Dentre os diversos termos em inglês comuns no ambiente corporativo, hoje vamos falar sobre o outsourcing… Mas afinal de contas, o que essa palavra significa e como posso utilizá-la no dia a dia da minha empresa?

Outsourcing se baseia no ato de contratar outra empresa ou pessoa para desempenhar alguma função específica. O termo, que começou a ser popularizado nos Estados Unidos no início do século XXI, pode ser traduzido para algo como “procurar fora”. 

Empresas recorrem ao outsourcing buscando delegar a terceiros tarefas que não são exatamente o ramo principal de seus negócios e que podem ser realizadas por especialistas em áreas específicas.

Se você quer saber mais sobre outsourcing e como ele pode ser útil para sua empresa, você está no artigo certo. Veja os principais assuntos:

• O que é outsourcing?
• Outsourcing x Insourcing: quais as diferenças?
• Quais os tipos de Outsourcing que existem?
• As 6 principais vantagens do outsourcing
• Há diferença entre outsourcing e terceirização?
• Como implementar o outsourcing em sua empresa?

Boa leitura!

O que é outsourcing?

O outsourcing pode começar a ser definido pela tradução desse termo de origem inglesa. Em livre tradução, “out” significa “fora”; source significa “fonte”. Então, outsourcing significa “fonte de fora”. Logo, podemos definir o outsourcing como uma estratégia em que se recorre a fontes externas para realização de determinados trabalhos.

No outsourcing, contrata-se uma empresa especializada em uma área do negócio para que ela se responsabilize pelas tarefas e funções que envolvem um processo específico.

Os setores, aos quais as empresas que prestam serviços de outsourcing se dedicam, estão intimamente ligados à estratégia da empresa contratante e, por isso, requerem profissionais de alto nível de qualificação.

Geralmente, os funcionários da empresa fornecedora ficam responsáveis por conduzir um setor inteiro do contratante, graças à expertise que possuem na área. É comum que eles cumpram sua jornada dentro da própria companhia que contrata seus serviços, porém, sem vínculo empregatício – que segue sendo com a empresa contratada, que paga seus salários e encargos trabalhistas.

Só que, o outsourcing não é necessariamente o mero aluguel de profissionais para determinado setor. Em vez disso, é a contratação de uma organização especialista naquela área, o que é muito diferente.

Enquanto o profissional tem o conhecimento técnico, a empresa possui processos, cultura organizacional, filosofia e outros atributos que resultam em um trabalho coeso, capaz de proporcionar valor para o cliente.

Quais são os objetivos do outsourcing?

Antes de entender os objetivos do outsourcing, vale destacar que o outsourcing é mais comum nas atividades-meio de uma empresa, do que nas atividades-fim.

A atividade-fim, declarada no contrato social que constitui a empresa, é sua atividade principal, enquanto uma atividade-meio é acessória. Afinal, se a empresa não tem condições para estruturar e treinar seus colaboradores a desempenharem o core do negócio, qual o propósito de existir?

Só que essa não é uma regra, até porque as empresas hoje estão mais complexas.

Além disso, nem sempre a dicotomia entre atividades-fim ou meio faz sentido. Especialmente após a mudança na legislação, que permite terceirizar a atividade-fim da empresa, ficou possível explorar outros modelos.

Por exemplo, focar no planejamento estratégico e contratar outra companhia para executar as diretrizes traçadas.

Ou, então, usar o outsourcing para firmar parcerias em processos estratégicos, que se confundem entre atividade-meio e fim, pois têm impacto direto na geração de valor para o cliente.

A atividade-fim do Nubank, por exemplo, são os serviços financeiros, mas o que torna a empresa conhecida e diferente dos bancos é o foco na experiência do usuário.

Sendo assim, um designer de user experience (UX) pode ter papel tão ou mais importante e estratégico na empresa do que um economista.

Então, seja na atividade-fim ou meio, o objetivo do outsourcing é colaborar para oferecer um produto ou serviço competitivo, que deixe o cliente satisfeito.

