Entenda como fazer uma alocação de tarefas eficiente, aumentar a produtividade do seu time e evitar falhas
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Time Pontotel 23 de janeiro de 2024 Departamento Pessoal
Entenda como fazer uma alocação de tarefas eficiente, aumentar a produtividade do seu time e evitar falhas
Essencial para a eficiência de uma empresa na execução de atividades, a alocação de tarefas deve ser criada estrategicamente. Confira!
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A performance que os departamentos de uma empresa conseguem alcançar no dia a dia depende de vários fatores, como: uso de tecnologias para automatizar processos e, assim, trazer agilidade organizacional; presença de uma liderança inclusiva, que aumentará o sentimento de pertencimento do quadro de pessoal; e a aplicação da alocação de tarefas.

De modo particular, a alocação de tarefas é um processo que deve ser feito estrategicamente, pois, entre as suas finalidades, deve atribuir funções aos integrantes do time sem que eles fiquem sobrecarregados. 

Ou seja, ela tem de delinear os deveres de cada um desses profissionais para evitar mal entendidos a respeito de suas respectivas responsabilidades.

Quando uma organização aloca as tarefas de um projeto entre os membros da equipe, há, sobretudo, o ganho de produtividade, assim, o projeto é entregue com qualidade e no prazo. Somado a isso, os colaboradores sentem-se satisfeitos no trabalho por realizarem atividades alinhadas às suas competências profissionais.

Para esclarecer melhor o assunto, este conteúdo discorrerá sobre os tópicos abaixo:

Acompanhe o conteúdo e tenha uma ótima leitura!

O que é a alocação de tarefas?

A alocação de tarefas diz respeito ao processo de delegar estrategicamente as responsabilidades de uma atividade empresarial entre membros de uma equipe. Tal processo é implementado em diversos âmbitos da sociedade, como em instituições acadêmicas, escolas, times esportivos e empresas.

Nas organizações, em particular, essa alocação de tarefas está diretamente ligada ao sucesso das atividades corporativas, como projetos, pois é uma ferramenta essencial para que o quadro de pessoal alcance um objetivo comum. Na prática, ao alocar as tarefas, todos os membros de um time ficam encarregados de cumprir determinadas funções.

Vale ressaltar que essa distribuição de responsabilidades preza pelo equilíbrio da carga de trabalho entre os colaboradores. Junto a isso, ela também visa dividir as tarefas entre os colaboradores com base em habilidades, experiências e conhecimentos que eles possuem. 

Como fazer uma alocação inteligente de tarefas?

Homem escrevendo em um post stick

Embora benéfica, a alocação de tarefas deve ser feita corretamente para gerar bons resultados. Caso contrário, acabará ocasionando problemas, como a má execução de funções devido à distribuição de responsabilidades entre colaboradores que não possuem as habilidades profissionais certas. Veja como fazer essa alocação de forma inteligente.

Identificação de tarefas críticas

Para a alocação de tarefas ser promissora, é vital identificar todas as tarefas críticas que uma atividade empresarial, como os projetos, possui. Em outras palavras, é fundamental saber quais são as tarefas prioritárias, já que elas auxiliarão a equipe responsável no correto direcionamento de esforços e atenção.

Tamanha importância se dá porque as tarefas mais críticas, além de terem maior impacto nos resultados de um projeto ou operação, exigem uma adequada alocação de recursos: maior investimento de tempo, alto orçamento e competências específicas dos colaboradores. Identificá-las, portanto, minimiza riscos e aumenta a eficiência do trabalho.

Criação de prioridade entre as tarefas

Ainda sobre as tarefas críticas, deve-se reconhecer quais são elas para definir uma sequência lógica do que deve ser feito primeiro e das tarefas seguintes. Isso evita atrasos por realizar tarefas com menor prioridade antes daquelas de maior importância. Também garante que os recursos, como o tempo, sejam estrategicamente alocados.

Criar a prioridade entre as tarefas requer algumas medidas, como: avaliar o impacto que uma tarefa tem no sucesso de um projeto; verificar o prazo da tarefa: quanto menor ele for, mais prioritária é a tarefa; conferir equipamentos, mão de obra e orçamento necessários para cumprir uma tarefa: se estes recursos forem escassos, a tarefa torna-se prioridade.

Conhecimento das habilidades dos membros da equipe

Outro ponto essencial no processo de alocação de tarefas está atrelado às habilidades profissionais de cada um dos integrantes de um time. É indispensável que a empresa as conheça para conseguir distribuir as tarefas entre os membros a partir delas. A familiaridade e a experiência que um funcionário tem com certa tarefa aumenta a sua produtividade.

Como exemplo, basta considerar uma empresa cujo projeto seja lançar um produto alimentício saudável. Para ter sucesso, cada tarefa deve ser feita por profissionais com as habilidades certas: designer criando uma embalagem atraente, analista financeiro gerindo os custos, especialista de marketing fazendo uma campanha publicitária estratégica, etc.

