Nem sempre os regulamentos de um setor são suficientes para garantir que os colaboradores estejam alinhados com as expectativas e os valores da empresa. Muitas vezes, é necessário um guia mais específico conhecido como manual de boas práticas, que aborda questões cotidianas que afetam a rotina das pessoas.

O manual orienta sobre questões mais práticas do local de trabalho, pois são as pequenas diretrizes que mantêm tudo funcionando sem problemas. E quem está por trás da elaboração desse documento é o departamento de Recursos Humanos (RH).

Confira, a seguir, o resumo do que será explicado mais adiante sobre a necessidade de um manual de boas práticas e a participação do RH nesse processo:

• O que são boas práticas?
• Por que boas práticas no trabalho são importantes?
• Como implementar um manual de boas práticas no trabalho?
• Quais são exemplos de boas práticas no trabalho para um manual?
• Qual o papel do RH na implementação do manual de boas práticas? 

Aprenda como criar um manual de boas práticas do zero!

O que são boas práticas?

A expressão “boas práticas” é usada em uma variedade de contextos para se referir a um conjunto de padrões que refletem os métodos mais eficazes e éticos para realizar uma determinada atividade ou alcançar um objetivo específico. 

Pode ser na área da saúde, na educação ou na gestão de negócios, as boas práticas são baseadas em experiências passadas, conhecimento acumulado e princípios que visam otimizar resultados, minimizar riscos e promover um ambiente positivo.

E boas práticas no trabalho?

As boas práticas em uma empresa são normas internas que auxiliam os funcionários a garantir a conformidade regulatória das suas atividades, aumentar a eficiência operacional e manter um clima de harmonia com outros membros da sua equipe.

Na indústria, é muito comum que essas diretrizes sejam reunidas em um manual de boas práticas. Trata-se de um documento que explica passo a passo como alguns procedimentos devem ser cumpridos, desde como manter a segurança no trabalho até como garantir que os produtos sejam de boa qualidade. 

Nos escritórios, também é possível ter um manual de boas práticas para mostrar como os funcionários devem se comportar no local de trabalho. Nesse caso, o documento pode explicar, por exemplo, como enviar e-mails educados, como trabalhar bem em equipe e como manter registros seguros.

Por que boas práticas no trabalho são importantes?

Ao contrário de regras rígidas, as boas práticas geralmente não são estipuladas como diretrizes que, se não seguidas à risca, resultarão em punições. Em vez disso, elas se assemelham mais a “regras de boa convivência”, capazes de orientar o comportamento dos funcionários para promover uma boa cultura organizacional.

As boas práticas estão relacionadas a uma variedade de áreas, desde a comunicação interpessoal até a conduta ética e profissional no ambiente de trabalho. Confira mais sobre o impacto dessas “regras de boa convivência” na rotina das empresas.

Alinhamento da cultura organizacional

As boas práticas são nada mais que padrões capazes de refletir os valores e princípios culturais da empresa. São atitudes reconhecidas como ideais no local de trabalho que fornecem uma base para a tomada de decisões e a execução das atividades diárias. 

Se a empresa valoriza a transparência e a comunicação aberta, as boas práticas podem incluir, por exemplo, políticas que incentivem a troca de informações e ideias entre os membros da equipe.

Ou seja, com práticas que refletem os valores da empresa, os colaboradores são frequentemente lembrados da importância da cultura organizacional do local de trabalho na condução de suas responsabilidades diárias.

Melhoria na produtividade

Por mais que o investimento em tecnologia seja reconhecido como um impulsionador essencial para o sucesso das empresas no cenário atual, as boas práticas de cooperação e eficiência operacional continuam sendo responsáveis por ganhos de produtividade.

Por exemplo, boas práticas de comunicação interna garantem que as informações fluam de maneira rápida na empresa, evitando mal-entendidos, retrabalho e atrasos na execução das tarefas.

Bem-estar e satisfação dos colaboradores

A satisfação do funcionário com o local de trabalho depende de vários fatores, incluindo as oportunidades de crescimento, o reconhecimento, a remuneração e, especialmente, o respeito e a colaboração da equipe.

Porém, isso ainda não é realidade na maioria das empresas brasileiras. Uma pesquisa realizada pelo LinkedIn revela que a insatisfação no trabalho é um problema nas empresas brasileiras, pois 60% dos profissionais que participaram da pesquisa estão considerando a possibilidade de mudar de emprego ainda neste ano.

Segundo o levantamento, 20% dos participantes já tinham iniciado uma busca por outra posição. É um cenário que mostra a urgência por práticas que promovem o respeito mútuo, a valorização das contribuições individuais e um clima de colaboração nas empresas.

Como implementar um manual de boas práticas no trabalho?

A criação de um manual de boas práticas requer um esforço colaborativo, no qual as vozes de todos os níveis da organização são ouvidas e consideradas. Em outras palavras, criar esse documento não é uma tarefa exclusiva dos gestores, e tampouco se trata de uma lista idealizada que ignora a realidade da rotina dos colaboradores.

Com isso em mente, confira o passo a passo de como garantir que todas as partes interessadas tenham a oportunidade de contribuir e que o documento final seja útil e acionável para todos os colaboradores.

