Planilha de controle de férias: ideal para otimizar o setor de RH/DP — Baixe grátis!
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Time Pontotel 11 de abril de 2024 Controle de ponto
Planilha de controle de férias: ideal para otimizar o setor de RH/DP — Baixe grátis!
Veja vantagens de utilizar uma planilha de controle de férias e baixe agora um modelo para ajudar na gestão desta rotina na sua organização.
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As férias são um direito concedido aos profissionais com carteira assinada, sendo um período de descanso previsto em lei. E fazer a gestão das férias pode parecer uma tarefa complicada, porém, a planilha de controle de férias pode ajudar neste processo.

Mesmo sendo um direito de cada trabalhador, as empresas precisam se organizar para que o trabalho não seja prejudicado com a ausência de um profissional.

Além disso, geralmente, não é possível que todos os funcionários de um determinado local tirem férias ao mesmo tempo. Assim, é necessário que o departamento pessoal organize as datas, respeitando não apenas as necessidades da empresa, mas também as dos profissionais.

Dessa forma, a planilha de controle de férias, ajuda no gerenciamento das datas de ausência de cada funcionário, de modo que seus direitos sejam respeitados e que seu local de trabalho não seja prejudicado.

Para abordar o tema, que inclui diversos fatores, este texto foi dividido nos seguintes tópicos:

A seguir, descubra tudo sobre a planilha de controle de férias. Boa leitura!

O que é uma planilha de controle de férias?

Uma planilha de controle de férias é um documento, que pode ser feito no Excel ou gerenciado via sistema, com dados referentes às férias dos funcionários.

Esse documento contém todas as informações necessárias sobre o período de descanso de cada colaborador da empresa.

Nome, data de saída, data de retorno, setor ao qual pertence — importante para que determinados setores não fiquem desfalcados —, e data de ingresso na empresa para controle de quem já tem direito a férias, são algumas das informações contidas na planilha de férias.

A planilha de controle de férias deve atender às necessidades dos responsáveis por ela; normalmente, o departamento pessoal de cada empresa. Por isso, ela será montada com as informações que o DP considerar de maior relevância para o controle.

Existem planilhas que calculam automaticamente a quantidade de dias de férias de cada funcionário, considerando variáveis como desconto de dias por faltas injustificadas e distinção entre férias individuais e férias coletivas.

O que diz a legislação sobre as férias?

Calendário ao lado de óculos, passaporte e martelo de juiz

Como mencionado anteriormente, férias são um direito constitucional de cada trabalhador, garantido pela CLT, que atua no regime de carteira assinada. 

Segundo o Artigo 134 da CLT: “As férias serão concedidas por ato do empregador, em um só período nos 12 (doze) meses subsequentes à data em que o empregado tiver adquirido o direito”.

Além disso, “somente em casos excepcionais serão as férias concedidas em dois períodos, um dos quais não poderá ser inferior a 10 (dez) dias corridos”, e a lei também garante que as férias não trazem desconto salarial algum.

A legislação sobre trabalho no Brasil é mais extensa e possui mais tópicos, mas, especificamente sobre férias, esses são os pontos mais relevantes a serem destacados.

Vale observar, contudo, que é fundamental que as políticas da empresa estejam claras no momento da contratação de um novo funcionário, pois é possível haver situações de exceção; casos que até estejam previstos em lei, mas que às vezes podem passar sem atenção.

Em tese, um funcionário só pode tirar férias 12 meses após sua contratação, mas, se antes desse período se completar a empresa decidir dar férias coletivas, ele poderá sair também. No entanto, isso deverá ficar registrado na planilha para não haver confusões futuras.

Por que uma planilha de controle de férias é importante?

Nos tópicos anteriores, foram elencados dados, informações e variáveis que devem ser considerados na hora de se gerenciar as férias de uma pessoa. Mas e quando se trata de mais funcionários?

Não é possível memorizar e manipular dados de vários funcionários mentalmente. Por isso, uma planilha de controle de férias é muito importante para ajudar no fluxo de trabalho da empresa.

