Todos os dias, milhares de projetos diferentes são desenvolvidos em empresas ao redor do mundo. Desses projetos, muitos são preparados a partir de modelos de business case. Esse documento tem ajudado as empresas a garantir que, desde o início, elas estejam investindo em projetos alinhados aos seus objetivos estratégicos.

Mas o que atrai muitos líderes e gestores é o fato de que o business case pode ser usado em uma série de atividades que precisam de um processo de aprovação. Se você ainda não ouviu falar desse poderoso instrumento corporativo, chegou a hora de tirar suas dúvidas. Neste artigo, você verá os seguintes pontos:

• O que é business case?
• Como o business case pode ser usado?
• Qual a diferença entre business case e success case?
• Como fazer um business case?
• Por que aplicar o business case na empresa?
• Modelo de business case

Continue a leitura e veja como o business case vai transformar a tomada de decisões dentro da sua empresa.

O que é business case?

O business case é um documento para apresentar uma ideia de projeto. Seu objetivo principal é convencer gerente, líder de departamento, RH, gestor, cliente ou qualquer outro tomador de decisões a aprovar a ideia apresentada.

O business case ainda serve, após a aprovação da ideia, para nortear as ações da equipe responsável por executar o plano de ação. No final, os resultados adquiridos podem ser comparados com o que estava previsto no documento.

Um business case é desenvolvido como se fosse uma história completa. Tem começo, meio e fim. Normalmente, um business case dentro das empresas acontece da seguinte forma:

• Começo: alguém identifica um problema na empresa e o apresenta aos principais responsáveis por tomar as decisões;
• Meio: a empresa aprova o projeto e organiza a equipe interna responsável por executar o business case e entregar os resultados esperados;
• Fim: a equipe responsável por executar o business case faz uma apresentação sobre as mudanças implementadas e seus efeitos a longo prazo.

Deste modo, todo business case tem os ingredientes de uma história completa.

Como o business case pode ser usado?

O business case é um instrumento capaz de aumentar a confiança dos gestores, acelerar a tomada de decisões e melhorar os investimentos de uma empresa. No entanto, nem sempre é claro quando um business case é realmente necessário.

Em algumas empresas, os gestores e líderes às vezes solicitam um business case e às vezes não. Quando é solicitado no momento errado, o tempo para escrever o business case pode retardar todo o processo de tomada de decisões e atrasar o início de um projeto.

Portanto, saber quando escrever um business case e padronizar o uso dele em toda a empresa pode não apenas economizar tempo da sua equipe, mas também aumentar a confiança na tomada de decisões.

O grande desafio é que não há um “momento certo”. Em cada empresa, há operações específicas que, sem um processo rigoroso para tomada de decisões, podem incorrer em prejuízos financeiros e perda de tempo. O ideal é que cada empresa identifique quais são essas operações e, para esses casos específicos, demande sempre um business case.

Por exemplo, a equipe de gestores de uma empresa pode exigir que os departamentos justifiquem determinados investimentos antes mesmo de executá-los. Em um caso como esse, os gestores podem solicitar um business case formal para assegurar que estão diante de um investimento oportuno e alinhado aos objetivos da empresa.

Qual a diferença entre business case e success case?

Apesar dos nomes semelhantes, business case e success case são coisas diferentes. Ambos são usados no mundo corporativo, mas em momentos distintos. Enquanto o business case é um instrumento para validar ações antes que sejam executadas, o success case é a história de uma ação bem-sucedida que gerou bons resultados para uma empresa.

É muito comum que o success case, também conhecido como “case de sucesso”, ganhe a forma de um material que conta toda a história de uma ação bem-sucedida, desde o problema que originou um plano de resolução até a fase em que a empresa conseguiu alcançar (ou superar) as expectativas iniciais.

Pode ser que, no início, os responsáveis pelo case de sucesso tiveram que elaborar um business case para convencer seus líderes de que valeria a pena investir no projeto.

Como fazer um business case?

