O sucesso de uma empresa é resultado de muitos fatores, como a qualidade de seus produtos ou serviços, a eficiência de seus processos e, sobretudo, a capacidade de gerenciar sua equipe de forma estratégica. É aí que entra o quadro de pessoal, uma metodologia que ajuda a organizar a equipe de funcionários.

Com a ferramenta, é possível manter o controle sobre o número de funcionários, suas funções e competências. O quadro de pessoal também pode ser um aliado para a gestão estratégica de uma empresa, ajudando a identificar lacunas e oportunidades de melhorias.

Neste artigo, encontram-se mais informações sobre o que é o quadro de pessoal e como uma empresa pode investir nessa ferramenta para maximizar o controle da equipe de colaboradores. Antes de continuar a leitura, confira um breve resumo do artigo:

• O que é um quadro de pessoal?
• Por que é importante ter um quadro de pessoal?
• Quais são as vantagens do quadro de pessoal?
• Como criar um quadro de pessoal?
• Como fazer o controle do quadro de pessoal?

Boa leitura!

O que é um quadro de pessoal?

O quadro de pessoal é uma ferramenta de comunicação interna para auxiliar na gestão de pessoas de uma organização. É uma representação visual dos colaboradores de uma empresa, suas funções, responsabilidades e posições em uma hierarquia. É uma forma de manter um registro atualizado de todos os colaboradores.

Com o auxílio da tecnologia, o quadro de pessoal se tornou ainda mais eficiente e preciso, oferecendo funcionalidades que vão além de um simples registro burocrático. Atualmente, gestores e profissionais de Recursos Humanos (RH) podem mapear, usando dados do quadro, possíveis oportunidades de crescimento ou lacunas de habilidades em sua equipe.

Portanto, manter um quadro de pessoal atualizado e bem estruturado é essencial para uma gestão eficiente de pessoas e para o sucesso de qualquer empresa.

Por que é importante ter um quadro de pessoal?

Ter um quadro de pessoal é fundamental para o sucesso de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou área de atuação. É por meio dessa ferramenta que se define o número de colaboradores, suas funções, responsabilidades e habilidades necessárias para realizar as atividades e atingir os objetivos da empresa.

Além disso, um quadro de pessoal bem estruturado contribui para uma gestão de recursos humanos mais eficiente. O quadro facilita a análise de dados relevantes para tomar decisões estratégicas, como a identificação de pontos fortes e fracos dos colaboradores, bem como a necessidade de treinamentos e capacitações.

Suponha que uma empresa está tendo dificuldades em cumprir prazos de entrega de projetos, e que isso tem gerado insatisfação por parte dos clientes. Ao analisar o quadro de pessoal, o gerente de RH pode perceber que um determinado colaborador está sobrecarregado com muitas tarefas e responsabilidades. 

Isso pode estar afetando a qualidade do trabalho do colaborador, e consequentemente, o desempenho da equipe inteira. A partir dessa identificação, o gerente de RH pode tomar medidas para corrigir o problema, como redistribuir algumas tarefas, contratar mais colaboradores ou investir em treinamentos específicos para a equipe.

Por fim, vale ressaltar que ter um quadro de pessoal também é importante para garantir a segurança jurídica da empresa. A ferramenta pode ser utilizada como base para cumprir as obrigações trabalhistas e previdenciárias, evitando processos e autuações.

Quais são as vantagens do quadro de pessoal?

Além de organizar as informações dos colaboradores, o quadro de pessoal permite uma visão geral das funções e dos cargos da empresa, além de ser uma ferramenta importante para a tomada de decisões estratégicas. Continue a leitura para entender mais sobre essas e outras vantagens do quadro de pessoal para as empresas.

Melhor gerenciamento dos funcionários

Com o quadro de pessoal, é possível identificar as funções e as responsabilidades de cada colaborador, bem como a sua posição na hierarquia da empresa. Dessa forma, torna-se mais fácil distribuir tarefas, delegar responsabilidades e tomar decisões embasadas em relação ao desenvolvimento dos colaboradores.

Redução de custos

A redução de custos é uma das principais preocupações de qualquer empresa, independentemente de seu tamanho ou ramo de atuação. E o quadro de pessoal pode ser uma ferramenta valiosa para alcançar esse objetivo.