Esse objetivo pode ser alcançado, basicamente, de duas maneiras:

• Colaborando para tornar a empresa mais enxuta, de modo que possa se concentrar melhor em suas atividades principais;
• Agregando valor e impactando positivamente nessas atividades mais importantes e estratégicas.

Outsourcing x Insourcing: quais as diferenças?

Considerado o oposto de outsourcing, que consiste na terceirização de tarefas dentro da empresa com a finalidade de diminuir gastos ou melhorar algum serviço, o insourcing se refere à ação de trazer de volta para dentro da empresa esses serviços que já foram terceirizados em algum momento.

Trata-se de uma espécie de “terceirização interna”, em que o setor ou projeto, que foi terceirizado, é recolocado dentro da empresa, criando uma nova área focada em um serviço ou trabalho específico.

Para tornar o entendimento mais fácil, elencamos as principais características de cada um desses processos:

Insourcing

• Transferência interna de projetos ou atividades para uma área específica da empresa;
• Criação de uma área específica para lidar com as atividades que foram trazidas de volta para a empresa;
• Departamento autossuficiente e independente;
• Foco apenas em um determinado tipo de serviço ou atividade.

Outsourcing

• Transferência externa de projetos ou atividades para uma determinada empresa contratada;
• Deixar algum projeto ou atividade importante no controle de outra organização;
• Redução de custos e despesas operacionais;
• Melhora a qualidade de um serviço interno executado de forma ineficaz.

Quais os tipos de Outsourcing que existem?

Tático

Em termos gerais, é uma simples subcontratação para executar uma tarefa específica e não tão essencial para uma empresa. Seu principal motivo é a redução de custos.

Estratégico

Aqui já falamos em promover um relacionamento muito próximo e estável com terceiros.

São alianças estratégicas que tomam forma de acordo com a dependência existente entre a tarefa e as outras funções da organização. Elas são procuradas para melhorar a qualidade ou capacidade da empresa.

Co-sourcing

Nesse cenário, ambas as organizações compartilham responsabilidades e riscos que existem na prestação do serviço. Ou seja, existe um relacionamento de parceria entre organizações.

In house

É apenas nos casos em que o serviço de Outsourcing é executado dentro das instalações da empresa que o solicita.

Offshoring

Você sabe o nome que é dado quando uma empresa contrata uma empresa estrangeira para lidar com tarefas ou fabricar seus produtos? Você adivinhou! Sim, é offshoring.

Isso ocorre porque, a empresa estrangeira pode oferecer menores custos de produção do que as nacionais. Se você está pensando na China como exemplo, você está correto!

Off site

São os serviços executados e distribuídos diretamente ao consumidor nas instalações das empresas que prestam o serviço.

As 6 principais vantagens do outsourcing

Melhor resultado

Por serem empresas especializadas no assunto, o resultado positivo será o esperado. Ou seja, terminado em menos tempo do que se contratado alguém para tal e não utilizando os recursos da sua empresa e com mais eficácia.

Aumento da produtividade

Com a contratação de uma empresa de fora, é possível investir em maior concentração para as atividades realizadas. Assim, se aumenta a eficiência de suas atividades, e se pode focar em tarefas que irão gerar receita. 

 O outsourcing ajuda em diferentes fatores que impactam na produtividade dos funcionários. Especialmente, porque essa estratégia conta com o trabalho de profissionais externos que são bem capacitados e qualificados para executar o trabalho em menos tempo e com menos recursos, agilizando os processos e dando mais eficiência às funções.

Assim, em vez de se preocupar com o que precisa ser feito, a empresa pode se focar apenas em seus negócios e cada um estará trabalhando na área que tem mais conhecimento, o que acaba levando a uma boa gestão, visto que a atenção da equipe não precisará estar dividida entre outras questões que já serão sendo solucionadas.

Com isso, a produtividade cresce nos setores, uma vez que seus gestores e colaboradores terão mais tempo para se concentrar em suas atividades, o que gera resultados positivos na qualidade do produto ou serviço oferecido e, naturalmente, impactam o que é ofertado ao cliente.

