O avanço tecnológico ampliou a comunicação entre as pessoas, permitindo a elas enviar textos, áudios e vídeos, e fazer chamadas em tempo real em diversas ferramentas online. Apesar das diversas vantagens, a dispersão na comunicação pode atrapalhar rotinas, principalmente no trabalho, impulsionando a busca por uma comunicação unificada.
Isso porque, uma boa comunicação é um pilar para um dia a dia eficiente e ágil no trabalho. Constantemente, gestores buscam novas estratégias para melhorar a interação entre os trabalhadores e diminuir problemas de comunicação no ambiente corporativo.
Sendo assim, a comunicação unificada tem sido adotada como uma ótima estratégia para evitar múltiplos canais de comunicação e facilitar a troca e a verificação de informações sobre assuntos do trabalho.
Neste artigo, será explorado o conceito da comunicação unificada, seus impactos positivos nas empresas e mais informações importantes sobre o tema. Confira os tópicos que serão abordados:
- O que é comunicação unificada?
- Qual o impacto da comunicação unificada no mercado de trabalho?
- Quais são os benefícios da comunicação unificada?
- Quais são os principais componentes da comunicação unificada para empresas?
- Qual o melhor sistema de ponto para a comunicação unificada?
Aproveite o conteúdo e tenha uma ótima leitura!
O que é comunicação unificada?
A comunicação unificada é definida como a reunião de diferentes métodos de comunicação, como videoconferência, mensagens instantâneas, chamadas de voz, e-mails e compartilhamento de arquivos em uma única plataforma. Esses sistemas oferecem uma experiência de comunicação estável e constante disponível em vários dispositivos.
O objetivo principal é criar um ponto de acesso único para todos os tipos de comunicação, diminuindo a descentralização de dados e otimizando a rotina na busca por informações e meios de contato.
A integração dessa variedade de formas de comunicação simplifica a interação entre os times, permitindo a troca de informações de forma rápida e eficiente. Além disso, possibilita a flexibilidade no trabalho, facilitando o contato entre pessoas em diferentes locais.
A unificação da comunicação pode ser vista, também, como vantajosa para os recursos financeiros da empresa, pois reduz os custos operacionais ao eliminar a necessidade de adquirir múltiplos softwares de comunicação, ao mesmo tempo que aumenta a produtividade dos funcionários.
Qual o impacto da comunicação unificada no mercado de trabalho?
A comunicação mudou drasticamente nos últimos anos, sobretudo após a pandemia da covid-19, quando plataformas de comunicação passaram a ser adotadas para que as empresas se adaptassem à nova realidade. Porém, foi possível perceber como esses softwares podem facilitar a rotina de comunicação, por isso, seguem sendo adotados até hoje.
Além disso, garantir uma comunicação unificada permite a integração de colaboradores que cada vez mais buscam por flexibilidade e equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.
Segundo relatório de 2023 do Bureau of Labor Statistics, no mundo, 66% das empresas permitem o trabalho remoto total ou parcialmente. Por isso, a adoção de comunicação unificada tem sido importante na adaptação das novas tendências do mercado, facilitando a integração dos diversos modelos de trabalho.
Logo, pode se considerar que a comunicação unificada é responsável por diminuir barreiras, melhorar a produtividade e a flexibilidade, transformar a dinâmica operacional e impulsionar a eficiência das empresas ao construir um ambiente bem informado.
Quais são os benefícios da comunicação unificada?
O modelo de comunicação unificado traz muitas vantagens para a empresa e seus colaboradores, oportunizando mudanças que proporcionam melhorias em diversos setores e âmbitos do negócio. Confira a seguir quais são os benefícios da comunicação unificada.
Aumento da eficiência operacional
Uma comunicação unificada potencializa a eficiência operacional ao simplificar processos, minimizar erros e agilizar a troca de informações, graças à centralização da comunicação em uma única plataforma. Isso resulta em tomada de decisões mais rápidas, otimizando os fluxos de trabalho e impulsionando a produtividade das equipes.
Uma pesquisa realizada pela revista britânica The Economist, revelou que a falta de comunicação é motivo de falhas e atrasos na conclusão de projetos, de acordo com 44% dos entrevistados. Esse resultado demonstra como uma boa comunicação é importante para a eficiência operacional.
Melhoria na colaboração da equipe
É possível melhorar a colaboração ao promover uma interação mais fluída e acessível entre os membros da equipe a partir da comunicação unificada. A adoção da estratégia comunicativa facilita a troca de ideias, a resolução de problemas em conjunto e o compartilhamento de informações de maneira rápida e eficiente.
Redução de custos
Também se pode diminuir custos de diversas formas ao adotar uma boa comunicação unificada. Com uma plataforma robusta, a empresa pode adotar reuniões e comunicações remotas, diminuindo gastos com deslocamento. Além disso, ela reduz a necessidade da contratação e manutenção de diversos softwares ou de planos de dados em voz.
