Um obstáculo comum que os gerentes de projeto enfrentam são as estimativas em relação ao nível de esforço necessário para concluir as tarefas. Porém, lidar com esse desafio tem sido cada vez mais simples, porque as empresas estão focando em métodos como o Planning Poker, que apostam no trabalho em grupo para embasar a tomada de decisões.
As estimativas, de modo geral, tendem a ser úteis para planejar projetos a longo prazo e dividi-los em tarefas gerenciáveis de curto prazo. Por outro lado, há sempre riscos a serem considerados, pois uma previsão equivocada pode inviabilizar todo o planejamento da equipe e levar os colaboradores a uma sequência de erros indesejados.
Este artigo vai explorar detalhadamente como funciona o Planning Poker, como colocá-lo em prática e quais são os seus benefícios para as empresas. Com esse método simples, mas eficiente, a gestão de projetos pode superar o problema das estimativas imprecisas. Confira, a seguir, um breve resumo do que está explicado mais adiante:
- O que é o Planning Poker?
- Como funciona o Planning Poker?
- Quais são os papéis e responsabilidades dos participantes?
- Quais os benefícios de usar o Planning Poker?
- Passo a passo para aplicar o Planning Poker
Continue e aprenda a usar o Planning Poker!
O que é o Planning Poker?
O Planning Poker é uma estratégia usada para estimar o esforço necessário para o desenvolvimento de um projeto, especialmente em ambientes de trabalho que utilizam metodologias ágeis, como o Scrum.
A estratégia foi criada em 2002 pelo empresário e desenvolvedor de softwares James Grenning, que percebeu algumas limitações na abordagem de estimativa de esforços então popular, chamada Wideband Delphi, um método da década de 1950.
Grenning acreditava que a Wideband Delphi era demorada e propensa a problemas, como o excesso de discussões e a influência excessiva de algumas pessoas na definição dos esforços necessários. Com isso em mente, ele desenvolveu o Planning Poker como uma solução para esses problemas, visando envolver toda a equipe no processo de estimativa.
Mais tarde, Mike Cohn, co-fundador das empresas Agile Alliance e Scrum Alliance, popularizou ainda mais a técnica em seu livro “Agile Estimating and Planning”.
Embora o design original do Planning Poker tenha sido pensado para auxiliar as organizações de TI no desenvolvimento de softwares, a estratégia rapidamente ganhou popularidade, e hoje pode ser adaptada para diversos segmentos. Sua essência continua a mesma: criar uma maneira colaborativa de estimar o esforço necessário para um projeto.
Como funciona o Planning Poker?
O Planning Poker se baseia em um jogo de cartas bastante simples. Em primeiro lugar, cada participante recebe um baralho de cartas contendo valores numéricos. Cada número representa o nível de esforço que o participante acha necessário para desenvolver o projeto em discussão no jogo.
Na regra clássica do Planning Poker, o baralho entregue a cada participante contém 10 cartas, que seguem a seguinte sequência numérica: 0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40 e 100. Quanto maior for o número da carta escolhida pelo participante, maior é o nível de complexidade estimado para realizar o projeto em discussão.
O participante que escolhe o número 100 considera o projeto em discussão extremamente complexo e difícil de ser mensurado. Por sua vez, quando o participante escolhe a carta 0, provavelmente o projeto já foi finalizado ou é tão simples que não precisa ser estimado. Abaixo, entenda quais são as três etapas do Planning Poker.
Etapa 1: leitura do projeto
Após cada participante receber um baralho, a equipe inicia o jogo. Um moderador apresenta em voz alta um projeto específico a ser estimado, e cada membro seleciona a carta que melhor representa sua opinião sobre o esforço necessário para realizar aquela tarefa. Uma vez que todos tenham escolhido suas cartas, elas são reveladas simultaneamente.
Etapa 2: discussão
Em seguida, o grupo discute sobre o projeto abertamente. Cada participante deve descrever como imagina lidar com o trabalho, quantas pessoas estima que estariam envolvidas, quais conjuntos de habilidades serão necessários e quais obstáculos ele vê retardando o progresso.
Etapa 3: nova estimativa
Após a discussão, uma nova rodada de votação é realizada. Cada membro da equipe escolhe novamente uma carta, refletindo sua opinião revisada sobre a complexidade do projeto. Essa segunda rodada de votação é importante para verificar se a discussão e o compartilhamento de conhecimento levaram a um consenso mais próximo.
Mais uma vez, quando estiverem prontos, todos os participantes revelam suas cartas ao mesmo tempo. Quanto maior o número do cartão de um participante, maior é a dificuldade que ele estima para que o projeto seja concluído.
Caso a maioria dos membros da equipe tenha encontrado um consenso sobre o nível de dificuldade do projeto, a estimativa é considerada finalizada, e outros projetos podem ser colocados em pauta. Porém, se persistirem divergências significativas, novas discussões podem ser realizadas para entender e resolver os pontos de discordância.
Quais são os papéis e responsabilidades dos participantes?
Existem duas funções principais no Planning Poker: mediador e participantes. Enquanto o mediador tem a responsabilidade de ler o projeto em voz alta a cada rodada e responder a dúvidas dos participantes, os membros da equipe devem escolher as cartas após cada discussão e defender seus argumentos.
No método Scrum, o mediador também é conhecido como Product Owner. Sua função é selecionar um item descrito no backlog e colocá-lo em discussão para toda a equipe. Geralmente, quem ocupa essa posição é um gestor ou líder de departamento da empresa.
Quais os benefícios de usar o Planning Poker?
O Planning Poker pode ser aplicado pelas empresas em diferentes momentos e contextos, sempre que houver a necessidade de estimar o esforço necessário para o desenvolvimento de um projeto. Mas, além dessa extensa aplicabilidade, existem outras vantagens de usar o Planning Poker. Veja quais são a seguir.