Aumento da competitividade

Imagine todos os setores da sua empresa trabalhando com alto desempenho?! É isso que acontecerá se você utilizar o outsourcing nas áreas que tem menos domínio.

As áreas que já são de alto desempenho na empresa ficarão ainda melhores, pois seus trabalhadores poderão focar apenas nelas. Enquanto isso, as áreas que antes tinham um desempenho menor, agora serão potencializadas graças ao outsourcing.

Com todos os setores desempenhando bem seus papéis, a empresa como um todo ganha uma força competitiva ainda maior perante o mercado.

Redução de riscos

Qualquer erro, decorrente de pouca experiência ou falta de atenção, não irá ocorrer. Afinal, a empresa contratada será especialista no ramo, o que diminui e até anula a probabilidade de riscos.

O outsourcing atende uma necessidade ou demanda bastante pontual, o que faz ser mais fácil executar essa contratação externa do que criar um novo departamento para executar a função. Por isso, a empresa não precisa se preocupar com os riscos e os investimentos que vão envolver, por exemplo, abrir esse novo setor ou até mesmo integrar essa pessoa ao quadro de funcionários.

Outro ponto a ser observado é que os profissionais que são contratados de acordo com essa estratégia possuem know how e estão bem preparados, o que faz as chances de que algo dê errado diminuírem, principalmente, porque quanto mais esse especialista conhece, menores os riscos de ele cometer algum erro.

Redução de despesas

Se é necessário criar uma equipe dentro da empresa para tal área, há necessidade de treinamento especializado e diversos outros gastos derivados da contratação. Ao empregar um serviço de outra empresa, esses custos desaparecem. Podendo assim transpor esse valor para outros setores mais importantes.

Olhando de uma maneira geral, na sua forma mais simples, as empresas terceirizam porque isso reduz as suas despesas e, consequentemente, aumenta suas margens de lucro e sua rentabilidade, o que faz disso uma decisão puramente comercial.

Em vez de gastar com treinamentos e contratações de colaboradores que sejam especialistas na área desejada, o que demanda um alto custo, o outsourcing garante que os gastos sejam reduzidos, uma vez que esses indivíduos de fora recebem um salário um pouco menor que os funcionários, não têm vínculos empregatícios e ainda trazem na bagagem uma série de conhecimentos e tecnologias que não existem na organização e que, para adquirir, precisariam de mais uma verba investida.

Foco no cliente

Sem essa de dividir sua atenção entre o sucesso do cliente e todos os setores da empresa. Deixe cada especialista cuidando da sua área de conhecimento e foque sua atenção no que realmente importa: o cliente.

Além disso, assim que todas as áreas estiverem rodando com perfeição, você não precisará se preocupar em descobrir como solucionar os problemas antes existentes.

Assim, suas forças ficam focadas em garantir um bom atendimento, um produto de qualidade e um pós-venda de fidelização.

Há diferença entre outsourcing e terceirização?

Independentemente de conhecer a diferença ou não, com certeza já ouviu falar neles. Pesquisas mostram que o outsourcing e a terceirização são amplamente empregados no Brasil.

Antes de falarmos sobre a diferença entre outsourcing e terceirização, é importante relembrarmos o que esses dois termos têm em comum. Aliás, é essa proximidade que faz muitas pessoas pensarem que eles são sinônimos.

De um modo geral, tanto o outsourcing como a terceirização são práticas que se referem à utilização de recursos externos à empresa. Ou seja, é quando a organização utiliza a mão de obra e conhecimento de pessoas que originalmente não fazem parte do seu quadro de funcionários efetivo.

Mas, afinal, qual a diferença entre outsourcing e terceirização?

O outsourcing trata-se da contratação de uma empresa que oferece um time de profissionais altamente qualificados e que darão suporte estratégico para a organização contratante em uma área específica. 

O objetivo dessa prática é atuar de maneira mais estrutural por meio da aplicação de conhecimentos aprofundados sobre determinada área específica (TI, RH, Financeiro, Logística, entre outros).

