Após um processo seletivo, com entrevistas e análise dos currículos, a equipe de RH está prestes a finalizar a contratação do novo colaborador. Porém, antes de selar o acordo, é necessário ter um formulário preenchido: a ficha de admissão.

O documento, que representa a entrada oficial do colaborador em uma organização, servirá de fonte de dados para outros processos internos. Por essa razão, negligenciar esse tipo de registros é negligenciar a gestão dos dados internos dos colaboradores. 

Sem a organização dessas informações, uma empresa pode acabar enfrentando graves problemas, como falta de dados para a gestão de carreira e ausência de alinhamento entre as habilidades das equipes e as suas funções na rotina de trabalho.

Toda empresa precisa conhecer seus novos colaboradores, e isso começa com a ficha de admissão. Este artigo vai explicar como fazer uma ficha de admissão eficiente e a importância desse documento. Veja, a seguir, um breve resumo do artigo:

• O que é ficha de admissão?
• Para que serve a ficha de admissão?
• Qual a importância da ficha de admissão?
• Como funciona uma ficha de admissão?
• Vantagens da ficha de admissão
• Vantagens do uso de um sistema online para gerenciamento das fichas de admissão

Continue a leitura e aprenda a montar uma ficha de admissão!

O que é ficha de admissão?

A ficha de admissão é um formulário que coleta informações sobre o colaborador contratado pela empresa. Ela serve como um registro formal que permite à contratante obter os dados suficientes para estabelecer o novo vínculo empregatício com o contratado.

Todas as informações fornecidas na ficha de admissão são tratadas com confidencialidade e usadas exclusivamente para fins relacionados ao emprego. O respeito à privacidade e a proteção aos dados pessoais do profissional são pilares para a construção de uma relação de confiança e respeito mútuo entre a empresa e seus funcionários.

Para que serve a ficha de admissão?

A ficha de admissão desempenha funções importantes para firmar a contratação de um novo colaborador. A empresa contratante utiliza as informações do documento para diversas finalidades, como folha de pagamento, planejamento de benefícios, desenvolvimento de carreira, entre outros aspectos da gestão de recursos humanos.

Ao analisar as informações do funcionário fornecidas na ficha de admissão, os gerentes de RH podem captar as informações que servirão para o cumprimento de requisitos legais previstos na CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), como recolhimento de impostos, contribuições previdenciárias e outras obrigações legais.

As informações da ficha de admissão também auxiliam os gestores e o departamento de RH a tomar decisões estratégicas para a rotina da empresa. O histórico profissional e as habilidades mencionadas no documento são valiosas para atribuir responsabilidades adequadas e planejar o desenvolvimento de carreira do colaborador.

Qual a importância da ficha de admissão?

Uma ficha de admissão deve trazer informações valiosas sobre o novo contratado, de modo que a empresa consiga fazer uma gestão eficiente de recursos humanos. Mas, para o colaborador, o preenchimento correto do documento também garante benefícios na nova jornada de trabalho. A seguir, veja qual é a importância desse documento para ambos.

Para a empresa

Dados desatualizados e informações incompletas ou incorretas podem comprometer a eficiência dos processos internos, levando a decisões equivocadas. Portanto, é fundamental que as empresas dediquem tempo na preparação adequada da ficha de admissão e no seu correto preenchimento por parte do colaborador contratado.

Para o colaborador

O novo colaborador não precisa se preocupar com a possibilidade de ser eliminado de um processo seletivo com base nas informações fornecidas na ficha de admissão. Afinal, o propósito principal do documento é fornecer à empresa os dados necessários para estabelecer o seu vínculo empregatício.

Como funciona uma ficha de admissão?

A ficha de admissão é geralmente preenchida no momento da contratação, quando o novo funcionário já passou pela última entrevista e está oficialmente admitido na empresa. Ela pode ser preenchida pelo próprio funcionário ou por um representante do RH. 

Uma ficha pode variar em tamanho e complexidade dependendo das políticas internas da empresa. Ela costuma ser um documento de 1 ou 2 páginas, com seções para marcar um “X” na opção ideal e seções para preencher informações por extenso.

Muitas empresas já estão adotando formulários online de admissão. Nesse caso, o colaborador pode preencher a ficha de admissão por meio de um sistema eletrônico, anexando os documentos admissionais solicitados na ficha, o que posteriormente acaba agilizando o acesso às informações por parte dos gestores e do RH.

Vale ressaltar que o documento é confidencial e deve ser armazenado de forma segura pela empresa. Ele pode ser armazenado fisicamente, em pastas ou arquivos específicos, ou em formato digital, em um sistema de gestão de recursos humanos.

Quais informações ela deve conter?

