Outsourcing: o que é, vantagens e como aderir na empresa!
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Time Pontotel 3 de dezembro de 2024 Departamento Pessoal

Outsourcing: o que é, vantagens, como aderir e todos os detalhes do assunto!

Você já ouviu falar sobre a estratégia de recorrer para a realização de determinados trabalhos? Entenda o que é e como funciona o outsourcing.

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Outsourcing se baseia no ato de contratar outra empresa ou pessoa para desempenhar alguma função específica. O termo ganhou popularidade nos Estados Unidos no início do século XXI e significa algo como ‘procurar fora’.

Segundo dados da Grand View Research, atualmente, só o mercado de outsourcing de processos de negócios deve aumentar em valor em cerca de 8.5% entre 2021 e 2028.

Empresas utilizam o outsourcing para delegar a terceiros tarefas que não fazem parte de seu ramo principal e que especialistas em áreas específicas podem realizar.

Se você quer saber mais sobre outsourcing e como ele pode ser útil para sua empresa, você está no artigo certo. Veja os principais assuntos:

Boa leitura!

O que é outsourcing?

imagem de quatro pessoas diferentes trabalhando juntas, conversando e discutindo olhando para um computador sob uma mesa com papéis, celular e telas para o trabalho de outsourcing

A definição de outsourcing começa pela tradução do termo, de origem inglesa, que em livre tradução, “out” significa “fora”; source significa “fonte”. Então, outsourcing significa “fonte de fora”. Logo, podemos definir o outsourcing como uma estratégia em que se recorre a fontes externas para realização de determinados trabalhos.

No outsourcing, contrata-se uma empresa especializada em uma área do negócio para que ela se responsabilize pelas tarefas e funções que envolvem um processo específico.

Os setores, aos quais as empresas que prestam serviços de outsourcing se dedicam, estão intimamente ligados à estratégia da empresa contratante e, por isso, requerem profissionais de alto nível de qualificação.

Geralmente, os funcionários da empresa fornecedora ficam responsáveis por conduzir um setor inteiro do contratante, graças à expertise que possuem na área. É comum que eles cumpram sua jornada dentro da própria companhia que contrata seus serviços, porém, sem vínculo empregatício – que segue sendo com a empresa contratada, que paga seus salários e encargos trabalhistas.

Só que, o outsourcing não é necessariamente o mero aluguel de profissionais para determinado setor. Em vez disso, é a contratação de uma organização especialista naquela área, o que é muito diferente.

Enquanto o profissional tem o conhecimento técnico, a empresa possui processos, cultura organizacional, filosofia e outros atributos que resultam em um trabalho coeso, capaz de proporcionar valor para o cliente.

Quais são os objetivos do outsourcing?

Antes de entender os objetivos do outsourcing, vale destacar que o outsourcing é mais comum nas atividades-meio de uma empresa, do que nas atividades-fim.

A atividade-fim, declarada no contrato social que constitui a empresa, é sua atividade principal, enquanto uma atividade-meio é acessória. Afinal, se a empresa não tem condições para estruturar e treinar seus colaboradores a desempenharem o core do negócio, qual o propósito de existir?

Só que essa não é uma regra, até porque as empresas hoje estão mais complexas.

Além disso, nem sempre a dicotomia entre atividades-fim ou meio faz sentido. Especialmente após a mudança na legislação, que permite terceirizar a atividade-fim da empresa, ficou possível explorar outros modelos.

Por exemplo, focar no planejamento estratégico e contratar outra companhia para executar as diretrizes traçadas.

Ou, então, usar o outsourcing para firmar parcerias em processos estratégicos, que se confundem entre atividade-meio e fim, pois têm impacto direto na geração de valor para o cliente.

A atividade-fim do Nubank, por exemplo, são os serviços financeiros, mas o que torna a empresa conhecida e diferente dos bancos é o foco na experiência do usuário.

Sendo assim, um designer de user experience (UX) pode ter papel tão ou mais importante e estratégico na empresa do que um economista.

Então, seja na atividade-fim ou meio, o objetivo do outsourcing é colaborar para oferecer um produto ou serviço competitivo, que deixe o cliente satisfeito.

