A roteirização de vale-transporte (VT) é uma estratégia cada vez mais adotada por empresas que buscam tornar a gestão desse benefício mais inteligente, econômica e eficiente. Afinal, o VT representa um dos principais custos com mão de obra no Brasil.
Segundo estudo da Fundação Getúlio Vargas (FGV), o salário equivale à cerca de 32% do custo total de um funcionário para a empresa. Os demais 68% correspondem a benefícios, encargos e obrigações trabalhistas. Uma das maneiras de reduzir essas despesas é adotar um sistema ágil e econômico para o gerenciamento do VT.
É justamente nesse ponto que entra a roteirização do vale-transporte. Este artigo explicará como ela funciona, o que diz a legislação e por que essa estratégia pode transformar a forma como sua empresa concede esse benefício. Para isso, serão abordados os seguintes tópicos:
- O que é roteirização de vale-transporte?
- Qual é a importância da roteirização do vale-transporte?
- Como fazer roteirização de vale-transporte?
- Dúvidas frequentes sobre a roteirização de vale-transporte
Boa leitura!
O que é roteirização de vale-transporte?
A roteirização de vale-transporte é o processo de planejamento e cálculo do benefício com base no trajeto mais eficiente entre a residência do colaborador e o local de trabalho.
Esse cálculo considera diversos fatores, como diferentes rotas possíveis, tarifas de transporte público, integrações e tempo de deslocamento. O objetivo é garantir que o funcionário chegue ao trabalho da forma mais rápida e segura, mas sem gerar gastos desnecessários para a empresa.
O que diz a lei sobre roteirização do VT?
A roteirização de vale-transporte é uma prática legal porque está em conformidade com os princípios estabelecidos pela legislação trabalhista. Embora o termo “roteirização” não seja mencionado diretamente nas leis que regulamentam o benefício, a jurisprudência confirma a legalidade dessa estratégia.
A base legal do vale-transporte está na Lei nº 7.418/1985, regulamentada e atualizada pela Lei nº 7.619/1987. Segundo o artigo 1º, o benefício deve ser concedido antecipadamente para cobrir os custos de deslocamento do colaborador entre sua residência e o local de trabalho.
No entanto, a lei não especifica como esse trajeto deve ser calculado. Ainda assim, deixa claro que o vale-transporte se destina exclusivamente ao deslocamento casa-trabalho. Isso abre espaço para que a empresa utilize ferramentas de roteirização para identificar a rota mais adequada, dentro dos critérios legais.
Qual é a importância da roteirização do vale-transporte?
Além de modernizar a gestão de pessoas, a roteirização de VT tem impacto direto nos custos, na eficiência e na conformidade legal da empresa. Entenda a seguir por que essa prática tem se tornado importante para os empregadores:
Redução de custos para as empresas
Conforme explicado, o vale-transporte está entre os principais custos operacionais de uma empresa, especialmente daquelas com muitos colaboradores. E qualquer erro no cálculo desse benefício pode gerar desperdícios, insatisfação ou até problemas legais.
A roteirização automatizada elimina esse problema ao identificar a rota mais econômica e eficiente, com base em integrações, tarifas e trajetos reais. O resultado é a redução de gastos com VT, permitindo que a empresa redirecione esse valor para outras ações, como treinamentos ou melhorias no ambiente de trabalho.
Otimização de tempo para o RH
A gestão manual do vale-transporte demanda tempo e esforço, envolvendo tarefas como preenchimento de planilhas, cálculo de rotas e conferência de valores. E quando realizada manualmente, essa rotina ainda está sujeita a falhas humanas.
Com a roteirização, todo o processo pode ser automatizado, acelerando os cálculos e reduzindo erros na gestão do VT, mesmo em empresas com alta rotatividade ou muitas admissões.
Prevenção contra fraudes e uso indevido do benefício
Quando a empresa fornece um valor fixo de VT sem considerar o trajeto real, corre o risco de pagar mais do que o necessário. A roteirização garante que o valor seja calculado com base em parâmetros reais e legais, evitando fraudes e prevenindo o acúmulo indevido de saldo.
Como fazer roteirização de vale-transporte?
Para implementar a roteirização de forma eficiente, é importante que a empresa tenha processos bem organizados, conte com o apoio da tecnologia e mantenha uma comunicação transparente com os colaboradores. Veja a seguir veja como colocar essa estratégia em prática no setor de Recursos Humanos (RH).
Coletar e organizar dados dos colaboradores
O primeiro passo é reunir todas as informações necessárias para calcular o trajeto de cada colaborador, como endereço completo, modalidades de transporte utilizadas (ônibus, trem, metrô) e horários de entrada e saída. O ideal é que esses dados sejam coletados já no processo admissional, o que agiliza a concessão do benefício.
Definir o trajeto mais econômico e viável
Em seguida, os dados coletados devem ser usados para identificar a melhor rota entre casa e trabalho. A escolha deve considerar critérios como menor custo com tarifas, menor número de baldeações, tempo total de deslocamento e distância a pé. Lembrando que o uso de sistemas de roteirização facilita esse processo.