Já a terceirização também tem a ver com a utilização de uma empresa que vai fornecer profissionais para executar determinadas atividades. No entanto, essas atividades não requerem conhecimento especializado e não exercem interferência a nível estratégico na empresa contratante.

A terceirização pode ser facilmente identificada, por exemplo, em serviços como segurança, limpeza, jardinagem etc. O principal objetivo é a redução de custos, principalmente em relação aos direitos trabalhistas, seleção de pessoal, burocracia de contratação e outros.

Como implementar o outsourcing em sua empresa?

Trabalhar com outsourcing pode não ser exatamente uma coisa fácil, isso porque é preciso determinar exatamente o serviço que será terceirizado e qual fornecedor contratar, uma vez que algumas empresas podem se dizer especialistas no assunto, mas não serem tão boas assim.

Sem falar que terceirizar serviços tão importantes pode ser um problema se você e sua equipe não concordarem que esta é uma boa opção e não confiarem no fornecedor.

Para te ajudar, selecionamos algumas dicas para dar os primeiros e certeiros passos na implementação do outsourcing. Confira:

Defina seus pontos fortes e fracos

Esse é o primeiro passo se você deseja começar a utilizar a prática de outsourcing: descobrir seus pontos fortes e fracos dentro da área estratégica da empresa.

Os pontos que você – ou os seus sócios ou funcionários – dominam devem permanecer por conta da sua equipe interna.

Aquelas áreas que sua equipe tem mais dificuldade em gerir, aqueles que geralmente dão problema e não atingem bons resultados, são boas candidatas à terceirização.

Escolha as áreas que serão terceirizadas

Dentre as áreas selecionadas como boas candidatas, agora é hora de escolher aquela – ou aquelas – que serão terceirizadas através de serviços de outsourcing.

Uma área que tem crescido muito em relação aos serviços de outsourcing é o setor de TI.

Nesse caso, a organização terceiriza os serviços de tecnologia da informação para uma empresa especializada na área e que dará todo o suporte necessário.

A área de TI demanda um alto nível de capacidade técnica por parte dos funcionários, o que torna às vezes bem mais vantajoso financeiramente a contratação dos serviços por outsourcing.

De qualquer forma, a escolha das áreas que serão terceirizadas é apenas sua. O segredo é terceirizar as áreas estratégicas que você tenha menor conhecimento.

Planeje a transição

A transição do serviço sendo feito por uma equipe interna para o outsourcing deve ser realizada com cautela. Ainda mais se houver uma equipe responsável por aquilo que está sendo terceirizado.

Muitas vezes, a implementação de serviços outsourcing geram demissões inevitáveis e por isso essa transição deve ser feita com calma e empatia.

Caso essa seja uma possível situação na sua empresa, explique para a sua equipe porque essa mudança é necessária e o que vai melhorar nos processos da empresa após essa transição.

Se for possível investir no outsourcing sem abrir mão de funcionários, faça! Esse é o cenário ideal.

Acompanhe de perto o trabalho da empresa de outsourcing

Não confie de olhos fechados na empresa que você contratou. Acompanhe o trabalho dela, se as metas estão sendo cumpridas e se o trabalho é realizado conforme o combinado.

Caso tenha assinado um SLA (Acordo de Nível de Serviço), é importante ficar atento aos combinados especificados no documento para que tudo seja cumprido.

Conclusão

Que incrível poder entender a diferença entre dois termos que, de um modo geral, parecem sinônimos, mas produzem diferenças estratégicas fundamentais no dia a dia da empresa.

Quem também curtiu entender mais sobre outsourcing e terceirização?

Ao longo deste artigo, tivemos a oportunidade que o outsourcing é contratado para um trabalho mais estratégico, que fará total diferença na entrega final da empresa. Enquanto isso, a terceirização pode servir como suporte para as mais diversas atividades dentro de uma companhia.

Pensando no gerenciamento tanto de terceirizados, quanto de profissionais contratados pelo processo de outsourcing, soluções como o software da Pontotel podem agregar diversas vantagens na rotina de gerenciamento de colaboradores, ainda mais no caso do controle de jornada.

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