O sistema de ponto web é uma tecnologia essencial para modernizar e digitalizar as empresas. Essa ferramenta permite que a organização se atualize em relação ao método de controle de ponto que ela utiliza.
Assim, ela torna o setor de Recursos Humanos (RH) mais ágil e eficiente, reduz custos operacionais e ainda evita problemas com a Justiça do Trabalho. Afinal, a empresa troca processos manuais, lentos e suscetíveis a falhas, por um sistema robusto, moderno, preciso e eficiente de registro do ponto.
Apesar de ser mais funcional, seguro e prático, muita gente desconhece esse sistema ou simplesmente tem dúvidas sobre sua eficiência e utilidade.
Pensando nisso, neste artigo, será apresentado um guia completo para explicar tudo o que é preciso saber sobre sistema de ponto web. Para isso, serão discutidos os seguintes assuntos:
- Qual o conceito de ponto eletrônico?
- O que é um sistema de ponto web?
- O que diz a lei sobre sistema de ponto web?
- Como funciona um sistema de ponto web?
- Por que aderir a um sistema de ponto web?
- Vantagens de um sistema de ponto web
- Como escolher um sistema de ponto web?
- Qual a melhor plataforma para sistema de ponto web?
Boa leitura!
Qual o conceito de ponto eletrônico?
O ponto eletrônico é uma ferramenta informatizada utilizada para registrar a entrada e saída de funcionários de uma empresa. Por meio desse sistema, é possível controlar e monitorar a jornada de trabalho dos colaboradores.
Dessa forma, a empresa assegura o cumprimento das horas estabelecidas no contrato de trabalho e o cálculo preciso da folha de ponto.
Dependendo do tipo de ponto eletrônico utilizado, além de múltiplas formas de marcação de ponto, ainda é possível fazer a gestão e o tratamento desses dados.
Por isso, esse método de controle informatizado é considerado mais avançado, contribuindo para a otimização do trabalho do setor de RH. Assim, ele se torna mais preciso, eficiente e estratégico.
O que é um sistema de ponto web?
O sistema de ponto web é um tipo de ponto eletrônico que permite o registro e a gestão do ponto por meio de uma plataforma online. Essa plataforma pode ser acessada por meio de um site ou software específico instalado no computador, notebook ou tablet.
Dessa forma, o funcionário não precisa se dirigir à sede da empresa para bater o ponto. Basta acessar a plataforma e registrar seus horários de trabalho conforme orienta o sistema.
Tudo isso é feito de um jeito simples, prático e econômico, já que esse tipo de sistema dispensa gastos com compra, instalação ou manutenção de equipamento na empresa.
O que diz a lei sobre sistema de ponto web?
Segundo o artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), qualquer empresa com mais de 20 funcionários é obrigada a adotar um método de controle de ponto para o registro da jornada de trabalho dos funcionários.
O texto ainda permite que a empresa escolha a adoção de um método de controle manual, mecânico ou eletrônico. A regulamentação do ponto eletrônico é realizada pela Portaria 671, que consolida, unifica e torna mais objetivas as normas de uso dos sistemas de controle de ponto eletrônico.
Uma das alterações mais importantes fornecidas por esse texto foi a definição de 3 modelos distintos de sistema de controle de ponto eletrônico. Também conhecidos como Registradores Eletrônicos de Ponto (REP), hoje, as empresas podem adotar um dos seguintes modelos:
- REP-C: refere-se ao sistema de ponto eletrônico convencional, também conhecido como relógio de ponto eletrônico, instalado nas empresas;
- REP-A: refere-se a um método de controle alternativo, que consiste no uso de dispositivos eletrônicos e plataformas ou softwares de registro de ponto digital;
- REP-P: refere-se ao registro de ponto realizado via programa, como plataformas, sites e softwares de marcação de ponto.
Ou seja, tanto o REP-A quanto o REP-P dependem do uso de plataformas ou softwares de controle de ponto. Isso significa que o uso do sistema de ponto web está previsto em lei na regulamentação desses dois modelos.
Portanto, o sistema de ponto web é regulamentado por lei, desde que o fornecedor dessa plataforma atenda aos requisitos legais referentes ao REP-A ou ao REP-P.
Como funciona um sistema de ponto web?
O sistema de ponto web funciona por meio de uma plataforma online, como um site ou um software específico, que pode ser acessado por computador, notebook ou tablet.
Dependendo do fornecedor, a empresa também tem acesso ao aplicativo de ponto, que pode ser instalado e utilizado nos smartphones dos funcionários.
As funcionalidades e os recursos específicos desse tipo de sistema também dependem do fornecedor. Em geral, o profissional do RH ou do setor de tecnologia da empresa cadastra todos os colaboradores no sistema.
