Empresas que querem se preparar para o futuro e tornar suas operações mais eficientes no presente precisam adotar um SGI (Sistema de Gestão Integrada).
Afinal, as operações empresariais têm se tornado cada vez mais complexas, e a exigência de cumprimento de várias regulamentações e normas também tem aumentado em um ritmo que só tende a crescer.
Nesse cenário, o uso de um sistema capaz de garantir uma visão integrada e holística das operações da organização pode ser a solução que a empresa precisa para melhorar seu desempenho e aumentar seu valor de mercado.
Mas como esse sistema funciona e como ele pode ser implementado em um negócio?
Para responder essas perguntas, neste artigo, será explicado o que é SGI, como ele funciona, quais são suas vantagens e como ele pode ser implementado em uma organização.
Para isso, serão abordados os seguintes tópicos:
- O que é SGI?
- Como funciona um SGI?
- Por que adotar um SGI?
- Vantagens de um SGI
- Como implementar um SGI?
Boa leitura!
O que é SGI?
A sigla SGI é a abreviação do termo “Sistema de Gestão Integrada”, utilizado para se referir a um software capaz de unificar diferentes processos de gestão empresarial. Para isso, ele conta com um conjunto de procedimentos e dados sobre todas as áreas da empresa.
Assim, as informações reunidas podem ser centralizadas e disponibilizadas em um mesmo ambiente de trabalho, ou seja, em um único sistema. Com resultado, os dados da empresa podem ser acessados de forma mais rápida e menos burocrática por diferentes setores e funcionários da organização.
Na prática, isso facilita a identificação de não conformidades, o alinhamento de objetivos e métricas organizacionais, bem como a redução de custos, entre outras vantagens.
Por conta desses benefícios, acredita-se que o SGI simplifica o trabalho dos gestores, otimizando seu tempo e tornando sua tomada de decisões mais assertiva. Dessa forma, a empresa se torna mais produtiva, ágil e eficiente.
Como funciona um SGI?
O funcionamento de um SGI varia de acordo com a sua configuração e os objetivos da empresa. Geralmente, ele é composto por procedimentos, métodos e orientações que abrangem diferentes áreas de gestão, como qualidade, saúde e segurança, meio ambiente, responsabilidade social, entre outras.
Dessa forma, criam-se módulos relacionados a cada uma dessas áreas e que podem ser conectados, facilitando o compartilhamento de informações e a integração dos processos da empresa.
Como resultado da adoção desse sistema, é possível centralizar informações, automatizar processos, monitorar e analisar o desempenho de diferentes setores, bem como melhorar o gerenciamento de riscos associados a suas atividades.
Vale lembrar que a implementação de um Sistema de Gestão Integrada é essencial para empresas que desejam adquirir e garantir a manutenção de certificação das normas ISO (International Organization for Standardization).
A ISO 9001 (Qualidade), a ISO 14001 (Meio Ambiente) e a ISO 45001 (Saúde e Segurança Ocupacional) são exemplos que exigem a utilização de sistemas de gestão específicos, que podem ser integrados por meio do SGI.
Ao adquirir essas certificações, a empresa demonstra sua conformidade com as melhores práticas de gestão.
Em outras palavras, ao implementar o Sistema de Gestão Integrada, a empresa pode garantir essas certificações, direcionar seu foco para o processo de melhoria contínua e ainda ajudar a melhorar sua reputação e competitividade no mercado.
Por que adotar um SGI?
Adotar um SGI permite que a empresa se torne mais ágil, produtiva e eficiente. Afinal, conforme explicado, essa metodologia é capaz de integrar dados, processos e sistemas. Assim, é possível melhorar as gestões de pessoas, segurança, operações, estrutura e até finanças da organização.
Quando implementado da forma correta, esse sistema facilita a redução de custos, a diminuição de riscos, a simplificação de processos, entre outros benefícios. Ou seja, um SGI ajuda a empresa a se tornar mais estratégica, facilitando que ela alcance seus objetivos e construa uma boa marca e presença no mercado.
Além desses benefícios, é importante destacar e se aprofundar em outros dois motivos que justificam o uso desse sistema nas organizações. Conheça cada um deles a seguir:
Padronizar processos e áreas
A padronização de processos e áreas permite que a operação de todos os setores ocorra sob as mesmas normas e etapas.
Além de tornar as atividades organizacionais mais eficientes, essa padronização também evita gargalos operacionais, melhora a gestão de documentos, reduz a burocracia e simplifica procedimentos.
Assim, os funcionários podem agilizar a realização de tarefas, tornando a empresa mais produtiva e rentável.
