os recursos e ferramentas que empresas desse tipo podem agregar às suas necessidades com assinaturas eletrônicas — sejam elas simples, avançadas ou qualificadas.

O que ela precisa ter para ser válida?

A validade e validação de uma assinatura eletrônica passou a ser vista como obrigatória por meio da Medida Provisória Nº2.200-2, de 24 de agosto de 2001 e que mencionamos no tópico acima.

Apenas citando que não existe necessidade de uma chave criptográfica ou outros meios tecnológicos complexos para validar uma assinatura eletrônica simples. Vamos usar um exemplo prático para mostrar o quanto isso funciona com simplicidade atualmente. 

Digamos que você tenha recebido um documento que necessita de uma assinatura simples de ambas as partes.

Nesses casos, os usuários podem imprimir o documento, assiná-lo a punho mesmo, depois escanear o material e enviá-lo (por e-mail ou outra ferramenta digital). Isso já confere ao documento validade jurídica para determinados fins que não sejam complexos.

Qualquer pessoa pode ter uma assinatura eletrônica?

Sim. A assinatura eletrônica é um recurso tão simples quanto democrático. Todos que tenham a necessidade de utilizá-la podem fazer isso sem problemas.

Quais as vantagens da assinatura eletrônica?

Para que fique ainda mais claro o quanto uma assinatura feita de forma eletrônica pode contribuir com o dia a dia das pessoas, fique por dentro de todas as vantagens de sua utilização. Elas estão listadas logo abaixo:

• Aumento da produtividade nas empresas, já que esses meios simplificam e tornam mais eficientes os processos que envolvem a troca de documentos e a assinatura deles;
• Redução dos custos com papel, impressão, armazenamento ou mesmo envio e recebimento de documentações físicas;
• Menos erros, porque as soluções de assinatura eletrônica podem automatizar processos e garantir que todas as etapas necessárias sejam cumpridas ao longo do processo;
• Segurança para os documentos, já que os meios de assinatura eletrônica contam com respaldo legal;
• Rápida implementação, pois a assinatura de forma eletrônica simples, por exemplo, permite uma utilização imediata, praticamente;
• Mobilidade, algo que as empresas modernas necessitam para se tornarem mais ágeis, práticas e alinhadas às tendências tecnológicas.

Conclusão

Vimos, neste, post, o quanto a assinatura eletrônica é um meio de desburocratizar processos e agregar valor jurídico às ações que tomamos no mundo virtual.

Se você tiver interesse em descobrir novas possibilidades, recursos e oportunidades dentro desse assunto, fica aqui o nosso convite para você curtir a nossa página no Facebook e para seguir-nos no Instagram, LinkedIn e YouTube! Por lá, você fica por dentro de ainda mais dicas e novidades sobre a assinatura eletrônica e outros assuntos fundamentais para o desenvolvimento da sua empresa!