Grande parte do transporte de cargas no Brasil é feito pelas estradas, o que torna o controle de frota um fator muito importante para empresas que lidam com veículos diariamente, principalmente avaliando os gastos envolvidos na manutenção de frotas.  

Assim como em qualquer outro setor, a administração das estratégias aplicadas a uma frota de veículos é essencial, pois, por meio desse gerenciamento é possível avaliar gastos, conduta dos motoristas, e medidas que estimulem a economia e o bom uso dos automóveis de uma empresa.

Apesar de essencial, o controle de frota não é uma tarefa fácil, já que geralmente envolve o gerenciamento de muitos veículos e condutores, que trabalham sempre em movimento, tornando o contato direto entre o controlador de frota e a frota um pouco difícil.

Pensando nisso, nesse texto falaremos a respeito do controle de frota, e de medidas que podem auxiliar empresas na administração dos seus veículos, como a utilização de um software de gestão de frotas. Abordaremos os seguintes assuntos:

• O que é frota?
• Qual a importância do controle de frota?
• Problemas que o gestor de frotas pode enfrentar
• Como o controle de ponto digital pode ser um aliado do controle de frota?
• Principais vantagens do controle de frota para a empresa

Boa leitura!

O que é frota?

Para fundamentar o conceito de controle de frota, é essencial que se saiba o que é frota. Portanto, a frota denomina-se como um conjunto de veículos, não importando se são caminhões, ônibus, carros ou outros tipos.

Diversas empresas utilizam frotas, algumas são consideradas grandes transportadoras, outras são empresas menores, que contam com uma frota para transporte próprio, seja de mercadorias ou pessoas.

Se para se considerar uma frota são necessários diversos veículos, o controle de frotas é fundamental, pois somente por meio de um gerenciamento, as empresas conseguem administrar todos os seus veículos de forma eficiente. 

O que é o controle de frotas?

Depois de entender o que é frota, vamos falar sobre o controle de frotas. Trata-se do trabalho de gerenciamento dos veículos de uma empresa, ou seja, a administração de tudo relacionado a manutenção, consumo, rotas, e demais informações de cada veículo.

A gestão de frotas é importante tanto para grandes transportadoras, quanto para empresas com mais de um veículo, e a realização desse gerenciamento é uma estratégia de planejamento essencial nos cuidados operacionais da frota.

É responsabilidade do controlador de frotas verificar todas as condições dos veículos e acompanhar os motoristas profissionais de suas frotas, e acompanhar todos os fluxos manualmente já caiu em desuso, sendo a tecnologia hoje, uma grande aliada nesse controle.  

Qual a importância do controle de frota?

Manter frotas não é algo que custe barato, e qualquer estratégia que ajude a poupar custos e otimizar operações, se torna de grande valia, por isso, investir no gerenciamento de frotas pode ser mais barato do que deixar informações importantes sobre a frota passarem despercebidas.

Ao realizar o controle de frota, a empresa consegue garantir informações sempre atualizadas sobre seus veículos e funcionários, principalmente quando esse gerenciamento é realizado por meio de algum software de gestão de frotas, isso ajuda na descoberta de problemas, e na tomada de decisões acertadas sobre as frotas.

Por meio do controle de frotas, se torna possível evitar as falhas, pois com o controle sobre os ativos, o controle sobre os custos, a prevenção de acidentes e a segurança jurídica acontecem cotidianamente, tornando os resultados da empresa muito mais positivos. 

Como fazer um bom controle de frota?

A realização de um bom controle de veículos, pode determinar a economia de muitos recursos da empresa, evitando gastos desnecessários. Para que esse controle seja bem feito e eficiente, é necessário um planejamento prévio de tudo que envolve a frota. Veja, a seguir, alguns itens que devem fazer parte desse planejamento.

• Ter um bom gestor de frotas

O responsável por verificar as informações coletadas das frotas, avaliar estratégias para melhorar o desempenho de motoristas e veículos, e implementar tecnologias para melhorar o trabalho da frota, é o gestor de frotas, e escolher bem esse profissional refletirá diretamente nos resultados da empresa.

• Conhecer bem todos os gastos de manutenção da frota

Isso ajuda a empresa a determinar quais veículos precisam ou não serem substituídos.

• Prever as despesas

Quando se controla uma frota, as informações sobre os veículos da empresa estão sempre atualizadas, auxiliando na determinação de eventuais despesas com acidentes e investindo em manutenção preventiva e frotas mais econômicas.

• Fazer manutenção preventiva

Controladores de frota acompanham as informações dos veículos, e conseguem determinar o momento certo de realizar uma revisão, levando em conta que cada peça do automóvel tem vida útil, e ao controlar esses dados, a manutenção  preventiva impede problemas graves.

• Monitoramento e gerenciamento das rotas

Conhecer o caminho que cada veículo percorre é fundamental para as empresas. Esse monitoramento permite a determinação de rotas mais seguras, assim como a rápida ação em casos de necessidade dos motoristas.

