Case de Sucesso: Saiba como o grupo Família Pires, otimizou processos, e ainda reduziu custos com o PontoTel!

capa de artigo do blog case familia pires

O PontoTel é um software de controle de ponto pensado para atender as necessidades de diversos segmentos. Seja de grande, médio ou pequeno porte, sempre estamos dispostos a caminhar juntos pelo mesmo propósito: otimizar a gestão de ponto tornando os processos mais ágeis, assertivos e transparentes. 

Além disso, nosso sistema é pensado para ser um grande aliado na gestão de pessoas da empresa, ajudando na tomada de decisão com relatórios e indicadores da jornada de trabalho. 

Na história a seguir, você vai entender como a mobilidade no controle de ponto permitiu com que o Grupo Família Pires conseguisse fazer a gestão de ponto em diferentes unidades. Tudo isso, ajudou a empresa a reduzir custos e transformar o departamento pessoal em um setor mais estratégico e modernizado. 

Essa história pode ser a sua no futuro, continue lendo e descubra como o controle de ponto online melhora os processos da sua empresa. 

Boa leitura!

Conheça a Família Pires

A Família Pires é um grupo empresarial composto por 12 empresas de 5 segmentos diferentes. Seu primeiro estabelecimento foi fundado em 1939, na cidade de Itabira, Minas Gerais. O grupo atua até hoje na região, nos ramos de alimentação, hotelaria, postos de combustível, entre outros. 

Com um total de 400 colaboradores, garantir o controle da jornada de trabalho de todos eles, é uma prioridade para a empresa. Contudo, pela complexidade de seu negócio, que possui filiais em locais diferentes, a Família Pires enfrentou dificuldades no controle de ponto até encontrar o sistema PontoTel. 

Juliana Santos, Analista do setor de gente na Família Pires, nos conta como foi a mudança conquistada com um sistema de ponto inteligente na rotina da empresa.  

Como era antes do PontoTel

Antes do PontoTel o RH/DP da Família Pires contava com um modelo de Relógio de Ponto Biométrico para fazer o controle de jornada dos colaboradores. 

A marcação de ponto por biometria pode até soar tecnológica, mas, na verdade, resultava em erros recorrentes na gestão da empresa. 

Tínhamos um grande problema com a digital das pessoas, se o funcionário não tinha a digital muito boa, muitas vezes, ficava sem registrar ponto.  E isso é ruim porque para nós, ficava muito falho o controle

Essa situação gerava bastante trabalho para o DP da empresa. Mas, esse não era o único problema do grupo com o REP. A falta de mobilidade e os problemas técnicos do relógio também atrapalhavam o andamento da gestão de pessoas.

Em certa ocasião, um problema no relógio de ponto fez com que a empresa perdesse informações de registro de 15 dias. Você consegue imaginar como seria perder essas informações na sua empresa? Com certeza daria um enorme trabalho e muita dor de cabeça!

Com dificuldades constantes no relógio, o grupo dependia muito do seu setor de TI, contudo, mesmo assim às vezes nem o técnico do TI conseguia resolver. 

Na manutenção do relógio, o próprio TI da empresa conseguia dar um suporte, mas sempre tinha uma questão ou outra. Por exemplo, um relógio de ponto funcionava via cabo de internet e o outro já não funcionava, aí tinha que ser só por pendrive. Chegou um momento que a gente importava o funcionário para o relógio, e o cadastro do colaborador simplesmente não aparecia.

A necessidade de se locomover para coletar os pontos, acabava tornando a gestão mais demorada. E, ao final de cada mês, Juliana precisava se deslocar de posto em posto com seu pendrive para extrair os dados do relógio. 

Inclusive, para fazer o tratamento e fechamento da folha de ponto, dois funcionários eram necessários, sem contar as longas horas de trabalho que tinham para cumprir essa missão.

Controlar as horas extras também era uma grande dificuldade para a equipe. E a falta de relatórios com indicadores da jornada de trabalho dos funcionários era outro problema para os gestores, que andavam lado a lado com a dificuldade de fazer análises complexas das equipes. 

Afinal, com tantos problemas e falhas no REP não era possível saber com precisão como era a jornada de trabalho dos colaboradores, não é mesmo?

Foi assim que a equipe de RH/DP da Família Pires percebeu que já estava na hora de procurar por uma solução que os ajudasse, sem trazer novos problemas, foi aí que eles encontraram o PontoTel, acompanhe!

A rotina depois do PontoTel

Juliana conta que logo de primeira pôde perceber a grande economia de tempo e recursos que o software de ponto online da PontoTel proporcionava, não só para a empresa, mas para ela e sua equipe também.

