O reembolso de quilometragem é comum em diversos tipos de empresas, como naquelas em que os funcionários precisam se deslocar frequentemente para fins profissionais. As equipes de campo que, regularmente, visitam clientes varejistas exemplificam isso.
Conforme o estudo “Reembolso de Quilometragem”, feito pela Carreira Muller, cerca de 80% das empresas optam por fazer esse reembolso aos funcionários que, esporadicamente, usam seus próprios carros para trabalho.
O cálculo dessa compensação financeira, sobretudo para empresas que nunca lidaram com ele, pode acabar gerando dúvidas. Afinal, embora o custo do combustível esteja presente no cálculo, há outros gastos que as empresas podem incluir na hora do reembolso.
Em virtude disso, é importante que a empresa saiba como calcular corretamente esse ressarcimento e se vale a pena adotá-lo em vez do auxílio combustível. Ela também deve saber o que fazer para evitar fraudes ao fazer esse reembolso.
Para detalhar esses e outros pontos, este texto abordará os seguintes tópicos:
- O que é o reembolso de quilometragem?
- Qual a diferença entre auxílio combustível e reembolso de km?
- Como funciona o reembolso de km?
- Tipos de despesas de quilometragem que são reembolsáveis
- Como calcular km rodados para reembolso?
- O que é a política de reembolso de quilometragem?
- Como evitar fraudes no reembolso combustível?
Tenha uma boa leitura!
O que é o reembolso de quilometragem?
O reembolso por quilometragem é uma prática que a empresa adota para ressarcir um funcionário quando ele tem gastos ao usar seu veículo pessoal para fins profissionais. É o caso de vendedores externos e representantes comerciais, por exemplo.
O que diz a lei?
Até o momento, não existe nada na Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) que obrigue o empregador a fazer o reembolso por quilometragem. Isso, no entanto, precisa ser acordado entre ele e os seus funcionários que utilizam veículo próprio para fins profissionais.
Afinal, a jurisprudência trabalhista tem consolidado o entendimento de que o empregador é responsável por outras despesas relacionadas ao trabalho, o que inclui o reembolso por quilometragem.
A exemplo disso, de acordo com a decisão do Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região (TRT-4), no Recurso Ordinário: RO XXXXX-90.2011.5.04.0019, se um empregado usa seu próprio veículo para trabalhar, a empresa é “quem assume e responde pelos riscos e custos da atividade empresarial, não podendo transferi-los ao trabalhador”.
Ainda, embora a CLT não fale desse reembolso, ela implicitamente define o princípio de que o empregador é responsável pelos riscos inerentes à atividade econômica. Conforme o art. 2, o empregador é definido como a empresa que, “assumindo os riscos da atividade econômica, admite, assalaria e dirige a prestação pessoal de serviço”.
Qual a diferença entre auxílio combustível e reembolso de km?
Tanto o reembolso de quilometragem quanto o auxílio combustível são compensações financeiras que se aplicam quando um funcionário usa seu veículo pessoal para cumprir uma atividade profissional, então as empresas podem optar por qualquer um dos dois.
Porém, há diferenças entre eles, e a organização tem de se conscientizar sobre isso antes de decidir qual adotar. Confira a tabela a seguir:
| Características | Reembolso de quilometragem | Auxílio combustível |
| Base para o cálculo. | Quilometragem percorrida. | Valor fixo por mês. |
| Flexibilidade. | Varia conforme a distância e outros gastos. | Não varia com o uso. |
| Natureza. | É um ressarcimento. | É um benefício e a empresa pode disponibilizá-lo por meio de cartão ou ticket. |
| Cobertura. | Cobertura ampla, pois ressarce o funcionário por gastos de combustível, manutenção e outros. | Cobertura restrita, pois só reembolsa o funcionário pelo gasto com combustível. |
| Comprovação. | Requer comprovantes — as notas fiscais de combustível, por exemplo. | Em geral, não exige comprovantes. |
Como escolher entre auxílio combustível e reembolso de km?
É a empresa a responsável por decidir se vai implementar o reembolso de quilometragem ou o auxílio combustível, e a melhor maneira de fazer isso é colocando os prós e contras de cada uma das alternativas em xeque.
De um lado, usar o reembolso de km traz mais controle e transparência para a empresa, afinal, os valores que ela pagará aos funcionários serão fundamentados em um cálculo feito a partir da distância percorrida de fato.
