Todo colaborador que trabalha com carteira assinada após doze meses de trabalho tem direito a um período de descanso, ou seja, férias. O processo de aprovação das férias, no entanto, precisa ser muito bem organizado para não trazer problemas a empresa. 

O processo de aprovação de férias é uma rotina na qual a empresa deve avaliar detalhes como: períodos permitidos de solicitação, passo a passo para solicitar as férias, tempo para aprovação da solicitação e prazos para pagamento. 

Cada detalhe será relevante para que a empresa não sofra com a ausência de algum colaborador, sobrecarregando outros funcionários. Além disso, um processo de aprovação de férias eficaz garante maior transparência na relação trabalhista. 

Conhecendo agora a importância do tema para as empresas, este conteúdo irá abordar os seguintes assuntos em torno da gestão de férias:

• O que é a aprovação de férias? 
• Qual a importância de uma política de aprovação de férias? 
• Como funciona o processo de aprovação de férias? 
• Como o RH pode gerenciar melhor o processo de aprovação de férias? 

Boa leitura!

O que é a aprovação de férias?

Férias são um período de descanso, previsto pela CLT, no qual os colaboradores que atuam em regime de carteira assinada têm direito. Quando um empregado completa 1 ano de trabalho na empresa, adquire o direito às férias, chamado de período aquisitivo. 

Contudo, esse tempo de descanso precisa ser solicitado e organizado pela empresa em parceria com o empregado, para que nenhum dos lados seja prejudicado. Esse processo é justamente a aprovação de férias.

A aprovação de férias ocorre quando a empresa autoriza o empregado a usufruir o período de descanso, em data previamente acordada. 

Quais são as regras e diretrizes para solicitação de férias?

As férias são um direito do colaborador detalhado pela CLT. Segundo a legislação, após 12 meses de trabalho, o funcionário adquire o direito ao período de descanso remunerado. Diz o artigo 130 da CLT:

“Art. 130 – Após cada período de 12 (doze) meses de vigência do contrato de trabalho, o empregado terá direito a férias”  

Essas férias podem ser divididas em 3 períodos, possibilidade aberta devido à Reforma Trabalhista de 2017. Um dos períodos não pode ter menos de 14 dias e os outros precisam ter a partir de 5 dias:

“§ 1^o  Desde que haja concordância do empregado, as férias poderão ser usufruídas em até três períodos, sendo que um deles não poderá ser inferior a quatorze dias corridos e os demais não poderão ser inferiores a cinco dias corridos, cada um”   

A partir das regras previstas na CLT, a empresa pode montar sua política interna prevendo todas as diretrizes em torno da solicitação e aprovação das férias.

Qual a importância de uma política de aprovação de férias?

Uma política de aprovação de férias tem um impacto direto na organização de trabalho da empresa. Ao adotar um planejamento deste período, a empresa consegue tomar decisões mais estratégicas em relação a ausências. 

Por meio da política de aprovação de férias, o negócio tem maior facilidade para seguir a legislação que engloba o tema, sem cometer erros, bem como antecipa possíveis sobrecargas pela ausência de um funcionário e se mantém funcionando. 

Outro ponto importante da política de aprovação de férias é que ela facilita a negociação e o planejamento das férias individuais ou coletivas, uma vez que existirão regras claras sobre períodos de ausências permitidos e pagamentos, evitando dúvidas na solicitação de férias por parte dos colaboradores. 

Portanto, ela é importante para: 

• Cumprir as leis trabalhistas;
• Obter previsibilidade no planejamento operacional; 
• Reduzir disputas de datas;
• Evitar sobrecargas de trabalho; 
• Trazer maior transparência para as relações trabalhistas.

Como funciona o processo de aprovação de férias?

O processo de aprovação de férias funciona a partir de uma série de passos que devem ser analisados pela empresa e que garantirão um alinhamento entre o que a empresa precisa e o que o colaborador deseja. 

Os principais objetivos desta organização são manter o funcionamento do negócio mesmo diante de uma ausência e permitir que o colaborador possa usufruir seu período de descanso.  Entre os principais pontos a que a empresa precisa se atentar, estão:

Prazos e antecedência para solicitação

Um processo de aprovação de férias exige uma avaliação minuciosa do departamento de recursos humanos quanto aos prazos de antecedência para solicitação do período de descanso por parte do colaborador. 

Essa questão impacta diretamente a tomada de decisões estratégicas dos gestores, ajudando não só o empregado quanto às regras e aos prazos para decidir a data e indicar aos superiores, como também o RH a conseguir se antecipar para organizar as equipes para a ausência de determinado funcionário e realizar corretamente o cálculo de férias. 

