À medida que uma empresa cresce e a necessidade de organização de dados é maior, pode ficar mais difícil manter tudo em ordem. É preciso gerenciar o desempenho dos funcionários, a folha de pagamento, os benefícios corporativos e uma série de outros dados do departamento de RH. Para isso, um software HRIS é uma excelente solução.

Muitas empresas já contam com um sistema HRIS para organizar todos os dados do RH em um único local e, assim, agilizar o trabalho de quem atua no departamento. Se você nunca tinha ouvido falar sobre esse sistema ou, se já ouviu, mas ainda não o adotou na sua empresa, chegou a hora de investir em um RH tecnológico e estratégico.

Neste artigo, você vai aprender as principais informações sobre o que é um software HRIS e o impacto dessa tecnologia no RH. Aqui está um breve resumo do que você verá daqui por diante:

• O que é um software HRIS?
• Quando aderir a um sistema HRIS?
• Como funciona um sistema HRIS?
• Quais os recursos do HRIS?
• Quais as vantagens do sistema HRIS para a empresa?

Continue a leitura e descubra como o sistema HRIS vai transformar seu RH!

O que é um software HRIS?

O software HRIS é uma tecnologia projetada para ajudar as empresas a gerenciar as necessidades do RH e melhorar a produtividade do departamento. HRIS é uma sigla para “Human Resources Information System” que, em uma tradução para o português, significa “Sistema de Informações para Recursos Humanos”.

O sistema centraliza todas as informações que o RH precisa para suas atividades diárias, desde os dados de identificação dos funcionários, como idade, gênero e endereço, até informações sobre a atividade laboral de cada um deles, como cargo, escala, departamento, benefícios que eles escolheram, folha de ponto, folgas etc.

Qual é a sua função?

O software HRIS pode ajudar o RH a se manter atualizado e alinhado aos objetivos estratégicos da empresa. Com o gerenciamento consistente do software, o RH pode construir uma força de trabalho que tenha as pessoas certas com as habilidades ideais, trabalhando nas funções certas, para atingir as metas da empresa.

Uma gestão manual ou descentralizada dos processos de RH, por outro lado, acaba aumentando o risco de erros, atrasos e perda de informações importantes. 

Todos esses problemas impedem que os gestores olhem para o RH como um setor estratégico, que pode ir além de tarefas burocráticas, como o gerenciamento da folha de pagamento, e desempenhar um protagonismo no crescimento da empresa.

Quando aderir a um sistema HRIS?

Há muitos sinais que indicam a necessidade de adotar um sistema automatizado que mantenha os dados da força de trabalho na ponta dos dedos. Confira, a seguir, os principais motivos que levam as empresas a aderir a um sistema HRIS.

Empresas em crescimento rápido

Quando uma empresa está em seus estágios iniciais, o foco do RH geralmente é cobrir apenas o que precisa ser coberto, como a admissão de funcionários, a folha de pagamento e o processo de demissão.

Mas, à medida que cresce o número de funcionários e a infraestrutura da empresa, aumenta-se a complexidade da gestão de pessoas. Processos manuais começam a ser insuficientes. É aí que o sistema HRIS certo pode ser benéfico. A tecnologia vai ajudar uma empresa em pleno crescimento a gerenciar seus novos desafios.

Necessidade de centralização de informações

Quando uma empresa tem vários locais ou segmentos diferentes de operação, os dados sobre a equipe podem ficar desorganizados. Isso torna difícil para os profissionais de RH coletarem e analisarem facilmente os dados dos funcionários.

A centralização, por outro lado, pode ajudar o RH a tomar melhores decisões estratégicas e enxergar problemas que não eram evidentes quando os dados estavam desorganizados, como possíveis problemas com as taxas de absenteísmo e rotatividade.

Eliminação de dados manuais

Acreditar que a implementação de um sistema HRIS pode banir por completo os arquivos físicos pode ser um erro, mas os funcionários ainda podem se beneficiar dos ganhos organizacionais que são esperados com a automação de muitas atividades de RH.

Pense, por exemplo, no processo de admissão. É uma etapa que pode ser cheia de papéis para os funcionários assinarem e preencherem. Os montes de documentos físicos, além disso, são fáceis de perder e difíceis de organizar. Caso sua empresa ainda enfrente esse problema, vale investir no sistema HRIS.

Como funciona um sistema HRIS?

O HRIS pode funcionar como um sistema da própria infraestrutura técnica da empresa ou, o que é mais comum hoje em dia, ser baseado em nuvem e funcionar como um Software as a Service (SaaS). Quando o software está na nuvem, ele funciona como uma plataforma online, intuitiva e compatível com diferentes dispositivos. 

Os profissionais de RH fazem login na plataforma e têm acesso a um painel que centraliza todas as funcionalidades do sistema. A equipe pode recorrer ao HRIS sempre que quiser consultar, atualizar ou inserir dados de funcionários, compartilhar arquivos armazenados, monitorar processos e emitir relatórios de RH.