Tenha uma comunicação eficiente e entenda as prioridades

Gestores e departamentos de RH precisam garantir que todos na empresa estejam cientes do que está acontecendo e por que as boas práticas estão sendo implementadas. Reuniões informativas, sessões de brainstorming e até uma rápida troca de ideias durante o café da manhã podem ajudar a garantir que todos tenham voz nesse processo.

Durante essa etapa, as lideranças ficam mais abertas a entender as prioridades da rotina dos funcionários. O que é realmente importante para as equipes? Elas estão focadas em obter mais segurança no local de trabalho? Ou talvez estejam de olho em melhorias nos processos? Essas e outras questões podem surgir na troca de informações.

O ideal é criar um ambiente de comunicação aberta, no qual todos se sintam confortáveis para compartilhar suas ideias e preocupações. 

Faça uma lista de prioridades 

Agora que a empresa tem prioridades, é hora de colocá-las no papel. Os responsáveis devem listar tudo o que é importante e urgente para a rotina dos colaboradores. Se a segurança no local de trabalho é uma grande preocupação, é necessário colocá-la no topo da lista. Se há áreas de melhoria nos processos, vale a pena destacá-las também.

Uma metodologia útil para classificar as prioridades é a matriz de Eisenhower, popularizada por Dwight D. Eisenhower, ex-presidente dos Estados Unidos. Ela divide as tarefas em quatro quadrantes, com base em dois critérios: importância e urgência.

• Quadrante 1: importante e urgente;
• Quadrante 2: importante, mas não urgente;
• Quadrante 3: urgente, mas não importante;
• Quadrante 4: não Importante e não urgente.

Lembre-se: não é possível fazer tudo de uma vez. É preciso ser realista sobre o que a empresa pode abordar agora e o que pode esperar um pouco mais. Garanta que as prioridades sejam claras e alcançáveis. 

Crie um manual

Agora que sua equipe identificou as necessidades e listou as principais tarefas a serem abordadas, é hora de transformar essas informações em um manual de boas práticas abrangente e fácil de entender.

O ideal é organizar o manual em capítulos para cada setor ou área de atuação da empresa, com tópicos específicos abordando temas relevantes para cada departamento. Por exemplo, o manual pode incluir um capítulo dedicado à produção na fábrica, abordando tópicos como procedimentos de segurança, operação de máquinas e controle de qualidade.

Dentro desse capítulo, os tópicos podem ser subdivididos para fornecer informações detalhadas sobre cada aspecto do processo de produção, desde a inspeção inicial da matéria-prima até a embalagem e expedição do produto final.

Faça a divulgação e implementação interna

Uma vez que o manual tenha sido criado, é importante armazená-lo de forma acessível a todos os colaboradores. Isso pode envolver disponibilizar cópias impressas em locais de fácil acesso, como salas de descanso ou áreas comuns, e/ou disponibilizar uma versão digital em um local online seguro, como a intranet da empresa.

Além de servir como uma referência útil para os colaboradores, o manual de boas práticas também pode ser utilizado como um recurso de treinamento para novos funcionários. 

Mostrar o manual no processo de integração ajuda a familiarizar os novos membros da equipe com as expectativas da empresa desde o início, o que pode contribuir para uma transição bem-sucedida para o novo ambiente de trabalho.

Quais são exemplos de boas práticas no trabalho para um manual?

O manual pode incluir exemplos de boas práticas esperadas em funções técnicas e casos de boa conduta para o trabalho em equipe, por exemplo:

• Participar das reuniões diárias de alinhamento para discutir metas do dia, problemas encontrados e soluções propostas;
• Usar equipamentos de proteção individual (EPIs) e garantir a observância de todas as precauções de segurança;
• Realizar inspeções preventivas em equipamentos e instalações para identificar e corrigir problemas potenciais antes que se tornem falhas de funcionamento;
• Tratar todos os colegas e clientes com cortesia, respeito e empatia, reconhecendo e valorizando suas contribuições individuais;
• Agir com integridade em todas as interações comerciais, evitando conflitos de interesse e seguindo os mais altos padrões éticos em todas as decisões e ações;
• Cumprir prazos e compromissos, entregando trabalhos de alta qualidade nos prazos estabelecidos e comunicando qualquer desvio ou atraso.

O objetivo com as diretrizes é fornecer aos funcionários exemplos de como eles podem desempenhar suas funções diárias de maneira ética e profissional.

Qual o papel do RH na implementação do manual de boas práticas?

O departamento de RH pode trabalhar em todas as etapas do processo do manual de boas práticas, desde a concepção e elaboração do documento até sua divulgação e implementação. Desde o início, o RH colabora com líderes e partes interessadas para identificar as melhores práticas e políticas a serem incluídas no manual. 

Após a conclusão, o departamento fica responsável por incluir o documento em treinamentos, fazer a distribuição de cópias impressas ou eletrônicas e comunicar as expectativas em relação ao seu uso.

Conclusão

Fica claro que os gestores e o RH têm um papel importante ao fornecer orientação e direção por meio do manual de boas práticas, mas é indispensável envolver os colaboradores na elaboração do documento.

Afinal, são eles que vivenciam as realidades do trabalho diário e podem oferecer insights sobre o que funciona bem e o que pode ser melhorado. Nesse desafio, como foi visto até aqui, cabe ao RH a tarefa de coordenar a criação do manual de boas práticas.

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