Para o funcionário, o reembolso de km também acaba sendo mais justo, pois ele cobre o uso real do veículo — e isso não acontece no caso do auxílio combustível, que, a depender do caso, pode acabar nem cobrindo todos os gastos que o colaborador realmente teve.
Além disso, o valor do reembolso de quilometragem varia bastante, para menos ou para mais. Por isso, ele pode ser mais econômico à empresa quando os funcionários usam seus veículos pessoais com pouca frequência e para percorrer distâncias curtas.
Enquanto isso, há o auxílio combustível: entre suas vantagens está o fato de que ele é mais fácil de a empresa administrar e de os funcionários usarem. Apesar disso, ele não tem a precisão do reembolso de km, pois é um valor fixo, e não o resultado de um cálculo.
Outro ponto que a empresa deve ponderar é sobre o auxílio combustível: ele é melhor quando os funcionários usam, constantemente, seus veículos pessoais para fazer essas viagens com fins profissionais. Essa constância facilita a previsibilidade de custos.
Como funciona o reembolso de km?
O reembolso de quilometragem é, essencialmente, uma compensação financeira. O funcionamento dessa prática, porém, acontece, primeiramente, com base nas políticas que a empresa estabelece. É a chamada política de reembolso de km. Entenda melhor a seguir.
O que os colaboradores precisam apresentar para comprovar os km rodados?
Quando se trata de pagar um ressarcimento preciso, só a palavra do funcionário sobre quantos quilômetros ele percorreu enquanto realizava suas atividades profissionais não basta. Os comprovantes servem justamente para isso: asseguram um reembolso justo.
Nesse sentido, os funcionários têm de apresentar documentos comprobatórios, como:
- Relatórios de viagem, detalhando data, destino e quilometragem da viagem;
- Comprovantes de abastecimento (as datas devem coincidir com o mesmo período que o funcionário fez as viagens);
- Recibos de outros gastos, como pedágio e estacionamento;
- Outros documentos: a depender da política da empresa, ela pode solicitar comprovantes específicos, como fotos do odômetro do veículo.
Quais elementos devem ser considerados para o reembolso?
A empresa precisa ficar ciente de todos os elementos que devem fazer parte do reembolso. É só assim que ela garantirá uma compensação justa, caso contrário, pode gerar atritos com o funcionário e, no pior cenário, até ser processada.
Entre os elementos a serem considerados estão o veículo que o funcionário usa, que pode ser um carro de passeio, por exemplo, além do consumo de combustível, manutenção e limpeza.
A empresa também pode considerar outros dois elementos na hora de calcular: seguro do veículo, cenário em que ela pode arcar com 50% do custo, já que o funcionário também faz uso pessoal do veículo; e o IPVA e o licenciamento (essas taxas anuais podem ser divididas pelos quilômetros rodados no ano e ajustadas para refletir o uso do veículo para o trabalho).
Tipos de despesas de quilometragem que são reembolsáveis
No reembolso de quilometragem, a empresa irá considerar alguns tipos de despesas. De forma geral, ela levará em conta gastos específicos, mas também pode incluir outros. Isso depende da política adotada. De todo modo, veja as principais despesas reembolsáveis:
- Combustível;
- Troca de óleo;
- Reparação e substituição de peças, como filtros e pneus;
- Alinhamento e balanceamento;
- Parte do custo do seguro anual do veículo;
- Imposto sobre a propriedade do veículo e taxas de licenciamento;
- Valor da depreciação do veículo ao longo do tempo, calculado com base na Tabela Fipe ou média de desvalorização, e é proporcional à quilometragem de trabalho;
- Lavagem e limpeza;
- Taxas de pedágio;
- Taxas de estacionamento.
Como calcular km rodados para reembolso?
Para calcular o km rodado para reembolso, é preciso dividir o valor do combustível pelo consumo do veículo. A fórmula é: Valor do reembolso por quilômetro = Valor do litro de combustível / Quilômetros rodados.
Se o combustível custa R$ 5,00 por litro e o carro consome 10 km/L, por exemplo, o valor do reembolso por quilômetro é de R$ 0,50.
Esse, no entanto, é um cálculo mais simples. Por isso, para um valor de reembolso mais justo, a empresa deve considerar outros gastos já abordados, como limpeza, manutenção e pedágios.
Quem faz o cálculo de km para reembolso?
O cálculo do reembolso de quilometragem é, de certo modo, compartilhado entre o colaborador e a empresa. De um lado, o funcionário registra cada viagem, anotando quilometragem, datas e destinos. Ele também deve guardar os comprovantes de gastos.
