A declaração de folga do funcionário pode ser o recurso que a empresa precisa para melhorar a gestão das faltas dos colaboradores e ainda cumprir suas obrigações trabalhistas.
Afinal, esse documento formaliza e explica as faltas do trabalhador em determinado período. Assim, a empresa pode ajustar a escala de trabalho e até evitar problemas trabalhistas durante sua ausência.
O problema é que essa declaração não pode ser utilizada em todas as situações de ausência do funcionário. Afinal, a legislação especifica quando a folga no trabalho é aceitável e como a organização deve agir nesses casos.
Além disso, para que esse documento seja válido, a empresa precisa entender quais informações devem ser especificadas nele e o que ela deve fazer.
Para ajudar a empresa a entender o que é e como usar a declaração de folga, neste artigo, serão explicados os seguintes pontos:
- O que é declaração de folga?
- Para que serve a declaração de folga?
- Folgas de funcionários: o que diz a CLT?
- Quando a declaração de folga de funcionário é necessária?
- Como criar uma política de declaração de folga eficaz?
- O que precisa conter em uma declaração de folga?
- Quais são os tipos de folgas justificadas?
Boa leitura!
O que é declaração de folga?
A declaração de folga é um documento que explica e detalha a ausência do colaborador no trabalho em determinado período. Ao mesmo tempo, ela formaliza e atesta a necessidade da folga do funcionário.
Dessa forma, o setor de Recursos Humanos (RH) pode utilizar as informações da declaração para evitar descontos indevidos na folha de pagamento do colaborador.
Normalmente, a declaração de folga é preenchida pelo próprio gestor do departamento ao qual o colaborador está ligado. No entanto, algumas empresas adotam o modelo de solicitação de folga, documento utilizado para a mesma finalidade, mas que deve ser preenchido pelo funcionário.
Para que serve a declaração de folga?
A declaração de folga é um documento utilizado para formalizar e explicar o motivo de folga do colaborador. Na prática, o documento serve como um aviso de folga e permite que a empresa faça os ajustes necessários mediante a ausência do funcionário em determinado período.
Afinal, ao serem notificados da ausência do trabalhador, os gestores podem adotar medidas para garantir que isso não atrapalhe a execução dos trabalhos e evitar descontos indevidos do salário do profissional.
Folgas de funcionários: o que diz a CLT?
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) prevê dois tipos de folga para o trabalhador, que são o descanso semanal remunerado e as faltas justificadas.
O descanso semanal remunerado está previsto no artigo 67 da CLT. Segundo o texto, o trabalhador tem direito a um descanso semanal remunerado de 24 horas. Ou seja, a cada 6 dias trabalhados, um deve ser de folga.
Já as faltas justificadas estão previstas no artigo 473 da CLT, que define em quais situações o colaborador pode faltar ao serviço sem sofrer descontos na sua remuneração.
Vale lembrar que empresas que ignoram e infringem essas leis estão sujeitas a processos, multas, entre outros passivos trabalhistas. Por isso, é fundamental conhecer a legislação e adotar procedimentos e sistemas para cumpri-la corretamente.
Quando a declaração de folga de funcionário é necessária?
A declaração de folga é necessária quando o motivo da ausência do colaborador está previsto em lei, mas a empresa precisa realizar procedimentos para lidar com essa falta conforme orienta a legislação.
Dessa forma, a organização formaliza a necessidade de folga e tem acesso a todas as informações necessárias para gerenciar suas atividades e calcular a folha de pagamento corretamente.
Como criar uma política de declaração de folga eficaz?
Criar uma política de declaração de folga é essencial para assegurar que a empresa cumpra suas obrigações legais e se organize para lidar com a ausência do funcionário por algum período.
Para criar uma política eficaz, é fundamental definir procedimentos e instruções precisas para orientar os colaboradores. Por exemplo, criar um modelo de declaração de folga de trabalho e disponibilizá-lo para os gestores ou o setor de RH.
Após receber a declaração, o RH pode armazenar esse documento, extrair seus dados e utilizá-los para cálculo da folha de pagamento, gestão de escalas, entre outras atividades.
O que precisa conter em uma declaração de folga?
A declaração de folga é um documento que contém informações relevantes para identificar o colaborador, o motivo da ausência e o período de folga.
Além disso, normalmente as empresas também exigem que o trabalhador apresente um documento que justifique o motivo da sua folga.
Confira a seguir um modelo de documento que pode ser usado nessa situação:
“Modelo de declaração de folga de funcionário
Eu, _________________(chefe/gestor do setor), na qualidade de ________ (cargo), da empresa ___________, declaro por meio desta carta que o(a) funcionário(a) _______________, na qualidade de ________ (cargo), inscrito sob o CPF de n.º_______________, terá direito a ____ dia(s) de folga a partir de _____/_____/_____ até ____/_____/______.
Esta folga foi aprovada de acordo com as políticas e regulamentos internos da empresa, levando em consideração _______________ (motivo da folga).
Por isso, esse(s) dia(s) de folga não deve(m) ser descontado(s) do salário do(a) funcionário(a) durante o período mencionado.
Atenciosamente,
_________________________________________
(Assinatura do chefe/gestor)
____________________, _____ de ______________ de _____.
(Local e data do documento)”
Quais são os tipos de folgas justificadas?
Conforme explicado, a CLT assegura ao funcionário o direito a folgas remuneradas relativas a faltas justificadas. Elas também são conhecidas como folgas justificadas e podem ser empregues em 12 situações diferentes.
