Confira as 7 melhores dicas de controle de ponto antes de adotar na sua empresa
BLOG
Time Pontotel 7 de fevereiro de 2024 Controle de ponto
Confira as 7 melhores dicas de controle de ponto antes de adotar na sua empresa
Descubra como realizar corretamente a gestão de jornada na sua empresa com 7 dicas de controle de ponto para não cometer erros nesta rotina.
img of Confira as 7 melhores dicas de controle de ponto antes de adotar na sua empresa

A gestão de jornada dos colaboradores é uma das rotinas mais importantes da empresa, tendo um papel decisivo no fechamento correto da folha de pagamento. Por isso, é essencial seguir algumas dicas de controle de ponto para não errar neste processo. 

O controle de ponto está relacionado à gestão de jornada dos colaboradores, verificando horários de entrada, saída, intervalos e horas extras. Cada um desses detalhes é fundamental para organizar os pagamentos dos funcionários. 

Nesta rotina, no entanto, é importante que a empresa conheça todas as dicas de controle de ponto para organizar corretamente os registros de jornada, o manuseio de dados e o fechamento da folha de pagamento. 

Porém, quais os tipos de controle de ponto, o que diz a lei e como ser efetivo nesta rotina? Este artigo responderá essas questões e abordará os seguintes tópicos com importantes dicas de controle de ponto: 

Tenha uma boa leitura! 

Quais são os tipos de controle de ponto?

Antes de detalhar quais os modelos de gestão de jornada disponíveis no mercado e trazer dicas de controle de ponto, é importante entender o que, na prática, é o controle de ponto. 

Controle de ponto é a gestão de jornada dos colaboradores, que permite analisar os horários de trabalho dos funcionários. 

Ou seja, com o controle de ponto, a empresa sabe exatamente os horários que o colaborador entrou e saiu do trabalho, quais os períodos de intervalo, e até mesmo pode identificar atrasos, faltas e outros. 

Assim, a organização consegue tomar decisões estratégicas em relação à rotina de trabalho dos colaboradores na empresa. 

Dentro desta rotina, no entanto, é importante conferir dicas de controle de ponto para escolher o melhor tipo de gestão, que mais se adequar à realidade da empresa. Conheça a seguir os tipos de controle de ponto do mercado. 

Manual

O controle de ponto manual é a opção mais tradicional do mercado e é a mais utilizada por empresas de pequeno porte, que contam com uma quantidade menor de funcionários, uma vez que, assim, a complexidade em torno da gestão de dados é menor. 

No controle manual, os registros de jornada são feitos de próprio punho por parte do colaborador, isto é, o funcionário anota em uma folha de ponto os horários que entrou, saiu, intervalos, etc. 

Em um primeiro momento, essa forma de registro parece vantajosa, em função do baixo custo de implementação; contudo, ela é passível de erros e fraudes. Afinal, como o próprio colaborador anota sua jornada, a empresa não tem como comprovar que os dados estão corretos. 

O art. 93 da Portaria 671 destaca como deve ser o processo:

“Art. 93. O registro manual deve espelhar a real jornada praticada pelo trabalhador, vedada a mera assinalação do horário contratual, salvo a possibilidade de pré-assinalação do período de repouso, autorizada pelo art. 74, § 2º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.

Parágrafo único. É permitida a utilização de registro de ponto manual por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.”

Eletrônico 

O sistema eletrônico de registro de ponto, também conhecido como mecânico, é uma evolução da gestão de dados em relação ao processo manual. É um dos modelos mais utilizados pelas empresas, por meio de um aparelho instalado na sede da organização. 

O colaborador bate o ponto no aparelho, via biometria, e o aparelho emite o comprovante do registro, com informações do funcionário e o horário da marcação. O relógio realiza o armazenamento dos dados na memória e posteriormente o RH os exporta para tratamento. 

O modelo eletrônico é visto como uma grande evolução ao processo manual, porém, não é tão vantajoso quanto parece. Essa opção é extremamente custosa para a empresa, com altos valores de instalação e manutenção. 