Só de não precisar ficar recolhendo os arquivos AFD de cada relógio de ponto, e ter que exportar isso para um sistema para ver o que está acontecendo, já é um grande avanço para gente. Essa foi uma das principais coisas que eu notei, porque eu sempre tinha que ficar indo de posto em posto recolher os dados e transmitir para o sistema

Nós sabemos que a rotina de quem trabalha no RH e DP de uma empresa não é nada fácil, esses setores lidam com o ativo mais importante da organização, os seus funcionários. Por isso, não dava para perder mais tempo com um processo manual e cheio de etapas. 

O sistema PontoTel proporcionou à empresa uma gestão imediata da jornada de seus colaboradores. Agora, sempre que o RH precisa basta acessar o sistema e conferir informações de qualquer uma das empresas do grupo.

Com o PontoTel a gestão é imediata e eu consigo ver tudo em tempo real, não tem esse problema de ficar coletando dados aqui e ali. Até mesmo pra fazer as tratativas de ponto eu consigo abrir o sistema e já corrigir na hora, não preciso ficar esperando uma semana para corrigir um erro da semana passada, é muito mais rápido e eficaz

Além de ajudar a reduzir o tempo de fechamento de folha, o sistema também garantiu uma boa redução de custos para a Família Pires, precisando apenas de uma pessoa para fazer a gestão de ponto. 

A PontoTel nos ajudou muito na redução de custos referente a mão de obra mesmo, antes precisava de duas pessoas fazendo o fechamento de ponto, hoje em dia é uma pessoa só que consegue fazer.

banner chega de utilizar mais de um sistema para fechamento

Bom para a empresa e bom para os colaboradores

Um sistema mais inteligente não proporciona melhorias apenas para quem o opera, mas para a empresa como um todo. O PontoTel, além de ser aprovado pelo time de RH/DP da Família Pires, também foi aprovado por seus colaboradores no dia a dia isso, pois, o sistema é feito pensado na gestão da empresa e também em seus funcionários. 

A marcação de ponto agora é totalmente facilitada, segura e livre de erros. Juliana vê isso como um grande benefício, e atualmente não precisa mais lidar com reclamações dos funcionários que antes não conseguiam registrar o ponto. 

Agora eles conseguem bater na hora certinha, é só digitar uma senha dar o confirme e registrar o ponto. No outro não, tinham pessoas que ficavam mais de 10 minutos tentando registrar um ponto. Então eles entravam atrasados ou voltavam do almoço atrasados por causa disso e muitos até desistiam porque não estava dando certo, então ficava faltando aquele ponto. Tivemos um maior aproveitamento da parte do colaborador em relação a isso”.

Com certeza perder 10 minutos para registrar o horário, faz com que os colaboradores tenham ainda mais ressalvas em relação à bater ponto

Por isso, trocar a ferramenta de coleta dos pontos trouxe tantos depoimentos favoráveis ao grupo. Aqui na PontoTel nós  acreditamos que o controle de ponto não precisa ser detestado e deve ser um grande aliado dos colaboradores. Mas é claro, isso só é percebido quando o processo é feito do jeito certo, pensando em todas as pontas, quem cuida da gestão de ponto e quem realiza a marcação de ponto. 

Medo da tecnologia? Isso é coisa do passado

Toda empresa fica um pouco receosa ao apresentar uma novidade aos colaboradores. Mudar de um relógio de ponto para o ponto por aplicativo pode soar um pouco confuso de primeira e essa era uma das preocupações da Juliana, que foi surpreendida com ótimos depoimentos de seus colaboradores. 

Estávamos meio receosos por conta da parte operacional, ficamos com medo do pessoal demorar um pouco para pegar o jeito, porque é diferente. Mas, graças a Deus, teve uma aceitabilidade muito boa, foi muito rápido e melhorou bastante. Tivemos feedbacks muito bons falando que realmente estávamos precisando desse sistema, que passou da hora de fazermos uma gestão de ponto diferente, que eles gostaram demais porque eles tem acesso às batidas diárias e até mesmo mensais, então ficou muito mais prático, mais assertivo para todo mundo.

Por esse depoimento já dá para perceber que a troca por um sistema de ponto moderno já era uma necessidade dos colaboradores da Família Pires, e logo refletiu na motivação e na experiência do colaborador, requisitos muito importantes para uma boa gestão de pessoas. 

Redução de horas extras é garantida quando se usa um bom controle de ponto

As horas extras são um problema recorrente em diversas organizações. O seu controle, além de ser uma obrigação trabalhista, é crucial para uma boa gestão e, quando feito de forma incorreta pode gerar prejuízos, acúmulo de passivos trabalhistas e perda de produtividade.