Conheça cada uma delas a seguir e saiba como elas devem ser comprovadas para a empresa:
Folga por falecimento de parente
A folga por falecimento de parente, também chamada de licença nojo, permite que o funcionário se ausente do trabalho por até 2 dias seguidos sem prejuízo à sua remuneração.
No entanto, para assegurar seu direito a folgas abonadas, o colaborador deve apresentar a certidão de óbito do parente em questão ao RH.
Folga no casamento
O funcionário também tem direito a folga justificada no seu casamento. Nesse caso, ele pode tirar a chamada licença casamento, que garante ao colaborador 3 dias seguidos de folgas remuneradas.
No entanto, essa licença é válida apenas para a realização do casamento em cartório, e não da cerimônia religiosa. Isso porque o trabalhador deve apresentar a certidão de casamento emitida pelo cartório à empresa para justificar sua falta.
Nascimento de filho
Mães biológicas ou adotivas têm direito a chamada licença-maternidade, que garante até 120 dias de folgas remuneradas em função do nascimento ou adoção do filho.
Já os pais têm direito a chamada licença-paternidade, que garante até 5 dias de folgas justificadas após o nascimento ou adoção do filho.
No entanto, a depender da cultura da empresa, esse período de dispensa pode ser maior. Vale lembrar que os pais devem apresentar a certidão de nascimento ou adoção à empresa para justificar sua ausência nesse período.
Folga nas eleições
A legislação também garante ao trabalhador o direito a até 2 dias de folga para fazer o título de eleitor ou solicitar sua transferência.
Além disso, o colaborador também tem direito a folga remunerada nos dias de treinamento e na data da eleição, caso ele seja convocado para trabalhar nas eleições. No entanto, ele deve apresentar algum documento que justifique sua falta para a empresa.
Doação de sangue voluntária
Todo funcionário que faz doação de sangue voluntária tem direito a um dia de folga remunerada a cada doze meses de trabalho. Para justificar sua falta e garantir o benefício, o colaborador deve apresentar o comprovante de doação de sangue ao RH.
Serviço militar
Os colaboradores que precisam prestar serviços militares também têm direito a folga justificada. O período da folga pode variar de acordo com as exigências do órgão militar.
Geralmente, os homens são chamados para fazer o alistamento militar ou a apresentação anual de reserva. Portanto, nesses dias, os funcionários têm direito a folga remunerada.
Vale lembrar que os profissionais devem apresentar um documento que comprove seu comparecimento ao órgão militar para justificar sua ausência no trabalho.
Estudos e vestibular
Os funcionários que vão prestar provas de vestibular para ingressar no ensino superior também têm direito a folga justificada. Para isso, eles devem apresentar o comprovante de inscrição no vestibular à empresa.
Lembrando que os colaboradores admitidos com contrato de estágio também têm direito a horários e dias de trabalho diferenciados para fazer as provas na faculdade.
Comparecer a juízo
Caso seja convocado para comparecer em juízo, o funcionário também tem direito à folga remunerada pelo período que for necessário para cumprir suas obrigações com a Justiça.
Afinal, caso ele não atenda a convocação, pode responder por crime de desobediência à ordem judicial. Por esse motivo, a empresa é obrigada a conceder folga justificada ao colaborador nesse caso.
No entanto, o trabalhador também deve apresentar uma certidão de comparecimento à empresa.
Reunião oficial sindical
Funcionários que atuam como representantes sindicais têm direito à folga justificada. Porém, isso só ocorre caso o colaborador precise representar o sindicato em reunião oficial de organismo internacional.
Nesse caso, o colaborador em questão deve apresentar ao RH um documento que comprove sua participação na reunião.
Acompanhamento pré-natal
Os pais têm direito a até 2 dias de folga remunerada para acompanhar a mãe de seu filho durante a realização de exames pré-natais.
Esse benefício é válido mesmo se os pais do bebê não forem casados ou estiverem em uma união estável. Porém, para justificar sua ausência no trabalho, o funcionário deve apresentar o atestado de acompanhante à empresa.
Acompanhamento médico de filho
De acordo com a CLT, todo funcionário tem direito a um dia de folga justificada por ano para acompanhar seu filho de até 6 anos em consultas médicas.
Vale lembrar que, a depender da convenção coletiva de trabalho, o colaborador tem direito a mais de um dia de folga nessa situação.
Lembrando que o profissional deve apresentar um atestado de acompanhante à empresa para comprovar a necessidade da folga remunerada.
Exames preventivos de câncer
Todo colaborador tem direito a até 3 dias de folgas remuneradas por ano para realizar exames preventivos de câncer. No entanto, ele deve apresentar o atestado médico referente à realização do exame ao RH para que a falta possa ser abonada.
Conclusão
A declaração de folga é um documento essencial para ajudar empresas a garantirem a continuidade dos seus serviços e cumprirem as leis trabalhistas.
Conforme explicado, esse recurso fornece informações relevantes que orientam o RH em relação à escala de funcionários e até ao cálculo de folha de pagamento.
No entanto, para aproveitar os benefícios proporcionados pelo uso desse documento, é fundamental que a empresa crie uma política de declaração de folga de funcionário.
Assim, ela conseguirá melhorar a comunicação das folgas e o gerenciamento de folgas justificadas, repousos e até banco de horas do colaborador.
Por isso, caso a empresa ainda não tenha uma política de declaração ou aviso de folga do funcionário, o ideal é começar a trabalhar para criar essa política interna.
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