Com a gestão eficiente do quadro de pessoal, é possível otimizar os Recursos Humanos, reduzindo custos com horas extras, contratações desnecessárias e problemas de produtividade. Além disso, ao manter uma equipe enxuta e eficiente, é possível evitar desperdícios e garantir uma gestão financeira mais sustentável.

Aumento da produtividade

Uma equipe mais produtiva e engajada aumenta as chances de uma empresa conquistar melhores resultados e aumentar a sua competitividade no mercado. E tudo isso começa com uma gestão inteligente dos Recursos Humanos e do Departamento Pessoal, que passa pelo conhecimento profundo do quadro de funcionários da empresa.

Em resumo, investir em um quadro de pessoal eficiente é investir na gestão financeira e no sucesso da empresa toda.

Melhoria na retenção de talentos

Ao ter uma visão completa de sua equipe, uma empresa pode identificar os talentos em potencial e oferecer oportunidades de desenvolvimento e crescimento profissional. Isso pode ajudar a motivar os colaboradores e aumentar a satisfação no trabalho, o que pode levar à retenção de talentos.

Além disso, o quadro de pessoal permite que os profissionais de RH identifiquem rapidamente as lacunas na equipe e tomem medidas para preenchê-las. Isso significa que os colaboradores não precisam se preocupar em assumir tarefas para as quais não estão preparados, o que poderia levar à frustração e desmotivação.

Mais facilidade para fechar a folha de pagamento

Com informações organizadas e atualizadas sobre os funcionários, como cargos, salários, benefícios e contas bancárias, o quadro de pessoal ajuda a garantir que as informações necessárias para fechar a folha de pagamento estejam disponíveis em um só lugar.

O quadro também pode ajudar a identificar possíveis erros ou discrepâncias nas informações dos funcionários antes do processamento da folha de pagamento, economizando tempo e evita retrabalho.

Com menos tempo gasto em retrabalho e correções de erros, a equipe responsável pelo fechamento da folha de pagamento pode se concentrar em outras tarefas importantes e estratégicas, contribuindo para a eficiência geral da empresa.

Como criar um quadro de pessoal?

O processo de criação do quadro de pessoal consiste em três etapas fundamentais: a identificação dos cargos necessários para o negócio, a definição dos requisitos para ocupar cada cargo e a alocação dos funcionários nas funções adequadas. A seguir, confira em detalhes como funciona cada uma dessas etapas.

Identificar as funções necessárias para a empresa

Uma empresa é como um organismo vivo, com muitas partes diferentes trabalhando juntas para atingir seus objetivos. Mas, para que esse organismo funcione de forma eficiente, é preciso identificar as funções necessárias para cada uma das partes.

Por exemplo, se o RH está criando um quadro de pessoal para uma empresa de marketing digital, a etapa de identificar as funções necessárias pode ajudar a criar uma lista de cargos como copywriter, analista de redes sociais, designer gráfico, entre outros.

Vale ressaltar que é importante considerar as demandas do mercado para entender as funções que precisam ser preenchidas. Se a empresa de marketing perceber que precisa de um profissional para melhorar o ranqueamento dos sites dos clientes, ela pode buscar contratar um especialista em SEO para preencher essa lacuna.

Somente após identificar as funções necessárias para a empresa, será possível definir os perfis profissionais ideais para cada uma delas.

Definir os requisitos de qualificação para cada função

O próximo passo é definir os requisitos de qualificação para cada uma das funções identificadas. Em outras palavras, cada cargo desempenhado na empresa demanda um conjunto específico de requisitos de qualificação. Isso inclui habilidades técnicas, formação acadêmica, experiência prévia e conhecimentos específicos.

Por exemplo, uma empresa de tecnologia que precisa contratar um desenvolvedor de software para sua equipe pode começar listando as habilidades técnicas e conhecimentos necessários para desempenhar as tarefas da função, como conhecimento de linguagens de programação específicas e experiência em desenvolvimento de software em equipe.

A empresa também pode identificar soft skills desejáveis, como boa comunicação, trabalho em equipe e capacidade de aprender rapidamente novas tecnologias.

Em todos os casos, é importante que os requisitos sejam realistas e condizentes com a função que será desempenhada. A coerência ajudará a garantir que cada profissional tenha as habilidades necessárias para desempenhar suas responsabilidades. 