Essa opção é chamada pela Portaria 671 de REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional). O art. 94 da Portaria 671 diz que: 

“Art. 94. O registro mecânico deve espelhar a real jornada praticada pelo trabalhador, registrada por processo mecânico que consigne as marcações de ponto de forma impressa e indelével, em cartão individual, sendo permitida a pré-assinalação do período de repouso.” 

Digital

O modelo de registro de ponto digital é a forma de gestão de jornada mais tecnológica do mercado e uma das melhores dicas de controle de ponto, proporcionando à empresa uma gestão mais efetiva, ética e ágil do dia a dia de trabalho dos funcionários. 

O controle de jornada digital facilita a rotina do RH e dos colaboradores em geral, com uma plataforma online que permite acesso em tempo real aos dados, oferecendo, assim, maior transparência na relação trabalhista. 

A Portaria 671 apresenta dois modelos digitais no processo de gestão de jornada: REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa).

Ambos os modelos se utilizam da tecnologia para funcionar, com registros e gestão de dados realizados via programas, por dispositivos móveis ou PC, porém eles possuem diferenças. 

O REP-A só pode ser utilizado a partir de aprovação em convenção ou por acordo coletivo, conforme detalhado pelo art. 77 da Portaria 671:

“§ 2º O REP-A somente poderá ser utilizado durante a vigência da convenção ou acordo coletivo de trabalho autorizador, sendo vedada a ultratividade conforme o § 3º do art. 614 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.”

Já o REP-P é o sistema mais moderno, com funcionamento em nuvem e registros e tratamento de dados realizados de forma centralizada, na mesma plataforma. Suas funções são detalhadas pelo art. 78 da CLT: 

“Art. 78. O REP-P é o programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro nos termos do art. 91, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.”

O que diz a lei sobre controle de ponto?

Relógio preto ao lado de um martelo de justiça

Todas as empresas que possuem mais de 20 funcionários precisam obrigatoriamente, segundo as regras da CLT, realizar o controle de ponto dos colaboradores, de forma manual, mecânica ou eletrônica. Essa previsão é detalhada pelo art. 74 da CLT:

“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. 

§ 2º – Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”

É importante, contudo, que as empresas saibam que a gestão de jornada é essencial, independentemente do seu tamanho. Afinal, é a partir do controle de ponto que será possível fechar a folha de ponto corretamente. 

Outro detalhe da lei são os modelos de registro de ponto eletrônico permitidos pela Portaria 671. São eles, conforme o art. 75 da portaria: 

“Art. 75. No caso de opção de anotação do horário de trabalho em registro eletrônico, é obrigatório o uso de um dos seguintes tipos de sistema de registro eletrônico de ponto:

I – sistema de registro eletrônico de ponto convencional: composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional – REP-C e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;

II – sistema de registro eletrônico de ponto alternativo: composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo – REP-A e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;

III – sistema de registro eletrônico de ponto via programa: composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa – REP-P, pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.”

7 melhores dicas de controle de ponto para seguir

Devido à importância da gestão de jornada para uma relação trabalhista justa, conforme a legislação trabalhista e mais transparente, é importante seguir dicas de controle de ponto para não errar nesta rotina. 

Confira 7 dicas de controle de ponto para ser assertivo neste processo. 

1 – Esteja em conformidade com a legislação

Na lista de dicas de controle de ponto para seguir, a primeira é estar em conformidade com a legislação trabalhista. Isso significa que a empresa precisa estar atenta às regras da CLT e da Portaria 671 para seguir todos os direitos trabalhistas em relação à jornada de trabalho. 

Ambas as legislações irão apontar as necessidades da implementação de um registro de ponto, horários de trabalhos e intervalos, tipos de controle eletrônicos disponíveis no mercado, regras para manuseio dos dados de jornada, entre outros detalhes. 