Estimativas mais precisas
Gerentes e colaboradores, principalmente no caso de empresas que garantem um grau de autonomia para seus funcionários, não apenas necessitam se esforçar para estimar prazos e resultados finais, mas também precisam escolher o momento certo para fazê-lo. O Planning Poker oferece a etapa final para planejar boa parte das decisões.
Colaboração e engajamento da equipe
Com o Planning Poker, os participantes têm a oportunidade de expressar suas opiniões, levantar questionamentos e trazer diferentes perspectivas. É uma dinâmica que cria um ambiente de trabalho colaborativo, no qual todos se sentem encorajados a contribuir ativamente.
Identificação de incertezas e riscos
À medida que a equipe discute as diferentes perspectivas e opiniões, é possível identificar potenciais obstáculos, desafios técnicos, restrições orçamentárias ou quaisquer outros fatores que possam representar riscos ao sucesso do projeto.
Melhoria da comunicação e alinhamento
Comunicação clara é a base para qualquer trabalho em equipe eficiente. O Planning Poker proporciona um ambiente onde as ideias são trocadas livremente, incentivando a escuta ativa e o respeito pelas opiniões de todos os envolvidos.
Identificação de requisitos mal definidos
Necessidades e prioridades que não são discutidas podem levar a atrasos e retrabalhos. O Planning Poker oferece, a partir das estimativas da equipe, um espaço valioso para explorar e debater todos os requisitos de um projeto. Os questionamentos ajudam a identificar requisitos mal definidos ou que ficaram ambíguos para alguns dos membros.
Planejamento mais realista
As empresas precisam de um planejamento de projeto alcançável para maximizar suas chances de sucesso com o desenvolvimento de produtos ou serviços oferecidos aos clientes. O Planning Poker, por levantar problemas e limites de um projeto, proporciona esse resultado. É uma maneira inteligente de “passar a limpo” os esforços de uma equipe.
Passo a passo para aplicar o Planning Poker
Com a finalidade de estimar o esforço necessário para o desenvolvimento de projetos, essa abordagem traz consigo diversos benefícios para a equipe e para toda a organização. No entanto, para aplicar o Planning Poker de forma adequada e obter resultados positivos, é importante seguir alguns passos e dicas.
Prepare a equipe
Antes de iniciar o jogo de Planning Poker, é importante preparar a equipe de um projeto, o que envolve garantir que todos os membros estejam familiarizados com as regras e a finalidade do processo.
Selecione os itens a serem estimados
Selecione os projetos ou tarefas que precisam ser priorizados ou que tenham maior incerteza em relação ao esforço necessário para serem concluídos. Esses critérios podem ajudar a sua empresa a focar nos aspectos mais relevantes para a equipe.
Distribua as cartas de estimativa
Forneça a cada membro da equipe um baralho, considerando que todos devem ter acesso às mesmas cartas. Certifique-se de que todos compreendam os valores atribuídos às cartas e como elas representam o esforço necessário para cada tarefa.
Vale ressaltar que há lojas que comercializam baralhos de Planning Poker na internet, muitas vezes com cartas extras, como símbolos de pausa e até infinito (para representar a impossibilidade de oferecer uma estimativa para determinado projeto).
Facilite a discussão
O propósito central do jogo de Planning Poker é colocar um projeto em discussão e fazer com que dificuldades sejam reveladas. O mediador desempenha um papel importante ao conduzir as discussões e incentivar os membros a compartilhar pontos de vista, expor suas preocupações e fornecer insights sobre as tarefas em questão.
Votação
Após a discussão, cada um escolhe, secretamente, uma carta de estimativa que reflita sua opinião individual sobre o esforço necessário para a tarefa. Encoraje todos a votar de acordo com sua convicção, levando em consideração seus conhecimentos e experiências.
Revelação e discussão das estimativas
Após a revelação, aqueles com estimativas mais altas (ou mais baixas) do que o resto do grupo devem explicar seu ponto de vista e tentar persuadir os colegas a reverem suas posições. O mediador deve incentivar uma discussão aberta e construtiva rumo a um consenso.
Repetição do processo
À medida que a equipe ganha mais conhecimento sobre o projeto, é natural que as estimativas sejam ajustadas e todos se aproximem cada vez mais de um consenso. Continue repetindo o jogo para reavaliar as estimativas à medida que novas informações forem obtidas.
Registro das estimativas
Após uma sessão de Planning Poker cheia de discussões, análises e consensos, é crucial não deixar que todo esse esforço se perca. A equipe pode criar um histórico que pode ser utilizado como referência para futuros projetos. Essa documentação permite uma análise comparativa das estimativas realizadas em diferentes momentos, identificando tendências e possíveis desvios ao longo do tempo.
Acompanhamento e ajustes
O trabalho não termina com o Planning Poker. Após as estimativas serem registradas, é fundamental realizar um acompanhamento constante do progresso do projeto e fazer os ajustes necessários ao longo do caminho. Acompanhar o desenvolvimento da equipe permite verificar se os resultados previstos estão se concretizando conforme o planejado ou se há desvios que requerem ajustes.
Conclusão
Em resumo, o Planning Poker pode ser aplicado em várias fases do ciclo de vida do projeto, desde o planejamento inicial até a priorização de atividades.
A flexibilidade e a capacidade de estimar o esforço de forma colaborativa tornam a estratégia uma ferramenta valiosa para as empresas. No entanto, é importante ressaltar que o sucesso do Planning Poker não depende apenas da aplicação da técnica em si, mas também do comprometimento e do envolvimento de todos os participantes.
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