Registrar o percurso e atualizar periodicamente
Após definir a rota, ela deve ser registrada no sistema da empresa, já que servirá como base para o cálculo mensal do vale-transporte. Por isso, sempre que houver mudança de endereço, alteração nas linhas de transporte ou nos turnos de trabalho, o trajeto deve ser reavaliado e atualizado.
Comunicar a roteirização de forma transparente ao colaborador
A transparência é um dos pilares de um bom relacionamento entre empresa e colaborador, e isso também se aplica à roteirização do vale-transporte. Por isso, o RH deve comunicar de forma clara como o trajeto foi definido, explicando os critérios considerados no cálculo, como valor das tarifas e tempo estimado de deslocamento.
Dúvidas frequentes sobre a roteirização de vale-transporte
A roteirização é uma prática que ainda gera muitas dúvidas entre profissionais de RH e gestores. Confira a seguir as respostas para as perguntas mais comuns sobre o tema para aplicar essa estratégia com segurança.
A empresa pode alterar a rota sugerida pelo colaborador?
Sim, pode. A legislação determina que o vale-transporte deve ser utilizado exclusivamente para o deslocamento entre a residência e o local de trabalho, mas não obriga a empresa a adotar a rota exata indicada pelo colaborador.
Ou seja, se a empresa identificar uma rota mais econômica ou eficiente, pode adotá-la, mesmo que seja diferente da sugerida pelo funcionário. Porém, é importante que o colaborador seja informado sobre a alteração, explicando os critérios que justificam essa mudança.
É obrigatório usar a rota mais curta ou mais barata?
Não. A legislação não exige que a empresa escolha obrigatoriamente a rota mais curta ou mais barata. O que ela determina é que o vale-transporte deve cobrir o trajeto entre a residência e o trabalho de forma viável.
Na prática, isso significa que a empresa pode adotar caminhos que ofereçam um bom equilíbrio entre custo e viabilidade, mesmo que não sejam os mais econômicos ou rápidos possíveis.
Existe distância mínima para ter direito ao vale-transporte?
Não. A legislação não estabelece uma distância mínima entre a residência do colaborador e o local de trabalho para concessão do vale-transporte. O critério relevante é se o funcionário necessita utilizar transporte público para se deslocar até a empresa.
Portanto, mesmo que o colaborador more a poucos quilômetros do trabalho, se for necessário utilizar ônibus, metrô, trem ou outro meio de transporte coletivo, o benefício deve ser concedido.
O que fazer quando não há transporte público viável?
Quando a empresa está localizada em uma área onde o transporte público é inexistente ou insuficiente, o empregador continua tendo responsabilidade sobre o deslocamento dos colaboradores. Nessas situações, a lei entende que a empresa deve oferecer meios de locomoção aos funcionários, como transporte fretado.
Como o RH pode se proteger juridicamente?
O RH é responsável por fazer a gestão correta do vale-transporte, garantindo que a empresa cumpra a legislação e evite problemas trabalhistas. Para isso, o ideal é que o setor utilize soluções que automatizem o processo de roteirização, eliminem falhas humanas e ofereçam registros confiáveis.
Uma dessas soluções é o sistema de controle de ponto eletrônico. Isso porque o valor do vale-transporte deve ser calculado com base nos dias úteis efetivamente trabalhados, o que exige a consideração de modelo de trabalho, ausências, férias, dispensas, entre outros critérios.
Com o apoio da tecnologia, o RH garante uma gestão mais estratégica e segura, com registros organizados e acessíveis que comprovam a conformidade da empresa com a legislação trabalhista. Por isso, a tecnologia deve ser vista não como ameaça, mas sim como aliada para tornar o trabalho do setor mais eficiente.
“Eu acho que já passou da época em que falávamos sobre a tecnologia como uma ameaça, não é mesmo? Infelizmente, ainda vejo muitos amigos do RH receosos em relação à tecnologia tirar nossas oportunidades. Na verdade, eu vejo a tecnologia como uma grande aliada, pois ela me ajuda muito a otimizar meus processos, seja através de testes de recrutamento, seleção e outros”, reforça Lara Avelino, analista de RH e psicóloga organizacional.
Conclusão
A roteirização de vale-transporte é o processo que define o trajeto mais adequado entre a residência do colaborador e o local de trabalho, com base em critérios como custo, tempo de deslocamento e distância percorrida a pé.
Essa prática é amparada pela legislação e permite que a empresa otimize custos sem comprometer os direitos dos trabalhadores. Além de gerar economia, ela contribui para a eficiência do RH e ajuda a empresa a se prevenir contra fraudes, desde que aplicada corretamente.
Para implementar a roteirização, na prática, o RH deve coletar dados atualizados dos colaboradores, identificar a rota mais viável, registrar o percurso e comunicá-lo de forma clara e transparente.
Além disso, é fundamental contar com soluções que automatizem o processo, como o sistema de controle de ponto eletrônico, garantindo mais segurança, economia e eficiência na gestão de benefícios.
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