Estar em conformidade com a legislação no controle de ponto, inclusive, garante maior transparência nas relações trabalhistas e permite seguir os passos para fechar corretamente a folha de pagamento, evitando erros que gerem processos trabalhistas. 

2 – Defina políticas claras de registro

Criar uma política interna voltada para o registro de ponto pode dar maior clareza e transparência sobre como os colaboradores devem registrar sua jornada, horários de trabalho que devem cumprir e como podem ter acesso aos dados de horário trabalhados. Portanto, essa é uma das dicas de controle de ponto. 

Afinal, ao prezar pela organização e transparência neste processo, a empresa pode evitar possíveis erros, tanto nos registros por parte dos colaboradores como no levantamento de dados para o fechamento correto da folha de pagamento.

Dentro desta política, a empresa pode inserir informações sobre: 

  • Tipos de registro de ponto; 
  • Escalas de trabalho permitidas; 
  • Regras para horas extras;
  • Horários de entrada, saídas e intervalos; 
  • Descontos por atrasos e faltas.  

3 – Garanta a segurança dos dados

A terceira dica de registro de ponto passa pela garantia que a empresa precisa ter na segurança de dados para evitar fraudes ou vazamento de dados dos colaboradores. 

Essa garantia muitas vezes se dá por meio da escolha do tipo de controle de ponto que a empresa faz, e sem dúvida o controle digital pode proporcionar maior segurança jurídica, com armazenamento online em plataformas que oferecem medidas antifraude. 

Assim, a empresa consegue trabalhar com maior tranquilidade, sem que ocorram erros nos registros de jornada ou na gestão de dados e pagamentos. 

4 – Promova a transparência no processo

Um processo transparente pode eliminar as chances de problemas nas relações trabalhistas. Por isso, uma das dicas para o controle de ponto efetivo é justamente promover transparência nesta rotina. 

Isso significa que a empresa deve encontrar formas para que os colaboradores consigam acessar os seus dados de jornada e estejam a par dos horários trabalhados, o que é possível ser feito por meio de registros de pontos digitais, com acesso em tempo real. 

A transparência passa justamente pela definição de uma política interna clara e regras que os colaboradores devem seguir para efetuar o registro de ponto de forma correta, contribuindo para a empresa fechar corretamente a folha de pagamento

5 – Veja se o seu registro de ponto faz checklist da Portaria 671

Adotando um registro de ponto eletrônico para a gestão de jornada, é importante avaliar se a plataforma segue todas as regras da Portaria 671. Por isso, uma das dicas de controle de ponto é fazer um checklist do que é necessário para se enquadrar na lei e quais as funcionalidades do sistema. 

É primordial que o registro de ponto esteja conforme a legislação vigente na Portaria 671 para resguardar a empresa juridicamente. 

O primeiro passo, aliás, é identificar se a escolha se encaixa em algum dos Registradores Eletrônicos de Ponto permitidos pela portaria: REP-C, REP-A, REP-P. Outros detalhes a avaliar são se o sistema escolhido: 

  • Emite o comprovante de marcação de ponto em formato eletrônico ou impresso;
  • Emite AFD (Arquivo Fonte de Dados); 
  • Emite o novo arquivo AEJ, que substituiu os arquivos ACJEF e AFDT; 
  • Gera o espelho de ponto de acordo com as informações do art. 83 da Portaria 671;
  • Está adaptado ao novo espelho de ponto.

6 – Monitore e audite os registros

Uma das 7 dicas de controle de ponto fundamentais neste processo se refere ao monitoramento e à auditoria dos registros de jornada. A efetividade desta rotina é garantida se a empresa acompanha de perto todas as atividades relacionadas a ela. 

Esse monitoramento dos dados de jornada permite identificar possíveis problemas e oferece acesso a informações importantes do dia a dia de trabalho do colaborador, apontando erros de registro, faltas, atrasos e outros. 

