A legislação trabalhista é um tema complexo e essencial para que as empresas possam cumprir com suas obrigações legais. Até por isso, é importante se atualizar de forma recorrente na lei, e uma mudança recente importante veio a partir da Portaria 4198.
A Portaria 4198 foi uma norma criada no fim de 2022 e que passou a valer em 2023, com alguns itens até com prazo maior de validade, que valerão a partir de 2024. Sua principal proposta é atualizar diversos itens da Portaria 671, conhecida como lei do ponto eletrônico.
Essa nova portaria tem como principal objetivo proporcionar maior transparência nas relações trabalhistas, com normas que detalham diversas questões que ainda ficavam em aberto na Portaria 671.
Mas o que mudou com a Portaria 4198 para o RH e o departamento pessoal? Para sanar todas as dúvidas sobre essa nova portaria, este artigo vai tratar sobre os seguintes assuntos:
- O que é a Portaria 671?
- Portaria 4198: principais alterações
- Quais portarias foram revogadas pela Portaria 4198?
Boa leitura!
O que é a Portaria 671?
A Portaria 671 é uma norma publicada em novembro de 2021 e que alterou diversas medidas relacionadas à legislação trabalhista, inclusive revogando outras portarias, como a 373 e a 1510, que eram voltadas à jornada de trabalho e ao controle de ponto eletrônico.
Essa portaria também efetuou mudanças em regras da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), contratos de trabalho e relações de colaboradores e empresas com entidades sindicais via convenção coletiva ou acordo de trabalho.
A principal proposta da Portaria 671 era de oferecer maior transparência nas relações trabalhistas e minimizar as chances de problemas entre as empresas e seus colaboradores.
Além disso, ela surgiu para reduzir algumas burocracias, como na gestão do ponto eletrônico, oferecendo novas possibilidades de registro e trazendo maior clareza às regras em torno deste tema.
Diz a própria Portaria 671 que ela “regulamenta disposições relativas à legislação trabalhista, à inspeção do trabalho, às políticas públicas e às relações de trabalho”.
Portaria 4198: principais alterações
Antes de falar sobre as principais alterações que a Portaria 4198 trouxe, é importante saber quando ela surgiu e sua principal função. A Portaria 4198 foi criada em dezembro de 2022, porém, suas normas passaram a valer em janeiro de 2023 e outras só a partir de 2024.
Ela foi criada para atualizar algumas regras que estavam previstas na Portaria 671, trazendo maior facilidade no uso de novas tecnologias referentes ao controle de ponto eletrônico, e para dar maior transparência nos registros e nos dados da jornada.
O início da Portaria 4198 detalha justamente sua função principal, que “Altera a Portaria MTP nº 671, de 8 de novembro de 2021, que regulamenta disposições relativas à legislação trabalhista, à inspeção do trabalho, às políticas públicas e às relações de trabalho”.
Agora, confira a seguir as principais alterações a partir da Portaria 4198/22.
Assinatura eletrônica do ponto
Uma das alterações mais relevantes advindas da Portaria 4198 está relacionada à assinatura eletrônica de ponto. A partir dela, essa assinatura serve de comprovante, garantindo a autoria dos dados do sistema de registro e do programa de tratamento.
Esses detalhes, que tratam da assinatura eletrônica do fabricante, do desenvolvedor e dos empregados, estão previstas na Portaria 4198, artigo 86, incisos 1 e 2:
“§ 1º A assinatura eletrônica, do fabricante ou do desenvolvedor, deve ser atribuída às saídas geradas pelo REP: Arquivo Fonte de Dados, Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador e, no caso do REP-C, Relação Instantânea de Marcações.
§ 2º A assinatura eletrônica, do desenvolvedor ou do empregador, deve ser atribuída à saída gerada pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto: Arquivo Eletrônico de Jornada.”
O que é o AEJ e o AFD?
O AEJ e o AFD são documentos fiscais que contêm informações referentes à jornada de trabalho dos colaboradores. Estes comprovantes são obrigatórios e servem de base para a empresa provar que está cumprindo com suas obrigações trabalhistas.
AEJ é a abreviação de Arquivo Eletrônico de Jornada e surgiu a partir da Portaria 671, como um substituto do antigo arquivo da Portaria 1510, ACJEF.
Esse arquivo traz dados referentes ao pós-processamento de dados da jornada que são gerados pelos modelos de ponto eletrônico: REP-C, REP-A ou REP-P.