Após o cadastro, os funcionários recebem um login e uma senha que devem ser utilizados para acessar a plataforma e registrar o ponto. Dependendo do sistema, é possível cadastrar outras formas de marcação de ponto, como biometria, reconhecimento facial e geolocalização.
Além disso, o próprio sistema pode notificar os colaboradores sobre a necessidade de marcar o ponto, e os gestores, à medida que os registros forem feitos, entre outras informações sobre a jornada de trabalho.
Todos esses dados são enviados para um sistema em nuvem, que centraliza e armazena as informações em um só lugar. Isso facilita o acesso do RH e o acompanhamento dos registros em tempo real, bem como otimiza a gestão e o tratamento do ponto.
Por que aderir a um sistema de ponto web?
Existem vários motivos para adotar um sistema de ponto web na empresa. Confira a seguir as principais razões para investir nesse tipo de plataforma.
Acesso remoto
Conforme explicado, o sistema de ponto web pode ser acessado por dispositivos eletrônicos, como computadores, notebooks, tablets e até smartphones. Isso significa que não é necessário se dirigir à sede da empresa para bater o ponto. Para fazer isso, basta ter acesso à internet.
Na prática, isso viabiliza o acesso ao sistema de forma remota, permitindo que as empresas controlem o ponto dos colaboradores mesmo quando eles não estão na empresa.
Ou seja, com esse tipo de sistema, é possível adotar o trabalho remoto, o regime híbrido e a jornada flexível, e ainda acompanhar os colaboradores que realizam trabalhos externos.
Automatização de processos
Ao adotar um sistema de ponto web, muitas das tarefas manuais e burocráticas associadas ao controle de frequência são automatizadas. Isso porque o próprio sistema centraliza, consolida e trata as informações referentes às jornadas de trabalho dos funcionários.
Dessa forma, ele consegue fazer o cálculo das horas trabalhadas, contabilizar faltas, atrasos e horas extras, calcular benefícios e descontos, entre outros processos.
A automatização dessas atividades reduz a carga de trabalho e otimiza as atividades do RH, permitindo que a equipe foque em outras atividades estratégicas.
Redução de erros
Outro bom motivo para adotar o sistema de ponto web é a redução de erros. Em comparação a outros métodos de controle de ponto, esse tipo de sistema é mais preciso, eficiente e seguro em relação ao registro e tratamento do ponto.
Isso porque tudo é feito de forma digital e com apoio de ferramentas de autenticação que evitam erros e até fraudes nas marcações.
Além disso, a automatização de processos reduz significativamente as chances de erros na folha de ponto e na gestão de benefícios, como férias e folgas. Dessa forma, a empresa garante o cumprimento das leis laborais e evita passivos trabalhistas.
Vantagens de um sistema de ponto web
O sistema de ponto web também proporciona vários benefícios que facilitam e otimizam a rotina da empresa, especialmente do RH.
Confira a seguir as principais vantagens de adotar esse tipo de sistema.
Registro online de ponto
A principal vantagem de adotar um sistema de ponto web é que seu funcionamento é completamente digital. Por isso, ele pode ser acessado a partir de qualquer dispositivo com conexão à internet, como notebooks, smartphones e tablets.
Ou seja, esse sistema garante mobilidade e flexibilidade ao registro do ponto. Assim, tanto os funcionários podem bater o ponto quanto os gestores podem fazer a gestão do ponto a partir de qualquer lugar.
Aprovações facilitadas
Por funcionar de forma completamente digital e online, esse tipo de sistema geralmente oferece recursos que facilitam a visualização e aprovação de informações relacionadas ao ponto do funcionário.
Por exemplo, registro de ponto, folha de ponto, escalas de trabalho, entre outras questões importantes.
Informações em tempo real
Os dados registrados no sistema de ponto web podem ser acompanhados em tempo real pelos gestores do RH.
Isso porque as informações registradas pelos funcionários são imediatamente armazenadas para os servidores em nuvem. E esse fluxo de informações pode ser monitorado de forma simultânea pelo gestor.
Com dados atualizados, é possível tomar decisões mais assertivas e rápidas sobre escalas de trabalho, distribuição de tarefas, otimização de recursos, entre outras atividades.
Segurança de dados
Conforme explicado, esse tipo de sistema de ponto eletrônico armazena seus dados em nuvem. Esse mecanismo conta com padrões de segurança criptografados que impedem o roubo e a fraude de dados.
Além disso, o sistema de ponto em nuvem também realiza backups frequentes de forma automática. Esses fatores contribuem para a segurança dos dados e garantem a confidencialidade das informações dos funcionários.