Além disso, a auditoria executada rotineiramente tem um papel relevante no processo, já que por meio dela a empresa garante que os registros são verdadeiros, sem fraudes, e que estão de acordo com a legislação trabalhista, resguardando a organização juridicamente. 

7 – Opte por um controle de ponto digital

Celular e notebooks apresentando a plataforma Pontotel

Por fim, entre as dicas de controle de ponto, é recomendado que a empresa opte por uma gestão de jornada digital, ou seja, que automatize esse processo, para que muitas das atividades sejam otimizadas. 

Para além disso, as plataformas de controle de ponto digital oferecem recursos importantes para que o RH consiga agilizar as rotinas em torno deste processo, inclusive tendo maior segurança jurídica, em função das medidas antifraude que essas plataformas oferecem. 

Com essas medidas via controle de ponto digital, a empresa tem a garantia de que os dados de jornada dos funcionários são autênticos, podendo fechar corretamente a folha de pagamento. 

Ainda, o controle digital dá à empresa o acesso aos dados de jornada em tempo real, com acessos por meio de dispositivos móveis, permitindo tomadas de decisões rápidas e estratégicas. 

Qual é a melhor plataforma de controle de ponto digital?

A melhor plataforma de controle de ponto digital é aquela que oferece segurança jurídica e ferramentas para facilitar a gestão de dados por parte do RH e contribuir com as tomadas de decisão. 

A plataforma Pontotel conta com todas essas facilidades, e por isso é atualmente a melhor opção do mercado. Com uma tecnologia desenvolvida para uma gestão humanizada, com a nossa plataforma, a rotina do controle de ponto se tornará mais tranquila e harmoniosa. 

Por meio de uma gestão simples e rápida dos registros de ponto, é possível fazer cálculos referentes à jornada de forma simplificada, com ajustes e fechamentos realizados automaticamente, sem retrabalhos. 

Para facilitar a rotina dos colaboradores, nossa plataforma oferece ainda múltiplas formas de registro: reconhecimento facial, senha, geolocalização, foto e voz, via dispositivos móveis e até mesmo offline. 

A gestão de jornada por meio da plataforma Pontotel está 100% adequada à Portaria 671, à LGPD e à CLT, oferecendo maior tranquilidade e segurança jurídica no tratamento de dados dos colaboradores. 

Outra facilidade da plataforma Pontotel é que ela oferece uma centralização das informações em uma mesma plataforma, em nuvem, emitindo mais de 30 tipos de relatórios para consulta para um acompanhamento em tempo real das jornadas.  

Quer conhecer mais vantagens da plataforma Pontotel? Agende um bate-papo com um dos nossos especialistas! 

próximos passos para realizar o controle de ponto com a pontotel

Conclusão

A gestão de jornada, como visto neste conteúdo, é extremamente importante para que a empresa não cometa erros na relação trabalhista, principalmente no que diz respeito a cálculos corretos para o fechamento da folha de pagamento

Ao longo do artigo, foi possível ter acesso a algumas dicas de controle de ponto para deixar essa rotina mais efetiva e sem erros. Isso se dá principalmente pela automatização deste processo, deixando ele mais seguro, ágil e permitindo decisões mais estratégicas. 

Quando a empresa sabe como realizar a gestão de jornada, por meio de dicas de controle de ponto, ela pode agilizar e organizar melhor as escalas de trabalho, o cumprimento de horas extras e até identificar atrasos e faltas recorrentes, podendo criar ações para evitá-los. 

Contudo, para auxiliar na gestão de ponto, é importante escolher um sistema que alie tecnologia a uma gestão humanizada, e nesse sentido a Pontotel possui todos os recursos necessários para o seu RH trabalhar com maior tranquilidade e segurança. 

Entendeu a gestão de jornada e anotou as 7 dicas de controle de ponto efetivo para sua empresa? Se quiser ler mais artigos como esse, acesse o blog Pontotel

Compartilhe em suas redes!
Mais em Controle de ponto VER TUDO
INICIAR TOUR!