Muitas vezes, as empresas não sabem fazer cálculos precisos para determinar qual o custo de um funcionário. Afinal, não é só o salário que deve ser considerado, mas também todos os encargos que ele tem direito.

Gerenciar esse processo financeiro é fundamental para o cumprimento da lei. Caso contrário, a empresa estará vulnerável a várias consequências, incluindo processos trabalhistas e multas.

Sendo assim, neste artigo explicaremos para você o que envolve a conta de custo de um funcionário, qual a importância dessa informação e como otimizar estes custos. Veja os tópicos que abordaremos a seguir:

• Custo de um funcionário: O que envolve essa conta?
• Por que é importante saber o custo de um funcionário?
• Como descobrir o custo de um funcionário?
• Como otimizar os custos com funcionários?

Vamos lá!

Custo de um funcionário: O que envolve essa conta?

Para calcular o custo de um funcionário para uma empresa, é necessário considerar o valor direto da contratação, ou seja, o custo pago diretamente aos colaboradores, isso inclui o salário e os benefícios a serem recebidos. 

Além disso, também é preciso considerar o custo indireto pago pela empresa ao governo com os encargos sociais exigidos por lei. 

Por que é importante saber o custo de um funcionário?

O custo de um funcionário desempenha um papel fundamental e decisivo no resultado da empresa. Com esse cálculo na ponta do lápis, a empresa consegue planejar melhor o seu orçamento dedicado a salários, promoções e bônus. Através dele, é possível realizar uma previsão em relação às novas contratações que podem ser realizadas em determinado momento.

Além disso, a empresa ainda consegue mensurar se o retorno investido em um colaborador ou em uma nova contratação é eficiente. Já que a legislação trabalhista exige uma série de pagamentos além do salário, que devem ser incluídos nesse custo de um funcionário, como já foi falado anteriormente.  

Abaixo, separamos os principais pontos para entender os custos de um funcionário:

Previsibilidade de gastos

A primeira etapa para alcançar a previsibilidade de gastos é entender o custo de um funcionário como um todo. O erro de muitos gerentes é deixar de considerar uma série de custos, que têm um impacto adicional no orçamento da empresa e afetam o levantamento geral.

Saúde financeira 

As empresas que não conseguem controlar os gastos com os funcionários podem ir à falência. Portanto, com o valor dos salários, honorários e taxas na ponta do lápis, é possível evitar processos trabalhistas. Saber sobre o encargo real de manter um funcionário tem uma influência decisiva na situação financeira da sua empresa.

Prevenção de passivos trabalhistas 

Ao realizar o cálculo do custo de um funcionário, a empresa pode se preparar melhor para qualquer adversidade que surja durante a permanência dos colaboradores na empresa e ainda em casos de demissão. 

Afinal, para chegar a um valor final assertivo, o setor de gestão terá que passar por todas as leis existentes, garantindo todos os direitos acertados em contrato prevenindo assim futuros passivos trabalhistas.

Como descobrir o custo de um funcionário?

Algumas análises indicam que o custo de um funcionário é quase três vezes o seu salário, dependendo do tempo de permanência do funcionário na empresa, das necessidades de treinamento e tempo de adaptação ao alcance da produtividade esperada. 

Embora esse número possa ser próximo da realidade, ele não expressa quais são os encargos que a empresa paga além do salário do funcionário para que se chegue ao custo de cada um.

Saber qual regime tributário a empresa utiliza 

Para saber quanto custa um funcionário para a empresa, as taxas e os valores a pagar são determinados de acordo com o regime tributário que ela segue. Dividimos as informações para que você possa entender o cálculo e ver como otimizar seus custos.

Empresa optante pelo Simples Nacional

Por lei, as empresas enquadradas nesse regime não pagam encargos referentes ao INSS patronal, salário educação, seguro acidente do trabalho (SAT) e contribuições ao SENAI, SESI, SEBRAE ou Incra.

As taxas que vão para a conta são:

• Fração de férias: 11,11%
• Fração de 13º salário: 8,33%
• FGTS: 8%
• FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%
• Previdenciário (férias, FGTS e Descanso Semanal Remunerado): 7,93%

Com essa somatória básica, isso significa que quase 40% do valor que a empresa paga aos funcionários não será revertido para o salário, mas convertido em impostos.

Lucro Real ou Presumido

Além de assumir as mesmas obrigações tributárias do Simples Nacional, essas empresas também têm um acréscimo das alíquotas de impostos de terceiros (Incra, SENAI, SESI e SEBRAE), o INSS patronal e outras despesas inexistentes para as pequenas empresas. Veja:

• Contribuição patronal: 20% de INSS 
• FGTS: 8%;
• Seguro de acidente de trabalho: 1% a 3%;
• Salário educação: 2,5%;
• Descanso semanal remunerado: 20% 
• 13º salário: 8,33%;
• Sistema S (Sebrae, Sesi, Sesc, etc.): 3,3% ;
• Férias: 11,11%;

Saber quais os custos além do salário

Para calcular o custo de um funcionário para uma empresa, é necessário levar em consideração os pagamentos diretos do emprego e os custos indiretos pagos pela empresa ao governo. Separamos os principais a seguir:

Benefícios 

A concessão do vale-transporte é obrigatória, caso o trabalhador necessite de transporte para trabalhar e o solicite. De acordo com a lei, os funcionários devem arcar com 6% do valor sobre seu salário e o restante é pago pela empresa. 