Como escolher um sistema de ponto web?
Para aproveitar todas as vantagens que um sistema de ponto web é capaz de proporcionar, é fundamental aprender a escolher o sistema certo. Em outras palavras, é importante saber qual empresa fornecedora desse tipo de sistema é confiável e oferece uma plataforma com recursos eficientes.
Para avaliar tudo isso, o primeiro passo é identificar quais as necessidades reais da sua empresa. Isso porque o sistema escolhido deve ser adequado para o número de funcionários, o modelo de trabalho e os demais recursos relevantes para a gestão do negócio do contratante.
O próximo passo é fazer uma pesquisa de mercado para encontrar fornecedores que oferecem o sistema de ponto web com as configurações que a empresa precisa.
Para isso, é importante verificar funcionalidades, usabilidade, integração com outros sistemas, entre outras funções. Também é importante verificar o nível de proteção e privacidade oferecido para garantir a segurança dos dados dos usuários.
Verificar qual tipo de ponto eletrônico o fornecedor oferece e se o sistema está em conformidade com a lei também é fundamental antes de tomar qualquer decisão.
Por fim, a escolha de um bom sistema de ponto via web também exige a avaliação da qualidade do suporte e da reputação do fornecedor, informações que podem ser reforçadas por avaliações e depoimentos de outros clientes.
Seguindo esses critérios, será mais fácil encontrar um sistema de ponto confiável, eficiente e que atenda às necessidades da sua empresa.
Qual a melhor plataforma para sistema de ponto web?
A Pontotel é a melhor plataforma de sistema de ponto web para a sua empresa! Nossa plataforma se diferencia por oferecer recursos avançados e fáceis de usar.
Esses recursos garantem a centralização da gestão do ponto, a otimização da rotina do RH e a humanização de processos relacionados à jornada de trabalho.
Para isso, oferecemos um sistema de ponto web do tipo REP-P robusto e completo, repleto de funcionalidades.
Por exemplo, múltiplas formas de marcação de ponto, cálculos automatizados, fechamento otimizado da folha de ponto, integração com o sistema de folha de pagamento e muito mais!
Tudo isso pode ser acompanhado e gerenciado em tempo real, por meio de um sistema com interface amigável e compatível com todos os dispositivos eletrônicos.
Com a Pontotel, sua empresa também está segura! Isso porque nossa plataforma é 100% adequada à Portaria 671 e à LGPD, além de contar com um time capacitado em cibersegurança e privacidade de dados.
Ainda tem dúvidas se a Pontotel é o sistema certo para a sua empresa? Então, veja como ela funciona!
Como funciona o sistema de ponto web da Pontotel?
O sistema da Pontotel é muito fácil de usar! Basta que o RH cadastre os funcionários na plataforma e habilite os dispositivos que eles podem utilizar para acessar o sistema.
Assim que o acesso estiver liberado, o colaborador pode fazer o login na plataforma e registrar seu ponto. Para comprovar sua identidade e evitar fraude, ele também precisa autenticar seu ponto por algum dos métodos disponíveis.
Assim que o registro é concluído, o sistema notifica o gestor, envia o registro para a nuvem e adiciona a informação à folha de ponto do trabalhador. Essas etapas ocorrem de forma automática, facilitando não só a marcação, mas também a gestão e o tratamento dos dados.
Afinal, os gestores também conseguem monitorar e gerenciar todos esses processos por meio de um sistema inteligente de gestão via web. Com a Pontotel, fazer esse e outros processos importantes na rotina do RH é bem mais simples.
Para comprovar isso, você pode testar nossa plataforma e conhecer nossas funcionalidades na prática! Gostou? Entre em contato com um dos nossos especialistas!
Conclusão
O sistema de ponto web é uma ferramenta essencial para garantir que as empresas aproveitem os benefícios da integração da tecnologia nos processos de registro, gestão e tratamento do ponto dos funcionários.
Isso é possível porque esse sistema oferece recursos que permitem seu acesso de forma remota e online, garantindo mobilidade e flexibilidade na marcação do ponto.
Ao mesmo tempo, ele conta com tecnologias que possibilitam acompanhamento da jornada em tempo real, automatização de processos, gestão de ponto facilitada, entre outras vantagens.
Tudo isso contribui para a criação de um RH estratégico e de uma empresa mais segura tanto do ponto de vista jurídico quanto informacional.
Porém, para aproveitar todas essas vantagens, é necessário saber escolher o sistema de ponto certo para o seu negócio. Seguindo as dicas deste artigo, encontrar o melhor sistema para a sua empresa será muito mais fácil!
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