O registro retroativo de colaboradores é uma prática adotada por empresas que precisam ajustar formalmente os vínculos já iniciados. Seja por urgência no preenchimento de vagas, falhas operacionais ou processos internos mal alinhados, o RH nem sempre consegue registrar a admissão no momento exato do início das atividades.
Situações como admissões feitas fora do prazo legal, documentação incompleta, contratações informais ou até regularizações exigidas em fiscalizações estão entre os principais motivos para o uso do registro retroativo.
Embora comum, essa prática exige atenção redobrada, já que pode gerar riscos trabalhistas se não for realizada corretamente.
Neste conteúdo, será possível entender o que é o registro retroativo, quando ele é permitido por lei e quais cuidados o RH deve tomar para registrar retroativo de forma segura, transparente e dentro da legalidade. Confira os tópicos abordados:
- Registro retroativo: quando acontece nas empresas?
- A retroatividade no registro é permitida pela lei?
- Em quais situações o registro retroativo de colaboradores costuma ocorrer?
- Quando o registro retroativo acontece nas empresas?
- Quais os riscos e penalidades do registro com data retroativa?
- Como fazer e regularizar os dados retroativos?
Tenha uma boa leitura e aprendizado!
Registro retroativo: quando acontece nas empresas?
O registro retroativo é utilizado quando a admissão formal de um colaborador acontece com data anterior ao lançamento oficial no sistema da empresa. É uma forma de corrigir o descompasso entre o início das atividades e o registro legal.
Na prática, isso significa que, por algum motivo, o funcionário já estava em atividade antes de sua admissão ser oficialmente lançada.
Apesar de parecer apenas um ajuste administrativo, esse tipo de procedimento afeta diretamente informações trabalhistas e previdenciárias, como tempo de serviço, contribuições e benefícios.
É possível realizar o registro retroativo de funcionários?
Sim, o registro retroativo é permitido quando realizado dentro dos parâmetros legais e com justificativas plausíveis.
Por exemplo, se um funcionário começou a trabalhar em um projeto urgente enquanto a posteriormente, ajustando a data para refletir o início real das atividades.
A retroatividade no registro é permitida pela lei?
A legislação brasileira permite a retroatividade no registro de empregados, desde que seja feita para corrigir falhas ou atrasos na formalização do vínculo. A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) prevê o registro dos funcionários em artigos como 13, 29, 41, 47 e 48. Entenda essas exigências com mais detalhes a seguir!
Art. 13
A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) é obrigatória para o exercício de qualquer emprego, inclusive temporário ou que realiza atividade por conta própria, conforme aponta o artigo 13 da CLT.
Essa exigência assegura que todos os vínculos sejam formalizados e que o trabalhador tenha seus direitos garantidos, protegendo tanto empregado quanto empregador.
Art. 29
Segundo o artigo 29 da CLT, o empregador tem até cinco dias úteis para registrar na CTPS do trabalhador a data de admissão, a remuneração e as condições especiais.
O registro pode ser manual, mecânico ou eletrônico, conforme regras do Ministério da Economia, garantindo formalidade e conformidade legal.
Art. 41
O artigo 41 da CLT estabelece que a empresa empregadora é obrigada a registrar todos os funcionários em todas as atividades dela.
Esse registro pode ser feito por meio de livros, fichas ou sistemas eletrônicos, seguindo as orientações do Ministério do Trabalho, garantindo controle formal e legal dos vínculos empregatícios.
Art. 47
O artigo 47 da CLT define que o empregador que não registrar o empregado conforme o artigo 41 está sujeito a multa de R$ 3.000,00 por empregado não registrado, com valor dobrado em caso de reincidência.
Art. 48
A CLT afirma, no artigo 48, que as multas aplicadas por descumprimento do registro dos empregados são aplicadas pela autoridade de primeira instância no Distrito Federal, e pelas autoridades regionais do Ministério do Trabalho, Indústria e Comércio nos demais estados e no território do Acre.
Em quais situações o registro retroativo de colaboradores costuma ocorrer?
O registro retroativo ocorre em casos como contratações urgentes, falhas administrativas, documentação incompleta ou após fiscalização que identifica vínculos não formalizados. Também pode ser exigido pela Justiça, quando o trabalhador comprova o vínculo antes do registro oficial.
Ele pode ser feito de três formas:
- Pelo empregador: quando a empresa identifica atrasos ou erros administrativos e corrige espontaneamente o registro do colaborador, regularizando a situação;
- Por acordo entre as partes: ocorre quando empregado e empregador negociam a formalização retroativa, geralmente para evitar conflitos ou solucionar pendências administrativas;
- Por determinação judicial: acontece quando a Justiça reconhece o vínculo trabalhista em ação movida pelo trabalhador e determina o registro retroativo, obrigando a empresa a cumprir a decisão.