Antes do PontoTel, o grupo tinha um grande problema com excesso de horas extras e, após adotar o nosso sistema, eles rapidamente tiveram um maior controle dessas horas. 

A nossa prioridade hoje é ter um controle assertivo sobre as horas das pessoas, porque antes as horas extras ficavam simplesmente esquecidas. E, quando a gente pegou realmente e importou os dados, tinham colaboradores com 200, 400 horas extras e isso dá um problema muito grande para empresa. Então hoje a gente sabe onde está o foco maior de horas extras, e consegue investigar o porquê determinada empresa nessa época específica teve esse aumento”.

Ter um cuidado de estar em dia com a legislação, encontrar falhas e dificuldades da gestão para corrigi-las é o primeiro passo para uma relação de trabalho mais transparente e além de tudo traz uma enorme segurança jurídica para as empresas. 

Dessa forma, controlar melhor as horas extras não deixou só a Família Pires mais segura, também fez com que o grupo reduzisse custos.

Um DP estratégico é o caminho para o sucesso da gestão de pessoas

Quando uma empresa ainda se mantém ligada a processos antigos e operacionais, a gestão se torna muito mais cara e ineficiente. Apostar em ferramentas modernas e tecnológicas promove uma descentralização de tarefas e mais produtividade.

As novas tendências da gestão de pessoas mostram que os dados de indicadores são peça chave para que uma empresa consiga fazer uma boa gestão, conseguir esses dados nem sempre é uma tarefa fácil, mas quando se tem um sistema moderno, isso pode ser feito em questão de minutos. 

Aqui a gente tem uma reunião mensal sobre indicadores e hoje conseguimos passar relatórios para os gestores, referente a assiduidade, a absenteísmo, faltas, e o próprio gestor tem acesso a isso também. Então para ele também ficou mais prático, ele não precisa mais ficar recorrendo a gente, já tem a informação que precisa de forma rápida”.

Ninguém melhor do que os líderes e gestores de cada time para tomar decisões sobre seus liderados, afinal, eles estão diretamente com seus funcionários no dia a dia e conhecem todas as dificuldades da equipe. 

Agora com o PontoTel, cada gestor da Família Pires tem o controle de seu time, tirando uma boa parte da carga do departamento pessoal e podendo tomar decisões alinhadas com os objetivos do seu time. 

A liderança gostou muito, porque cada gestor pode ter o controle do seu próprio time hoje em dia. Se um gestor quer saber se o colaborador bateu o ponto na parte da tarde, ele consegue abrir o sistema e ter acesso rápido aquela informação. Então melhorou muito, e tirou muita carga do departamento pessoal também, isso foi muito bom.” 

banner automatize o calculo de horas extras

Implantação PontoTel nota 10!

Uma das maiores verdades sobre o PontoTel é que não basta apenas vender um sistema, ele precisa realmente mudar a vida dos profissionais de RH/DP e a rotina da empresa. Por isso, apostamos em uma implantação de sistema que auxilia do começo ao fim. 

Nossa implantação é feita por especialistas no sistema PontoTel, e ao final dela os responsáveis pela gestão de ponto saem aptos para operar o sistema de forma assertiva e tirar o melhor proveito dele. 

“Toda vez que a gente precisava, vocês estavam dispostos a nos ajudar. Agradeço demais ao João (Time de implantação PontoTel). Ele sempre foi super gentil e atencioso com a gente, com todas as dúvidas. No início da implantação, a gente sabe que não é fácil, é um sistema novo, a gente não tinha muito domínio da ferramenta ainda, mas vocês tem uma equipe super disposta que nos ajudou muito e está nos ajudando ainda. Só tenho muito a agradecer mesmo por vocês terem essa disponibilidade com a gente.”

– Juliana Santos, Analista do Setor de Gente da Família Pires

Conclusão

A história da Família Pires nos mostra o quanto um sistema de ponto moderno pode revolucionar a gestão de pessoas de uma empresa, tornando-a mais ágil, eficiente e boa para todos os colaboradores. 

O PontoTel é um sistema voltado para o RH, ele possui todas as etapas da gestão de ponto e acompanha a empresa desde o registro até o fechamento da folha. 

Além disso, podemos dizer que somos robustos sem tanta complexidade, o sistema é totalmente intuitivo, com dashboards incríveis e personalizados, e operação facilitada. Afinal, a ideia é ajudar e não complicar mais não é? 

E então, você gostou da história da Família Pires? Saiba como podemos transformar a gestão de pessoas da sua empresa também, agende uma conversa com nossos consultores, vamos adorar bater um papo com você!

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