Gráfico de Gantt: Entenda o que é e aprenda dicas de como fazer o seu!

imagem de um exemplo de gráfico de gantt

O Gráfico de Gantt é uma ferramenta de otimização facilitadora no andamento das atividades de um projeto. Em geral, ele é composto por dois lados: o lado esquerdo, responsável por descrever as tarefas, e o lado direito, encarregado pelo cronograma a ser seguido.

Essa ferramenta é muito usada na delegação de tarefas, no acompanhamento e gestão de projetos, além de auxiliar no cumprimento de prazos de entrega com o intuito de apresentar um bom resultado.

Nesse artigo, falaremos um pouco mais sobre a ferramenta, e daremos algumas dicas de como usar o Gráfico de Gantt em seu projeto. Confira:

Boa leitura!

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O que é o Gráfico de Gantt?

imagem de duas pessoas sentadas escrevendo em cadernos

O Gráfico de Gantt é um tipo de gráfico que, de forma visual, apresenta o cronograma de um projeto. Ele serve para auxiliar as equipes e apresentar tudo que será realizado ao decorrer da produção e o tempo necessário para realizá-la.

É importante saber que o Gráfico de Gantt se originou no século XIX pelo engenheiro polonês Karol Adamiecki. Inicialmente a ferramenta ficou conhecida como Harmonogram e era responsável por acompanhar os fluxos de trabalho. 

Mas foi no século XX que o norte-americano Henry Gantt transformou o Harmonogram no Gráfico de Gantt com o intuito de evitar os atrasos nas produções das fábricas.

Hoje, com algumas adequações, o Gráfico de Gantt é usado no planejamento estratégico dos projetos e na gestão de programação.

Pra que ele serve?

O Gráfico de Gantt é uma ferramenta visual que serve para organizar as atividades, otimizar o tempo de trabalho e monitorar o cumprimento das etapas de um projeto. 

Uma outra característica do Gráfico de Gantt é a possibilidade da divisão de tarefas, de acordo com uma análise comportamental prévia da equipe, transformando o projeto em atividades menores e trazendo uma melhor participação e realização dos colaboradores. 

Por exemplo, ao invés de colocar a atividade “cozinhar” com o Gráfico de Gantt, é possível dividir as tarefas da seguinte forma:

  • Escolha dos alimentos;
  • Limpeza dos alimentos;
  • Corte dos alimentos e temperos;
  • Preparo dos alimentos;
  • Montagem dos pratos.

Com essa divisão de tarefas, todos os participantes do projeto ficam mais cientes e tem uma melhor noção do que será realizado. 

Quais os benefícios do Gráfico de Gantt?

O principal benefício do Gráfico de Gantt é a maneira de apresentar os processos das tarefas em uma operação, facilitando a compreensão de todos os colaboradores envolvidos no projeto. 

Essa ferramenta funciona a partir das barras, pois representam a linha cronológica. Com elas é possível mostrar a duração do projeto e o tempo necessário para realizar cada atividade.

Além da vantagem visual de acompanhar a duração de um projeto, o Gráfico de Gantt conta com outros benefícios, são eles:

Segmentação de tarefas

O Gráfico de Gantt tem como benefício transformar um objetivo em várias etapas tornando a realização simples, pois possibilita uma melhor compreensão do que será realizado, delega a função de cada um da equipe e proporciona um resultado rápido.

Acompanhar o andamento de um projeto

Um dos benefícios da ferramenta para os gestores é o acompanhamento do andamento do projeto. Com o Gráfico de Gantt é possível observar todo o processo de execução do produto e estabelecer o tempo ideal para realizar as entregas.

Distribuição das responsabilidades

Por ser uma ferramenta visual com abordagens do design thinking, é possível personalizá-la conforme as demandas do projeto, algumas empresas optam por incrementar o Gráfico de Gantt com a distribuição de tarefas incluindo a função de cada colaborador e isso facilita a operação, a dinâmica e a comunicação entre as equipes.

Auxiliar na definição de prazos e entregas

Como o Gráfico de Gantt proporciona a visão de duração de todas as atividades realizadas, é possível então definir todos os prazos de entrega além de realizar ações para reduzir esse tempo.

Como fazer um Gráfico de Gantt?

imagem de uma mulher sorrindo sentada na frente de um computador e vendo gráficos

O Gráfico de Gantt pode ser feito a partir de alguns softwares como o ERP, Excel entre outras ferramentas online.

No excel

O Microsoft Excel não possui o Gráfico de Gantt pré-definido em seu sistema, mas oferece um modelo que permite ser personalizado conforme a necessidade da empresa.

Esse modelo oferecido utiliza uma representação visual que mostra o processo de gerenciamento ao longo do tempo. Nele é possível inserir a data de início das tarefas, a duração e o status atual.

O modelo de Gráfico Gantt do Excel permite acomodar inúmeros projetos, sejam eles grandes ou pequenos, de curto a longo prazo.

Integrado ao ERP

Os sistemas de ERP são ferramentas de inteligência e automação que oferecem uma maior simplicidade no dia a dia do setor de gestão de uma empresa, pois eles oferecem uma melhor integração entre as informações do projeto.

A depender do software ERP a gestão consegue coletar todos os dados da produção e integrá-los de maneira visual através do Gráfico de Gantt automaticamente.

Com ferramentas online

Existem algumas ferramentas de gestão de projetos ou plataformas online, como a LucidChart, em que o sistema é oferecido de forma simplificada possibilitando o uso do gráfico por qualquer pessoa.

