Uma alocação adequada dos funcionários é importante para manter a operação da empresa equilibrada e eficiente. Com o avanço do trabalho remoto e a distribuição de equipes em diferentes localizações, fazer a gestão de escalas de trabalho online tornou-se uma das tarefas necessárias do setor de Recursos Humanos.  

Gerenciar escalas de trabalho online requer atenção para uma série de fatores, principalmente para os limites de horas extras e os intervalos inter e intrajornada. Apesar disso, uma boa organização nesse gerenciamento de escalas possibilita um ambiente de trabalho mais produtivo e com maior segurança jurídica, respeitando as regras da CLT.

Por isso, para se adequar às mudanças trabalhistas com a gestão de escalas de trabalho online, é preciso entender como funciona essa atividade e quais são as melhores ferramentas para gerenciar os horários dos funcionários. Neste artigo, serão abordados os seguintes tópicos sobre o assunto:  

• O que é uma escala de trabalho?
• O que diz a lei sobre o trabalho online?
• O que é gestão de escalas de trabalho online?
• Por que fazer uma boa gestão de escalas de trabalho online é importante?
• Como fazer uma gestão de escalas de trabalho online?
• Qual o melhor sistema para fazer a gestão de escalas de trabalho online?

Tenha uma boa leitura!

O que é uma escala de trabalho?

A escala de trabalho é um método utilizado pelas empresas para organizar e distribuir os horários de trabalho. Ela surgiu para definir os horários específicos em que os funcionários devem estar presentes ou acessíveis para suas funções relacionadas ao trabalho.

Ela define os horários de início e fim dos turnos, os dias de descanso e outros detalhes pertinentes para que a empresa possa executar suas atividades de forma plena em todo o seu horário de funcionamento, evitando falta de mão de obra. 

Uma escala de trabalho pode variar conforme cada empresa, já que os trabalhos podem ser fixos, com horários previsíveis e regulares, ou flexíveis, permitindo a personalização e a adaptação às necessidades individuais dos colaboradores.

Escala de trabalho online: tem diferença?

A escala de trabalho tradicional possui diferenças da escala de trabalho online. A primeira é projetada para ambientes físicos onde os funcionários se reúnem pessoalmente, já a segunda é voltada para equipes que trabalham de forma remota ou estão geograficamente separadas. 

O modelo de escala de trabalho online possui questões que devem ser consideradas, como cronogramas flexíveis e fusos horários variados. Assim, é necessário contabilizar os horários de cada membro da equipe considerando as diferentes localizações geográficas, garantindo que haja uma colaboração e sincronização entre todo o time. 

A criação de uma escala de trabalho online conta com o uso de ferramentas tecnológicas especializadas, como softwares de gerenciamento de equipes, aplicativos de comunicação, sistemas de ponto online e plataformas de compartilhamento de documentos.

O que diz a lei sobre o trabalho online?

No mês de outubro de 2022 foi sancionada a Lei n.º 14.442/22, que regulamentou o trabalho remoto e ajustou a legislação para a garantia dos direitos do empregado e do empregador no ambiente de teletrabalho.

Segundo essa lei, o trabalho online refere-se a uma forma de trabalho realizada predominantemente fora das instalações físicas da empresa. Nesse modelo, os funcionários utilizam computadores, notebooks e telefones para desempenhar suas atividades, sem que sejam consideradas trabalho externo.

A legislação também possibilita diferentes formatos de contratação, como por jornada, produção ou tarefa, além de contemplar a adoção do home office para estagiários e jovens aprendizes. 

Outro ponto importante da lei é a recomendação de que as oportunidades de trabalho remoto sejam priorizadas para pessoas com deficiência, bem como para empregados que tenham filhos ou crianças sob sua guarda judicial com idade de até 4 anos.

O que é gestão de escalas de trabalho online?

A gestão de escalas de trabalho online é o processo de organização e gerenciamento dos horários de trabalho dos funcionários de uma empresa que trabalham no modelo remoto. Nessa atividade, softwares de RH são frequentemente utilizados para contribuir no processo de organização. 