Agora, para o vale-refeição ou alimentação, a concessão não é uma obrigação legal do empregador, a menos que o benefício esteja previsto no contrato de trabalho ou acordo coletivo.

Uma vez concedida, e quando nenhum percentual é descontado do funcionário, passa a ser o salário. Isso significa que, ele deve ser adicionado ao seu salário para ser incluído no pagamento de obrigações tributárias como INSS e FGTS e das verbas trabalhistas.

Já quando uma empresa deduz certa porcentagem do salário de um empregado, o benefício é tratado como uma indenização e não precisa ser incluído no salário.

Esse benefício não pode ultrapassar 20% da remuneração contratual do empregado. 

Portanto, mesmo que o desconto seja “simbólico”, ele não está incluído no salário do trabalhador.

Encargos sociais 

Quando uma empresa contrata um funcionário, ela deve pagar 37% do salário líquido junto com os chamados encargos sociais: 29% corresponde à contribuição para o INSS. 

Também é preciso pensar nas despesas periódicas, mas que não acontecem todos os meses: as principais são as férias e o 13º salário. Na prática, é como pagar 8,33% ao mês para chegar a 100% após 12 meses. As férias têm o mesmo valor, com o adicional de 1/3.

Custos com treinamentos

As despesas com capacitação e treinamentos precisam fazer parte do custo de um funcionário. A qualificação é necessária e funciona até como motivação para a obtenção dos resultados desejados. 

Além disso, você também pode incluir planos de carreira e estratégias para reter talentos. É fato que um funcionário mais qualificado e treinado pode gerar uma boa impressão da sua empresa no mercado de trabalho, ajudando também a atrair talentos.

Outros custos 

Existem muitas formas de treinamento hoje. O treinamento pode ser interno, online ou por meio de dispositivos móveis (m-learning), portanto, o custo final variará muito. Em geral, entretanto, é aconselhável investir regularmente em um programa de qualificação.

Por fim, existem outros benefícios adicionais. Como plano de saúde, seguro de vida, assistência odontológica, vale alimentação. Conforme acordado pelo sindicato, podem ser considerados obrigatórios, o que pode aumentar o custo de um funcionário.

Calcule o Retorno sobre o investimento (ROI)

O ROI vem da expressão inglesa Return over Investment e é usado para medir o percentual de retorno de um determinado investimento, ou seja, a relação entre o capital gasto e o lucro ou prejuízo que efetivamente gera. Este é um indicador que pode ajudar a controlar a situação financeira de qualquer departamento da empresa (incluindo o departamento de recursos humanos). 

Usando esse método, os custos e riscos podem ser reduzidos, e o tempo e colaboração de cada funcionário podem ser melhorados: o custo total de cada funcionário pode ser medido por ano, mês ou mesmo hora, basta dividir o valor total gasto pelo período selecionado e compare os lucros gerados ao mesmo tempo. 

Isso torna mais fácil encontrar e analisar o custo real de cada funcionário. É importante notar que o preço por hora é uma forma muito esclarecedora de comparar o investimento e o retorno. Uma empresa que calcula constantemente seus gastos consegue manter a saúde e o crescimento.

Como otimizar os custos com funcionários?

O primeiro passo é ter um controle financeiro muito seguro, contando com recursos técnicos, e é melhor entender todos os custos e despesas de cada um dos funcionários.

No entanto, é possível racionalizar os custos operacionais, ao mesmo tempo em que paga obrigações e investe nos funcionários. Vamos dar uma olhada em algumas dicas:

Plano de recursos humanos

Controlar a jornada dos trabalhadores, evitar horas extras e adicionais noturnos e manter uma política de prevenção de acidentes de trabalho também são formas de o RH otimizar os custos dos funcionários.

Ouvir o que os funcionários têm a dizer e dar feedback sobre os resultados também pode ser importante na tentativa de aumentar a produtividade e, consequentemente, evitar desperdícios.

Tenha orçamentos presumidos

Uma empresa que utiliza orçamentos para seus departamentos e projetos tende a ter um controle financeiro mais organizado e estável, pois já estará preparada para possíveis adversidades ao longo de seu planejamento. 

As empresas que utilizam esse planejamento orçamentário têm uma noção básica de quanto deve ser investido para atingir a meta. O orçamento pode ser entendido como uma tradução do planejamento estratégico em números.

Aposte na tecnologia

O recomendado é contar com a ajuda da tecnologia. Com o software certo, os gerentes podem melhorar a eficiência do dia a dia e tomar as decisões certas, reduzindo erros e despesas desnecessárias.

Resumindo, o software do departamento de pessoal pode desempenhar melhor tarefas importantes de gerenciamento de pessoal, como cálculo da folha de pagamento, distribuição da folha de pagamento online, gerenciamento de benefícios auxiliares e gerenciamento de férias de funcionários. 

Dessa forma, tudo pode ser mantido em ordem, evitando atrasos nas transferências e custos adicionais de folha de pagamento. Com isso, a empresa poderá economizar e investir em tarefas consideradas estratégicas.

Conclusão

O custo de um funcionário excede o salário-base para o qual está alocado. Frequentemente, o custo de manutenção do mesmo trabalhador pode ser o dobro do que ele recebe.

Empregar um funcionário gera despesas e sua manutenção gera despesas ainda maiores. Se o seu negócio está crescendo, vale a pena investir para que o retorno seja rápido. Lembre-se sempre antes de planejar para evitar erros internos.

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