Equilíbrio de carga de trabalho

Por fim, uma alocação inteligente de tarefas fundamenta-se em distribuí-las de forma equilibrada entre o time, do contrário, haverá sobrecarga de trabalho, que causará perda de desempenho e atrasos. Tal equilíbrio evita, ainda, que funcionários sejam subutilizados.

Outros pontos que mostram a importância de equilibrar a carga de trabalho são a prevenção dos funcionários contra o esgotamento profissional, tanto físico quanto mental, o aumento do engajamento e a redução de conflitos, todos resultados diretos da justa distribuição de tarefas.

Quais os benefícios de uma boa alocação de tarefas?

Como já pontuado brevemente, a alocação de tarefas deve ser feita da forma certa para favorecer a empresa e os seus colaboradores. Entenda cada um desses pontos positivos a seguir.

Aumento da produtividade

O aumento da produtividade é um dos principais pontos altos de se fazer uma boa alocação de tarefas. Isso ocorre porque os funcionários conseguem priorizar as tarefas críticas e, assim, reduzir ou mesmo eliminar as chances de ficarem com tempo ocioso. Em outras palavras, eles se tornam produtivos, pois sabem exatamente o que fazer.

Redução de estresse e sobrecarga

O estresse e sobrecarga de trabalho são grandes problemas da produtividade abordada no tópico anterior. Por isso, alocar as tarefas de um projeto adequadamente entre os membros de um time significa que eles cumprirão uma quantidade justa de tarefas, sendo todas elas alinhadas às suas aptidões. Isso evita danos à saúde que o excesso de obrigações causa.

Menor chance de burnout

A síndrome de burnout é um distúrbio que leva profissionais a um estado de exaustão física, mental e emocional, e uma de suas causas é o excesso de trabalho. Porém, com a alocação de tarefas, que torna a carga de trabalho gerenciável e define tempo para descansos, a empresa preserva a saúde dos funcionários, livrando-os desse problema. 

Evita erros e retrabalhos

Por fim, outras duas vantagens que uma organização ganha ao fazer uma eficiente alocação de tarefas envolve a diminuição de erros e retrabalho. Isso é possível em virtude da distribuição de tarefas entre os colaboradores com as habilidades certas, a comunicação assertiva, que evita falhas no compartilhamento de informações, e a priorização de tarefas. 

Qual a importância de uma alocação de tarefas eficaz?

Em termos gerais, distribuir entre uma equipe responsabilidades para realizar tarefas é uma medida estratégica em diversos cenários, sobretudo no âmbito corporativo, que lida constantemente com inúmeros projetos, operações e outras atividades empresariais.

Como abordado anteriormente, tal processo de alocação eleva a performance do quadro de funcionários: eles conseguem ter um equilíbrio profissional que os mantêm longe do estresse e satisfeitos profissionalmente, pois estão cumprindo tarefas alinhadas às suas aptidões e expertise. Tudo isso favorece o desenvolvimento ágil de projetos de qualidade.

Quais os desafios mais comuns para a criação de uma boa alocação de tarefas?

Mulher segurando um tablet e observando uma lousa transparente com anotações

São inúmeros os desafios que uma empresa pode enfrentar durante a criação de uma promissora alocação de tarefas. Entre eles, estão a falta de comunicação, que causa mal entendidos acerca das tarefas que cada colaborador tem que realizar e, consequentemente, descumprimento de prazos, conflitos, estresse e retrabalhos. 

Junto a isso, outros desafios comuns são a escassez de métricas para medir a eficiência dos colaboradores, impedindo a organização de saber se a alocação de tarefas está ou não sendo eficiente, e a ausência do uso de softwares e aplicativos com foco na organização, dificultando o acompanhamento e a atribuição de tarefas.

Qual o papel do RH na alocação de tarefas?

Embora gestor de equipe e líder de projeto tenham grande importância na alocação de tarefas, o setor de RH também desempenha um papel crucial, visto que é responsável por identificar quais treinamentos corporativos devem ser implementados para desenvolver as habilidades profissionais imprescindíveis na realização de tarefas específicas.

O time de RH também está envolvido em outras atividades relacionadas à boa alocação de tarefas, como o apoio ao bem-estar dos funcionários, tornando-os mais produtivos nas tarefas, a recomendação de sistemas de gestão para melhorar a comunicação do time e o desenvolvimento de políticas internas atreladas à distribuição justa de responsabilidades.

Conclusão

Como visto ao longo do conteúdo, a alocação de tarefas é indispensável para o sucesso de todas as atividades empresariais de um negócio, como os projetos, que exigem o cumprimento de prazos e uma inteligente delegação de responsabilidades entre a equipe.

No entanto, criar uma boa alocação de tarefas requer um conjunto de medidas por parte da organização, especialmente por conta dos desafios que esse processo precisa superar. Nesse sentido, além da relevância dos gestores e líderes, o departamento de recursos humanos têm igual importância para o sucesso do processo de alocar tarefas.

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