Com a transformação digital em pleno crescimento, as empresas estão cada vez mais adotando certificados digitais e, consequentemente, dispositivos como o token digital para garantir a segurança de suas informações e transações.
De acordo com dados da Associação Nacional de Certificadora Digital (ANCD), houve um aumento de 9,4% na quantidade total de certificados digitais emitidos em um ano, totalizando mais de 8 milhões de emissões.
Diante desse cenário, o token digital tem se destacado como uma das ferramentas mais utilizadas para armazenar os certificados. O dispositivo é obrigatório para o armazenamento de determinados tipos de certificado digital, o que tem levado muitas empresas e gestores a adotá-lo para validar documentos eletronicamente.
Neste artigo, as principais informações sobre como funciona o token digital estão explicadas, desde o conceito do dispositivo até a relação entre o token e a assinatura digital, e como utilizá-lo em empresas. Veja um resumo do que está explicado mais adiante:
- O que é token digital?
- O que diz a lei sobre token digital?
- Para que serve o token digital?
- Como funciona o token digital?
- Quais são as vantagens?
- Quais os tipos de token digital?
- Como aplicar o token digital na empresa?
- Qual a diferença entre token digital e pen drive?
Continue a leitura e tire suas dúvidas sobre o token digital!
O que é token digital?
A palavra “token” tem um significado diferente dependendo do segmento. No mercado de certificados digitais, token digital é um dispositivo físico semelhante a um pen drive que serve para armazenar um certificado digital. Ele guarda o certificado de uma pessoa ou empresa, garantindo a segurança e a privacidade das informações contidas nele.
O token digital torna o processo de armazenamento mais seguro e confiável, pois a ferramenta garante que apenas a pessoa autorizada tenha acesso às informações protegidas pelo certificado digital.
O que diz a lei sobre token digital?
O uso do token digital deve estar em conformidade com as normas estabelecidas pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras). O órgão é responsável pela segurança, autenticidade e validade jurídica das mais variadas aplicações que utilizam certificados digitais em transações e documentos eletrônicos.
O ICP-Brasil foi instituído em 2001 pela Medida Provisória (MP) 2.200-2, responsável por regularizar os contratos digitais no Brasil. Apesar de não mencionar o token digital, outra legislação que influencia o processo de uso e armazenamento de certificado digital é a Lei 14.063/2020, criada para regulamentar o uso de assinaturas digitais no país.
A lei em questão trata das assinaturas digitais nas interações com entes públicos em atos e documentos de pessoas jurídicas, além de estabelecer normas relacionadas às questões de saúde e licenças de softwares.
Para que serve o token digital?
Existem vários tipos de certificados digitais. Para cada um deles, há um conjunto de opções de armazenamento. Enquanto o certificado A1 pode ser instalado no computador do titular do documento, o certificado A3 exige uma mídia física para isso. O token digital é justamente a mídia física para o armazenamento desse tipo de certificado digital.
Vale ressaltar que o dispositivo serve exclusivamente para armazenar o certificado. Isso significa que o token digital não pode comportar outro arquivo em seu espaço. A ideia é que, uma vez guardado, o certificado tenha duas “camadas” de proteção: 1) apenas o titular tem o dispositivo físico; 2) apenas o titular sabe qual é a senha de acesso a ele.
Como funciona o token digital?
O token digital deve ser conectado a um computador pela entrada USB no momento em que o titular for usar o certificado para a assinatura de documentos. Após conectar o token digital no computador, o titular deve inserir sua senha de acesso ao certificado digital para, em seguida, a assinatura ser validada por meio de criptografia.
Por conta dessa facilidade de ser conectado ao computador por uma entrada USB, o token digital também é conhecido como “token-USB”.
Em alguns casos, pode ser necessário baixar um “gerenciador de mídia” para que o dispositivo seja reconhecido pelo computador. Nesse caso, depois de emitir o certificado digital, o titular do documento deve acessar o site da sua certificadora para fazer o download do gerenciador de mídia de acordo com o seu sistema operacional.
Tanto a instalação do gerenciador de mídia quanto o próprio uso do token digital não são processos complexos ou que exigem algum conhecimento técnico prévio do usuário. Na verdade, a ideia é que o token digital seja uma ferramenta que garanta não só segurança de dados, mas também praticidade para os titulares de certificados digitais.
Quais são as vantagens?
Com a crescente necessidade de segurança na gestão de informações, muitas empresas têm optado por adotar o uso do token digital. Esse dispositivo oferece diversas vantagens que podem fazer a diferença na proteção e na validação dos documentos eletrônicos. A seguir, confira uma lista com as principais vantagens do token digital.