Por oferecer funcionalidades de autoatendimento para quaisquer funcionários, a permissão de acesso aos dados do sistema varia de acordo com o cargo ou departamento do usuário. Dessa forma, os demais funcionários podem acessar apenas as funcionalidades permitidas por líderes e pelo RH, a fim de manter os relatórios e demais dados sempre seguros.

Quais os recursos do HRIS?

Existem vários tipos de sistemas HRIS disponíveis no mercado, e cada um deles pode oferecer recursos e funções diferentes. Contudo, há alguns recursos básicos que você pode esperar em praticamente todos eles. 

Banco de dados

O recurso mais básico do HRIS é o armazenamento de dados. Sempre que o RH precisar, é possível recorrer ao sistema HRIS para consultar dados profissionais, dados de contato, endereço, entre outras informações de cada membro que atua na empresa.

Automação

A automação é uma parte importante de qualquer HRIS. Os processos manuais podem ser configurados para serem executados automaticamente, reduzindo o tempo que os profissionais de RH precisariam gastar executando processos de forma manual.

Por exemplo, um sistema HRIS pode deduzir automaticamente os impostos e os benefícios dos salários dos funcionários, o que ajuda a reduzir o risco de erros na folha de pagamento.

Integrações

As plataformas HRIS tendem a oferecer integrações com outras opções de software, como plataformas de folha de pagamento. Isso ajuda o sistema a se encaixar perfeitamente na infraestrutura de software que a empresa já possui.

O sistema de folha de pagamento pode integrar dados de funcionários para simplificar a administração da folha, as alterações e o rastreamento de horas dos funcionários.

Autoatendimento

A maioria dos sistemas HRIS oferece recursos de autoatendimento para funcionários. As equipes podem visualizar e alterar convenientemente suas informações pessoais, enviar solicitações de licença à equipe de RH e acompanhar informações de agendamento. Esses procedimentos são realizados de maneira automatizada, sem a necessidade de supervisão.

Relatórios

Um sistema HRIS coleta muitos dados à medida que são utilizados pela empresa. Um bom HRIS será capaz de compilar esses dados em relatórios úteis que podem fornecer ao RH insights valiosos e oportunidades de a empresa melhorar.

Quais as vantagens de um sistema HRIS para a empresa?

A seguir, veja como a tecnologia do sistema HRIS pode economizar tempo valioso para sua equipe, de modo que o RH se concentre no que mais importa: os funcionários.

Melhora na organização da empresa

Manter todas as informações e os documentos necessários para o RH armazenados, organizados e facilmente acessíveis facilita o trabalho desse departamento. 

Um HRIS pode ajudar o RH a coletar dados organizacionais e obter informações valiosas sobre número de funcionários, pagamento de salários, taxa de retenção, satisfação dos funcionários e eficácia das iniciativas em toda a empresa.

Economia de tempo

O sistema HRIS não depende de intervenções humanas frequentes para manter o departamento organizado, e isso se reflete na economia de um tempo que antes era consumido por processos lentos e manuais.

Desde o recrutamento e a admissão até a oferta de benefícios corporativos, as promoções e o processo de demissão, um HRIS pode fazer a parte difícil de processar e organizar os dados para o RH. 

Transparência nos processos

Transparência é ideal nas relações de trabalho modernas. Mas como o sistema HRIS pode contribuir com essa tendência? A resposta é: tornando as informações mais facilmente disponíveis. Para os funcionários, isso significa ter acesso aos seus direitos e realizar solicitações com o mínimo de burocracia por meio do sistema HRIS. 

O sistema não apenas facilita a vida dos funcionários, mas também torna os processos de RH mais fáceis. A disponibilidade de informações permite a tomada de decisões estratégicas no RH, levando a processos mais eficientes.

Centralização de dados

A centralização de dados no sistema HRIS não tem finalidade exclusivamente organizacional, pois o objetivo do software também é dar suporte à tomada de decisões relacionadas à gestão de pessoas, emitindo relatórios e análises precisas.

Os líderes da empresa podem usar os dados coletados pelo sistema para mapear a estrutura e os processos organizacionais, identificar oportunidades de melhoria e elaborar um planejamento mais preciso da força de trabalho.

Conclusão

Com um bom sistema de informações de Recursos Humanos (HRIS), seu RH poderá coletar e analisar dados da força de trabalho para agilizar os processos do departamento. 

Contudo, se você quer aproveitar os benefícios do HRIS que foram vistos neste artigo, conte com um software capaz de cobrir todas as facetas da gestão de RH. Isso inclui recrutamento, admissão, benefícios e folha de pagamento. Você precisará de uma solução completa, de ponta a ponta, que cubra todas as necessidades do seu departamento de RH.

Agora que você conhece o sistema HRIS, aproveite para conferir mais dicas sobre tecnologia no RH e gestão de pessoas no blog PontoTel.