Escritório virtual: entenda a funcionalidade dessa nova tendência

imagem de um homem sentado na frente de um computador

A transformação digital tem impulsionado o trabalho híbrido e, nesse movimento, muitas tendências ligadas ao trabalho remoto estão se consolidando, principalmente as que estão ligadas ao estilo de trabalho digital, como é o caso do escritório virtual. 

Como sabemos, por conta da pandemia global da COVID-19, os negócios precisaram se adaptar a novas rotinas, em que o distanciamento social se tornou o novo normal e impulsionou a utilização de escritórios virtuais, a fim de garantir que as empresas continuassem desempenhando suas atividades, mesmo em momentos de lockdown.

Esse estilo de trabalho foi o que manteve muitos negócios na ativa e se tornou um ótimo recurso para que as corporações conseguissem ter conexão com seus colaboradores, mesmo que a distância.

E atualmente, no cenário já considerado pós-pandêmico, pelo menos no Brasil, muitos líderes e gestores ainda acreditam que o escritório virtual seja uma estratégia positiva para seus negócios. Por isso, muitos empreendimentos continuam atuando no modelo de trabalho home office ou híbrido.

Segundo um estudo da Cisco, 82% dos trabalhadores dizem que poder trabalhar em qualquer lugar os tornou mais felizes. Esse número só reforça o quanto o escritório virtual pode ser benéfico, e fortalecer a cultura das empresas.

Apesar disso, é importante que os líderes consigam definir algumas questões: como o escritório virtual disponibiliza funções que dão suporte ao trabalhador? Quais as suas vantagens?

Para esclarecer as principais dúvidas sobre o tema, algumas perguntas importantes serão respondidas neste artigo. Aqui você aprenderá:  

Boa leitura!

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O que é um escritório virtual?

imagem de uma mulher digitando em um computador

Um escritório virtual é um espaço de trabalho 99% virtual, que possui todas as vantagens de uma propriedade comercial para empresas, sem a necessidade de um espaço físico de trabalho, onde os colaboradores são obrigados a frequentar continuamente.

Essa modalidade permite que você tenha uma presença física em qualquer localidade sem os custos inchados de aluguel de escritórios, oferecendo aos líderes de negócios todos os benefícios de um local físico, porém, sem o custo ou o compromisso de manter um local de trabalho real. 

O mais interessante do escritório virtual, é a possibilidade de ter um endereço físico apenas para que questões burocráticas sejam resolvidas e o dia a dia corporativo pode acontecer totalmente de maneira virtual.

O que um escritório virtual oferece?

Escritórios virtuais podem facilmente ser contratados atualmente, e os serviços mais comuns que um escritório virtual disponibiliza são: 

  • Endereço postal comercial;
  • Serviço de recebimento e transferência de ligações telefônicas;
  • Serviços de recepção;
  • Recebimento de correspondências;
  • Sala de reuniões e espaços de trabalho para quando precisar. 

Vale lembrar que esses são apenas alguns dos vários serviços oferecidos por provedores de escritórios virtuais. Com o passar dos anos, esse tipo de escritório está incluindo cada vez mais atividades nos pacotes oferecidos, a fim de facilitar o dia a dia dos gestores de empresas.

Como funciona a contratação do escritório virtual?

imagem de uma pessoa fazendo chamada de vídeo pelo computador com uma mulher

A contratação de um escritório virtual pode variar de acordo com cada necessidade, considerando o que as organizações que oferecem esse serviço dispõem.

O procedimento pode ocorrer no momento da abertura e alteração de localidade do negócio, no qual será necessário apresentar todas as documentações do escritório on-line, como contrato de aluguel, IPTU, e outros. 

O escritório também pode ser protegido por meio de um contrato de aluguel mensal, portanto, há maior flexibilidade se o negócio de um usuário mudar — sem a necessidade de esperar que um longo contrato expire, ou incorra alguma multa por um contrato quebrado.

No momento do acordo, é importante estar atento a todas as cláusulas do contrato de locação, onde devem estar contidas todas as informações necessárias para firmar o compromisso entre a empresa e o escritório virtual que será alocado. 

Quais são as vantagens do escritório virtual?