Entenda detalhadamente a seguir!
Admissão realizada fora do prazo legal
A admissão fora do prazo legal ocorre quando o colaborador inicia as atividades antes do registro formal no sistema da empresa.
Em contratações emergenciais, por exemplo, o funcionário pode começar a trabalhar imediatamente, e a regularização ocorre depois, por meio de registro retroativo.
Processos seletivos urgentes ou contratações informais
Processos seletivos urgentes exigem a contratação rápida de funcionários, que muitas vezes começam a trabalhar antes da formalização. Já as contratações informais ocorrem sem documentação imediata, deixando o vínculo pendente.
Nessas situações, o registro retroativo é realizado para regularizar o colaborador e evitar problemas legais futuros.
Documentação incompleta no momento da admissão
Uma situação comum no processo de contratação é a documentação incompleta no momento da admissão, o que pode atrasar o registro formal do colaborador.
Em tais circunstâncias, o registro com data retroativa permite regularizar o vínculo assim que os documentos forem apresentados.
Erros operacionais ou falhas no sistema de registro
Falhas comuns, como quedas no sistema ou erros de digitação que comprometem dados necessários do colaborador, impedem o registro imediato no sistema.
Por isso, o registro retroativo é fundamental para corrigir esses atrasos, garantindo que o vínculo empregatício seja formalizado corretamente.
Regularização de vínculo após fiscalização ou denúncia
Outro caso comum é quando a empresa precisa regularizar vínculos após fiscalização ou denúncia.
Nesses momentos, é verificado que colaboradores estão atuando sem registro formal, obrigando a empresa a realizar o registro retroativo para corrigir a situação, cumprir a legislação e evitar multas e outras penalidades legais.
Quais os riscos e penalidades do registro com data retroativa?
Quando o registro retroativo não é feito voluntariamente, o trabalhador pode recorrer à Justiça do Trabalho.
Comprovado o vínculo por documentos, mensagens ou testemunhas, a empresa será obrigada a formalizar a admissão com data retroativa, recolher encargos como INSS e FGTS, atualizar registros internos e quitar os valores devidos, acrescidos de juros, multas e encargos legais.
Além disso, pode haver condenação ao pagamento dos honorários do advogado do empregado. Para evitar esse tipo de passivo, é essencial que o RH mantenha uma conduta preventiva e transparente com seus colaboradores.
“A comunicação aberta e transparente é essencial para mostrar aos colaboradores os recursos disponíveis para promover o equilíbrio”, reforça Carla Souza, coordenadora de marketing da Pontotel.
A omissão no registro, além de gerar custos elevados, compromete a saúde financeira e a reputação da empresa.
Como fazer e regularizar os dados retroativos?
O empregador pode regularizar a admissão retroativa preenchendo corretamente as informações na Carteira de Trabalho e no sistema do eSocial.
Para isso, é necessário assinar a CTPS com a data real de início das atividades e incluir todos os dados previstos em contrato, como função, salário e jornada.
A anotação deve ser feita na folha adequada: se for o primeiro emprego, na primeira folha; se não, na próxima página em branco disponível. Também pode ser feita na carteira de trabalho digital.
Como fazer o processo no eSocial?
Confira o passo a passo de como registrar retroativo no eSocial:
- Acesse o eSocial: entre no portal do eSocial com o login do empregador (CPF ou CNPJ) e senha, ou via certificado digital;
- Vá até a opção “Empregados”: no menu principal, clique em “Empregados” e selecione “Cadastrar/Admitir”;
- Inclua um novo trabalhador: clique em “Novo” para iniciar o cadastro de um funcionário que ainda não consta no sistema;
- Preencha os dados contratuais: informe todos os dados do colaborador, como CPF, nome completo, função, salário, jornada de trabalho e tipo de contrato;
- Informe a data retroativa de admissão: no campo “Data de admissão”, insira a data real de início das atividades, mesmo que seja anterior à data do preenchimento;
- Revise todas as informações: antes de finalizar, confira se os dados estão corretos e condizem com o contrato de trabalho;
- Finalize e envie o evento: salve o cadastro e envie o evento de admissão para que o registro retroativo seja efetivado no sistema.
Conclusão
Portanto, ficou evidente que o registro de funcionários é uma atividade importante no contexto trabalhista. Em 2024, foram mais de 2 milhões de registros realizados, segundo dados do Ministério do Trabalho e Emprego.
O registro, mesmo que retroativo, representa uma forma de corrigir falhas e garantir os direitos do trabalhador, evitando penalidades legais e protegendo a empresa de passivos trabalhistas.
Seguindo as dicas apresentadas neste conteúdo, sua empresa pode manter a conformidade com a legislação, fortalecer sua cultura de responsabilidade e promover uma gestão de pessoas mais transparente e eficiente.
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