O registro de funcionários é um passo essencial para a formalização da relação de trabalho entre as empresas e os profissionais. Essa tarefa é uma das mais importantes no momento da contratação de um novo colaborador.
Apesar de parecer simples, esse processo vai além da coleta de dados, por ter um papel crucial na relação inicial do empregado com a empresa e no estabelecimento de bases sólidas para uma relação laboral produtiva e satisfatória.
Para não haver erros, uma série de práticas podem aumentar a eficiência no registro de colaboradores e otimizar cada etapa do procedimento, tornando a experiência de transição para um novo trabalho mais tranquila para os profissionais.
Este artigo irá abordar como funciona o processo de registro de funcionários, qual a importância estratégica desse procedimento para a empresa e como a tecnologia pode auxiliar a equipe de recursos humanos nesse sentido. Os tópicos discutidos serão:
- O que é o registro de funcionários?
- Por que as empresas devem fazer o registro de funcionários?
- Quais são os documentos necessários para o registro de funcionários?
- Registro de funcionários: como fazer de forma eficiente?
- Como a tecnologia simplifica o registro de funcionários?
Quer saber mais? Então, continue a leitura!
O que é o registro de funcionários?
O registro de funcionários é um processo que ocorre no momento da contratação de novos profissionais para uma empresa que está em crescimento e precisa de mais pessoas para atuar nas demandas que ela possui.
Realizado pela equipe de Recursos Humanos (RH), esse momento do processo de admissão tem foco no preenchimento da ficha dos colaboradores, após a finalização da entrevista de emprego, a aprovação do candidato no processo seletivo e o encerramento das demais fases anteriores.
Para isso, são coletadas diversas informações da pessoa física, além dos documentos necessários para a finalização da contratação do profissional. Vale destacar que o registro de funcionários é um processo interno, que precisa ser realizado sempre que um novo talento for iniciar a trajetória na empresa.
A responsabilidade da conclusão do registro é compartilhada pelo empregador e pelo empregado, já que o novo colaborador tem o dever de enviar todas as informações solicitadas pelo RH para ser possível seguir com os próximos passos.
Para que serve o registro de funcionários?
O registro de funcionários é a formalização da relação de trabalho e visa garantir as obrigações legais previstas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
Com os dados coletados, é possível produzir o contrato de trabalho, além de fazer o registro dos funcionários no regime CLT, ou seja, realizar a assinatura da carteira de trabalho. Assim, o Departamento Pessoal consegue registrar o colaborador em órgãos como o Instituto Nacional de Seguro Social (INSS) e na plataforma eSocial.
Também é por meio do registro de funcionários que as empresas conseguem organizar todos os benefícios aos quais o colaborador tem direito, como vale-refeição, seguro de vida, vale-transporte e plano de saúde.
Essas informações ainda são importantes para configurar os processos relacionados ao pagamento do salário do colaborador, com a coleta dos dados bancários.
Por que as empresas devem fazer o registro de funcionários?
Fazer uma ficha de registro de funcionários é uma prática indispensável para as empresas, por possuir um papel fundamental na relação entre a organização e os profissionais. O procedimento assegura que tanto os colaboradores quanto a companhia saibam suas obrigações, responsabilidades e direitos desde o início do vínculo.
Ademais, o registro de funcionários é a primeira etapa para seguir com o cumprimento das regras previstas na legislação trabalhista brasileira, protegendo a empresa de potenciais penalidades e litígios trabalhistas.
Entre essas obrigações, está o cadastro do colaborador na plataforma eSocial, sistema que reúne a prestação de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relacionadas aos empregados.
Antes de um novo profissional iniciar o trabalho na empresa, o empregador tem a obrigação de cadastrar as informações pessoais e profissionais desse trabalhador, além de incluir a data de admissão, bem como outros detalhes da contratação, como tipo de jornada de trabalho, modelo do contrato, local, cargo, salário, entre outros.
A partir desse registro, o colaborador passa a ter direito aos benefícios trabalhistas, como férias, décimo terceiro salário, depósito do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), entre outros direitos, como auxílio-doença, licença-maternidade, etc.