O avanço tecnológico tem proporcionado muitas mudanças no mundo corporativo e contar com ambientes como o de escritórios virtuais, favorecem as empresas de diversas formas.

Esses ambientes podem ser utilizados estrategicamente, como endereço de correspondência profissional, atendimento e encaminhamento telefônico, formato de coworking ou salas de conferência, tudo depende da necessidade do negócio.

Contar com um escritório virtual permite que colaboradores e gestores trabalhem remotamente, o que estimula o trabalho híbrido, gera menos custos para as corporações e soma mais uma série de vantagens.

E, dentre os pontos que mais auxiliam o crescimento organizacional, separamos quatro que mais se destacam quando se trata de benefícios do escritório virtual. Confira a seguir.

1. Imagem profissional

A imagem profissional pode ser transmitida pela maneira como você se veste, fala, age num ambiente, ou se posiciona perante as mais variadas situações. Com o ambiente profissional isso também acontece, já que o escritório de trabalho é a representação física de como as empresas se apresentam para o público.

Não importa se você é um freelancer, empreendedor, uma startup ou pequena empresa, é vital que você canalize o máximo de seu capital para desenvolver seu negócio. Isso significa que seu espaço de escritório – e a imagem que ele projeta – se torna um fator de avaliação externa dos clientes. 

Com um escritório virtual, você pode estabelecer e manter uma imagem profissional sem ter que se preocupar com despesas gerais, mas ainda assim, manter a credibilidade. 

2. Maior flexibilidade 

Primeiramente é preciso reconhecer que o trabalho remoto economiza tempo e dinheiro, já que os profissionais não precisam se deslocar para realizar suas atividades e as empresas podem economizar com gastos de aluguel, pagamento de vales para transporte, dentre outros gastos que se tornam desnecessários.

Por isso, corporações que adotam o uso de escritórios virtuais, passam a administrar seus colaboradores a distância, de qualquer lugar, desde que tenham acesso à internet. 

Ao aderir essa categoria em conjunto com ferramentas de comunicação e colaboração online, os negócios podem estabelecer rotinas totalmente remotas, muito mais rápidas e benéficas para o bem-estar dos profissionais, principalmente daqueles que moram longe.

Ainda assim, quando se contrata um escritório virtual, é possível contar com pacotes que oferecem acesso a ambientes físicos, que podem ser utilizados em momentos de eventos ou reuniões presenciais da empresa.

3. Melhor comunicação 

Um número de telefone comercial dedicado para atendimento profissional garante uma comunicação tranquila com todo o público externo, desde clientes a fornecedores. O encaminhamento de chamadas, correio e encomendas também podem ser tratados por um serviço de recepção de escritório virtual.

Na ausência da tradicional oportunidade presencial, as ferramentas do escritório virtual ajudam a replicar a mesma experiência, proporcionando uma sensação de disponibilidade da pessoa. 

As ferramentas de escritório virtual também fornecem áudio de boa qualidade e recursos de compartilhamento de tela para facilitar muito a comunicação. Eles também oferecem salas de conferências virtuais para maior colaboração entre os membros da equipe.

4. Produtividade

Um espaço de trabalho tradicional expõe os membros da equipe a desafios, os levando a encontrar soluções criativas para esses desafios. Com o trabalho remoto, os estímulos criativos são menores, já que o ambiente doméstico deixa os profissionais mais acomodados e menos produtivos para atividades em equipe.

Estruturas de escritórios virtuais podem ser montadas para criar uma atmosfera de escritórios tradicionais, isso coloca os trabalhadores remotos em condições de trabalho semelhantes às de um escritório físico.

Além disso, um escritório virtual elimina muitas das preocupações cotidianas que os gerentes enfrentam quando sua equipe trabalha em um espaço convencional alugado e os gastos, que antes ficavam reservados para aluguel e contas como água e luz, podem ser direcionados para benefícios que estimulem o bom desempenho dos profissionais.

E as desvantagens?

É claro que nem toda empresa prospera com um escritório virtual. Trabalhar remotamente funciona melhor para organizações com funcionários motivados – e requer um tipo específico de cultura. 

