O sucesso de um projeto empresarial está ligado a inúmeros fatores, como quais colaboradores foram selecionados para realizá-lo, de que modo foram executadas cada uma de suas etapas e se houve agilidade organizacional para contornar contratempos. É exatamente de todos esses componentes que trata o kick off.
Essa ferramenta, como ficará mais claro adiante, é fundamental para que um negócio consiga ter sucesso na execução de um projeto, independentemente da duração ou do grau de complexidade dele. Isso porque até mesmo um projeto com objetivo simples e equipe reduzida pode falhar caso a empresa não realize o kick off.
Diante disso, para que uma organização seja promissora na execução de todos os seus projetos, deve realizar diversos alinhamentos, como esclarecer o máximo de dúvidas referentes a um projeto e explicar de que maneira cada colaborador irá contribuir na execução dele.
Por isso, visando tratar a fundo esse assunto, este conteúdo abordará os seguintes tópicos:
- O que é kick off?
- Como funciona uma reunião de kick off?
- Como fazer o kick off de forma assertiva?
- Qual a importância da reunião de kick off?
- Como uma reunião de kick off pode auxiliar o setor de RH em projetos?
Tenha uma excelente leitura!
O que é kick off?
A expressão kick off, em tradução livre, quer dizer “dar início”. No mundo dos negócios, trata-se de uma reunião empresarial que acontece logo no começo de um projeto. Sua finalidade é que o gestor, a equipe e o cliente alinhem o máximo de detalhes possíveis.
Dessa forma, ao serem discutidos o maior número de informações, a empresa consegue evitar falhas na execução do projeto, além, claro, de favorecer a produtividade e o trabalho em equipe.
Para que serve?
O kick off deixa os envolvidos em um projeto a par de tudo o que diz respeito a ele. Ou seja, com o alinhamento estratégico, a equipe trabalha em harmonia, evitando, assim, retrabalho, discordâncias e falhas.
Além disso, por meio da reunião de kick off, cada colaborador consegue entender o que precisa fazer para que o projeto consiga conquistar excelentes resultados e o que precisa evitar para não gerar quaisquer atrasos na sua execução.
Como funciona uma reunião de kick off?
Entre os componentes que fazem parte do funcionamento da reunião de kick off, isto é, que proporcionam esse alinhamento de ideias, estão a definição dos objetivos, dos prazos de entrega, do cronograma e das ferramentas colaborativas, bem como os direcionamentos sobre como serão realizadas cada uma das etapas.
Estrutura de uma kick off meeting
A reunião de kick off segue uma estrutura que implicará no êxito do seu propósito: o alinhamento de todos os detalhes de um projeto. Essa estrutura fundamenta-se em 7 passos. Confira a seguir a estrutura o detalhamento de cada passo.
- Introdução
- Background e objetivos
- Escopo do projeto
- Planejamento
- Divisão de funções
- Colaboração
- Divisão de funções
Introdução
Colaboradores que nunca trabalharam juntos antes podem ser colocados na mesma equipe para realizar um projeto. Diante disso, é importante que, no começo da reunião, em vez de serem tratadas questões referentes ao projeto em si, ocorra um momento social da equipe com a finalidade de “quebrar o gelo”. Isso aumentará a confiança entre os participantes.
Background e objetivos
Nessa etapa, deve-se contextualizar a razão que levou a empresa a cogitar executar o projeto. Também deve-se definir os objetivos pretendidos com ele.
Escopo do projeto
São delineadas brevemente todas as ações que precisam ser executadas para que se conquiste os objetivos do projeto, além de serem definidos os prazos e os indicadores que a equipe utilizará para avaliar o progresso. Ou seja, cria-se o rascunho do plano de ação.
Planejamento
Com base no rascunho do plano de ação, detalha-se cada etapa do projeto, incluindo nele todas as entregas que deverão ser feitas e todos os recursos necessários para isso. Pode-se usar um software para criar um roadmap: um mapa que serve de guia para os colaboradores ao longo de um projeto.
Divisão de funções
Torne o roadmap mais completo: adicione detalhes referentes aos funcionários que irão ser os responsáveis por cada etapa. Atente-se apenas em dividir, de forma equilibrada, a quantidade de colaboradores, para que eles não sofram com sobrecarga de trabalho e, por conta disso, fiquem desmotivados.
Colaboração
A etapa de colaboração diz respeito à definição das reuniões que serão feitas ao longo do desenvolvimento do projeto com a finalidade de acompanhar o progresso dele. Nesse caso, o foco é encontrar formas de todos os participantes conseguirem ajudar uns aos outros, encontrarem soluções em conjunto e colaborarem mais entre si.
