Empresas lidam diariamente com grande variedade de dados: informações sobre jornada de trabalho, registros legais, relatórios de produtividade, indicadores de desempenho, etc. Para que esses dados cumpram seu papel dentro das rotinas corporativas, é necessário adotar práticas eficientes de gestão da informação.
Sem uma estrutura adequada na empresa os dados podem se perder, gerar retrabalho e dificultar decisões importantes. Por isso, a gestão da informação se torna indispensável, permitindo organizar, padronizar e dar sentido a tudo o que é coletado ao longo das rotinas da empresa.
Mais do que manter arquivos em ordem, a gestão da informação permite transformar dados operacionais em conhecimento estratégico.
Para áreas como o RH e o Departamento Pessoal, isso representa mais precisão nos processos, segurança jurídica e agilidade na rotina.
Ao longo deste conteúdo, será possível compreender com mais profundidade o que é a gestão da informação, sua importância no ambiente corporativo e como aplicá-la de forma eficaz na rotina da empresa. Confira os tópicos que serão abordados:
- O que significa gestão da informação?
- Qual a importância da gestão da informação nas empresas?
- Impactos da LGPD na gestão da informação
- Como aplicar a gestão da informação na empresa?
- Facilite a sua gestão da informação no RH com a Pontotel
Quer aprender sobre a gestão da informação nas empresas? Então acompanhe a leitura!
O que significa gestão da informação?
Gestão da informação é o conjunto de processos e práticas voltados à coleta, à organização, ao tratamento, ao armazenamento e ao uso eficiente dos dados gerados em uma organização.
Seu objetivo é transformar informações dispersas em conhecimento acessível e estratégico, contribuindo para a tomada de decisões mais assertivas e a otimização das atividades diárias.
Um exemplo comum ocorre no controle de ponto: ao registrar horários de entrada e saída dos funcionários, a empresa gera dados que precisam ser organizados e interpretados corretamente.
Esses registros são necessários para o cumprimento da legislação trabalhista, o controle de horas extras e o planejamento de escalas.
Uma boa gestão da informação possui os seguintes pilares:
- Qualidade e confiabilidade dos dados;
- Integração entre setores e sistemas;
- Facilidade de acesso e consulta;
- Segurança e conformidade com as normas;
- Utilização estratégica para apoiar decisões.
Como funciona na prática?
A gestão da informação funciona, na prática, como um processo contínuo, que envolve diferentes etapas integradas à rotina da empresa. O objetivo é garantir que os dados sejam bem aproveitados desde o momento em que são gerados até sua utilização estratégica.
No contexto do RH e do Departamento Pessoal, esse processo precisa ser claro, seguro e automatizado sempre que possível.
Confira um exemplo de como esse fluxo pode acontecer no dia a dia:
- Registros de jornada são capturados por meio de um sistema de ponto;
- As informações são armazenadas e organizadas em tempo real;
- O gestor acessa relatórios com indicadores relevantes;
- A equipe do RH utiliza os dados para validar horas extras, ausências e compensações;
- O DP finaliza o fechamento da folha com base nas informações tratadas;
- Os dados são arquivados de forma segura para auditorias e obrigações legais.
Qual a importância da gestão da informação nas empresas?
A gestão da informação é um processo importante para qualquer empresa, pois permite que dados dispersos sejam organizados e transformados em insights úteis. Quando bem aplicada, ela melhora a comunicação entre departamentos e aumenta a produtividade.
Como destaca Lara Avelino, analista de RH e psicóloga organizacional:
“Hoje, falamos de dados em geral, em todas as áreas. Nós do RH precisamos de números, precisamos de dados, precisamos de informação. Não dá para pensar em ser RH sem esses três. Então, esses três pontos são certamente essenciais. E o RH está se tornando cada vez mais estratégico.”
Logo, o uso estratégico da informação no RH tem se mostrado cada vez mais importante para alcançar os objetivos organizacionais e promover um ambiente de trabalho mais eficiente, e isso se torna viável quando há uma boa gestão da informação.