Embora os detalhes específicos possam variar de acordo com a empresa e as políticas internas, algumas informações comumente solicitadas são:

• Informações pessoais: nome completo, data de nascimento, número do CPF, RG e outros dados de identificação pessoal;
• Contato e endereço: informações de contato atualizadas, como endereço residencial, número de telefone e endereço de e-mail;
• Formação acadêmica: detalhes sobre a formação educacional do funcionário, como níveis de escolaridade, cursos complementares, graduações e pós-graduações;
• Experiência profissional: informações sobre o histórico profissional, incluindo nome das empresas anteriores, cargos ocupados, datas de início e término de empregos passados, bem como uma breve descrição das responsabilidades e realizações;
• Dados bancários: número da conta bancária e informações relacionadas à instituição financeira, para o pagamento de salários e benefícios;
• Benefícios e plano de saúde: a ficha de admissão pode conter seções específicas para a escolha de benefícios, como plano de saúde, plano odontológico, vale-refeição, entre outros.

Além dos dados mencionados acima, outras seções podem ser incluídas, dependendo dos requisitos internos da empresa. O mais importante é que as informações sejam objetivas, concisas e fáceis de entender.

Vantagens da ficha de admissão

Cada passo é importante para garantir o sucesso das operações em uma empresa, e isso inclui a gestão de documentos internos. A ficha de admissão, por exemplo, pode fornecer vantagens que vão além da etapa de contratação dos colaboradores. Continue a leitura e conheça mais sobre as vantagens desse documento para as empresas.

Facilidade na gestão de documentos

Toda empresa precisa manter um arquivo completo e atualizado dos documentos relacionados ao colaborador. Desde a cópia dos documentos pessoais até os dados bancários, todas as informações devem ser armazenadas.

Com uma ficha de admissão completa, a empresa pode captar esses dados já no início da jornada do novo colaborador. Essa prontidão simplifica a busca por documentos específicos quando for necessário, como em auditorias ou processos legais.

Agilidade no processo de admissão

Se a ficha de admissão contém todos os dados pessoais, documentos comprobatórios, informações bancárias e contatos de emergência, o RH pode processar rapidamente a contratação, elaborar o contrato de trabalho e preparar o onboarding do novo colaborador. 

Essa agilidade no processo de admissão ajuda a reduzir atrasos e garantir que o profissional contratado possa iniciar suas atividades no prazo previsto.

Vantagens do uso de um sistema online para gerenciamento das fichas de admissão

As soluções digitais revolucionaram a maneira como as empresas administram seus processos, incluindo atividades burocráticas como o gerenciamento das fichas de admissão. Um sistema online para gerenciamento desse e de outros documentos internos de RH é uma solução projetada para otimizar o armazenamento e acesso a uma série de registros.

A ferramenta utiliza a tecnologia para eliminar a necessidade de arquivos físicos e papelada, transformando todo o arquivo em um ambiente digital seguro. A seguir, entenda mais sobre as vantagens desse recurso.

Acesso remoto e seguro às informações

Com um sistema online, é possível criar um banco de dados centralizado. Todas as fichas de admissão e outros documentos relacionados aos colaboradores ficam armazenados de forma estruturada e com fácil acesso. É possível localizar rapidamente as informações necessárias de forma remota, eliminando a busca manual em pilhas de papéis.

Além disso, um sistema online para gerenciamento de documentos geralmente conta com recursos de segurança, como criptografia e autenticação de usuários, para garantir o acesso das informações apenas a pessoas com autorização. Por fim, esse sistema garante que a empresa esteja em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Integração com outros sistemas de RH

Suponha que um colaborador seja promovido e, consequentemente, tenha um aumento salarial. Com a integração entre o sistema de gerenciamento de documentos e o sistema de folha de pagamento, a atualização dos dados do colaborador ocorrerá automaticamente, eliminando a necessidade de retrabalho e reduzindo erros no processamento da folha.

Ademais, a integração do sistema de documentos com outras ferramentas do RH, como a de gestão de treinamentos, permite que as informações contidas em uma ficha de admissão sejam aproveitadas para identificar necessidades de capacitação de cada colaborador.

Conclusão

Em resumo, a ficha de admissão é mais do que um mero formulário preenchido no início da jornada profissional de um colaborador. Ela é o ponto de partida para a construção de um relacionamento sólido entre a empresa e o seu novo membro da equipe.

Como foi visto neste artigo, as organizações podem centralizar e agilizar o acesso a informações importantes, incluindo a ficha de admissão, em um sistema online para a gestão de documentos internos. Com essa ferramenta, fica mais fácil minimizar o risco de perda de documentos, garantir a segurança de dados e simplificar processos burocráticos.

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