Esse objetivo pode ser alcançado, basicamente, de duas maneiras:

  • Colaborando para tornar a empresa mais enxuta, de modo que possa se concentrar melhor em suas atividades principais;
  • Agregando valor e impactando positivamente nessas atividades mais importantes e estratégicas.

Outsourcing x Insourcing: quais as diferenças?

Considerado o oposto de outsourcing, que consiste na terceirização de tarefas dentro da empresa com a finalidade de diminuir gastos ou melhorar algum serviço, o insourcing se refere à ação de trazer de volta para dentro da empresa esses serviços que já foram terceirizados em algum momento.

Ele funciona como uma ‘terceirização interna’, onde a empresa reintegra setores ou projetos terceirizados, criando uma área dedicada a um serviço ou trabalho específico

Para tornar o entendimento mais fácil, elencamos as principais características de cada um desses processos:

Insourcing

  • Transferência interna de projetos ou atividades para uma área específica da empresa;
  • Criação de uma área específica para lidar com as atividades que foram trazidas de volta para a empresa;
  • Departamento autossuficiente e independente;
  • Foco apenas em um determinado tipo de serviço ou atividade.

Outsourcing

  • Transferência externa de projetos ou atividades para uma determinada empresa contratada;
  • Deixar algum projeto ou atividade importante no controle de outra organização;
  • Redução de custos e despesas operacionais;
  • Melhora a qualidade de um serviço interno executado de forma ineficaz.

Quais os tipos de Outsourcing que existem?

Tático

Em termos gerais, é uma simples subcontratação para executar uma tarefa específica e não tão essencial para uma empresa. Seu principal motivo é a redução de custos.

Estratégico

imagem de várias folhas impressas com gráficos e métricas sob uma mesa

Aqui já falamos em promover um relacionamento muito próximo e estável com terceiros.

São alianças estratégicas que tomam forma de acordo com a dependência existente entre a tarefa e as outras funções da organização. Sendo assim, as empresas buscam essas soluções para aprimorar sua qualidade ou capacidade operacional.

Co-sourcing

Nesse cenário, ambas as organizações compartilham responsabilidades e riscos que existem na prestação do serviço. Ou seja, existe um relacionamento de parceria entre organizações.

In house

No in-house, o processo de outsourcing ocorre apenas dentro das instalações da empresa apenas em casos específicos.

Offshoring

O offshoring ocorre quando uma empresa contrata outra estrangeira para lidar com tarefas ou fabricar produtos.

Nesse caso, a empresa estrangeira pode oferecer menores custos de produção do que as nacionais, como por exemplo a China.

Off site

No tipo off-site, os serviços são executados e distribuídos diretamente ao consumidor nas instalações das empresas que prestam o serviço.

As 6 principais vantagens do outsourcing

imagem de 6 pessoas felizes num ambiente de trabalho comemorando

Melhor resultado

As empresas especializadas garantem os resultados esperados em suas áreas de atuação. Ou seja, terminado em menos tempo do que se contratado alguém para tal e não utilizando os recursos da sua empresa e com mais eficácia.

Aumento da produtividade

Ao contratar uma empresa externa, a organização pode focar mais nas atividades principais. Assim, se aumenta a eficiência de suas atividades, e se pode focar em tarefas que irão gerar receita. 

 O outsourcing ajuda em diferentes fatores que impactam na produtividade dos funcionários. Essa estratégia utiliza profissionais externos capacitados e qualificados, que realizam o trabalho em menos tempo e com menos recursos, agilizando processos e aumentando a eficiência das funções.

Com isso, a empresa pode focar em seus negócios principais, enquanto cada colaborador trabalha em sua área de especialização. Essa abordagem melhora a gestão, já que a equipe não precisa dividir sua atenção com questões que já estão sendo resolvidas.

Com isso, a produtividade cresce nos setores, uma vez que seus gestores e colaboradores terão mais tempo para se concentrar em suas atividades, o que gera resultados positivos na qualidade do produto ou serviço oferecido e, naturalmente, impactam o que é ofertado ao cliente.

Aumento da competitividade

Imagine todos os setores da sua empresa trabalhando com alto desempenho?! É isso que acontecerá se você utilizar o outsourcing nas áreas que tem menos domínio.