Desafios da gestão da informação no RH
Gerenciar informações no RH vai além de armazenar dados: é saber utilizá-los com inteligência, segurança e consistência. No entanto, esse processo ainda apresenta obstáculos que podem comprometer a eficiência das rotinas e decisões do setor. A seguir, conheça os principais desafios enfrentados pelas equipes de RH na gestão da informação:
Integração de sistemas e dados
Um dos principais desafios da gestão de dados é reunir informações espalhadas em diferentes sistemas que não se comunicam entre si, o que dificulta o acesso rápido às informações, aumenta o risco de inconsistências e compromete a agilidade nos processos.
Sendo assim, a ausência de uma base centralizada torna a gestão menos eficiente e mais sujeita a erros.
“Ter uma ferramenta onde se pode centralizar tudo facilita muito a vida. Se tivermos que buscar informações de diferentes fontes, isso atrapalha bastante. Centralizar os dados e relatórios faz toda a diferença na gestão.”, comenta Cristina Pereira, coordenadora de Operações na Comunitive.
Qualidade e confiabilidade dos dados
Informações incorretas sobre jornada, benefícios ou histórico dos colaboradores podem gerar retrabalho, atrasos no fechamento da folha e problemas legais.
Por isso, manter os registros atualizados e padronizados é essencial para garantir processos bem estruturados e confiáveis.
Segurança e confidencialidade das informações
O RH lida com dados sensíveis, como CPF, dados bancários e informações médicas. Proteger essas informações contra vazamentos e acessos indevidos é um desafio constante, especialmente após a LGPD.
Essa tarefa é importante, uma vez que falhas na segurança podem causar prejuízos legais e comprometer a confiança dos colaboradores na empresa.
Uso estratégico das informações
Mesmo com acesso a diversos dados, muitas equipes de RH enfrentam dificuldades para transformá-los em análises relevantes.
O desafio está em interpretar os dados corretamente e utilizá-los para decisões mais inteligentes, como antecipar demandas, melhorar o clima organizacional e alinhar as ações do RH aos objetivos da empresa.
Impactos da LGPD na gestão da informação
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trouxe mudanças na forma como as empresas lidam com informações pessoais.
No RH, isso impacta diretamente o tratamento de dados sensíveis dos colaboradores, como dados bancários, informações de saúde e registros de jornada, já que a conformidade passou a exigir mais controle, transparência e segurança.
Mesmo com a lei em vigor desde 2020, a adaptação ainda é um desafio. De acordo com uma pesquisa da consultoria Daryus, cerca de 80% das empresas no Brasil ainda não conseguiram implementar a LGPD de maneira efetiva.
Esse cenário revela o quanto ainda é necessário investir em processos, tecnologia e capacitação para garantir a proteção dos dados.
“Eu acredito que o RH, por ser um setor estratégico dentro da empresa e por muitas vezes as empresas atuarem como controladoras de dados de seus colaboradores, precisa oferecer treinamento interno para que os colaboradores entendam como deve ser realizado o tratamento de dados dentro do departamento de Recursos Humanos.”, comenta Débora Castro, DPO as a Service da 4Business.
Portanto, a gestão da informação, nesse contexto, precisa ser mais criteriosa. Qualquer falha pode gerar não só prejuízos financeiros, mas também danos à imagem corporativa.
Estar em conformidade é, hoje, uma exigência para manter a credibilidade e evitar sanções legais.
Como aplicar a gestão da informação na empresa?
Mais do que entender a importância da informação, é preciso saber como organizá-la e utilizá-la no dia a dia. A aplicação da gestão da informação exige planejamento, integração e clareza de processos. Veja a seguir os passos para aplicar essa prática com eficiência na rotina da empresa.
Coleta de dados
A aplicação da gestão da informação começa com a coleta estruturada de dados relevantes para a empresa, e exige clareza sobre o que e por que precisa ser coletado e medido.
A definição dos tipos de dados a serem captados e da periodicidade adequada (diária, semanal ou mensal) depende diretamente dos desafios que a organização deseja resolver.
