Contratar uma administradora de condomínio é uma decisão altamente estratégica, já que lhe proporciona uma gestão não somente mais profissional, como também ágil e eficiente. Afinal, o gerenciamento das finanças e a realização de atividades atreladas a documentação e legalidade são algumas das responsabilidades dessa empresa.
Contratar os serviços de uma administradora torna-se ainda mais assertivo diante de certos cenários. Por exemplo, quando o síndico não possui tempo o suficiente para lidar de forma produtiva com todas as demandas do condomínio. O mesmo vale para quando ele ainda não tem, ou sente que não possui, a experiência profissional necessária para isso.
As situações acima destacam o quão vital é saber como se dá o processo de contratação de uma administradora de condomínio. Isso auxiliará no entendimento do seu funcionamento, benefícios que ela gera e quais fatores considerar antes de contratar uma.
Por isso, para esclarecer o assunto, este texto abordará os tópicos a seguir:
- O que é uma administradora de condomínio?
- Como funciona uma administradora de condomínio?
- Quais são as funções de uma administradora de condomínio?
- Quais são os benefícios de ter uma administradora no seu condomínio?
- Como escolher uma administradora de condomínio?
- Qual a diferença de uma administradora de condomínio para o síndico?
Continue lendo e aproveite o conteúdo!
O que é uma administradora de condomínio?
Especializada em oferecer serviços de administração e gestão para condomínios comerciais, residenciais ou industriais, uma administradora de condomínio trata-se de uma empresa terceirizada cujo objetivo é proporcionar bem-estar aos condôminos enquanto auxilia o síndico na realização de suas tarefas.
Na prática, o trabalho da administradora está ligado às questões financeiras de um condomínio, além dos aspectos administrativos e jurídicos dele. Ela também auxilia tanto o síndico quanto os condôminos em determinadas tarefas, garantindo, assim, a organização, a manutenção e o perfeito funcionamento do condomínio.
Além disso, em virtude de a administradora se encarregar das tarefas mais burocráticas da gestão do condomínio, o síndico consegue investir tempo em outros aspectos, como na relação com os moradores. Entretanto, é relevante pontuar que, mesmo contratando uma administradora, o síndico continua sendo o responsável legal do condomínio.
Como funciona uma administradora de condomínio?
Composta por profissionais de variadas áreas, como contabilidade, recursos humanos e finanças, o funcionamento de uma administradora de condomínio baseia-se na execução de inúmeras atividades em um condomínio, como o gerenciamento das contas a pagar, a cobrança das cotas condominiais, a previsão orçamentária e a gestão dos colaboradores.
No entanto, é necessário entender que, apesar de a administradora do condomínio fazer o gerenciamento administrativo, jurídico e de recursos humanos, todas as decisões finais são tomadas pelo síndico. Junto a isso, o funcionamento dessa empresa pode variar, pois os tipos de serviços que ela irá desempenhar, por exemplo, dependerão do contrato assinado.
Quais são as funções de uma administradora de condomínio?
Uma administradora de condomínio realiza um conjunto de funções, que, como citado, varia conforme o contrato. De toda forma, estas vão desde as atividades atreladas ao gerenciamento de documentos e cumprimento de obrigações fiscais até as funções de contratação de engenheiro e arquiteto para fazer obra ou manutenção. Entenda a seguir.
Gestão financeira
Uma das funções de uma administradora de condomínio é fazer a gestão financeira desse local. Isso engloba várias atividades, como o recebimento e o registro de pagamentos das taxas condominiais, a emissão regular de relatórios financeiros e a criação do orçamento anual para o condomínio. Ela também gerencia o fundo de reserva e a conta bancária.
Gestão de recursos humanos
No que se refere aos recursos humanos, a administradora de condomínio é a responsável por fazer o processo de recrutamento e seleção de novos funcionários, a gestão de pessoal por meio de supervisões diárias de atividades e o monitoramento de desempenho, além de proporcionar o desenvolvimento profissional ao promover treinamento corporativo.
Segurança e controle de acessos
Em relação à segurança e controle de acessos, a administradora do condomínio pode oferecer treinamentos de segurança aos moradores e funcionários, bem como instalar câmeras de vigilância, portões automatizados e alarmes. Já para evitar as intrusões não autorizadas, controlando os acessos, ela pode adotar o uso de cartões e biometria.
Acompanhamento de obras
Para que as obras do condomínio sejam cumpridas no prazo e segundo os padrões de qualidade desejados, a administradora executa atividades particulares, como a criação do plano de obra e a estimativa do orçamento. Ela também seleciona a empresa de construção que prestará o serviço e monitora a obra por meio de visitas regulares.
