Realizar uma reunião fora do horário de trabalho é um assunto que gera dúvidas tanto em colaboradores quanto em empregadores. Afinal, se algo relacionado ao trabalho é feito fora do expediente, é crucial entender todos os aspectos atrelados a isso do ponto de vista legal.

Quando se trata do que é permitido ou não conforme a legislação, é comum que muitas incertezas venham à tona, como acontece em relação à possibilidade ou não de realizar reunião fora do horário de trabalho. Há, ainda, outros pontos envolvidos, como as horas extras, porque é recomendado evitar essas reuniões e, sobretudo, como fazê-las.

Além disso, as organizações também precisam estar cientes de que, ao realizar reuniões fora do expediente, sejam elas de treinamento, informativas, formativas, de avaliação, entre outros tipos, deverão fazer a compensação de horas extras em determinados casos.

Para esclarecer o tema detalhadamente, este conteúdo abordará os seguintes tópicos:

• Realização de reuniões fora do horário de trabalho: o que diz a CLT?
• Afinal, é permitido realizar reuniões fora do horário de trabalho?
• Ao que se atentar em relação às reuniões fora do horário de trabalho?
• Reuniões fora do horário de trabalho acumulam horas extras?
• Como fazer o cálculo das horas extras nesse caso?
• Alternativas para evitar reuniões fora do horário de trabalho na sua empresa

Tenha uma excelente leitura!

Realização de reuniões fora do horário de trabalho: o que diz a CLT?

Conforme a CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas), o horário de trabalho refere-se ao tempo em que o funcionário fica à disposição da empresa empregadora. Isso está descrito no art. 4, que afirma:

“Considera-se como de serviço efetivo o período em que o empregado esteja à disposição do empregador, aguardando ou executando ordens, salvo disposição especial expressamente consignada.”

Esclarecido esse ponto, é necessário destacar dois cenários: se a reunião em questão é ou não facultativa. Caso seja, como sugere o termo, o colaborador não tem obrigação de ir, afinal, ela configura-se como convite. Ele também não pode ser recriminado por tal decisão.

Segundo o art. 2, “quando o empregado, por escolha própria, buscar proteção pessoal, em caso de insegurança nas vias públicas ou más condições climáticas, bem como adentrar ou permanecer nas dependências da empresa para exercer atividades particulares”, isso não se caracteriza como tempo à disposição do empregador, logo, não é período extraordinário.

Do outro lado, entretanto, caso a reunião seja obrigatória, ela deixa de se configurar como convite e passa a ser uma convocação. Nesse caso, o tempo que o funcionário fica a reunião é concebido com o que foi citado anteriormente: “serviço efetivo”, pois, no decorrer da reunião, o profissional ficará à disposição do empregador, aguardando ou realizando ordens.

Portanto, se o funcionário participar de uma reunião obrigatória fora do expediente, seja antes ou depois deste, o empregador tem a obrigação de, conforme a CLT, fazer a compensação de horas extras.

Afinal, é permitido realizar reuniões fora do horário de trabalho?

Sim, é permitido realizar reuniões fora do horário de trabalho, no entanto, como abordado, há particularidades. Se for reunião facultativa, o empregado pode ou não comparecer a ela: caso não vá, ele não pode ser recriminado por isso; caso vá, por se tratar de uma escolha própria, a organização não é obrigada a lhe compensar pelo tempo que ficou reunião.

Por outro lado, se a reunião fora do expediente for obrigatória, a partir do momento que o funcionário comparecer nela, esse tempo é tido como jornada de trabalho; desse modo, ele tem o direito ao adicional de horas extras.

Ao que se atentar em relação às reuniões fora do horário de trabalho?

Como a empresa pode ou não fazer reuniões fora do horário de trabalho, é fundamental que ela esteja a par de certas especificidades. Isso evitará que ela acabe tendo de lidar com complicações legais e até mesmo com problemas relativos à reputação. Entenda a seguir.

Implicações legais

Um dos principais problemas com que as empresas podem acabar precisando lidar ao fazer reunião fora do horário de trabalho diz respeito às ações trabalhistas. Estas acontecem quando os funcionários participam de reuniões obrigatórias, mas não recebem o pagamento pelas horas extras, ou quando se sentem prejudicados no quesito saúde devido a elas.

Limites de duração

Caso se trata de uma reunião curta, com menos de 10 minutos de duração, ela não é considerada tempo de serviço e, por isso, o funcionário não é compensado pelas horas extras.

Nesse sentido, tem-se o que está descrito no art. 58 da CLT, § 1.º, que afirma que “não serão descontadas nem computadas como jornada extraordinária as variações de horário no registro de ponto não excedentes de cinco minutos, observado o limite máximo de dez minutos diários”.