Para se ter sucesso como uma empresa virtual, é importante capacitar sua equipe virtual, com treinamento, estrutura e uma boa comunicação, só assim o ambiente refletirá no sucesso do negócio.

Também é importante dizer que existem alguns pontos que precisam ser analisados antes de utilizar a categoria comercial online, dentre eles, existe a questão do comprovante de endereço. O contratante deve estar ciente de que não existirão documentos oficiais e contas que envolvam apenas o endereço da empresa, mas sim um contrato de alocação. 

Outro ponto a ser estudado é: sua equipe precisa de um espaço de escritório em tempo integral, para que as atividades e colaboração aconteçam com mais eficiência? Essa é uma questão que pode variar de empresa para empresa.

Além disso, apesar do escritório virtual facilitar a realização de muitas tarefas, não necessariamente esse tipo de escritório está disponível a qualquer hora, afinal, existe um contrato de locação, onde o horário do uso de um escritório virtual é previamente acordado, e, grande parte desses ambientes operam em horário comercial regular.

Quais empresas utilizam um escritório virtual?

imagem de prédios

Um escritório virtual pode ser usado pelos mais variados tipos de empresas, isso inclui desde startups, que buscam presença no mercado, até grandes negócios, já bem estabelecidos no mercado.

No geral, os negócios que mais se adaptam ao uso de escritório virtual são aqueles que já são adeptos do trabalho em home office, com estruturas praticamente 100% digitais, e que não visualizam a necessidade de gastos com ambientes físicos.

Grande parte dos negócios que optam por essa modalidade, estão realizando testes de mercado local, ou buscam uma base temporária para seus escritórios.

Além disso, é muito comum ver microempreendedores que trabalham de maneira autônoma e operam em casa utilizando dos serviços do ambiente online, por conta dos recursos fornecerem o endereço de correspondência confiável de que eles precisam.

Outro ponto importante, pequenas empresas que não possuem fundos para contratar um(a) recepcionista local ou alguém para lidar com a correspondência, podem contratar um escritório virtual e contar com serviço de atendimento de chamadas e organização de correspondência.

Já as grandes organizações que possuem trabalhadores remotos, costumam usar um escritório virtual para fornecer um ambiente de trabalho mais estruturado, aumentar sua produtividade e interagir com outros profissionais. Isso porque grande parte das atividades realizadas não possuem a necessidade de um local físico para a efetivação dos serviços. 

Qual o custo de um escritório virtual?

Um dos pontos que chamam a atenção quando se trata da modalidade de escritório virtual, fica por conta do custo baixo da locação, principalmente quando comparamos os valores com a compra ou locação de um local físico para trabalho.

Os valores costumam variar conforme a localidade, o pacote de serviços que a empresa necessita, entre diversos outros fatores. O acesso à sala de conferência e o suporte de recepção são pagos de acordo com a necessidade, proporcionando às empresas a máxima flexibilidade.

Um endereço comercial virtual pode ajudar a adicionar credibilidade a uma empresa, facilitando a atração de clientes e o crescimento bem sucessível de um negócio. Por isso, quando optar por alugar um escritório virtual, certifique-se que esse ambiente tenha ao menos um endereço físico para o recebimento das correspondências bem localizado. 

Conclusão

No decorrer da leitura, foi possível entender que escritórios virtuais geralmente são ideais para proprietários de pequenas empresas, mas também podem funcionar bem para empresas maiores, onde muitos funcionários trabalham remotamente.

Esse tipo de escritório pode proporcionar de serviços de correspondência a atendimentos de chamadas, além de um endereço comercial para ser utilizado em burocracias, e são opções muito mais baratas e benéficas para corporações que atuam de maneira híbrida ou 100% home office.

Muitos contratos de escritórios virtuais também oferecem salas de reuniões comunitárias que podem ser usadas para treinamentos, briefings de trabalho, reuniões com clientes ou pequenas conferências, e isso torna esse estilo de infraestrutura extremamente inteligente e econômico.

Se interessou pela modalidade comercial virtual de negócio? Se você está pensando em economizar com aluguel para manter sua empresa com gastos mais enxutos, o escritório virtual pode ser uma opção saudável para o seu negócio.

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