• Avaliar o desempenho dos motoristas

Empresas que controlam frotas, e utilizam tecnologias como a telemetria, conseguem acompanhar diversas informações dos seus veículos em tempo real. Isso ajuda a determinar se os condutores estão ou não seguindo todas as normas de trânsito e também da empresa.

• Estabelecer metas

Informação é poder, e gestores que conseguem administrar bem os dados colhidos de suas frotas, conseguem estabelecer metas de sustentabilidade, cuidado com os veículos, atendimento por região, dentre outras. 

• Ter um sistema de gestão

No controle de manutenção de frota, utilizar algum meio de para gerir as informações da frota é essencial. Algumas empresas ainda utilizam planilhas manuais para isso, mas com a tecnologia, os softwares de gestão de frotas têm possibilitado a modernização desse gerenciamento, sendo de grande ajuda para o gestor.

Software para gestão de frotas

Contar com um software de gestão de frotas possibilita a coleta e o armazenamento de dados importantes a respeito dos veículos da empresa. Quando o sistema é eficiente, são gerados muitos benefícios, incluindo o controle de recursos, o acompanhamento da rotina dos veículos e funcionários, o agendamento de manutenção, dentre outros.

Graças ao avanço tecnológico, hoje, o mercado de softwares de gestão de frotas é bastante amplo, tendo à disposição diversas opções de sistemas. Dentre esses, se destacam:

• APIs Maplink;
• Mix Telematic;
• Rota Exata;
• STI;
• Trekken;
• Ticket Log;
• Localiza Gestão de Frotas;
• Veltec;
• Ouro verde.

Esses, são apenas alguns dos vários softwares de controle e gerenciamento de frotas. Tecnologias que auxiliam a gestão das frotas de maneira inteligente e ágil, permitindo uma comunicação muito mais ampla entre empresa e funcionários.

Realize um monitoramento completo

Um controle de manutenção de frota completo, envolve três frentes principais, sendo elas:

• Controle de custos: ligada ao gerenciamento de custos fixos e variáveis da frota. 
• Controle de ativos: caracteriza-se pelo cadastro e acompanhamento das operações da frota, sendo esse cadastro feito em planilhas ou sistema de controle de frotas. 
• Política de frotas: envolve todas as diretrizes do gerenciamento de frotas. 

Essas estratégias garantem a redução de custos e o ganho de produtividade da frota, permitindo um controle estruturado de todas as funções do negócio. 

Combustível

O controle de frotas permite o gerenciamento de diversos itens relacionados aos veículos, isso inclui o consumo de combustível. Quando existe um controle eficiente da frota, todas as informações são detectadas, isso ajuda a identificar excessos de abastecimento, que podem ser investigados com mais atenção, graças ao gerenciamento da frota.

As informações ajudam também a identificar quais veículos mais consomem combustível, o que possibilita a busca por veículos mais econômicos e eficientes para compor a frota da empresa.

Manutenção

Combustíveis, pneus, limpeza, seguros, esses são apenas alguns itens que precisam ser acompanhados de perto no controle de frota. A manutenção é essencial para que despesas desnecessárias sejam evitadas.

Ao utilizar um sistema de gerenciamento de veículos, se torna possível programar manutenções periódicas, isso ajuda a prolongar a vida dos veículos, e, principalmente, evitar prejuízos ou acidentes por falta de manutenção.

Telemetria

Uma das tecnologias aliadas do controle de frotas, é a telemetria, que possibilita a captação de dados do dia a dia da frota, como velocidade dos veículos, consumo de combustível, a forma que os motoristas dirigem, infrações, dentre outras informações, tudo captado por meio de sensores instalados nas frotas.

Trata-se de um sistema avançado, que dependendo da tecnologia, pode funcionar como uma espécie de copiloto, que em certas ocasiões é capaz de alertar o motorista de possíveis riscos de percurso.

Gestão dos motoristas

São os condutores os grandes responsáveis pela movimentação das frotas, e esses profissionais devem ser treinados e também acompanhados de perto, para que realizem da melhor forma essa movimentação.

É importante que a empresa possua políticas e normas bem determinadas, para que nenhum erro seja cometido pelos funcionários, assim como é muito importante que os motoristas sejam ouvidos e gerenciados com qualidade, garantindo assim a integridade da empresa e também de seus funcionários.

Problemas que o gestor de frotas pode enfrentar

Gerir frotas pode ser extremamente vantajoso, pois permite que diversos problemas sejam antecipados, mas, ainda assim, os problemas existem, sendo muito importante que o gestor de frotas esteja preparado para lidar com eles. Conheça alguns:

Desperdício de combustível

Alguns motoristas podem ter hábitos ruins, não respeitando as diferenças de direção em ruas e estradas, ou utilizando o ar-condicionado em excesso. Por isso, ter condutores bem treinados pode garantir que diversos desperdícios sejam evitados durante a direção.

Produtividade baixa

Funcionários mal remunerados, que trabalham em excesso, ou não têm suas solicitações ouvidas, podem se tornar um grande problema. Isso é um problema recorrente em diversos ambientes de trabalho, e com motoristas não seria diferente.