A parte mais difícil de um business case pode ser o começo, quando você tem uma noção ainda branda de que há algo de errado e as soluções não são tão óbvias. Para ajudar nesse momento, confira uma sequência de ações para montar um business case.

Identifique o problema

A construção de um business case começa com a identificação de um problema que precisa de uma solução permanente. Sem essa mudança, o documento torna-se apenas a observação sobre o que está errado. Mas, afinal, o que pode ser considerado um problema digno de um business case? Não há uma resposta exata para essa pergunta. 

Se há uma operação, um comportamento ou uma falha técnica que afeta a rotina da equipe ou os resultados da empresa a curto, médio ou longo prazo, você pode usar o business case para mostrar como é possível resolvê-lo.

Um exemplo fictício de problema que pode ser estruturado com o business case: o ERP mais recente da sua empresa está sofrendo com falhas técnicas na folha de pagamento, exigindo que sua equipe de RH tenha que recorrer a processos manuais e mais demorados. Você precisa, então, buscar um novo fornecedor de ERP para o RH da empresa.

O problema também não precisa necessariamente surgir de algo negativo. Pode ser que um líder de departamento encontre uma oportunidade de mercado capaz de otimizar os resultados do seu setor. A apresentação da ideia pode ser feita com o business case.

Encontre as principais informações do documento 

Além do problema que motivou a construção do business case, você precisará encontrar informações que complementarão o documento. Essas informações servirão como norte para criar os tópicos do business case, por exemplo:

• Qual é o objetivo do projeto?
• Como o problema será resolvido?
• Quais são as etapas para a resolução?
• Quanto tempo o projeto vai durar?
• Quem serão os responsáveis por executar o projeto?
• Quais resultados o projeto espera alcançar?

Se você tem respostas simples e diretas para as questões acima, já tem o que é preciso para começar a montar um business case.

Apresente o business case

É comum que o processo de aprovação de um business case também dependa de uma breve exposição das ideias por parte de seus responsáveis. Por um lado, isso reforça o lado humano do projeto e pode ajudar a tornar as propostas mais viáveis. Por outro, caso a exposição não seja bem-sucedida, isso pode transformar uma boa ideia em uma ideia ruim.

Mantenha o documento na nuvem

Um business case aprovado se transforma em um guia para que os responsáveis pela execução e os gestores monitorem seus resultados na prática. Como é um documento de interesse de muitas pessoas, vale a pena mantê-lo em um local acessível.

Caso a sua empresa trabalhe com um sistema na nuvem, avalie a possibilidade de criar uma pasta acessível ao grupo restrito de responsáveis direta e indiretamente pelo projeto.

Por que aplicar o business case na empresa?

O business case é um instrumento importante por duas razões. Em primeiro lugar, o documento ajuda as empresas a investir em projetos alinhados aos seus objetivos. Ao montar um business case, fica mais fácil saber se um projeto vale a pena considerando fatores como tempo, dinheiro, pessoal e oportunidades a serem alcançadas.

Na maioria das empresas, orçamento e pessoal são bens escassos. Portanto, é importante que os projetos colocados em prática sejam aqueles que estão realmente alinhados à estratégia ou aos objetivos da empresa. 

É preciso que haja uma razão convincente para alocar tempo e dinheiro em um projeto. Caso contrário, isso significa que outros projetos, mais valiosos, merecem uma atenção por parte da empresa.

A segunda razão que justifica o uso do business case é o nível de disciplina e rigor do processo. Aqueles que estão interessados na resolução do problema apontado pelo business case precisam apresentar um pensamento lógico. Isso significa que eles devem justificar e apresentar razões claras para que o projeto seja aprovado.

A empresa pode economizar um dinheiro que, de outro modo, poderia ser desperdiçado em projetos sem resultados concretos. Em muitos casos, a empresa ainda precisa gastar tempo e dinheiro para resolver problemas advindos do projeto mal-sucedido.