Segurança
O dispositivo protege as informações do certificado digital, garantindo que apenas a pessoa autorizada tenha acesso a elas. O token digital utiliza criptografia avançada para armazenar e proteger os dados do certificado, garantindo que eles não possam ser interceptados ou acessados por pessoas não autorizadas.
Em alguns modelos, o token digital é projetado para ser seguro contra ameaças físicas e até ransomware. Ele possui um invólucro resistente que protege o dispositivo contra danos causados por quedas, impactos ou água.
Sem custos adicionais
O custo do token digital é relativamente baixo quando comparado aos benefícios que ele oferece. O dispositivo é durável e pode ser usado por vários anos, reduzindo a necessidade de ser substituído com frequência. Assim, os usuários podem economizar dinheiro a longo prazo, sem comprometer a segurança de seus certificados.
Facilidade de uso
O token digital é uma solução prática e fácil de usar. Ele é portátil e pode ser transportado com facilidade, permitindo que os usuários acessem seus certificados digitais de qualquer lugar. Além disso, o dispositivo é compatível com diversos sistemas operacionais, o que o torna uma solução flexível e adaptável às necessidades dos consumidores.
Por fim, o token digital é fácil de configurar, não exigindo conhecimentos técnicos avançados. Os usuários podem acessar suas informações digitais com apenas alguns cliques, o que aumenta a eficiência e a produtividade no dia a dia de uma empresa.
Quais os tipos de token digital?
Existem vários modelos de token digital no mercado, cada um com suas características e níveis de segurança. Entre alguns dos modelos comuns, é possível citar o Safenet IKEY 2032, o StarSign Crypto S, o Gemalto, o GD Burti, o Aladdin e o Safenet 5100.
Ao escolher um token digital, é importante avaliar alguns fatores, como a facilidade de uso, a compatibilidade com diferentes sistemas e aplicativos, a segurança das informações armazenadas e a qualidade do suporte técnico oferecido.
Outro fator importante a considerar é a confiabilidade do fabricante e do revendedor do token digital. É importante escolher um fornecedor com credibilidade no mercado e que possa oferecer garantias e suporte técnico adequado em caso de problemas ou defeitos.
Como aplicar o token digital na empresa?
O token digital é um dispositivo importante para garantir a segurança de informações e transações realizadas por uma empresa. Sua aplicação pode trazer diversos benefícios, como a simplificação de processos e a validade jurídica de documentos. No entanto, para aproveitar tudo que a ferramenta oferece, é preciso adotar algumas medidas práticas.
Por exemplo, para assegurar que a equipe responsável por fazer assinaturas eletrônicas utilize o token digital corretamente, pode ser necessário promover treinamentos corporativos. Os funcionários devem entender como usar o dispositivo de forma segura e eficiente, respeitando as suas limitações e as políticas de segurança da empresa.
Vale ressaltar que o token digital só pode ser utilizado de modo individual, ou seja, o mesmo certificado não pode ser usado em vários dispositivos simultaneamente. Por isso, é fundamental que cada colaborador possa usar um token digital.
Outra medida está relacionada à escolha de um modelo que atenda às necessidades específicas da empresa, garantindo a segurança das informações e das transações realizadas. Após escolher o modelo de token, é preciso instalá-lo e configurá-lo adequadamente em todos os computadores e sistemas utilizados pela empresa.
Qual a diferença entre token digital e pen drive?
O token digital e o pen drive têm uma aparência semelhante, mas suas funções são bem diferentes. O pen drive é usado para armazenar diversos tipos de arquivos, como fotos, músicas, vídeos e documentos de texto. Já o token digital é usado especificamente para armazenar o certificado digital, garantindo a privacidade das informações contidas nele.
Além disso, o token digital é projetado para ser inviolável, o que significa que o dispositivo é mais seguro para armazenar dados sensíveis do que um pen drive comum.
Conclusão
Em suma, o token digital é uma ferramenta essencial para garantir a segurança e a confiabilidade na validação de documentos eletrônicos. Como visto neste artigo, o uso correto do dispositivo pode trazer inúmeros benefícios para uma empresa, mas apenas quando gestores e colaboradores estão treinados para utilizar a tecnologia.
Portanto, caso a sua empresa ainda não tenha adotado o token para certificado digital, é hora de considerar essa possibilidade. Com todas as vantagens que o dispositivo traz, seu negócio pode se tornar ainda mais eficiente e seguro nos processos digitais.
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