A estrutura do departamento pessoal (DP) é um dos pilares que sustentam o funcionamento de uma empresa. Afinal, esse departamento é responsável pelas atividades relacionadas à gestão de pessoas e ao cumprimento de obrigações trabalhistas.
Ou seja, ele lida com o insumo mais importante para o sucesso de qualquer negócio: os funcionários. Se essa estrutura for eficiente, fica mais fácil criar um ambiente de trabalho mais saudável e produtivo.
Por outro lado, se ela não for elaborada corretamente, a empresa pode enfrentar problemas relacionados a perda de talentos, dificuldade para gerenciar funcionários e até processos trabalhistas.
Em outras palavras, entender como criar uma estrutura eficiente de departamento pessoal influencia os resultados e o sucesso das empresas.
Pensando nisso, este artigo explicará todos os detalhes sobre esse assunto, incluindo quais tecnologias podem ser utilizadas para otimizar o funcionamento desse departamento. Confira a seguir os tópicos que serão abordados:
- O que é o departamento pessoal?
- Qual a estrutura do departamento pessoal?
- Qual a importância de uma estrutura do departamento pessoal eficiente?
- Como criar uma boa estrutura do departamento pessoal?
- Quais são as melhores tecnologias para uma boa estrutura do departamento pessoal?
Boa leitura!
O que é o departamento pessoal?
O departamento pessoal é a área da empresa responsável por lidar com diversas atividades relacionadas à gestão de funcionários.
Essas atividades envolvem principalmente garantir que a empresa cumpra suas obrigações conforme orienta a legislação trabalhista e os acordos coletivos de cada categoria profissional empregada na organização.
Para isso, o departamento acompanha o funcionário da empresa desde a sua contratação até o seu desligamento. Ele também cuida de todos os detalhes que influenciam a produtividade e o bem-estar dos colaboradores.
Por conta dessas características, o departamento pessoal pode ser considerado um pilar crucial para o bom funcionamento da empresa.
No entanto, esse bom resultado só é atingido se a organização contar com um departamento pessoal bem estruturado. Por esse motivo, é essencial saber como estruturar esse setor.
Qual a estrutura do departamento pessoal?
A estrutura do setor de departamento pessoal pode variar dependendo do tamanho e da complexidade da empresa. Geralmente, ele é composto de pelo menos três setores: admissão, compensação e desligamento.
Entenda a seguir as características de cada um deles e por que esses setores são importantes:
Setor de admissão
O setor de admissão é responsável por todos os processos relacionados à contratação de funcionários. Isso inclui a definição do perfil profissional exigido para vaga, a descrição do escopo da vaga, a avaliação dos candidatos, entre outras atividades.
Além disso, ele também realiza as atividades burocráticas relacionadas à contratação, como recebimento da documentação necessária para a admissão, formalização de contrato de trabalho e registro de informações trabalhistas.
Esse setor também realiza atividades para integrar os novos colaboradores à empresa. Por exemplo, registrar as informações dos novos funcionários nos sistemas internos, apresentar orientações sobre políticas internas, entre outros procedimentos da empresa.
Setor de compensação
O setor de compensação trabalha para garantir que o funcionário receba seu pagamento em dia, incluindo benefícios trabalhistas e descontos salariais. Ou seja, ele é responsável pela gestão financeira da remuneração oferecida aos colaboradores.
Por isso, o setor recebe o nome de “compensação”. O objetivo é compensar o colaborador pelo trabalho prestado à empresa.
Para atingir esse objetivo, a equipe desse setor realiza atividades como calcular e processar a folha de pagamento e gerenciar benefícios, como vale-alimentação e plano de saúde.
Além disso, o setor deve se manter atualizado em relação às mudanças nas leis trabalhistas e previdenciárias, bem como garantir transparência e equidade na remuneração oferecida aos trabalhadores.
Setor de desligamento
O setor de desligamento é responsável por assegurar que o processo de desligamento do colaborador seja feito de forma justa, transparente e harmoniosa, preservando a marca empregadora da organização.
Para atingir esses objetivos, o setor cuida de todo o processo de rescisão contratual. Isso inclui desde processar os pedidos de demissão e comunicar o desligamento de funcionários até providenciar o cálculo e o pagamento das verbas rescisórias, entre outros procedimentos.
Qual a importância de uma estrutura do departamento pessoal eficiente?
Quando bem estruturado, o departamento pessoal garante várias vantagens à empresa. Confira a seguir os benefícios promovidos por uma estrutura de DP eficiente.
Agilidade nos processos
Uma das vantagens de criar uma estrutura eficiente de DP é garantir que os processos realizados por esse departamento sejam conduzidos de maneira ágil e eficaz.
Dessa forma, a empresa otimiza a contratação, a compensação e até a rescisão contratual dos funcionários. Isso fortalece a reputação da empresa e ainda contribui para o acolhimento e o bem-estar dos colaboradores na organização.
Eficiência operacional
Outra vantagem associada a uma boa eficiente de DP é aumentar a eficiência da empresa. A automação de tarefas e o uso de sistemas integrados, associados aos processos mais ágeis, precisos e otimizados, contribuem para isso.