Principais vantagens do business case

Muitos líderes relutam em apoiar projetos simplesmente porque não entendem a mudança que está sendo proposta. Uma das principais vantagens do business case é a oportunidade de explicar um projeto de forma transparente. Um bom documento usa uma linguagem simples para apresentar o problema e um número pequeno de propostas.

Outra vantagem do business case é que ele pode incentivar as pessoas da empresa a pensar em inovações e mudanças para toda a equipe. Se um funcionário ou líder sabe que existe um processo para aprovação de projetos com normas e etapas, a tendência é que ele pense em ideias realmente viáveis para a empresa.

Modelo de business case

Os tópicos e a estrutura do documento podem depender dos processos internos da sua empresa, mas desenvolver um business case é sempre mais fácil quando você tem um modelo para olhar. Então, confira os tópicos que podem fazer parte do documento:

Índice

Nesta seção do documento, apresente os tópicos que fazem parte de business case. Como se trata de um documento para ser lido, o índice ajudará a situar o responsável por aprovar o projeto e, em seguida, norteará aqueles que executarão o plano de resolução.

Problema

A apresentação do problema é o primeiro tópico de um business case. É importante usar termos simples e frases diretas para explicar o motivo que levou você a montar o business case. De preferência, mantenha a impessoalidade e use verbos na terceira pessoa para se referir às oportunidades ou danos que precisam de correção.

Dependendo do problema central do projeto, você também pode usar números e porcentagem como argumentos para evidenciar o que está dando errado. Isso tornará o problema ainda mais convincente para os tomadores de decisões.

Plano de resolução

Um business case completo aborda como a empresa pode alterar sua estratégia para corrigir um problema. Nesta seção, é o momento de apresentar aos gestores ou líderes de departamento as propostas. 

Você pode colocá-las em uma lista para ficarem mais legíveis. No entanto, evite longos parágrafos de texto e um número grande de propostas. Um business case que traga entre uma e três propostas pode ser o suficiente para expor um plano de resolução convincente.

Resultados esperados

É necessário que exista um antes e depois do projeto. Se o business case está relatando um problema ou oportunidade real, as propostas devem provocar mudanças significativas na rotina ou nos resultados da empresa. 

Nesta seção do documento, liste os resultados a curto e/ou longo prazo das ações propostas no tópico anterior. 

Novamente, evite longos parágrafos ou um número grande de resultados. Também é importante apresentar resultados realistas, que não soam exagerados ou irreais para os responsáveis por aprovar o projeto.

Equipe

Quem são os responsáveis por colocar em prática o plano de resolução? Nesta parte do documento, descreva os funcionários e os departamentos que ficarão direta e indiretamente responsáveis pelo sucesso do projeto. 

Custos

Ofereça uma estimativa de custos para as mudanças propostas pelo projeto. É indispensável que todas as despesas elencadas estejam embasadas em pesquisas e dados concretos. Você pode elencar, por exemplo, o preço médio cobrado por um fornecedor de software ou o valor de um serviço de manutenção.

Cronograma

O cronograma serve para mostrar que você tem um projeto viável do ponto de vista do tempo de planejamento e execução. É ele que estabelece o marco inicial e o prazo de quando o projeto será finalizado. Os gestores e os próprios membros da equipe também poderão usar o cronograma para monitorar o desempenho do projeto em tempo real.

Para montar um bom cronograma, você precisa de um entendimento completo das fases do projeto, da relação de dependência entre eles e dos recursos necessários para que tudo seja bem-sucedido. Por fim, certifique-se de que qualquer pessoa seja capaz de obter uma “noção geral” de todo o projeto ao bater o olho nesta seção.

Conclusão

Neste artigo, você viu que o business case é um instrumento poderoso para fazer a conexão entre os resultados de um projeto e a sua real viabilidade. Vale lembrar que o documento pode ser usado como um procedimento padrão quando alguém quiser propor ideias para áreas específicas da empresa. 

Para mais dicas de gestão corporativa e RH, você pode acompanhar os conteúdos gratuitos disponíveis no blog Pontotel.