Próximos passos e perguntas
E depois da reunião de kick off? Esse é outro ponto que deve ser discutido na reunião. Recomenda-se que os participantes falem sobre o que acreditam serem esses próximos passos. Junto a isso, também é importante que eles exponham qualquer dúvida que tenham acerca do projeto.
Em qual etapa de um projeto ocorre uma reunião de kick off?
Como destacado no começo deste conteúdo, a reunião de kick off tem o objetivo de alinhar tudo o que diz respeito a um projeto, já que isso favorece o seu sucesso. E é por essa razão que ela deve acontecer logo na fase inicial de um projeto, nunca durante a sua execução.
Como fazer o kick off de forma assertiva?
A reunião de kick off beneficiará uma organização de diversas maneiras, no entanto, para isso, é imprescindível que ela contemple determinados componentes. Primeiro, define-se todas as etapas pelas quais um projeto precisa necessariamente passar para chegar ao resultado esperado. Deve-se, portanto, como pontuado anteriormente, detalhar esse escopo ao máximo.
Depois, deve ser discutido no kick off: quais são os custos previstos, como gerenciar o orçamento estrategicamente, entre outros questionamentos. É importante ressaltar que as decisões referentes ao projeto devem ser sempre embasadas no orçamento que a empresa tem disponível para ele.
A reunião de kick off também precisa tratar sobre o cronograma do projeto, afinal, é com ele que a equipe saberá a duração de cada etapa, por exemplo. Desse modo, mesmo que haja imprevistos ao longo da execução, o cronograma servirá de bússola para que o cumprimento do objetivo do projeto ocorra dentro do prazo combinado.
Por fim, ter uma comunicação assertiva evitará o desalinhamento entre as partes na realização do projeto. Assim, deve-se definir durante a reunião de kick off os meios de comunicação que a equipe utilizará e a frequência com que ela se comunicará.
Qual a importância da reunião de kick off?
Os projetos que não têm como passo inicial a reunião do kick off são mais propensos a arcarem com complicações na execução, como atrasos nas etapas e atritos entre os colaboradores.
Junto a isso, a reunião de kick off também é uma forma de a empresa investir em um trabalho em equipe produtivo, no qual existe comunicação assertiva e responsabilidade profissional. Tudo isso implica no desenvolvimento de um clima organizacional saudável.
E os benefícios?
Um gestor eficiente possui um leque de habilidades, e a capacidade de engajar e motivar os colaboradores é uma delas. Essa motivação da equipe aparece justamente quando se aplica o kick off, já que os colaboradores poderão, de forma ativa, participar de um projeto desde o começo, contribuindo com opiniões profissionais.
Outro benefício de se fazer o kick off diz respeito ao ganho de produtividade. Se uma empresa tem um projeto de marketing, por exemplo, para que consiga motivar ao máximo todos os colaboradores envolvidos nele, como redatores e designers, e aumentar a produtividade, deve, primeiramente, criar uma reunião de kick off.
Como uma reunião de kick off pode auxiliar o setor de RH em projetos?
O setor de RH é responsável por desenvolver uma variedade de projetos, todos direcionados para a gestão de pessoas. Quando eles são realizados com eficiência, melhoram o clima organizacional, os resultados da organização, a retenção de talentos e a produtividade.
É nesse sentido que a reunião de kick off ganha relevância, já que permitirá que os colaboradores do RH consigam, antes de executar um projeto, alinhar todos os detalhes referentes a ele.
Em se tratando de um projeto referente ao processo de recrutamento e seleção, por exemplo, o kick off possibilitará um alinhamento sobre as dinâmicas em grupo que serão aplicadas no processo seletivo.
Além dessa, outras possibilidades de projetos que o setor de RH pode desenvolver de forma promissora ao realizar a reunião de kick off são as relacionadas ao oferecimento de planos de carreira, aos projetos de comunicação interna e aos programas de treinamento e desenvolvimento.
Conclusão
Você pôde compreender ao longo deste conteúdo o que é kick off e todos os pontos positivos que essa ferramenta proporciona para uma empresa, colaboradores e clientes. Afinal, trata-se, essencialmente, de uma reunião de alinhamento de ideias e de expectativas, fator indispensável para o sucesso de um projeto.
Destacou-se, ainda, como funciona uma reunião de kick off na prática e qual a sua estrutura. Isso porque, apesar de suas vantagens, só é possível aproveitá-las se a liderança seguir a sua estrutura na hora de realizá-la.
De modo que a equipe de RH tenha êxito com projetos, também foram abordadas formas que o kick off pode auxiliá-la em um projeto de recrutamento e seleção, evitando falhas na escolha das dinâmicas de grupo, por exemplo, ou na realização da entrevista devolutiva.
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