Alocar os funcionários nas funções adequadas

Após identificar as funções necessárias e definir os requisitos de qualificação, é hora de alocar os funcionários nas funções adequadas aos seus perfis. Nesta etapa, é importante considerar as habilidades, a experiência e a formação de cada um dos colaboradores.

Para realizar essa alocação, a empresa pode utilizar ferramentas de avaliação de desempenho e de perfil comportamental. Essas ferramentas permitem identificar as habilidades de cada colaborador e compará-las com as exigências de cada função. Dessa forma, é possível encontrar o funcionário mais adequado para cada posição.

Além disso, a empresa pode investir em programas de treinamento para aprimorar as habilidades de seus colaboradores e prepará-los para novos desafios. Assim, é possível garantir que a equipe esteja atualizada e preparada para enfrentar os desafios do mercado.

Em geral, alocar os funcionários nas funções adequadas ajuda a garantir que eles estarão trabalhando em áreas em que podem contribuir melhor com a empresa e que suas habilidades e experiências sejam utilizadas da melhor forma possível.

Como fazer o controle do quadro de pessoal?

O controle do quadro de pessoal permite à empresa manter um registro atualizado dos funcionários, incluindo informações como qualificações, habilidades, desempenho e histórico de emprego. Em geral, os responsáveis pelo controle do quadro de pessoal são os setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal e os gestores da empresa.

Esse processo deve ser feito de forma sistemática, e é aí que a tecnologia no RH entra em cena. Com a ajuda de softwares de gestão de recursos humanos, a empresa pode facilmente gerenciar o quadro de pessoal, permitindo o acesso rápido e fácil às informações dos funcionários e garantindo que a alocação dos funcionários esteja sempre atualizada. 

Apesar dos benefícios, a tecnologia no geral ainda enfrenta uma barreira nas atividades de RH, e isso inclui as atividades de gestão dos colaboradores. Apenas 19% dos profissionais de RH acreditam que a área é tecnológica, segundo pesquisa recente da Kenoby.

Com uma tecnologia para o controle de pessoal, o cenário pode começar a mudar, e as empresas podem desenvolver estratégias mais precisas para o RH, como planejamento de cargos, plano de carreira e treinamentos.

Conheça a Pontotel: potencialize seu controle de pessoal!

A Pontotel pode ser a solução que sua empresa precisa para potencializar o controle do quadro de pessoal. Com a plataforma de gestão de ponto Pontotel, é possível gerenciar os horários de entrada e saída dos funcionários de forma prática e eficiente, eliminando a necessidade de planilhas manuais e reduzindo os erros no registro de ponto.

Além disso, a Pontotel oferece recursos avançados de gestão de escalas de trabalho, controle de horas extras e banco de horas, permitindo que a empresa esteja sempre em dia com as obrigações trabalhistas. E tudo isso pode ser feito de forma remota, por meio de um aplicativo, acessível de qualquer lugar com conexão à internet e com funcionalidade offline.

Com o uso de tecnologias avançadas, a Pontotel também consegue disponibilizar relatórios e gráficos precisos sobre o desempenho dos colaboradores, bem como informações atualizadas sobre folgas, faltas, horas extras e outras questões importantes. Tudo isso com a máxima segurança e confidencialidade.

Portanto, para empresas que precisam potencializar o controle do quadro de pessoal, com a melhor tecnologia em controle de ponto, a Pontotel oferece uma solução inteligente, rápida e descomplicada para o RH.

Conclusão

Em resumo, o quadro de pessoal se mostra fundamental para o sucesso de qualquer empresa, e a tecnologia tem sido uma grande aliada nesse processo. Com o uso das ferramentas corretas, o gerenciamento dos colaboradores pode ser feito de forma ainda mais eficiente e assertiva, resultando em maior produtividade e redução de custos.

Ao escolher a Pontotel para potencializar o controle do quadro de pessoal da sua empresa, é possível contar com um sistema integrado, que permite gerenciar toda a jornada dos colaboradores em uma única plataforma. 

Investir no controle do quadro de pessoal é investir no sucesso da empresa, e com a Pontotel, essa tarefa se torna ainda mais fácil e eficiente.

Para continuar aprendendo sobre Recursos Humanos e tecnologias aplicadas à gestão de pessoas, aproveite para visitar o blog Pontotel.