O eSocial é um sistema digital criado pelo governo para facilitar a prestação de contas sobre as obrigações trabalhistas das empresas e até de pessoas físicas que contratam funcionários.
Ao todo, são 15 informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias que a organização precisa informar neste sistema.
Caso a empresa não forneça esses dados, ela pode ser penalizada e até receber multas do eSocial em função disso.
Por esse motivo, é melhor preparar os gestores, administradores e setor de Recursos Humanos (RH) para utilizar o sistema do eSocial e evitar problemas.
Para que você entenda como funciona todo esse processo, veja os pontos abaixo que serão tratados neste artigo.
- O que é o eSocial?
- Como se adequar ao eSocial?
- E se eu perder o prazo do eSocial?
- Multas do eSocial: fique atento às penalidades que as empresas estão sujeitas
- Como evitar todas essas multas do e-Social?
- Qual o valor da multa do eSocial?
- Como funciona o pagamento do eSocial?
Boa leitura!
O que é o eSocial?
O eSocial é o termo utilizado para se referir ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.
Esse sistema ou programa deve ser utilizado pelo empresário para enviar 15 informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas de seus colaboradores.
O grande diferencial desse programa é que ele permite que o empresário envie todos esses dados utilizando o mesmo sistema.
Assim, o envio de informações é unificado e a burocracia é reduzida, facilitando a vida dos gestores e administradores das empresas.
Ao mesmo tempo, o governo consegue fiscalizar os dados declarados pelas organizações de forma mais fácil, rápida e eficiente.
Por isso, o eSocial é considerado uma ferramenta que beneficia os dois lados, isto é, o empresário e os órgãos fiscalizadores.
Como se adequar ao eSocial?
Apesar de ser um sistema que simplifica a prestação de contas ao governo, muitas empresas podem ter dúvidas sobre como se adequar ao eSocial.
Por isso, veja abaixo 6 dicas que podem ajudar nesse processo.
1- Oriente o RH e a contabilidade
O primeiro passo para se adequar ao eSocial é orientar os profissionais do RH e da contabilidade que ficarão responsáveis por alimentar o sistema.
Se necessário, faça treinamentos e palestras para manter todos os envolvidos bem informados sobre os procedimentos que devem ser realizados.
Assim, a empresa mantém todos os dados fiscais, trabalhistas e previdenciários atualizados no sistema.
2- Atualize os dados de todos os colaboradores
Uma das etapas mais importantes para se adequar ao eSocial é atualizar os dados dos colaboradores na plataforma.
Para isso, o ideal é conferir as informações que constam no banco de dados da empresa e verificar se eles estão completos.
Caso seja necessário, atualize as informações. Depois disso, utilize esses dados para alimentar a plataforma do eSocial.
3- Reformule os processos
Para que o sistema do eSocial seja constantemente atualizado, é fundamental que o RH adapte seus protocolos de acordo com as ações solicitadas pelo sistema.
Por exemplo, sempre que um funcionário for contratado, um profissional do RH pode ficar responsável por cadastrar os dados do novo colaborador na plataforma do Social.
Além disso, ele pode solicitar e enviar os dados do seu exame admissional, entre outros procedimentos.
Lembrando que outros setores da empresa também podem ser impactados pela adequação da organização ao eSocial, como o setor administrativo e a contabilidade.
4- Obtenha um Certificado Digital
Para realizar procedimentos de forma digital, a empresa também precisa emitir seu próprio Certificado Digital.
Esse documento é um tipo de assinatura eletrônica que garante a legalidade das operações realizadas virtualmente.
Além disso, ela também pode ser utilizada no cumprimento de outras obrigações legais, não relacionadas somente com o eSocial.
5- Integre sistemas de gestão
Para adequar a empresa às exigências do eSocial, é necessário administrar muitos documentos e informações ao mesmo tempo.
Se esse processo não for organizado, a empresa pode cometer erros ou não entregar os documentos nos prazos solicitados.
Por isso, é importante utilizar um software de gestão de RH para centralizar as operações digitais.
Assim, fica mais fácil gerar arquivos aceitos pelo eSocial no mesmo lugar, o que agiliza esse processo.
6- Estude o eSocial
Informação nunca é demais. Por isso, é importante que os profissionais do RH acompanhem o site do eSocial para conferir mais informações sobre o sistema e tirar dúvidas.
Além disso, caso a organização enfrente alguma dificuldade para se cadastrar e atualizar o sistema, é possível procurar a ajuda do departamento jurídico da empresa ou um especialista sobre o tema.