Assim, o departamento reduz a probabilidade de erros, retrabalho e atrasos, bem como facilita o fluxo de trabalho e melhora o seu relacionamento com os demais setores da organização.
Como resultado, a empresa garante sua conformidade com a legislação trabalhista e evita problemas relacionados ao descumprimento da lei.
Melhor tomada de decisões
Um DP estruturado de forma eficiente é essencial para coletar e processar dados precisos e atualizados sobre os recursos humanos da empresa.
Isso significa que as informações relacionadas a pessoal, como custos de folha de pagamento, produtividade e rotatividade, são mais confiáveis.
Por esse motivo, o departamento consegue fornecer decisões mais precisas e seguras à liderança da organização, permitindo que os líderes melhorem sua tomada de decisões.
Melhor gestão de pessoas
A estrutura eficiente do departamento pessoal também influencia a gestão de pessoas da empresa. Afinal, ela facilita a implementação de práticas que promovem o desenvolvimento e o bem-estar dos funcionários, como benefícios corporativos, jornada flexível, entre outras medidas.
Além de melhorar o clima organizacional, essas práticas também são importantes para aumentar a atração e retenção de talentos na empresa, fator fundamental para o seu desenvolvimento.
Como criar uma boa estrutura do departamento pessoal?
A criação da estrutura básica do departamento pessoal pode envolver várias etapas dependendo da metodologia utilizada. Conheça a seguir os passos essenciais para criar uma estrutura eficiente.
Definição de funções e responsabilidades
O primeiro passo para criar uma boa estrutura do departamento pessoal é definir as funções e responsabilidades tanto dos profissionais quanto dos setores dentro desse departamento.
Assim, fica mais fácil construir um DP coeso e eficiente, que de fato cumpra o seu papel na organização e auxilie a empresa a funcionar.
Treinamento e desenvolvimento dos colaboradores
O próximo passo é investir no desenvolvimento e treinamento contínuo para os colaboradores que atuam nesse departamento.
Afinal, mesmo contratando profissionais formados e com experiência na área, é importante garantir que eles se mantenham atualizados sobre as últimas mudanças na legislação trabalhista, uso de ferramentas e tecnologias, entre outros temas.
Esse investimento incentiva que os funcionários desenvolvam as habilidades necessárias para que o DP faça um bom trabalho.
Alinhamento com a cultura organizacional
A estrutura do DP deve estar alinhada com a cultura organizacional para garantir que suas práticas sejam coerentes com os valores e as metas da empresa. Isso permite que o departamento também reflita os princípios, os interesses e os valores da organização.
Adoção de tecnologias
É impossível ser eficiente hoje em dia sem o auxílio das tecnologias. E isso também vale para o departamento pessoal. Por esse motivo, a estrutura do DP deve integrar tecnologias eficientes para automatizar processos.
Além de reduzir erros e até fraudes nesses processos, as facilidades proporcionadas pelas tecnologias ajudam a construir um DP ágil e preciso.
Quais são as melhores tecnologias para uma boa estrutura do departamento pessoal?
Conforme explicado, a integração de tecnologias na estrutura de um departamento pessoal é essencial para torná-lo mais estratégico.
Mas quais as melhores tecnologias para essa finalidade?
Isso depende das necessidades específicas da organização, como escalabilidade, facilidade de integração com sistemas existentes e nível de segurança de dados da organização.
O ideal é que a empresa invista em pelo menos um bom software de recursos humanos, ferramentas de recrutamento e seleção, sistemas que facilitam a comunicação interna, ferramentas de gestão de projetos e softwares de assinatura eletrônica.
Além disso, é essencial implementar um sistema de controle de ponto eletrônico. Dessa forma, o DP consegue acompanhar a jornada de trabalho dos funcionários, calcular a folha de pagamento, gerenciar benefícios, monitorar indicadores de desempenho, gerar relatórios e muito mais.
Todos esses recursos são essenciais para tornar o departamento mais eficiente e auxiliar a empresa a tomar decisões estratégicas.
Conclusão
Investir na criação de uma estrutura eficiente de departamento pessoal exige tempo, disposição, estratégia e investimentos em tecnologias, mas os resultados valem a pena.
Conforme explicado, uma boa estrutura do DP o torna mais ágil e eficiente, melhora a gestão de pessoas e até facilita as tomadas de decisões da empresa.
Ou seja, ela influencia o sucesso de toda a organização. Isso explica a importância de investir no desenvolvimento de uma estrutura eficiente para esse departamento.
Vale lembrar que a estrutura do departamento pessoal não precisa ser imutável. Ou seja, ela não precisa permanecer a mesma ao longo dos anos. O ideal é que a empresa esteja aberta a fazer ajustes conforme o negócio evolui e as necessidades de pessoal sejam alteradas.
Assim, a organização conseguirá se adaptar a novos cenários e desafios mais rapidamente, contribuindo para que ela permaneça relevante e competitiva.Gostou do conteúdo? Confira outros artigos sobre gestão de empresas no blog Pontotel!