Já AFD significa Arquivo Fonte de Dados. É por meio deste documento que a empresa pode comprovar todas as marcações da jornada de trabalho dos seus colaboradores. Os dados armazenados nele não podem ser alterados.
Ambos os documentos são utilizados, em caso de uma auditoria, como comprovantes fiscais de que a legislação trabalhista referente a jornada de trabalho dos colaboradores está sendo cumprida.
Mediação do sindicato
A partir da Portaria 4198, pode haver agora uma mediação do sindicato caso haja algum problema trabalhista entre a empresa e o empregador.
Então, no caso de conflito trabalhista, o colaborador pode solicitar, por meio do Portal do Governo Federal, como já previsto nas regras da Portaria 671, que o sindicato faça a mediação das tratativas e das negociações.
Diz a Portaria 671:
“Art. 304. Os trabalhadores, por intermédio das respectivas entidades sindicais representantes, e empregadores, por si ou por intermédio das respectivas entidades sindicais representantes, poderão solicitar à Secretaria de Trabalho do Ministério do Trabalho e Previdência a realização de mediação, com vistas à composição de conflitos.”
É importante, contudo, de acordo com o artigo 305 da Portaria 4198, que para a “solicitação de mediação, a entidade sindical deverá estar com o cadastro ativo e o mandato da diretoria atualizado no CNES.”
Substituições em sistemas e cadastro
A Portaria 4198 informa em seu artigo 1º que a Portaria 671 passa a vigorar com as seguintes alterações em sistemas e cadastro:
“b) substituição de informações nos sistemas do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – CAGED e da Relação Anual de Informações Sociais – RAIS;”
A RAIS precisa, segundo o artigo 145 da Portaria 4198, ser cumprida por meio do eSocial a partir do ano-base 2019. Isso quer dizer que toda a movimentação de dados precisam ser transmitidos ao eSocial.
Isso inclui informações de contrato, local de atividade, valores de remunerações mensais, informações sobre rescisão contratual, se houver, e outros. Todos os detalhes estão no próprio artigo 145.
Com o Caged não é diferente, e todas as informações e dados cedidos ao governo — data de admissão, salário, horário da jornada de trabalho, local e outros — precisam ser transmitidos pelo eSocial.
Entidades sindicais e instrumentos coletivos de trabalho
O capítulo II da Portaria 4198, que trata sobre o contrato de trabalho, discorre no item D sobre a mediação na negociação coletiva de natureza trabalhista. Esse trecho reitera o poder de mediação por parte dessas entidades em relação às empresas e aos trabalhadores.
Ou seja, ele reitera o fato de que as entidades sindicais e os instrumentos coletivos de trabalho podem representar os empregados e participar de qualquer tipo de mediação de acordo coletivo de natureza trabalhista.
Parcelas variáveis da remuneração do trabalhador
A Portaria 4198 também criou detalhes mais específicos quanto às parcelas variáveis da remuneração dos empregados, deixando esse tópico mais transparente, pois incluiu na portaria regras de apuração e prazo para pagamento dessas variáveis.
A partir das regras dessa portaria, toda a remuneração variável deve ser paga após o dia 20 de cada mês, assim como as “devoluções de descontos decorrentes de faltas, atrasos e de saídas antecipadas, quando justificados após o dia vinte de cada mês”.
Mas o que entende-se por remuneração variável? O artigo 101-B descreve com clareza essa questão e explica o que a lei considera como parcela variável da remuneração, até mesmo para quem trabalha por comissão ou produção:
“§ 1º Para fins do disposto neste artigo, entende-se por parcela variável aquela cuja aferição dependa de parâmetros quantitativos relacionados à jornada ou à produtividade do empregado, tais como horas extraordinárias, comissões, gorjetas e produção.
§ 2º Para os empregados remunerados exclusivamente por comissão ou produção, cuja admissão ou retorno ao trabalho ocorrer após o dia vinte do mês, fica garantido o salário mínimo ou piso da categoria, proporcionais aos dias trabalhados, a ser pago até o quinto dia útil do mês subsequente ao da admissão ou retorno.”
Saúde do trabalhador
Outro item importante da Portaria 4198 aborda a questão do prazo das informações a serem cedidas referentes à saúde do colaborador, em caso de algum acidente de trabalho ou ocorrência.
A Portaria frisa que o registro deve ser feito até o 15° dia do mês subsequente ao fato. Essas informações estão descritas no artigo 14 das Portarias 4198 e 671.