E se a empresa perder o prazo do eSocial?
Caso a empresa não compartilhe as informações dentro do prazo do sistema, elas podem receber multas do eSocial e receber observações na Receita Federal.
Porém, a empresa também pode prestar esclarecimentos sobre o atraso do fornecimento de dados ou correção de informações depois que o prazo estabelecido se esgotar.
Se a organização prestar esses esclarecimentos de forma voluntária antes da instauração de um processo fiscal em função da inadimplência, ela recebe o desconto de até 40% no valor da multa eSocial.
Por outro lado, se o procedimento fiscal já tiver sido instaurado e a empresa prestar esclarecimentos de forma voluntária, então ela terá um desconto de 20% no valor da multa.
O valor da multa eSocial e o tipo de observação varia de acordo com as regras infringidas.
Por isso, é importante ficar atento aos prazos e fazer as alterações necessárias para adaptar os processos e a cultura da empresa à legislação.
Multas eSocial: fique atento às penalidades que as empresas estão sujeitas
As empresas que não fornecem informações sobre suas obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas na plataforma do eSocial está sujeita a várias penalidades.
Confira abaixo quais multas do eSocial a empresa pode receber.
Não informar a admissão de funcionários no prazo certo
Antes do eSocial entrar em vigor, a empresa tinha até sete dias, contados a partir do início das atividades do colaborador, para informar seus dados no Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).
Porém, o eSocial mudou tudo isso. Agora, a empresa deve comunicar a admissão do funcionário diretamente do sistema do eSocial. Isso deve ser feito, no máximo, um dia antes do colaborador iniciar suas atividades laborais.
Caso o setor de RH não informe a admissão nesse prazo, a empresa pode ser multada num valor que varia de R$ 3.000 a R$ 6.000. Além disso, ela pode receber uma multa no valor de R$ 800 por colaborador não registrado.
Folha de pagamento
As empresas também são obrigadas a fornecer informações detalhadas sobre a folha de pagamento de seus colaboradores.
Para isso, elas devem enviar documentos padronizados, nos quais informam vários dados, tais como:
- Salário mensal;
- Valor de vale-transporte;
- Valor do vale-alimentação;
- Contribuição ao INSS;
- Quaisquer bônus que o colaborador receba;
- Outras informações importantes.
O envio dessas informações no programa do eSocial deve ser feito mensalmente, sendo que é necessário informar os dados da folha de pagamento de cada colaborador da empresa.
Caso a organização não cumpra essas regras, poderá receber uma multa eSocial com valor mínimo de R$1.812,87.
Cadastros desatualizados
O sistema do eSocial também exige que a empresa mantenha os dados cadastrais de seus funcionários sempre atualizados.
Para isso, ela precisa informar desde o número do CPF do colaborador até seu endereço.
Portanto, se o funcionário mudar de endereço ou alterar seu sobrenome após o casamento, por exemplo, o RH precisa atualizar o eSocial.
Caso contrário, a empresa pode receber uma multa de até R$ 600,00 por cadastro desatualizado.
Falta de exames médicos ou Atestado de Saúde Ocupacional (ASO)
De acordo com o Artigo 168 da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) e com algumas normas regulamentadoras do Ministério do Trabalho, as empresas devem custear alguns exames médicos para seus colaboradores.
Esses exames devem ser feitos durante a admissão, demissão, mudança de função e, em alguns casos, de forma periódica (apenas para funções que envolvam insalubridade).
Quando o funcionário é submetido a algum desses exames, recebe o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO).
Por isso, sempre que algum desses exames for feito, a empresa deve enviar esse atestado do eSocial.
Segundo o Artigo 201 da CLT, caso esses exames não sejam feitos e o ASO não for enviado ao sistema do eSocial, a empresa poderá ser multada. O valor da multa eSocial varia entre R$ 402,53 a R$ 4.025,33.
Não comunicar acidentes de trabalho
A empresa também é obrigada a prestar informações sobre acidentes de trabalho que ocorrerem com seus colaboradores.
Para isso, ela precisa emitir uma Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), que deve ser enviada ao sistema do eSocial até um dia útil após o acidente.
Porém, se for constatada a morte do funcionário em função desse acidente, o envio da CAT deve ser feito de forma imediata.
Caso a empresa não forneça essas informações dentro dos prazos estabelecidos, poderá receber uma multa que varia entre o limite mínimo e máximo do salário de contribuição.
Em caso de reincidência, esse valor ainda pode ser dobrado.