Entretanto, no caso de uma reunião fora do horário de trabalho com duração maior, ela é concebida, sim, como tempo de serviço, ou seja, como período de trabalho; portanto, o funcionário deve ser compensado adequadamente pelas horas extras. Junto a isso, a empresa também tem de se atentar ao limite máximo de 2 horas extras diárias (art. 59 da CLT).

Acordo individual ou coletivo

A organização também deve atentar-se ao acordo individual, cujas regras são definidas entre funcionário e empresa, e ao acordo coletivo, cujas regras são definidas entre sindicato dos trabalhadores e sindicato dos empregadores. Afinal, tais acordos podem conter regras específicas relacionadas às reuniões fora do expediente, como obrigatoriedade e duração.

Reuniões fora do horário de trabalho acumulam horas extras?

Como abordado anteriormente, as reuniões fora do horário de trabalho acumulam horas extras, desde que elas sejam obrigatórias. Isso se dá porque, nesse cenário, o tempo que o funcionário fica na reunião é considerado serviço efetivo, portanto, caracteriza-se como hora extra.

Porém, é vital esclarecer que, conforme o art. 62 da CLT, há empregados que, embora participem de reuniões fora do horário de trabalho, o tempo que ficam nela não se configura como hora extra. São eles: empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho ou em regime de teletrabalho, prestando serviço por produção ou tarefa.

Além desses empregados, também há “os gerentes, assim considerados os exercentes de cargos de gestão, aos quais se equiparam, para efeito do disposto neste artigo, os diretores e chefes de departamento ou filial”.

Como fazer o cálculo das horas extras nesse caso?

Como detalhado, a participação de um empregado em uma reunião fora do expediente pode ter caráter facultativo ou compulsório. Se for reunião obrigatória, a empresa deve calcular as horas extras relativas ao tempo de serviço que o funcionário ficou na reunião.

No que se refere ao cálculo, após identificar a quantidade de horas extras, deve-se calcular o valor da hora normal, seguido do valor da hora extra e, por fim, multiplicar o valor da hora extra pela quantidade de horas extras trabalhadas.

Alternativas para evitar reuniões fora do horário de trabalho na sua empresa

A empresa pode adotar medidas para evitar reuniões fora do horário de trabalho, já que elas são cheias de particularidades, além de aumentarem as chances de complicações, como as ações trabalhistas. A seguir, conheça as principais formas de evitá-las.

Usar tecnologia ao seu favor

Para uma empresa tornar as reuniões fora do horário de trabalho menos necessárias, uma das melhores maneiras é usar a tecnologia ao seu favor. Nesse caso, ela pode investir em ferramentas de colaboração, assim, os colaboradores conseguem se comunicar de forma assertiva, mantendo-se alinhados e evitando a necessidade de reuniões fora do expediente.

Incentivar organização de horários flexíveis

Outro modo eficiente de evitar as reuniões fora do horário de trabalho envolve o incentivo à flexibilidade no trabalho com horários. Isso ocorre quando a empresa oferece modelos de trabalho flexíveis, como o teletrabalho, ou desenvolve cultura de autonomia e confiança, tornando as reuniões fora do expediente menos frequentes ou até mesmo inexistentes.

Melhorar a comunicação interna

Uma das razões para as empresas fazerem reuniões fora do horário de trabalho acontece quando os times encarregados de um projeto, por exemplo, não estão alinhados. Porém, ao melhorar a comunicação interna, o que pode ser alcançado mediante a cultura do feedback e o uso de canais de comunicação eficientes, a necessidade dessas reuniões diminui.

Aderir à comunicação assíncrona

A comunicação assíncrona é outra alternativa para evitar as reuniões fora do horário de trabalho. Isso se dá justamente pela essência desse tipo de comunicação: os funcionários não precisam estar presentes ao mesmo tempo, para o processo comunicativo ocorrer e ser efetivo. O envio de e-mails e mensagens instantâneas estão entre as opções nesse caso.

Conclusão

Como foi possível observar ao longo do conteúdo, as reuniões fora do horário de trabalho podem, sim, ser realizadas pelas organizações, uma vez que a lei brasileira não as proíbe. No entanto, é crucial que as empresas estejam atentas a diversos fatores, como a horas extras, limites de duração das reuniões, entre outros detalhes.

Junto a isso, mesmo havendo a possibilidade de reuniões fora do expediente, é essencial que uma empresa, quando possível, evite fazê-las. Assim, não terá de lidar com certas problemáticas, como as ações trabalhistas em caso de não pagamento das horas extras. Determinadas formas de conseguir isso foram abordadas, como a comunicação assíncrona.

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