O processo de registro de funcionários é um alicerce para uma gestão eficaz de recursos humanos, assegurando a conformidade legal e promovendo a eficiência e a produtividade, além de cultivar um ambiente de trabalho saudável.
Quais são os documentos necessários para o registro de funcionários?
Para fazer a ficha de registro dos funcionários, o RH precisa solicitar uma série de documentações para o novo colaborador assim que ocorre o aceite da proposta de trabalho.
Normalmente, os responsáveis já possuem uma lista padronizada para oferecer aos profissionais e solicitar a entrega das informações no prazo necessário para a realização do registro em carteira antes do primeiro dia de trabalho.
Entre os documentos comumente solicitados pelas empresas para o preenchimento do registro de funcionários, estão:
Documentos de pessoa física
A ficha de registro do colaborador precisa de várias informações do profissional. Então, uma cópia dos documentos abaixo costuma fazer parte da lista solicitada pelas empresas:
- Documento de identificação com foto: Carteira de Identidade Nacional (CIN), Registro Geral (RG) ou Carteira Nacional de Habilitação (CNH);
- Cadastro de Pessoa Física (CPF);
- Título de eleitor;
- Foto 3×4.
Em alguns casos, é possível que a empresa solicite apenas a versão digitalizada ou a entrega das cópias na sua sede.
Carteira de trabalho (CTPS)
As empresas precisam solicitar também a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), pois nela serão registradas as informações referentes ao novo vínculo empregatício entre o empregado e o empregador.
Os dados cadastrados na carteira de trabalho dizem respeito à função que será exercida pelo novo funcionário, assim como a remuneração devida pela empresa.
Atualmente, existe a versão digital do documento, e os empregadores podem utilizá-la. Para isso, basta o novo funcionário informar o número do CPF.
Certificado de Reservista (para homens)
Se o novo funcionário for do sexo masculino e tiver entre 18 e 45 anos, é necessário apresentar o certificado que comprova o registro no serviço militar na reserva do Exército, da Marinha ou da Aeronáutica.
Comprovante de residência
As empresas também podem solicitar uma cópia de um comprovante de residência. Essa documentação é útil não apenas para fins de cadastro, mas também para auxiliar a empresa na solicitação de direitos trabalhistas, como o vale-transporte, e no cadastro em outros benefícios, por exemplo, plano de saúde.
PIS/PASEP
No momento da contratação, o colaborador também precisa enviar o número do Programa de Integração Social e do Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PIS/PASEP). Esses programas são direitos do trabalhador e visam gerar uma reserva financeira para esse profissional.
Certidão de nascimento ou casamento
Todos os funcionários devem entregar uma cópia da certidão de nascimento ou da certidão de casamento, para os profissionais casados. Essas informações são úteis para o cadastro dos eventuais dependentes em benefícios estendidos para a família.
Certidão de nascimento dos dependentes
Caso o colaborador tenha filhos, é necessário solicitar a certidão de nascimento dos dependentes menores de 14 anos ou com invalidez. Assim como a comprovação do casamento, essa documentação auxiliará o Departamento Pessoal a validar a concessão de direitos do colaborador, assim como o abatimento dos dependentes no Imposto de Renda (IR).
Cartão de vacinação dos filhos menores
Para receber o salário-família, o profissional precisa comprovar que está em dia com o calendário nacional de vacinação. Por isso, anualmente, ele deve apresentar à empresa o cartão de vacinação dos filhos com até 14 anos. Em alguns casos, pode ser exigida a apresentação do documento apenas para crianças entre 0 e 6 anos.
Carteira de Identidade Profissional
Dependendo do cargo que será exercido pelo novo colaborador, é possível que a empresa exija a apresentação da Carteira de Identidade Profissional, que serve para comprovar que o funcionário tem o registro no órgão responsável por regulamentar determinadas profissões.
Registro de funcionários: como fazer de forma eficiente?
O registro de funcionários é um processo que deve ser executado de forma eficiente pelas empresas para garantir que elas cumpram com as conformidades legais e evitar eventuais problemas com a Justiça Trabalhista. Adicionalmente, ainda inicia uma nova relação de trabalho, assegurando uma relação de transparência e confiança com o colaborador.