Vale lembrar que essa padronização também melhora a relação da empresa com fornecedores, parceiros e clientes. Afinal, estes são beneficiados pelo acesso a procedimentos mais ágeis e menos burocráticos.
Automatizar setores
A automação de procedimentos, operações e serviços repetitivos é uma das principais vantagens do SGI. Esse benefício é resultado da padronização de processos e da combinação de diferentes tecnologias utilizadas para operar esse sistema.
Por conta disso, o sistema de gestão integrada consegue centralizar e processar dados com mais facilidade. Como resultado, além da economia de tempo e esforço, quem tem acesso ao sistema pode agilizar suas tarefas, melhorar sua tomada de decisões e aumentar sua produtividade.
Vantagens de um SGI
Além das motivações apresentadas anteriormente, é possível citar pelo menos outros dois benefícios que explicam a importância da adoção de um SGI nas empresas: a segurança e a economia.
Entenda a seguir o impacto dessas vantagens na organização:
Maior segurança
Padronizar, automatizar e centralizar processos, dados e operações contribui para o aumento da segurança de dados da empresa. Isso porque o SGI permite que a organização personalize e monitore os acessos dos colaboradores ao sistema.
Além disso, manter os dados reunidos em um só lugar reduz os riscos de perdas ou vazamentos de informações. Como resultado, a empresa que adota o SGI pode reduzir os riscos associados à gestão de documentos e operações, bem como fortalecer a proteção de dados do negócio.
Reduzir custos
Por facilitar a identificação e a correção de problemas, a adoção do SGI evita falhas e reduz riscos associados ao funcionamento e às operações da empresa. Como consequência, é possível diminuir os custos associados a retrabalho e falhas operacionais.
Além disso, como o SGI permite que a empresa se torne mais eficiente, a adoção desse sistema também pode contribuir para a melhoria dos seus resultados financeiros.
Como implementar um SGI?
Para implementar um SGI na empresa, é necessário seguir alguns passos básicos.
O primeiro deles é fazer um mapeamento das necessidades do negócio. Para isso, é preciso identificar quais são os gargalos, as falhas e os processos que precisam de alguma intervenção para se tornarem mais eficientes.
O próximo passo é definir qual é o nível de integração que a empresa precisa implementar. Ou seja, é importante definir se a integração de dados e processos será total, parcial ou em conjunto com outros sistemas. Essa escolha deve considerar as necessidades e o investimento que a empresa está disposta a realizar.
Após reunir essas informações, está na hora de fazer uma pesquisa de mercado e encontrar um fornecedor que atenda essas necessidades.
Para fazer a escolha certa, o ideal é entender qual o custo da implantação, a facilidade de uso do sistema, a qualidade do suporte técnico, entre outras características proporcionadas pelo fornecedor.
Depois de escolher e implementar o SGI certo para a empresa, é fundamental capacitar os funcionários com treinamentos e materiais para ajudá-los a entender e a utilizar o sistema.
Como isso pode levar tempo, é importante definir um período de adaptação e apresentar os benefícios desse sistema para facilitar a transição dos colaboradores para esse novo momento do negócio.
Por fim, é importante monitorar os resultados da implementação do SGI. Isso significa que a gestão deve ficar atenta às dificuldades e às dúvidas dos funcionários. Assim, é possível usar essas informações para orientar novos treinamentos.
Vale lembrar que esse monitoramento deve ser constante, assim como a capacidade de aprimorar processos, resolver falhas e solucionar gargalos identificados a partir do SGI.
Em outras palavras, mesmo após a conclusão da implementação desse sistema, ele deve ser acompanhado e aprimorado para tornar a empresa cada vez mais produtiva e eficiente.
Conclusão
Implementar um Sistema de Gestão Integrada pode ser a solução que a empresa precisa para se tornar mais eficiente e produtiva.
Conforme explicado, isso é possível graças à capacidade de centralizar, processar e otimizar operações, processos e dados de uma organização, que podem ser acessados e monitorados a partir de um único sistema.
Além disso, o SGI também viabiliza a padronização de processos e a automatização de operações. Como resultado, a empresa facilita uma tomada de decisões mais assertiva, torna o trabalho dos funcionários mais eficiente e ágil, e ainda reduz custos e aumenta a segurança do negócio.
No entanto, para obter essas e outras vantagens, a implementação do SGI deve ser feita com cuidado, considerando as necessidades da empresa, a complexidade da integração, entre outros fatores.
Dessa forma, é possível escolher um bom fornecedor e garantir que o SGI vai tornar a empresa mais estratégica e ajudá-la a aumentar seu valor de mercado.
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