Enquanto isso, a empresa, normalmente o RH, revisa e aprova para, então, fazer o cálculo de km para reembolso. Aqui ela considera os gastos que definiu como reembolsáveis na sua política. As etapas finais envolvem a empresa processando o ressarcimento para o funcionário.
O que é a política de reembolso de quilometragem?
A política de reembolso de quilometragem é um conjunto de diretrizes que as empresas adotam para ressarcir os funcionários que usam veículos pessoais para atividades profissionais. Com ela, a empresa alinha seus interesses com os dos colaboradores, pois a compensação financeira, resultado de um cálculo, é precisa e transparente.
Como desenvolver uma política de reembolso para km rodados?
Para desenvolver uma política de reembolso de quilometragem, deve-se definir os critérios de elegibilidade, os valores de cálculo e os procedimentos de solicitação. É importante que a política seja clara e justa para evitar mal-entendidos.
Algumas das medidas que a empresa deve adotar para desenvolver tal política são:
- Definir quais despesas serão reembolsadas e quais não;
- Estabelecer limites para o uso do veículo próprio, definindo, por exemplo, um limite máximo de quilômetros que podem ser reembolsados em um determinado período;
- Divulgar as diretrizes de uso do veículo: é assim que todos os funcionários que usam veículo pessoal para fins profissionais ficam cientes das regras e dos requisitos;
- Especificar os documentos necessários para o reembolso;
- Elaborar documentação com o processo de solicitação do reembolso: registro das viagens, preenchimento de relatório, submissão, revisão e aprovação e, por fim, processamento de reembolso.
É importante ressaltar que desenvolver essa política faz parte de um gerenciamento empresarial eficiente; porém, ela deve ser ajustada conforme as necessidades. Como destaca Cristina Pereira, coordenadora de operações na Comunitive:
“A gestão estratégica precisa estar sempre mudando. Engessar a gestão estratégica pode funcionar por um tempo, mas é necessário questionar se ela continuará funcionando no futuro”
Quais são as vantagens de uma política de reembolso de quilometragem?
Uma política de reembolso de quilometragem traz diversas vantagens, como a garantia de que todos os funcionários que usam seus veículos pessoais para o trabalho sejam compensados de forma justa.
Como traz Mariá Boaventura, diretora de pessoas e cultura da Sankhya, “as pessoas são um dos principais diferenciais que uma empresa pode ter, onde ela pode conseguir uma vantagem competitiva”. Quando a empresa preza por fazer um justo reembolso de quilometragem, garante a precisão no pagamento e, ainda, a satisfação do funcionário.
Além disso, essa política favorece o controle de custos da empresa. Os relatórios, afinal, ajudam a rastrear as despesas e planejar orçamentos com eficiência. Isso também acaba contribuindo para a empresa ficar em conformidade com as obrigações fiscais.
Como evitar fraudes no reembolso combustível?
Para evitar fraudes no reembolso de combustível, a empresa deve implementar um sistema de relatórios e sempre exigir comprovantes de combustível e despesas. Nesse sentido, usar tecnologia, como aplicativos de quilometragem, também ajuda a monitorar as viagens.
Boas práticas
Para o funcionário, algumas boas práticas envolvem informar os gastos reais com o combustível, sem tentar inflar os valores; sempre pedir nota fiscal em todos os abastecimentos; e ficar a par das regras para reembolso de combustível da empresa.
Já para a empresa, algumas práticas importantes são estabelecer regras claras para o reembolso de combustível; e sempre verificar os comprovantes de abastecimento, os relatórios de consumo e os dados dos veículos para identificar possíveis irregularidades.
Conclusão
Seja um representante de vendas que frequentemente visita clientes ou mesmo técnicos que fazem serviços de manutenção, em todos esses cenários, é indispensável que o empregador entenda como funciona o reembolso de quilometragem e como calculá-lo.
Seguindo esse mesmo raciocínio, também é necessário que os funcionários que usam seus veículos pessoais para fazerem atividades da empresa saibam o que lhes cabe, como a boa prática de pedir recibos que comprovem o abastecimento em um posto de combustível.
A empresa, entendendo isso e as implicações negativas que podem vir de um cálculo de reembolso de quilometragem ineficiente, deve, de imediato, adotar uma política que trata sobre o processo. Feito isso, ela consegue simplificar esse ressarcimento ao funcionário.
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