Para isso, é indispensável ter uma rotina organizada no processo de contratação de novos colaboradores. Algumas dicas são:
Coletar toda a documentação necessária
Certifique-se de coletar todas as informações necessárias e solicitar toda a documentação exigida pela legislação para concluir o registro de funcionário. Como já citado, isso inclui documentos de identificação pessoal, comprovantes de residência, número de CPF, PIS/PASEP, carteira de trabalho e outros documentos pertinentes.
É importante informar os profissionais sobre a importância de receber as informações no prazo solicitado e solucionar eventuais dúvidas sobre como preencher a ficha de cadastro.
Realizar o cadastro correto das informações no sistema
O cadastro preciso das informações dos colaboradores no sistema é crucial para garantir a exatidão dos registros. Erros ou informações incompletas podem levar a problemas futuros, incluindo questões legais e administrativas.
É fundamental inserir dados como nome completo, data de nascimento, endereço, cargo, salário e carga horária de forma precisa. Isso facilita a gestão de informações ao longo do tempo e evita retrabalho.
Cumprir os prazos legais estabelecidos para o registro
Cumprir os prazos legais é uma parte vital do processo de registro de funcionários.
Segundo a legislação brasileira, existe uma série de prazos para serem seguidos, entre eles a anotação na carteira de trabalho digital e no banco de dados da plataforma eSocial.
Um dia antes do novo colaborador iniciar a trabalhar, é obrigatório registrar dados como categoria do trabalhador, código da Classificação Brasileira de Ocupações, data de admissão, natureza da atividade, tipo de contrato e valor do salário contratual.
Em até 15 dias, o empregador pode incluir a descrição do cargo ou função, descrição do salário variável e do horário de trabalho, informações relacionadas à contração de menores de idade, local de trabalho e dados cadastrais dos dependentes.
O atraso ou não cumprimento dos prazos pode resultar em multas e penalidades, além de criar uma imagem negativa perante os colaboradores.
Automatizar o processo de registro
A automação do processo de registro de funcionários é uma estratégia que pode trazer inúmeros benefícios. Softwares de RH e sistemas integrados podem agilizar o fluxo de trabalho, reduzindo a necessidade de inserções manuais repetitivas e minimizando erros.
Isso não apenas aumenta a eficiência, mas também libera a equipe de RH para se concentrar em tarefas mais estratégicas.
Como a tecnologia simplifica o registro de funcionários?
A tecnologia simplifica o registro de funcionários ao automatizar tarefas manuais e processos repetitivos. Os sistemas especializados em Recursos Humanos permitem o armazenamento digital de documentos, agilizam a coleta de informações e garantem a conformidade legal por meio de atualizações automáticas.
Além disso, a integração com sistemas de folha de pagamento e a geração automática de relatórios reduzem erros e poupam tempo dos profissionais de Departamento Pessoal. Outra vantagem da tecnologia é a possibilidade de acesso remoto, que auxilia a equipe de RH a gerenciar dados de qualquer lugar.
Por fim, outra ferramenta importante são os alertas automáticos, que auxiliam no cumprimento de prazos e nas atualizações necessárias. Com essa abordagem tecnológica, as empresas podem aprimorar a eficiência e a precisão do registro de funcionários.
Conclusão
O registro de funcionários não é apenas uma formalidade, mas também um elemento fundamental na construção de uma relação sólida entre os colaboradores e a empresa, além de assegurar a legalidade do negócio em relação às leis trabalhistas brasileiras.
Coletar a documentação necessária, cadastrar corretamente as informações, cumprir prazos legais e automatizar o processo são passos que contribuem para a eficiência dessa tarefa.
O cuidado no registro de funcionários reduz riscos legais e administrativos e garante uma relação de confiança e transparência entre empresa e empregador.
Portanto, investir tempo e recursos para aprimorar esse processo é um passo estratégico para o sucesso da gestão de Recursos Humanos e para o progresso da organização toda.
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