Deixar de informar o colaborador dos riscos de seu trabalho
De acordo com o Artigo 58 da Lei 8.213/91, todos os trabalhadores têm o direito de serem informados sobre os riscos que seu cargo oferece no início do seu trabalho.
Portanto, a empresa precisa informar todos os seus funcionários, independente da função, sobre os riscos inerentes ao seu trabalho.
Para comprovar que essas informações foram fornecidas, as empresas são obrigadas a criar um Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP).
Esse documento deve ficar disponível para que os colaboradores sempre possam consultar quais são os riscos da sua função.
Caso os colaboradores não recebam essas informações, eles podem receber multas muito elevadas, que variam entre R$ 1.812,17 e R$ 181.284,63.
Não informação dos afastamentos temporários dos colaboradores
As empresas ainda são obrigadas a informar no eSocial quando algum de seus funcionários estiver em afastamento temporário.
Esse afastamento pode ocorrer por vários motivos, como licença maternidade, recebimento do auxílio-doença, férias, entre outros.
Caso essas informações não sejam fornecidas, a empresa também pode ser multada. Assim como no caso anterior, a multa varia entre R$ 1.812,87 e R$ 181.284,63.
Trabalhadores sem registro
A carteira de trabalho é um documento obrigatório para profissionais que atuam em regime CLT.
Por isso, empresas que adotam esse tipo de contrato de trabalho são obrigadas a registrar seus funcionários em suas Carteiras de Trabalho (CTPS).
Essa informação também deve ser registrada na plataforma do eSocial, já que a empresa precisa prestar contas sobre seus colaboradores.
Caso a organização não registre o funcionário e não informe o eSocial, pode receber uma multa de até R$ 800 por colaborador. Em caso de reincidência, o valor da multa eSocial pode chegar a R$ 6 mil.
Além das multas, o empregador também pode adquirir passivos trabalhistas, já que o funcionário contratado pode acionar a Justiça do Trabalho para comprovar a existência de um vínculo trabalhista.
Não depositar o FGTS
O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) é um dos direitos garantidos por lei a todo profissional celetista.
Por isso, a empresa é obrigada a fazer os depósitos referentes a esse benefício de forma regular. Além disso, o pagamento do FGTS também deve ser registrado na plataforma do eSocial.
Caso a organização não cumpra essa determinação, poderá receber uma multa que varia entre R$ 10,64 e R$ 106,41 por colaborador. Em caso de reincidência, o valor da multa pode ser dobrado.
Como evitar todas essas multas do e-Social?
Para evitar qualquer multa, é muito simples: basta fornecer as informações solicitadas pelo eSocial nos prazos e termos estabelecidos.
Como mostramos acima, o tipo de dado solicitado e o prazo de registro no sistema varia de acordo com a infração.
Portanto, é importante seguir as orientações acima e adequar os processos realizados pelo RH da organização. Assim, fica mais fácil cumprir as normas e prazos corretamente.
Multa eSocial: qual o valor?
Como detalhado anteriormente, a multa do eSocial varia de acordo com o tipo de infração cometida pela empresa.
Não registrar os dados referentes aos depósitos do FGTS dos funcionários, por exemplo, pode gerar multas de até R$ 106,41 por colaborador.
Por outro lado, não explicar para o trabalhador sobre os riscos inerentes ao seu cargo, por exemplo, pode fazer com que a empresa receba uma multa de até R$ 181.284,63.
Como funciona o pagamento do eSocial?
Tanto pequenas e microempresas, quanto pessoas físicas que decidam contratar algum funcionário precisam cadastrar seus colaboradores na plataforma do eSocial.
No caso dos trabalhadores domésticos, o empregador precisa pagar os direitos trabalhistas através da emissão de um documento via plataforma eSocial.
Para isso, eles devem acessar o Módulo Doméstico do eSocial e emitir o Documento de Arrecadação do eSocial (DAE).
Conclusão
O sistema do eSocial foi criado para reduzir a burocracia e facilitar a fiscalização e a prestação de contas sobre as obrigações trabalhistas da empresa.
Como vimos ao longo do texto, caso a empresa não cumpra suas responsabilidades, ela pode sofrer penalidades e até receber multas do eSocial.
Por isso, é melhor adequar os processos internos e preparar o RH para manter os dados dos colaboradores atualizados e evitar problemas.
Lembrando que sua empresa pode fazer essa atualização de um jeito mais simples e prático com os recursos do software de gestão de ponto da PontoTel.
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