As áreas que já são de alto desempenho na empresa ficarão ainda melhores, pois seus trabalhadores poderão focar apenas nelas. Enquanto isso, as áreas que antes tinham um desempenho menor, agora serão potencializadas graças ao outsourcing.

Com todos os setores desempenhando bem seus papéis, a empresa como um todo ganha uma força competitiva ainda maior perante o mercado.

Redução de riscos

Qualquer erro, decorrente de pouca experiência ou falta de atenção, não irá ocorrer. Afinal, a empresa contratada será especialista no ramo, o que diminui e até anula a probabilidade de riscos.

O outsourcing atende uma necessidade ou demanda bastante pontual, o que faz ser mais fácil executar essa contratação externa do que criar um novo departamento para executar a função. Por isso, a empresa não precisa se preocupar com os riscos e os investimentos que vão envolver, por exemplo, abrir esse novo setor ou até mesmo integrar essa pessoa ao quadro de funcionários.

Outro ponto importante é que os profissionais contratados por essa estratégia possuem know-how e estão bem preparados, reduzindo significativamente as chances de erro. Quanto maior o conhecimento do especialista, menores os riscos de falhas.

Redução de despesas

Se é necessário criar uma equipe dentro da empresa para tal área, há necessidade de treinamento especializado e diversos outros gastos derivados da contratação. Ao empregar um serviço de outra empresa, esses custos desaparecem. Podendo assim transpor esse valor para outros setores mais importantes.

Dados da Pesquisa Global de Outsourcing da Deloitte de 2020 mostram que o principal objetivo dos projetos de outsourcing era reduzir custos, pois a prática minimiza as despesas relacionadas à contratação de novos funcionários e talentos.

Olhando de uma maneira geral, na sua forma mais simples, as empresas terceirizam porque isso reduz as suas despesas e, consequentemente, aumenta suas margens de lucro e sua rentabilidade, o que faz disso uma decisão puramente comercial.

Em vez de investir em treinamentos e contratações de especialistas, que exigem altos custos, o outsourcing reduz os gastos. Profissionais externos recebem salários menores, não possuem vínculos empregatícios e trazem conhecimentos e tecnologias que a organização ainda não tem, eliminando a necessidade de novos investimentos para adquiri-los.

Foco no cliente

Sem essa de dividir sua atenção entre o sucesso do cliente e todos os setores da empresa. Deixe cada especialista cuidando da sua área de conhecimento e foque sua atenção no que realmente importa: o cliente.

Além disso, assim que todas as áreas estiverem rodando com perfeição, você não precisará se preocupar em descobrir como solucionar os problemas antes existentes.

Assim, suas forças ficam focadas em garantir um bom atendimento, um produto de qualidade e um pós-venda de fidelização.

Há diferença entre outsourcing e terceirização?

imagem de um local de trabalho com 5 pessoas sentadas em volta de uma mesa com computadores e papéis

Independentemente de conhecer a diferença ou não, com certeza já ouviu falar neles. Pesquisas mostram que o outsourcing e a terceirização são amplamente empregados no Brasil.

Antes de falarmos sobre a diferença entre outsourcing e terceirização, é importante relembrarmos o que esses dois termos têm em comum. Aliás, é essa proximidade que faz muitas pessoas pensarem que eles são sinônimos.

De um modo geral, tanto o outsourcing como a terceirização são práticas que se referem à utilização de recursos externos à empresa. Ou seja, é quando a organização utiliza a mão de obra e conhecimento de pessoas que originalmente não fazem parte do seu quadro de funcionários efetivo.

Mas, afinal, qual a diferença entre outsourcing e terceirização?

O outsourcing trata-se da contratação de uma empresa que oferece um time de profissionais altamente qualificados e que darão suporte estratégico para a organização contratante em uma área específica. 

O objetivo dessa prática é atuar de maneira mais estrutural por meio da aplicação de conhecimentos aprofundados sobre determinada área específica (TI, RH, Financeiro, Logística, entre outros).