A desmotivação pode causar a baixa produtividade do colaborador, refletindo em resultados ruins para a empresa. Quando se trata de frotas, atrasos em entregas podem começar a acontecer, aparentemente sem motivo, portanto, é importante que a gestão esteja atenta às solicitações dos motoristas.

Utilização inapropriada do veículo

A política de frotas é fundamental para que atitudes inapropriadas não aconteçam. 

Quando um condutor tem livre acesso ao veículo da empresa, ele precisa estar ciente que esse automóvel só pode usar para trabalho, sendo proibido o uso do mesmo para fins pessoais.

Quando a comunicação entre o gestor e a sua frota é ruim, pode acontecer de motoristas pensarem que podem usar o veículo da empresa livremente, o que pode gerar um problema administrativo grave na empresa. 

Um veículo só pode ser utilizado fora do expediente, caso exista uma permissão para isso, caso contrário, é estritamente proibido. 

O que é política de frotas?

A política de frotas é um documento colaborativo, elaborado para que empresas de frotas possam cobrar condutas específicas dos seus motoristas, principalmente relacionadas ao uso dos veículos. Esse documento é personalizado, para que cada empresa atinja suas expectativas e necessidades, sendo ele importante na relação e gestão da frota.

Como o controle de ponto digital pode ser um aliado do controle de frota?

O controle de ponto digital, assim como o controle de frota, permite que a empresa acompanhe o dia a dia de suas frotas mais de perto, facilitando o gerenciamento dos veículos, e também dos funcionários na empresa. 

Um dos motivos da adoção do controle de ponto, está na regulamentação da chamada Lei do Motorista, que determina a obrigatoriedade do controle de jornada do motorista profissional, além de pausas intrajornada e interjornada que precisam ser respeitadas, conforme descrito no artigo 2°, alínea b, da lei 13.103/15.

Sistemas de controle de ponto como o PontoTel, facilitam a integração de informações dos profissionais da frota, ligando os resultados da jornada dos motoristas aos resultados alcançados pela frota. 

Informação em tempo real

A PontoTel permite um gerenciamento de informações veloz e sempre atualizado das empresas, e graças ao seu sistema online, o responsável por gerir frotas consegue acessar informações em tempo real de todos os seus motoristas.

Outra vantagem do controle de jornada da PontoTel, fica por conta do acesso a geolocalização dos registros, isso, alinhado ao sistema de controle de frota, permite o cruzamento de informações de rotas, evitando que fraudes sejam cometidas durante a jornada de trabalho.

Um sistema completo, que permite o acompanhamento dos registros de ponto em tempo real, ajudando a identificar pausas, horas extras, intervalos e tudo mais ligado à jornada de trabalho do motorista, melhorando assim a administração tanto dos funcionários, quanto dos veículos da empresa.

Agende uma demonstração do sistema PontoTel no formulário abaixo, e veja como ele pode auxiliar no seu controle de frotas.

Principais vantagens do controle de frota para a empresa

Redução de custos

No geral, o controle de frota reduz custos em diversos segmentos, como manutenção, operações, e todo tipo de gasto extra que poderia surgir caso não houvesse um acompanhamento contínuo dos veículos.

Esse gerenciamento permite que a empresa se antecipe a problemas, o que automaticamente reflete em economia e direcionamento correto dos recursos da organização. 

Economia de tempo com manutenção

O controle de frotas possibilita que a empresa administre melhor seus bens, ou seja, os veículos são cuidados e assegurados, já que são eles que garantem o giro de todo o negócio que envolve uma frota.

As manutenções periódicas são cumpridas à risca, evitando custos extras, desgastes desnecessários, ou depreciação dos veículos. 

Redução de problemas na operação

Os recursos direcionados a problemas operacionais, em empresas envolvidas com frotas, podem representar um grande montante, portanto, saber administrar bem esses recursos é fundamental para que nenhum gasto desnecessário seja feito.

Um bom controlador de frota sabe direcionar cada recurso para a finalidade certa, e principalmente, sabe lidar com os problemas cotidianos ou não, que podem surgir ao longo das jornadas dos seus veículos.

Conclusão

O controle de frota é essencial no gerenciamento de empresas que lidam com transporte, pois, por meio desse controle, as empresas conseguem reduzir seus custos e garantir a eficiência de suas frotas.

O responsável pelo controle de frota é o gestor de frotas, que quando realiza um bom acompanhamento dos motoristas e veículos, consegue evitar falhas, controlar ativos e custos, e também prevenir acidentes e questões jurídicas.

A tecnologia é uma grande aliada do gerenciamento de frotas, e graças a utilização de um software de gestão de frotas, todos os processos se tornam muito mais ágeis e seguros, resultando em ainda mais produtividade e economia.

Alinhar um sistema de gestão de frotas com um software de controle de jornada, como o PontoTel, pode ser ainda mais vantajoso na administração dos recursos da empresa, pois, além de possibilitar o controle das frotas, permitirá o acompanhamento da rotina dos colaboradores.

Percebeu como o controle de frota é importante para reduzir custos e melhorar os resultados de uma frota? Então, não pense duas vezes antes de investir  na gestão da sua empresa de veículos!

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