Um dos benefícios das ferramentas online é o acesso a inúmeros modelos de gráficos personalizados de acordo com a demanda da empresa.

Porém, as ferramentas online necessitam de inserções manuais dos dados e isso gera uma maior trabalho quando houver novas mudanças.

Como usar o Gráfico de Gantt?

Embora o Gráfico de Gantt permita ser empregado em diferentes projetos, existem algumas atividades mais comuns executadas pela ferramenta, como, por exemplo, na criação e gestão de projetos complexos, no monitoramento das atividades e no acompanhamento do projeto. 

Criação e gestão de projetos complexos: quanto mais complexo o projeto, mais atividades ele terá para realizar e, por isso, o Gráfico de Gantt é fundamental, pois ele ajuda os gestores a terem uma visão ampla.

Monitoramento das atividades: com o Gráfico de Gantt a delegação de tarefas é automatizada, pois ela permite que as atividades sejam feitas quando a anterior for concluída impossibilitando a quebra do ciclo da produção.

Andamento do projeto: a ferramenta permite aos progressos o monitoramento facilitando os possíveis reajustes.

Com essas atividades facilitadoras, muitas empresas destinam o uso do Gráfico de Gantt a projetos para o mapeamento das campanhas de marketing, ao lançamento de novos produtos e outros.

Afinal, o Gráfico de Gantt define as tarefas que serão prestadas e gera entre os colaboradores o desejo de realizar a sua atividade sem prejudicar o próximo passo a fim de obter um resultado eficiente independente do projeto.

Pra que utilizar o Gráfico de Gantt nas empresas?

Um dos principais motivos para usar Gráfico de Gantt em sua empresa é a otimização que a ferramenta proporciona, pois assim desenvolve todo o processo de produção. 

Além disso, o gráfico facilita na comunicação, na motivação dos funcionários, contribui na coordenação, na eficiência e na prestação de contas e outros.

Comunicação: uma das maiores dificuldades dentro de uma empresa atualmente é a comunicação, mas o Gráfico de Gantt pode ser um facilitador na hora de apresentar as atividades, pois ele oferece todos os dados de forma clara e visual para todos os colaboradores.

Motivação dos funcionários: com a facilidade na comunicação, os colaboradores se sentem mais confortáveis para realizar suas atividades e isso provoca uma maior motivação, principalmente quando a empresa adere uma ferramenta que permite visualizar o andamento de todo o processo. 

Coordenação: para a coordenação de uma empresa, o Gráfico de Gantt auxilia na delegação de tarefas e na redução da sobrecarga dos funcionários.

Eficiência: uma das qualidades do Gráfico de Gantt para empresas é o aproveitamento dos prazos dos colaboradores para obter eficiência máxima, pois como as atividades são divididas e processuais, enquanto se espera o resultado de uma tarefa a outra já pode ser executada.

Prestação de contas: quando se tem a visão geral de um projeto, é possível fazer análises dos acertos e falhas, possibilitando melhoria contínua de processos.

Exemplos do Gráfico de Gantt

imagem de um grupo de pessoas em um escritório olhando para um monitor com gráficos

Os Gráficos de Gantt são bons recursos visuais para propostas de projetos, planos empresariais e consultoria. Trouxemos dois exemplos de como aplicar o Gráfico de Gantt:

Gráfico de Gantt para planos empresariais: os planos empresariais tendem a conter muitas informações e isso pode interferir na comunicação com os investidores.

Por isso, o Gráfico de Gantt auxilia na apresentação das estratégias de crescimento e nos planejamentos de marketing do negócio.

Gráfico de Gantt para consultoria: uma maneira de apresentar o crescimento de uma empresa é através dos gráficos. Assim, além de ter uma apresentação clara, é possível também passar uma maior seriedade para o seu cliente.

Diagrama de Gantt X Gráfico de PERT

O Diagrama de Gantt e o Gráfico de PERT são ferramentas de gerenciamento de projeto, porém existem algumas diferenças entre eles. 

Primeiramente, é importante dizer que PERT é a sigla para Program Evaluation and Review Technique, essa técnica acompanha e gerencia o calendário de um projeto a partir de uma rede de tarefas que consegue alcançar os objetivos.

Por ser um gráfico voltado para projetos grandes e complexos, ele apresenta apenas o cronograma e os prazos sem a clareza das atividades a serem executadas.

O PERT funciona a partir de três elementos básicos, são eles:

  • Tarefas: as atividades para serem executadas.
  • Etapa: trata-se dos início e fim das atividades.
  • Tarefa Fictícia: a representação do limite de uma tarefa para outra.

Conclusão

O Gráfico de Gantt pode ser uma boa estratégia de otimização para as empresas, visto que apresenta possibilidades de monitoramento, criação e gestão dos projetos que contribuem para um melhor resultado.

Mas, é importante dizer que além dos benefícios, existem algumas desvantagens do Gráfico de Gantt, como a dificuldade de gerenciar o projeto no mesmo local que ele foi planejado, pois se torna complexa a execução.

Eles também não mostram as prioridades das atividades – diferente do método Kanban – e isso pode se tornar um problema, além de não apresentar quantas pessoas serão necessárias para executar a atividade.

Para evitar grandes transtornos, lembre-se de escolher um software ERP, uma ferramenta online ou o próprio Excel para facilitar na construção Gráfico de Gantt e opte por aquele que oferece automação. 

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