O modelo de trabalho online pode trazer alguns desafios, por isso, essa gestão serve para proporcionar um ambiente de trabalho mais saudável, com o estabelecimento de limites claros e a promoção de uma distribuição justa das responsabilidades. Isso possibilita para os colaboradores uma melhor organização entre vida pessoal e profissional, além de maior satisfação.

Em resumo, a gestão de escalas de trabalho online envolve definição de horários de trabalho, comunicação clara por meio de ferramentas tecnológicas, flexibilidade para os diferentes fusos horários e acompanhamento do progresso das tarefas dos colaboradores. 

O intuito de um bom gerenciamento dos horários de trabalho no ambiente digital é garantir uma operação eficiente, a colaboração entre os membros da equipe e a saúde dos funcionários.

Tipos de escalas de trabalho online

A escala de trabalho é uma ferramenta versátil que pode ser implementada em ambientes de trabalho tradicionais e remotos. Dessa forma, princípios e estratégias empregados na gestão de escala de trabalho permanecem utilizáveis em vários formatos de trabalho, inclusive no online.

Existem diferentes tipos de horários de trabalho que os empregadores podem utilizar na modalidade remota. Estes incluem:

• Horários fixos, em que os funcionários têm horários predeterminados e consistentes;
• Horários flexíveis, que permitem que os profissionais definam seus próprios horários dentro de determinados parâmetros;
• Escalas de turnos, ideais para equipes que trabalham em diferentes fusos horários; 
• Escalas híbridas, que combinam elementos de horários fixos e flexíveis.

Além disso, existe uma escala de demanda emergencial que pode ser implementada para projetos urgentes. Cada empresa pode personalizar seus horários de trabalho online para atender às suas necessidades e objetivos exclusivos, considerando fatores como complexidade do trabalho, tamanho da equipe e disponibilidade de funcionários.

A escolha do horário de trabalho apropriado pode facilitar a organização, a colaboração e a eficiência no ambiente de trabalho remoto.

Por que fazer uma boa gestão de escalas de trabalho online é importante?

Realizar uma boa gestão de escalas de trabalho online é de suma importância para garantir o bom funcionamento do teletrabalho. Além disso, há outros benefícios, como aumento da produtividade, diminuição de faltas dos funcionários e prevenção de processos trabalhistas. Entenda com detalhes a seguir. 

Evita processos trabalhistas

Fazer uma boa gestão de escala de trabalho garante que os funcionários tenham uma jornada de trabalho em conformidade com o estabelecido pela legislação, evitando horas excedentes de trabalho ou qualquer outra situação que possa ser considerada infracional. 

Mantém a produtividade da equipe online

Existem vários benefícios advindos da gestão de escala de trabalho online que possibilitam uma produtividade no trabalho remoto.

A principal vantagem é a melhor distribuição de tarefas e horários, o que evita sobrecarga no trabalho e ociosidade, possibilitando uma jornada de trabalho mais eficiente e produtiva. 

Além disso, há uma melhor cooperação e comunicação entre os funcionários, uma vez que a organização das escalas garante que todos os colaboradores estejam disponíveis em momentos cruciais. Por exemplo, se há uma reunião mensal de participação obrigatória, é preciso que o horário de todos esteja ajustado para que sua participação seja possível. 

Reduz taxas de absenteísmo

Não há dúvidas de que, ao estabelecer horários claros, flexíveis e ajustáveis, os funcionários conseguem ter um equilíbrio melhor entre vida pessoal e profissional e, assim, organizar-se para seus compromissos pessoais, diminuindo a necessidade de faltas. 

Além disso, um sistema de gestão de escalas transparente e equilibrado, aliado aos benefícios do trabalho remoto, também promove um ambiente de trabalho saudável, o que resulta em redução do estresse, maior satisfação no trabalho e, consequentemente, menos faltas injustificadas.

Como fazer uma gestão de escalas de trabalho online?

A gestão de escalas de trabalho online é feita de forma bem parecida com a gestão de escalas de trabalho presencial, a diferença é a adoção de ferramentas e softwares para simplificar o processo no ambiente virtual. Entenda a seguir como fazer.