Avaliação de disponibilidade no período solicitado

Na aprovação de férias, é importante também realizar uma avaliação de disponibilidade do período solicitado. Nesta etapa, a empresa precisa ter uma visão ampla do negócio e dos meses de maior demanda ao longo do ano. 

Assim, ela pode verificar em quais meses uma ausência de um colaborador não será tão sentida, negociando de forma mais rápida e fácil o período de descanso solicitado pelo funcionário.

É possível, aliás, criar uma política interna em que constem sinalizações dos períodos em que a empresa recomenda que os colaboradores não se ausentem, proporcionando transparência ao processo de escolha e deixando claro aos profissionais as regras das férias. 

Fluxo de aprovação dentro da empresa

O processo de aprovação de férias precisa estar interligado às etapas de planejamento e organização para funcionar efetivamente. Assim, é primordial haver um fluxo de aprovação na empresa em torno do assunto. 

Isso quer dizer que a empresa deve definir os prazos de escolha das férias por parte do colaborador e o tempo que ela terá para avaliar e aprovar as férias. 

Tendo isso muito claro, fica mais fácil manter a organização das equipes, evitando, imprevistos com férias de última hora ou sobrecarga em função da ausência de algum colaborador.

Comunicação sobre o status da solicitação

Para haver transparência no processo de aprovação de férias, é importante que a empresa mantenha uma comunicação clara, ética e ativa com os colaboradores em relação à solicitação de férias. 

Por isso, ela deve mantê-los informados e cientes sobre o status da solicitação. 

Atualmente, esse processo pode ser feito de maneira transparente via softwares de gestão de RH que mostram em tempo real o processo, do pedido à aprovação, podendo ser acessados rapidamente pela empresa ou pelo colaborador.

Como o RH pode gerenciar melhor o processo de aprovação de férias?

O RH tem um papel fundamental para que o processo de aprovação de férias seja eficaz e benéfico tanto para a empresa como para os colaboradores, sem prejuízos para ambos os lados. 

Entretanto, devido aos inúmeros detalhes que cercam esse processo, algumas ações podem facilitar os processos, minimizando as chances de erros. Confira 3 decisões que o RH pode tomar para facilitar a aprovação de férias dos funcionários. 

Automação e uso de softwares

A automação dos processos internos da empresa pode garantir maior agilidade e rapidez na execução de tarefas. No caso da aprovação de férias não é diferente, e o uso de softwares pode otimizar esse processo. 

Com o uso de softwares, a organização pode proporcionar maior transparência às solicitações e à aprovação dos pedidos de férias, com acesso em tempo real por parte da empresa e dos colaboradores.

Desta forma, o próprio negócio tem a oportunidade de gerenciar de forma organizada as ausências e a realocação de funcionários, e até mesmo avaliar rapidamente a necessidade de novas contratações. 

Estabelecimento de critérios justos de priorização

Para agilizar o processo de aprovação de férias e evitar possíveis erros, a empresa deve estabelecer critérios justos de priorização em relação ao período de ausência dos colaboradores. 

Além disso, ela deve comunicar os funcionários sobre as regras predefinidas em torno do tema. Nestes critérios, devem constar prioridades para solicitar as férias, períodos permitidos, passo a passo para solicitação, tempo para aprovação, prazos de pagamento, etc. 

Resposta ágil e feedbacks claros

Por fim, a empresa precisa considerar seus critérios internos e, principalmente, agir de forma rápida e com feedbacks claros num processo de aprovação de férias. Isso significa que ela deve informar os colaboradores sobre o tempo para resposta e deve cumpri-lo sem atrasos.

Essa agilidade na resposta evita que os funcionários fiquem ansiosos e contribui para que eles possam organizar as férias com antecedência para que, assim, fique mais fácil engajá-los e mantê-los satisfeitos quanto à justiça da empresa nas decisões de férias. 

Conclusão 

O processo de aprovação de férias é uma rotina obrigatória nas empresas, já que todo empregado no regime CLT tem direito a solicitar seu período de descanso após um ano de trabalho. 

Sendo um direito do colaborador, a empresa precisa se organizar para não cometer erros nesta rotina, que podem atrapalhar o funcionamento da empresa, sobrecarregando funcionários e comprometendo a produtividade do negócio. 

Este artigo apresentou como funciona o processo de aprovação de férias e revelou dicas importantes para organizar essa rotina efetiva, seja por meio da automação do processo ou do estabelecimento de critérios justos de priorização. 

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