Porém, a Portaria 4198 inclui detalhes sobre o que considerar quando se fala da data da ocorrência, conforme inciso 9 a seguir:
- Portaria 671:
“III – até o dia quinze do mês seguinte ao da ocorrência:
f) informações relativas ao monitoramento da saúde do trabalhador;”
- Portaria 4198:
“§ 9º Com relação às informações previstas na alínea “f” do inciso III do caput, considera-se como data da ocorrência a da realização do correspondente exame médico, exceto em relação ao exame admissional, caso em que a data da ocorrência deve ser considerada como sendo a data da admissão do empregado.”
Quais portarias foram revogadas pela Portaria 4198?
A Portaria 4198 não só fez alterações na Portaria 671 como também revogou uma série de portarias de anos distintos, de 1979 a 2022. A relação de portarias revogadas está prevista na Portaria 4198, no artigo 2 da seção XII. Confira a lista completa:
“Art. 2º Ficam revogadas as seguintes Portarias:
I – Portaria SSMT nº 3, de 7 de fevereiro de 1979;
II – Portaria MTb 3.021, de 25 de fevereiro de 1981;
III – Portaria SIT nº 142, de 17 de novembro de 2005;
IV – Portaria SIT nº 165, de 31 de maio de 2006;
V – Portaria SIT nº 167, de 31 de maio de 2006;
VI – Portaria SIT nº 177, de 25 de setembro de 2006;
VII – Portaria SIT nº 39, de 23 de fevereiro de 2008;
VIII – Portaria MTE nº 191, de 16 de abril de 2008;
IX – Portaria MTE nº 984, de 27 de novembro de 2008;
X – Portaria SIT nº 232, de 10 de junho de 2011;
XI – Portaria SIT nº 273, de 17 de agosto de 2011;
XII – Portaria MTE nº 101, de 16 de janeiro de 2012;
XIII – Portaria SIT nº 320, de 24 de maio de 2012;
XIV – Portaria MTE nº 1.056, de 6 de julho de 2012;
XV – Portaria SIT nº 332, de 29 de agosto de 2012;
XVI – Portaria SIT nº 413, de 18 de dezembro de 2013;
XVII – Portaria SIT nº 414, de 20 de dezembro de 2013;
XVIII – Portaria MTE nº 944, de 30 de junho de 2014;
XIX – Portaria SRT nº 1.471, 25 de setembro de 2014;
XX – Instrução Normativa SRT nº 17, de 13 de novembro de 2014;
XXI – Portaria SIT nº 471, de 11 de fevereiro de 2015;
XXII – Portaria MTE nº 220, de 3 de março de 2015;
XXIII – Portaria MTE nº 506, de 16 de abril de 2015;
XXIV – Portaria MTE nº 1.151, de 13 de agosto de 2015;
XXV – Portaria MTE nº 1.286, de 1 de outubro de 2015;
XXVI – Portaria MTE nº 1.287, de 1 de outubro de 2015;
XXVII – Portaria MTb nº 1.007, de 23 de agosto de 2017;
XXVIII – Portaria MTb nº 440, de 15 de junho de 2018;
XXIX – Portaria MTb nº 884, de 24 de outubro de 2018;
XXX – Portaria MTb/MF/MS/MPS nº 1 de 10 de dezembro de 2018;
XXXI – Norma de Execução SPPE nº 113, de 14 de outubro de 2019;
XXXII – Portaria SEPRT nº 1.229, de 7 de novembro de 2019;
XXXIII – Portaria SEPRT nº 1.358, de 10 de dezembro de 2019;
XXXIV – Portaria SEPRT nº 950, de 14 de janeiro de 2020;
XXXV – Portaria ME nº 5.823, de 18 de maio de 2021; e
XXXVI – Portaria MTP nº 1.368, de 30 de maio de 2022.”
Conclusão
O conhecimento da legislação trabalhista é um item fundamental para que a empresa cumpra com todas suas obrigações diante de seus colaboradores.
Porém, a cada ano, existem diversas atualizações de leis, regras, portarias e normas que podem mudar diversos processos, como ocorreu com o surgimento da Portaria 4198. Com ela, muitos itens previstos na Portaria 671 foram atualizados.
Sendo assim, a empresa precisa estar atenta sobre o que mudou a partir da Portaria 4198 e de que forma ela precisa atuar para seguir as regras previstas nesta nova lei, que inclusive preza para que haja maior transparência nas relações trabalhistas.
Algumas das principais alterações foram vistas neste texto, como a assinatura do ponto eletrônico, a mediação dos sindicatos em conflitos trabalhistas e outros. Por fim, foi possível conferir uma lista de todas as portarias que a Portaria 4198 revogou.
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