Como destaca Mariá Menezes Boaventura, diretora de pessoas e cultura da Sankhya:
“Por exemplo, que tipo de dados precisamos começar a coletar com base nesses desafios estratégicos? E qual o período de coleta necessário? Se um mês é suficiente ou se precisamos analisar semanalmente, dependendo do problema que queremos resolver. Então, tudo volta para o problema que a empresa quer resolver. A partir disso, podemos começar a fazer cruzamentos de dados, pois o dado em si muitas vezes não vai dizer muito. É necessário comparar e analisar os dados para obter insights significativos.”
Integração de ferramentas
A integração de ferramentas permite centralizar informações, reduzir retrabalho e garantir consistência nos dados. Com sistemas conectados, o RH ganha agilidade nos processos, evita falhas manuais e melhora a análise de indicadores.
Essa possibilidade garantida pelas novas tecnologias permite uma gestão da informação mais eficiente, estratégica e alinhada às necessidades da empresa.
Segurança da informação
Na gestão da informação, a segurança da informação é indispensável para garantir que os dados coletados, armazenados e analisados estejam protegidos contra acessos indevidos ou vazamentos.
Dentro do RH, isso significa preservar informações sensíveis, como dados pessoais e contratuais, assegurando a confidencialidade, a integridade das informações e o cumprimento da legislação vigente, principalmente a LGPD.
Organização e classificação das informações
Organizar e classificar as informações é essencial para tornar o acesso mais ágil e a gestão mais eficiente.
Para aplicar essa etapa da gestão da informação, é possível seguir práticas como:
- Criar categorias claras (ex: folha, benefícios, treinamentos);
- Padronizar nomes de arquivos e registros;
- Definir níveis de acesso por tipo de dado;
- Usar ferramentas que permitam filtros, etiquetas e buscas rápidas.
Acesso e compartilhamento seguro
Garantir que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou editar determinados dados evita riscos como vazamentos, perdas e uso indevido.
Sendo assim, é essencial contar com sistemas que permitam controle de permissões, histórico de acessos e autenticação segura.
Além disso, o compartilhamento deve ser feito por canais protegidos, com registros de envio e recebimento. Essas práticas asseguram a confidencialidade e a integridade das informações, e fortalecem a confiabilidade nos processos internos da empresa.
Facilite a sua gestão da informação no RH com a Pontotel
A Pontotel é a melhor solução para facilitar a gestão da informação no RH.
Nossa ferramenta completa de controle de jornada permite centralizar, organizar e proteger dados com eficiência e segurança em um sistema alocado em nuvem. Facilitamos todos os processos de gestão de dados, automatizando a coleta e proporcionando uma visão clara e acessível em tempo real.
Confira algumas das facilidades que a Pontotel oferece:
- Coleta de dados automatizada, com diferentes métodos de registro de ponto;
- Armazenamento seguro e acesso controlado a informações sensíveis;
- Organização das informações por período, setor, tipo de jornada, entre outros;
- Relatórios detalhados e dashboards atualizados em tempo real;
- Integração com outras ferramentas de gestão, aumentando a eficiência da equipe.
Com todas essas funcionalidades presentes no nosso sistema de ponto digital, a equipe de RH consegue otimizar processos, reduzir erros e garantir conformidade com a legislação trabalhista, liberando tempo para análises estratégicas e decisões mais assertivas.
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Conclusão
Portanto, ficou evidente que a gestão da informação é um processo essencial para otimizar o trabalho do RH, garantindo mais precisão e agilidade na tomada de decisões.
Ao adotar sistemas como a Pontotel, as empresas podem centralizar dados, organizá-los de forma eficiente e garantir a segurança das informações.
Foi possível perceber que, ao usar tecnologia, o controle de jornada e o cumprimento das obrigações trabalhistas são facilitados, bem como há uma análise mais estratégica, focada no desenvolvimento da equipe e na melhoria contínua dos processos.
Seguindo as dicas apresentadas neste artigo, sua empresa conseguirá conquistar uma gestão de dados mais inteligente, segura e eficaz, impulsionando a eficiência organizacional.
Deu para entender como funciona a gestão de informação nas empresas? Se sim, compartilhe este texto com seus colegas de trabalho para eles também aprenderem e continue acompanhando o blog Pontotel para conferir mais assuntos e novidades sobre o setor corporativo.