Aumento da flexibilidade no trabalho
A comunicação unificada oferece flexibilidade ao usar ferramentas online, permitindo interações remotas eficazes. Essa abordagem elimina a dependência de comunicações presenciais, como conversas informais nos corredores, ao oferecer plataformas que abrangem múltiplos canais, extinguindo a necessidade de interações físicas para o trabalho fluir.
Melhoria da experiência do cliente
A comunicação unificada melhora a experiência do cliente ao oferecer um atendimento mais integrado e personalizado. Com a unificação de canais como telefone, chat e e-mail, os clientes desfrutam de respostas ágeis e consistentes, gerando interações mais eficientes e satisfatórias.
Quais são os principais componentes da comunicação unificada para empresas?
As comunicações unificadas conseguem integrar diversos métodos de comunicação já conhecidos em um hub de comunicação para facilitar o contato entre os usuários, conforme suas preferências. Veja, a seguir, quais são os principais componentes da comunicação unificada.
Telefonia IP
A telefonia IP na comunicação unificada possibilita a realização de chamadas de voz via internet, garantindo maior flexibilidade e economia. Esse formato transforma áudio em dados digitais, assim como uma chamada telefônica tradicional, e possibilita um contato mais rápido e síncrono.
Videoconferência
É possível realizar chamadas de vídeo em um sistema de comunicação unificada, garantindo um contato por meio de voz e imagem pela internet. Esse recurso é uma ótima maneira de realizar reuniões virtuais, além de contar com ferramentas interativas, como compartilhamento de tela, envio de emojis de reação e enquetes em grupo.
Mensagens unificadas
As mensagens unificadas vão possibilitar a comunicação assíncrona entre pessoas ou grupos por meio da plataforma integrada, com a possibilidade de envio de formatos diversos. É uma ótima forma de controle sobre a vida pessoal e profissional, evitando o contato por meio das redes sociais dos profissionais e diminuindo a sensação de urgência por respostas.
Chat e mensagens instantâneas
No contexto da comunicação unificada, o chat e as mensagens instantâneas são ferramentas que viabilizam conversas em tempo real entre equipes ou funcionários. Esses recursos possibilitam trocas ágeis de mensagens em texto, facilitando a colaboração remota, a tomada de decisões e a interação entre os membros da equipe.
E-mail integrado
O e-mail integrado à plataforma unificada e agiliza a rotina dos funcionários, proporcionando acesso direto e rápido sem a troca de programas. Essa integração facilita o envio e o acompanhamento de comunicações mais formais entre os colaboradores da empresa.
Software de ponto unificado
Um software de ponto unificado permite solicitar ajustes de horas diretamente na plataforma e oferece acompanhamento em tempo real das atividades referentes à jornada de trabalho, simplificando a gestão de comunicação e possibilitando ajustes imediatos, garantindo mais rapidez, transparência e agilidade na comunicação.
Qual o melhor sistema de ponto para a comunicação unificada?
É a Pontotel! Nossa plataforma de controle e gestão de tempo é um ótimo recurso a ser adicionado na estratégia de comunicação unificada, pois possibilita a reunião de diversos painéis informativos, atualizados em tempo real, sobre a jornada dos colaboradores em uma única página, além da integração com outros sistemas de RH.
No dia a dia, por exemplo, é comum que os funcionários cometam erros no registro do ponto, seja por esquecimento ou outros problemas. Com nossa plataforma, o colaborador consegue solicitar o ajuste pela própria ferramenta e o gestor recebe o pedido imediatamente, facilitando e agilizando a comunicação.
Esse exemplo é apenas um dos diversos benefícios que a Pontotel pode possibilitar na melhoria de comunicação e gestão de ponto na sua empresa. Sinta-se à vontade para preencher o formulário abaixo para receber o contato de um de nossos especialistas e descobrir como nosso ponto online pode otimizar a rotina da sua empresa.
Conclusão
Por fim, ficou evidente como a comunicação tem um papel importante no sucesso do negócio e na boa relação entre colaboradores e clientes. Logo, a comunicação unificada é uma das excelentes estratégias que podem ser adotadas para potencializar as interações diárias na empresa.
Foi possível perceber, por meio deste conteúdo, que a integração de ferramentas de comunicação é fundamental para otimizar a colaboração e a eficiência nas operações empresariais.
Com as dicas apresentadas no texto, sua empresa estará mais preparada para lidar com os novos desafios da comunicação corporativa e atingir níveis mais altos de eficiência, adaptabilidade e excelência por meio da comunicação unificada.
Gostou deste artigo? Então, compartilhe-o com seus colegas de trabalho para que eles também se mantenham informados sobre o assunto e continue acompanhando o blog Pontotel para se atualizar diariamente com as novidades do setor corporativo.