Atendimento aos moradores do condomínio
Por fim, a administradora de condomínio tem, ainda, a função de atender aos condôminos, mantendo-os satisfeitos ao promover um ambiente harmonioso. Para isso, ela registra as solicitações e reclamações deles, direciona-as para os responsáveis e as monitora até que sejam sanadas. Um exemplo é quando um condômino precisa de reparo em sua residência.
Quais são os benefícios de ter uma administradora no seu condomínio?
Mesmo que a contratação de uma administradora de condomínio não seja legalmente obrigatória, fazê-la é bastante vantajosa. Um dos principais benefícios de contratá-la é o ganho de mais segurança em relação às atividades administrativas, pois ela se encarregará de inúmeras atividades, como a contabilidade e o planejamento financeiro.
Outro ponto positivo de se contratar uma administradora de condomínio é a economia de tempo, já que o síndico não terá de lidar com burocracias administrativas. Isso, aliás, dá a ele tempo de realizar atividades mais sociais, como o desenvolvimento de um bom relacionamento com os moradores.
Também são vantagens dessa contratação o suporte jurídico, que evitará processos jurídicos, a melhor gestão de documentos empresariais mediante ferramentas tecnológicas e a menor chance de o condomínio sofrer penalidades e multas dos órgãos regulamentadores, visto que a administradora cumprirá todas as obrigações fiscais.
Como escolher uma administradora de condomínio?
Feita pelo síndico em conjunto com os condôminos, a escolha de uma administradora de condomínio é uma decisão que requer muita atenção. Isso porque essa empresa terceirizada lidará com questões delicadas do condomínio, como as finanças, tornando essencial a existência de confiança entre o síndico e a administradora.
Confira a seguir quais componentes considerar nesse processo de tomada de decisões.
Experiência
A experiência que uma administradora de condomínio tem é decisiva para que esta seja escolhida. Sua expertise e conhecimento são sempre considerados para lidar, de forma eficiente, com as necessidades de um condomínio. Assim, é vital ponderar certos aspectos, como o seu tempo de atuação no mercado, histórico de projetos e até portfólio de clientes.
Comunicação efetiva e transparência
A comunicação clara é indispensável para uma administradora de condomínio, pois evitará conflitos. Nesse sentido, a empresa precisa usar plataformas de comunicação, como os aplicativos de mensagem, para manter os moradores informados.
Já para assegurar a transparência, é primordial que a administradora facilite o acesso de determinados documentos aos moradores, como os regulamentos internos e as atas de assembleia.
Habilidades financeiras
Como abordado, a gestão financeira é uma das funções da administradora de condomínio, demonstrando o quão indispensável é considerar as habilidades financeiras que ela tem antes de contratá-la. Essas habilidades relacionam-se a várias características, como ter um time financeiro qualificado, fazer controle de custos e prezar pela transparência financeira.
Contrato e custos
Outro elemento essencial na escolha de uma administradora de condomínio refere-se à leitura atenta do contrato para fazer uma análise detalhada desse documento, conferindo pontos específicos: serviços oferecidos, direitos e obrigações de ambas as partes, possíveis reajustes ao longo do contrato e custos e taxas, como os honorários por certos serviços.
Qual a diferença de uma administradora de condomínio para o síndico?
Embora relacionado, o trabalho de cada um tem particularidades; junto a isso, dependendo do contrato, haverá certas diferenças e similaridades nas funções. A administradora de condomínio, por exemplo, encarrega-se de gestão financeira, contabilidade, documentação legal e atendimento aos moradores sobre questões do dia a dia, como as manutenções.
Já o síndico, além de representar o interesse coletivo e administrar o condomínio com base em decisões feitas na assembleia de condôminos, encarrega-se de gestão operacional, relação com os moradores, fiscalização das atividades feitas pela administradora, condução da assembleia e aplicação das decisões tomadas nela, como mudanças de regras.
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Conclusão
Como abordado ao longo deste conteúdo, uma administradora de condomínio é essencial para gerenciar um condomínio, seja residencial, comercial ou industrial. Ela também é primordial para manter os condôminos seguros e com maior qualidade de vida e bem-estar.
Esses e outros benefícios demonstram a importância de escolher uma administradora com base em boas práticas, como fazer uma pesquisa de mercado para entender quais as melhores alternativas disponíveis e se determinada administradora tem as competências necessárias.
Nesse sentido, como visto anteriormente, a Pontotel é uma ferramenta de controle de ponto altamente estratégica para o gerenciamento promissor de um condomínio. Afinal, ela auxilia a administradora de condomínio na execução ágil e eficiente de todas as suas atribuições.
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