Sabendo quem irá tirar férias e quando isso ocorrerá, fica muito mais fácil fazer um planejamento em longo prazo, definir contratações temporárias e até negociar o período de férias com algum colaborador caso seja necessário. Afinal, é importante que todas as partes, empresa e funcionários, sejam atendidas. 

Por exemplo, quem tem filhos prefere tirar férias normalmente nos meses de janeiro ou julho, e com uma planilha de controle de férias eficiente é possível fazer esse planejamento prévio.

Quais as vantagens de utilizar uma planilha de controle de férias?

As vantagens da planilha de férias são inúmeras: organização, facilidade de acesso a informações relevantes, possibilidade de planejamento prévio e facilidade de manuseio de inúmeras variáveis que possam surgir para cada funcionário.

A planilha de controle de férias ajuda não apenas a empresa a se planejar e se organizar melhor, mas também os funcionários e colaboradores por impedir que eventuais injustiças sejam cometidas por falta de organização e memorização dos responsáveis.

Se um determinado funcionário deseja tirar férias no mês de janeiro para acompanhar os filhos, por exemplo, isso deve constar na planilha de controle de férias da empresa, pois, assim, esta não esquece essa reivindicação e tem maior facilidade para negociar com o funcionário.

Confira em detalhes algumas das principais vantagens de adotar uma planilha de férias a seguir.

Precisão dos dados

Embora sejam um momento de descanso e lazer, as férias, são um assunto que deve ser tratado com seriedade, tanto pelo empregador quanto pelo empregado. Além de ser um direito constitucional, é necessário saber tudo sobre elas para fazer o planejamento da empresa.

Dessa forma, a precisão dos dados que vão para a planilha de controle de férias é fundamental. Com esses dados, é possível saber quando iniciar ou finalizar um projeto, quando e se é preciso contratar um colaborador temporário, entre outras informações.

Por exemplo, considere que sua empresa necessite de uma reforma para resolver um problema sério, como um vazamento. Quando autorizar o início das obras?

Para isso, é conveniente ter uma planilha precisa, informando quando o escritório ou o setor específico estará vazio, e saber se é necessário negociar o período de férias com os funcionários para poder dar início ao conserto.

Há outros exemplos diversos, mas o importante é compreender que os dados da planilha de controle de férias devem ser o mais precisos possível, informando dias exatos em vez de datas aproximadas.

Atualização constante

Além do exemplo do tópico anterior, há outras variáveis. A contratação ou a demissão de um funcionário, férias coletivas que coincidam com o período em que um novo colaborador ainda não completou os 12 meses ou uma falta de um profissional. 

O departamento pessoal deve estar atento a essas variáveis em relação a todos os funcionários da empresa; por isso, é necessário que a planilha de controle de férias seja atualizada constantemente para que ela não fique defasada ou desatualizada.

Se a ideia é ter controle do que acontece na empresa e, assim, ajudar tanto o local de trabalho quanto os colaboradores, é de suma importância que a tabela esteja sempre atualizada de acordo com tudo o que acontece e seja referente à gestão de férias

Respeito à legislação

É essencial saber o que pode ocorrer caso haja irregularidades em relação à legislação, seja por distração ou esquecimento.

Imagine que um funcionário novo é contratado e, por distração, suas primeiras férias foram excluídas da planilha de controle de férias. Esse colaborador pode decidir processar seu local de trabalho e obter uma resolução favorável, pois foi prejudicado e há precedentes legais que lhe dão razão.

Legalmente, esse funcionário prejudicado poderá tirar férias na hora que quiser, pois teve seus direitos violados; porém, ao mesmo tempo, ele pode ser necessário na empresa naquele momento.

Ou seja, no exemplo, o planejamento foi completamente prejudicado devido a uma falha ao não se atentar para os direitos legais de cada colaborador. Por isso, essa atenção é fundamental, e a planilha de controle de férias é de grande valia neste sentido. 

Backup dos arquivos

Esta não é uma questão relacionada apenas às planilhas de controle de férias, mas também a todo e qualquer setor do trabalho e até à vida pessoal. 

Afinal, sem um backup dos arquivos, em casos de roubos e incêndios, por exemplo, além do prejuízo material, todas as informações de trabalho podem ser perdidas.