Já a terceirização também tem a ver com a utilização de uma empresa que vai fornecer profissionais para executar determinadas atividades. No entanto, essas atividades não requerem conhecimento especializado e não exercem interferência a nível estratégico na empresa contratante.

A terceirização pode ser facilmente identificada, por exemplo, em serviços como segurança, limpeza, jardinagem etc. O principal objetivo é a redução de custos, principalmente em relação aos direitos trabalhistas, seleção de pessoal, burocracia de contratação e outros.

Como implementar o outsourcing em sua empresa?

Trabalhar com outsourcing pode não ser exatamente uma coisa fácil, isso porque é preciso determinar exatamente o serviço que será terceirizado e qual fornecedor contratar, uma vez que algumas empresas podem se dizer especialistas no assunto, mas não serem tão boas assim.

Sem falar que terceirizar serviços tão importantes pode ser um problema se você e sua equipe não concordarem que esta é uma boa opção e não confiarem no fornecedor.

Para te ajudar, selecionamos algumas dicas para dar os primeiros e certeiros passos na implementação do outsourcing. Confira:

Defina seus pontos fortes e fracos

Esse é o primeiro passo se você deseja começar a utilizar a prática de outsourcing: descobrir seus pontos fortes e fracos dentro da área estratégica da empresa.

Os pontos que você – ou os seus sócios ou funcionários – dominam devem permanecer por conta da sua equipe interna.

Aquelas áreas que sua equipe tem mais dificuldade em gerir, aqueles que geralmente dão problema e não atingem bons resultados, são boas candidatas à terceirização.

Escolha as áreas que serão terceirizadas

Dentre as áreas selecionadas como boas candidatas, agora é hora de escolher aquela – ou aquelas – que serão terceirizadas através de serviços de outsourcing.

Uma área que tem crescido muito em relação aos serviços de outsourcing é o setor de TI.

Nesse caso, a organização terceiriza os serviços de tecnologia da informação para uma empresa especializada na área e que dará todo o suporte necessário.

A área de TI demanda um alto nível de capacidade técnica por parte dos funcionários, o que torna às vezes bem mais vantajoso financeiramente a contratação dos serviços por outsourcing.

De qualquer forma, a escolha das áreas que serão terceirizadas é apenas sua. O segredo é terceirizar as áreas estratégicas que você tenha menor conhecimento.

Planeje a transição

A transição do serviço sendo feito por uma equipe interna para o outsourcing deve ser realizada com cautela. Ainda mais se houver uma equipe responsável por aquilo que está sendo terceirizado.

Muitas vezes, a implementação de serviços outsourcing geram demissões inevitáveis e por isso essa transição deve ser feita com calma e empatia.

Caso essa seja uma possível situação na sua empresa, explique para a sua equipe porque essa mudança é necessária e o que vai melhorar nos processos da empresa após essa transição.

Se for possível investir no outsourcing sem abrir mão de funcionários, faça! Esse é o cenário ideal.

Acompanhe de perto o trabalho da empresa de outsourcing

Não confie de olhos fechados na empresa que você contratou. Acompanhe o trabalho dela, se as metas estão sendo cumpridas e se o trabalho é realizado conforme o combinado.

Caso tenha assinado um SLA (Acordo de Nível de Serviço), é importante ficar atento aos combinados especificados no documento para que tudo seja cumprido.

Conclusão

Que incrível poder entender a diferença entre dois termos que, de um modo geral, parecem sinônimos, mas produzem diferenças estratégicas fundamentais no dia a dia da empresa.

Quem também curtiu entender mais sobre outsourcing e terceirização?

Ao longo deste artigo, tivemos a oportunidade que o outsourcing é contratado para um trabalho mais estratégico, que fará total diferença na entrega final da empresa. Enquanto isso, a terceirização pode servir como suporte para as mais diversas atividades dentro de uma companhia.

Pensando no gerenciamento tanto de terceirizados, quanto de profissionais contratados pelo processo de outsourcing, soluções como o software da Pontotel podem agregar diversas vantagens na rotina de gerenciamento de colaboradores, ainda mais no caso do controle de jornada.

Já conhece o funcionamento do software na prática? Ainda não? Não esqueça de preencher o formulário abaixo e agendar uma demonstração gratuita! 

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