Defina a escala da equipe

É preciso definir a escala da equipe considerando todas as questões que envolvem o trabalho remoto, além das necessidades da empresa, do corpo de funcionários disponíveis e dos possíveis prazos necessários. Logo, o primeiro passo é fazer o levantamento dessas informações para começar a criação da escala.

Deve-se, então, analisar a disponibilidade e as preferências dos funcionários, e levar em consideração diferentes fusos horários, necessidades pessoais e equilíbrio entre vida profissional e pessoal. A definição da escala também deve levar em conta a coordenação da equipe e a garantia de cobertura adequada para atender às demandas operacionais.

Seja transparente nas decisões

Outro ponto crucial ao realizar a gestão das escalas de trabalho é ter uma comunicação transparente, evitando a imparcialidade. É preciso explicar com clareza os motivos pelos quais as decisões referentes às jornadas de trabalho são tomadas.

Para exemplificar, os setores de atendimento e suporte técnico precisam estar disponíveis no mesmo horário para que um atendente possa coletar as informações e passar para alguém do suporte para tomar uma ação imediatamente. Tal exemplo pode ser dado para explicar por que é feita determinada distribuição de horários. 

Ao optar por uma abordagem transparente para desenvolver a gestão de trabalho online, promove-se a confiança, o engajamento e um senso de igualdade na equipe, o que diminui possíveis mal-entendidos relacionados às atribuições de trabalho.

Atente-se aos intervalos da escala

Especialmente no trabalho remoto, prestar atenção nos intervalos durante os horários de trabalho é fundamental para evitar o esgotamento dos funcionários e promover um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional.

Além de cumprir os intervalos obrigatórios por lei, garantir que o dia de trabalho inclua pausas adequadas pode ajudar a melhorar a produtividade, o bem-estar e a satisfação geral da equipe, que muitas vezes pode sentir-se exausta pelo excesso de horas em frente às telas.

Use ferramentas para gerenciar escalas de trabalho online

Existem ferramentas digitais que possibilitam o gerenciamento das escalas de trabalho online, como planilhas eletrônicas, aplicativos de comunicação entre times e outros aplicativos móveis, mas um dos formatos mais úteis é o controle de ponto online.

Esse sistema ajuda a empresa a fazer uma boa gestão de escalas, porém, a escolha dessa ferramenta depende das necessidades específicas da corporação, do tamanho do time e das funcionalidades desejadas. É interessante avaliar as opções disponíveis e escolher aquela que melhor se adequar às necessidades da organização.

Qual o melhor sistema para fazer a gestão de escalas de trabalho online?

Atualmente, a melhor forma de fazer a gestão de escalas é com um software especializado. Com o ponto digital da PontoTel, é possível inserir escalas e depois atrelá-las a um colaborador, fazendo automaticamente a integração da plataforma com a informação dos dias que devem ser trabalhados e das devidas folgas de cada funcionário. 

O sistema PontoTel é extremamente intuitivo e oferece uma interface amigável, permitindo a fácil visualização das escalas mensais dos funcionários e o registro e gerenciamento de ausências, além de fazer alterações e ajustes de forma simplificada.

Além disso, ele ainda conta com a vantagem adicional de gerar relatórios detalhados sobre as escalas de trabalho usadas na empresa, possibilitando uma visão geral das jornadas de trabalho.

Todas essas funcionalidades ficam disponíveis em um sistema de ponto em nuvem, seguro e de fácil acesso, que pode ser acessado pelo navegador ou por um aplicativo de smartphone.  

Conclusão

Assim, ficou claro como uma gestão de escalas de trabalho online desempenha um papel vital na otimização das operações e no bem-estar dos funcionários. Com as ferramentas certas, as empresas podem garantir uma distribuição equilibrada de tarefas e aumentar a transparência na tomada de decisões.

Além disso, com este artigo, foi possível perceber como uma boa gestão do quadro de horários ajuda a evitar processos trabalhistas, a reduzir o absenteísmo e a proporcionar uma melhor qualidade de vida aos funcionários, fazendo com que a empresa ainda aumente a confiança e a motivação dos seus colaboradores.

Seguindo as dicas apresentadas neste texto, certamente será possível fazer uma boa gestão de escalas no trabalho online.

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