Por isso, é necessário fazer regularmente um backup dos arquivos pessoais e empresariais, incluindo as planilhas de férias, por meio de HD externo, pen drive, nuvem ou empresa especializada. Atualmente, existem diversas opções para a segurança dos dados e dos arquivos.

Segurança dos dados

É fundamental que os dados estejam seguros, sobretudo em relação ao funcionamento interno de uma empresa. Isto é, apenas pessoas autorizadas devem ter acesso aos dados da planilha de controle de férias.

Esse documento tem que ser de responsabilidade de uma pessoa ou um setor específico para não haver confusões nem eventuais erros no manuseio de dados. Portanto, a segurança dos dados é essencial na gestão de férias.

Quais as desvantagens de utilizar uma planilha de controle de férias?

Mesmo com muitas vantagens e a grande importância de uma planilha de controle de férias, as desvantagens também podem existir, sobretudo em relação à forma como elas são feitas.

Sempre que possível, vale evitar as planilhas manuais, como as feitas no Excel. Isso porque essas planilhas são passíveis de erros humanos. Por isso, é melhor optar pelas automáticas.

Com elas, é possível inserir dados, variáveis e exceções e programá-las, e elas se encarregam dos cálculos e das alterações, apresentando o resultado exato quando os responsáveis precisarem consultá-las, tudo isso, inclusive, em tempo real.

Como montar uma planilha de controle de férias?

Em primeiro lugar, é necessário reunir dados sobre cada profissional contratado pela empresa. Além disso, independentemente do programa ou da plataforma utilizados, é preciso ter um conhecimento básico sobre automatizar o cálculo de entrada na empresa, descontos e frações.

Em geral, as informações prioritárias são: 

  • Nome do colaborador; 
  • Data da contratação; 
  • Período aquisitivo (quando o funcionário passa a ter direito às férias remuneradas);
  • Período concessivo (os 12 meses após o período aquisitivo); 
  • Período de gozo (quando o empregado pode tirar férias).

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Como a tecnologia pode otimizar ainda mais o controle de férias?

Tablet apresentando o aplicativo do Pontotel

A tecnologia pode evitar eventuais injustiças causadas por erros humanos, facilitar a programação da empresa, além de simplificar o controle na hora em que for necessário negociar datas com um funcionário em virtude de alguma mudança de planos inesperada. 

Por meio da automatização deste processo, via plataformas de controle de jornada, a empresa consegue ter acesso a dados em tempo real, via web ou aplicativo, sem ficar perdida em relação aos meses trabalhados pelo colaborador e ao período que ele tem direito às férias. 

Aliás, o próprio sistema alerta a empresa de que um colaborador está próximo das férias, para não haver esquecimentos. Isso sem contar na garantia da segurança de dados, com informações armazenadas em nuvem, protegendo a empresa juridicamente.

Qual a melhor plataforma para fazer controle de férias?

A Pontotel conta com a melhor plataforma de planilha de controle de férias do mercado! Com ela, sua empresa não tem preocupações com a segurança dos dados nem com backup, afinal, aliamos tecnologia de ponta a facilidades voltadas para a gestão de pessoas. 

Nossa plataforma cuida de todos os detalhes em relação à gestão das férias de forma totalmente automatizada e eficiente, possibilitando acesso a dados em tempo real em um sistema que centraliza as informações em um único lugar. 

Além disso, a Pontotel segue 100% as regras da CLT, da Portaria 671 e da LGPD, garantindo a segurança jurídica para sua empresa e eliminando possíveis problemas entre a sua empresa e os colaboradores. 

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Conclusão

Neste conteúdo, foi abordada a importância e a necessidade de ter uma planilha de controle de férias, bem como as vantagens adquiridas caso esse processo seja automatizado. Adotar a tecnologia pode evitar erros e eliminar qualquer chance de processos trabalhistas. 

Por meio da planilha de controle de férias, a empresa tem maior precisão na organização das férias dos colaboradores e garante segurança de dados e segurança jurídica. 

Neste processo de automatização, a Pontotel tem a melhor plataforma do mercado, assegurando tranquilidade e agilidade, facilitando a rotina dos gestores do RH no controle de férias e tornando essa gestão mais simples e eficiente.   

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